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Pv 4e no 113
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Pv 4e no 113
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Compte rendu de la réunion du 15 mars 2006
Le procès verbal est adopté avec de légères modifications.
Jocelyne et Marcel se sont rencontrés le mardi 28 février pour vérifier la gestion des signes diacritiques avec l’interface Java d’Unicorn. Celle-ci ne présente pas d’améliorations notables à ce sujet. Nous ne recommanderons pas le passage à cette version tant que la situation n’aura pas été réglée. Marcel préparera une note écrite qui sera transmise à Louise Pelletier pour documenter le problème.
Un courriel a été envoyé aux employés pour leur rappeler que la date limite pour la vérification des autorités a été fixée au 1er avril, et pour leur demander de remettre les listes vérifiées à leurs chefs d’équipes. Par la suite, des listes trimestrielles seront émises afin que ce contrôle de qualité se fasse sur une base régulière, tel que nous le faisons pour les vedettes matière. Suite à une demande de l’équipe de musique, Marcel évaluera le nombre de vedettes dans le format Musique présentant des anomalies et antérieures à 2003. Comme cette équipe a souvent à retourner dans les mêmes autorités, il pourrait être intéressant que cette opération soit réalisée.
Les modifications ont été exécutées dans la banque de données. Plus de 32,000 notices ont été ainsi harmonisées. Lors de la dernière réunion du Groupe de travail sur le traitement de la documentation, Marc Richard de McGill nous a informés que RCAA3 (RDA) utiliserait beaucoup moins d’abréviations et que la forme utilisée dans ce cas particulier serait Publié au lieu de Publ. Il a donc été décidé que les politiques CREPUQ seraient révisées pour adopter la forme Publié. Cependant, nous nous questionnons sur la source de cette information. Nous attendrons donc d’avoir un avis officiel à l’effet que cette modification sera acceptée avant de modifier nos notices bibliographiques.
Le travail d’identification des problèmes d’affichage des champs MARC dans Web2 demeure à faire en collaboration avec Louise Pelletier et le groupe Unicorn Interface.
Certains cas de notices qui n’avaient pas été associées ont été apportés à Marcel. Après vérification, il appert que le programme de téléchargement qui gère les associations fonctionne parfaitement. On rappelle que l’association entre les notices brèves et les notices complètes dérivées s’effectue sur la base de la comparaison de l’ISBN de la notice complète dérivée avec le numéro de contrôle de la notice brève. Ceci implique donc que le numéro de la notice brève doit avoir été créé en utilisant l’ISBN du document pour que l’association puisse fonctionner. Il n’y aura donc pas d’association pour les notices ayant des numéros de contrôle du type aXXXXXXX
Cette demande origine des conseillers de la Bibliothèque scientifique. Marcel a fourni à Pierre Lemieux un échantillon de notices ayant des 505 premier indicateur 0 et ayant dans le 300 un nombre de pages dans le |a, ce qui permettrait d’exclure les documents publiés en plusieurs volumes ayant un dépouillement. Ce premier échantillon a permis de resserrer les critères de sélection et un nouvel échantillon a été demandé à Pierre. Si le test est concluant, l’ensemble des notices bibliographiques des monographies répondant à ces critères sera modifié, le nouvel index « Table des matières » sera créé dans Unicorn production et on demandera à Martine de l’inscrire aussi dans l’affichage de Ariane Web.
Le travail de suppression des 222, 852, 949, et 901 inutiles a été effectué dans la banque test avec succès et sera exécuté au cours des prochaines semaines dans la banque de production.
Nous n’avons pas encore pris de décision concernant la liste des 300 autorités de personnages connus pour lesquels LC a décidé d’ajouter des dates de mort. Cette décision implique un travail important non seulement sur les formes acceptées des autorités mais également sur les renvois. Marcel communiquera avec Sébastien afin de voir s’il est possible de modifier globalement les autorités en question. Entre temps, Marcel conseille de prendre en note les cas sur lesquels nous travaillons, et qui comportent des autorités modifiées par la LC occasionnant un très lourd travail de correction dans notre fichier autorité. Si ce travail de correction ne peut se faire globalement et nous devions utiliser ces autorités, nous pourrions les modifier au besoin s’il n’y a pas trop de notices rattachées à corriger.
Sylvie Robichaud a rédigé une procédure permettant d’identifier l’ensemble des étapes pour l’inclusion des hyperliens des thèses électroniques de ProQuest et l’ajout des directeurs de thèses. Ce travail sera abordé au cours des prochaines semaines. Pour faciliter le travail, on s’entend pour commencer avec les thèses déposées en 2004, en suivant un ordre chronologique décroissant jusqu’en 1990. Sylvie souligne que l’utilisation de ProQuest ne dispensera pas d’une recherche dans le Répertoire électronique des mémoires et thèses de la Faculté des études supérieures, puisque dans les cas de co-direction, ProQuest ne mentionne que le premier des directeurs et ne signale pas le co-directeur.
On souhaite la bienvenue à Daniel Beaudoin, chef d’équipe par intérim durant l’absence pour cause de maladie de Marielle Roy. Marielle est la nouvelle cheffe d’équipe désignée suite au départ pour le PEB de Suzanne Jean. Daniel indique que Marie-Claude Proulx est arrivée dans l’équipe le 13 mars pour un contrat de 14 semaines en remplacement de Marielle.
Le poste de Suzanne sera remplacé jusqu’à la fin du mois d’avril par Christophe Bouchard-Morin qui arrivera dans l’équipe lundi le 20 mars. Il travaillera principalement à l’ajout des noms des directeurs de thèses et de liens vers les versions électroniques des thèses de l’Université Laval disponibles dans la banque de ProQuest Dissertations and Theses. Il alternera ce travail avec la vérification et l’importation d’autorités.
OCLC offre, à partir d’une filiale située à Winnipeg, des services de traitement et d’indexation pour les documents en langue étrangère. Marcel s’informera de la possibilité de faire notamment traiter une trentaine de documents commandés par Marie-Claude Corriveau.
Liliane Caron a constaté que des autorités transférées de Validator apparaissent différemment une fois chargées dans WorkFlows. Il s’agit du changement d’ordre du codage des sous zones dans la zone 400. Jusqu’à maintenant ça ne semble pas causer de problèmes mais des vérifications plus approfondies s’imposent.
Annie a demandé que l’on retrace les pratiques sur l’utilisation des cotes dans les différentes localisations afin de les rendre accessibles à tous sur l’Intranet. On propose également de placer sur l’Intranet les explications sur l’utilisation des Cutter pour les publications officielles. Robert fera le suivi de ces demandes.
Des commandes permanentes ont été créées pour les différentes collections qui composent la commande permanente PUF. De façon générale ces collections ne nécessitent pas de traitement particulier, et les notices brèves qui ont été créées par les gens des acquisitions à cet effet, l’ont été pour les besoins des acquisitions. Ces notices brèves ne comportent donc que le titre de la collection en 245, une note 500 « Notice réservée à la Section des acquisitions, et sont masquées. Aucun formulaire BI-40 n’est acheminé vers les catalogueurs pour ces cas. Il est à noter cependant que si un jour un conseiller demandait un traitement différent pour une de ces collections, par exemple : une cote collection, il nous faudrait en aviser les acquisitions afin qu’ils changent leur traitement en nous faisant remplir le formulaire BI-40. La notice bibliographique qui en découlerait serait alors démasquée.
Il faut continuer à indiquer le nombre de caractères à ignorer dans le classement dans les cas des titres débutant par des crochets, des guillemets, des articles suivis de crochets carrés ou de guillemets sinon l’affichage par ordre alphabétique se fait incorrectement
Il faut inscrire comme deuxième indicateur « 1 » dans le nombre de caractères à ignorer pour les titres débutant par un crochet carré ou par des guillemets. De plus, il nous faut calculer le bon nombre de caractères à ignorer dans le cas d’articles suivis de crochets ou de guillemets, sinon l’affichage en recherche par ordre alphabétique dans Workflows ne se fait pas correctement.
Exemples :
« Être rugby » (On doit
coder 1, pour qu’il soit avec les titres débutant par E)
Le
«qui, quoi, quand, et où" des écarts salariaux (On doit
coder 4, pour qu’il soit avec les titres débutant par Q)
Les
«amours » interdites (On doit coder 5 pour qu’il soit
avec les titres débutant par A)
100 mots pour
l’égalité... (codé 0)
8 chansons (codé
0)
À nous deux ! (codé 0)
Les
« amours » interdites (codé 5)
Durant la guerre
(codé 0)
« Être rugby » (codé 1)
Le «qui, quoi, quand, et où" des écarts salariaux (codé 4)
On rappelle qu’il n’y a plus aucune raison d’ajouter systématiquement des points à la fin des zones des notices bibliographiques, incluant les notes et la zone du titre, puisque chaque note est clairement distinguée dans Ariane Web. Marcel rappelle que cette façon de faire était peut-être justifiée dans un contexte de fiches cartonnées, mais qu’elle est maintenant tout à fait inutile. Il faut cependant continuer à suivre les règles d’abréviation en français que nous retrouvons à l’annexe B du RCAA2. Si un des termes de cette liste s’abrège avec un point final (exemple « ill. ») il faut laisser le point même s’il termine la zone. Par contre, le terme « cm » ne nécessitant pas de point final en français, contrairement à l’anglais, nous laissera tels qu’inscrits sur le dossier dérivé, à moins d’avoir à entrer dans la zone pour une autre modification.
Daniel propose de modifier les languettes afin de donner plus d’espace pour y inscrire le numéro de notice constitué de l’ISBN à 13 chiffres ainsi que le code de fonds budgétaire. Louiselle fera faire les modifications demandées lorsque le lot actuel de languettes sera épuisé.
Annie a rencontré Ève Richard afin de rédiger une procédure de conservation et de traitement pour les cédéroms. Cette procédure devra être entérinée par les conseillers de la BS lors de leur prochaine réunion. Si elle est adoptée, on demandera à Michel Plante de la soumettre aux conseillers de la BSHS afin d’évaluer la possibilité d’appliquer une procédure similaire à la BSHS de façon à harmoniser les pratiques.
Annie souligne que le système gère les perluètes « & » et les « et » de façon différente. Le problème se pose lorsqu’on fait une recherche avec l’onglet « Recherche index » sur le WEB. Ce problème sera soumis à Louise Pelletier pour investigation.
Marcel rappelle
qu’Unicorn peut être configuré pour émettre
automatiquement un numéro de document fantôme lors de la
création d’un nouvel exemplaire, ce qui ne rend plus
justifié l’émission par Louise Pelletier de listes de
numéros fantômes ou l’utilisation de codes
zébrés valides. Les techniciens seront encouragés à
utiliser cette fonctionnalité d’Unicorn, et Marcel configurera en
ce sens les postes de travail des employés qui le
désirent.
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Rédaction du compte rendu:
Marcel Plourde,18/04/2006 |