Il faut réserver l'utilisation du chiffre d'auteur A2-A3 uniquement pour les publications officielles dont la vedette principale est établie à l'organisme responsable.

L'utilisation du Cutter officiel s'applique aux indices de classification prévus pour un pays ou toute autre juridiction (les provinces, les états, les municipalités, etc. mais non les organismes internationaux) et pour les publications qui émanent de ce pays ou de cette juridiction.

Il n'est pas toujours évident qu'un indice de classification indique déjà un pays ou une juridiction, car il n'y a pas toujours un Cutter géographique. Par exemple, SD 333 est l'indice de classification pour l'étude de la foresterie en Inde et il n'y a pas de I38 ; dans ce cas, une publication officielle portera la cote SD 333 A2 1974.

Inutile de rappeler qu'une publication officielle du Québec, par exemple, ne porte pas de Cutter officiel à une cote qui s'applique au Canada (par exemple la cote LC 312).

Cette pratique est également valable pour les cotes de périodiques qui comportent déjà la subdivision A1. Il est à noter que le chiffre d'auteur A2-A3 est toujours utilisé après la subdivision A1.

Pour utiliser un cutter officiel déjà créé pour une cote, il faut que le nom de l'organisme soit identique à celui correspondant au cutter déjà créé. Sinon il faut prolonger le Cutter par un chiffre (par exemple Ministère de l'éducation. Direction générale de la formation des adultes (A21) et Ministère de l'éducation. Direction générale de la formation des jeunes (A22). Si les organismes sont identiques, il faut distinguer le cutter par une petite lettre correspondant au début du titre, comme nous le faisons déjà pour un auteur personnel qui a plus d'un titre à la même cote.

Extrait du Procès-verbal de la réunion des chefs d'équipe et des Bibliothécaires-conseillers, 4e série no 77