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Pv 4e no 110
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Pv 4e no 110
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Compte rendu de la réunion du 21 décembre 2005
Le procès-verbal est adopté avec de légères modifications.
La qualité des notices bibliographiques versées par la Section de la recherche semble s’être améliorée depuis la validation de la chaîne de travail et l’ajout et la priorisation de nouvelles cibles Z39.50. Il est cependant encore tôt pour avoir une opinion définitive puisqu’il y a encore beaucoup de notices bibliographiques qui ont été versées avant ces changements. Le tout semble cependant très prometteur.
La priorisation des sources fait en sorte que Amicus est devenue une cible privilégiée de téléchargement de notices bibliographiques. Il faut cependant être vigilant car ces notices contiennent souvent des vedettes matière en français et en anglais. Une fois les vedettes matière anglaises traduites en français, elles doublent les vedettes-matière françaises déjà présentes. Il faut donc prendre soin d’enlever ces vedettes doublées.
Suite à la décision de ne plus dériver de notices bibliographiques sans cote ou vedette au moment de la commande, l’équipe de la Recherche bibliographique a plus de notices dérivées à associer aux notices originales créées aux Acquisitions, lorsque les volumes sont reçus. Cela augmente leur charge de travail et diminue par conséquent l’arrivage de volumes dans les équipes au Catalogage. Cette situation est aggravée par les règles de chargement qui permettent de faire l’association entre les notices bibliographiques versées et les notices brèves, en se basant sur la comparaison des numéros ISBN avec les numéros de contrôle. Dans le but de pallier à ce problème, les tables de conversions seront modifiées par la création de zones 091, 092, 093 correspondant aux divers ISBN des notices bibliographiques, et qui serviront à l’association des notices bibliographiques. Le tout sera testé au retour des vacances. Ces nouvelles zones devront être supprimées par les catalogueurs lors du traitement des documents.
Il semble que la version Java de Unicorn permette une meilleure gestion des signes diacritiques. Des tests seront menés au retour des vacances des fêtes pour évaluer les possibilités offertes. Marcel fera installer le client Java sur des postes de la Section afin de procéder aux tests.
C’est un projet très intéressant mais nous n’avons malheureusement pas les ressources financières pour engager quelqu’un spécifiquement pour cette tâche. On pense donc distribuer le travail dans les équipes. Un estimé du temps requis pour effectuer cette opération, fait par Sylvie, permettra à Marcel de calculer le temps nécessaire et de le répartir par équipe. Une autre possibilité est que chaque équipe ajoute les directeurs de ses disciplines, car le site de la FES distingue très bien les facultés et que les disciplines touchant toutes les équipes soient réparties équitablement, ex. : La Faculté des lettres répertorie les thèses de : Linguistique, Littérature, Histoire, Archéologie, Communication, etc.).
Robert a entrepris de vérifier si certaines ressources sont encore pertinentes et s’il faut en ajouter des nouvelles. Il communiquera avec Denise Bonnelly ou Pierre Chicoine afin de savoir s’il y a des règles à suivre en ce qui a trait à la présentation graphique dans l’Intranet.
Marcel a dressé un document synthèse pour les documents en attente d’analyse documentaire à la mi-décembre, grâce aux données extraites d’Unicorn, aux statistiques d’analyse individuelle des conseillers, et aux informations recueillies par les chefs d’équipes en fonction des différents codes budgétaires. Ce document sera expédié à Louise Allard dans le but de faire le suivi de la démarche similaire effectuée au mois d’octobre.
Deux types de rapports permettant d’identifier les autorités non établies sont présentés au chefs d’équipes afin d’identifier le type de rapport répondant le mieux aux besoins des catalogueurs pour des fins de corrections. Ces rapports pourraient être produits par tranches de six mois et remis aux catalogueurs concernés afin d’établir les autorités nécessaires. Marcel vérifiera auprès de Sébastien Nadeau s’il est possible de faire effectuer un tri par les initiales des catalogueurs afin de faciliter le travail de répartition entre les équipes et les catalogueurs.
Marcel a communiqué avec Rida Benjelloun afin de s’informer des questions suivantes : fréquence des mises à jour de MultiLIUS, problèmes d’interrogation avec le é, possibilité d’inclure les autorités de type 130, ainsi que les problèmes d’interrogation lorsque nous avons des apostrophes, justifiant l’utilisation d’un anti-dictionnaire.
L’équipe de Sciences sociales a commencé le traitement des monographies électroniques de Source OCDE. Dans le but de d’harmoniser la charge de travail entre les équipes tant que le flot d’arrivage des documents n’aura pas été régularisé, l’équipe des Sciences sociales continuera à cataloguer des monographies de l’équipe des Sciences, alors que Marielle Roy palliera au supplément de monographies en musique.
Certains documents imprimés contiennent des feuillets commerciaux détachables relatifs à des documents électroniques (offre de période de tests, d’essais, documents complémentaires avec mots de passe à inscrire, etc.). Actuellement, ces feuillets sont retirés et mis de côté à la Section des acquisitions. Lors de la dernière réunion du groupe Gare, Véronique Paré a proposé que ces feuillets soient laissés dans les documents et envoyés au catalogage qui se chargerait de contacter les conseillers concernés.
L’expérience démontre que les conseillers ne sont pas habituellement intéressés par ce type d’information qui est plutôt éphémère ou parcellaire. Nous allons donc consulter les conseillers par l’intermédiaire de Michel Plante et de Guy Julien afin que cette question soit abordée lors de leur prochaine réunion de conseillers. Les exemples recueillis par Véronique seront acheminés à Michel et Guy pour les fins de la consultation.
Marcel a reçu un courriel du professeur Marc-André Roberge de la faculté de musique, et membre du Comité conseil de la Bibliothèque s’enquerrant de nos politiques de traitement des cédéroms présents dans les documents en matériel d’accompagnement ainsi que de la politique conduisant à l’élimination des jaquettes des documents. La procédure Catalogage des monographies sur cédérom, sur DVD-ROM ou sur disquettes prévoit que les cédéroms en matériel d’accompagnement sont laissés en pochette dans les livres. Le cas particulier qui a justifié le courriel sera vérifié et corrigé le cas échéant, et Marcel répondra à Monsieur Roberge pour faire un suivi du cas et pour expliquer notre politique concernant la conservation des jaquettes des documents.
Le Groupe de travail sur le traitement de la CREPUQ a mis sur pied un sous-groupe de travail chargé de l’étude sur l’application des politiques. Pour réaliser ce projet, il a été convenu de procéder à une étude des pratiques d’application de ces politiques communes et un échantillonnage de base d’une vingtaine de notices a été constitué à cette fin pour établir les adéquations et les écarts entre les politiques communes adoptées et les pratiques en usage. Tant les périodiques électroniques que les monographies seront concernées par cette évaluation, qui sera menée dans notre section par Annie D’Anjou, Suzanne Jean et Marcel Plourde. Ce sera une excellente occasion pour évaluer également des avenues permettant d’accélérer le traitement et la mise à jour des périodiques électroniques. Une rencontre est prévue au début de janvier à ce sujet.
Les tables de conversions prévoient une seule mention pour la traduction des termes anglais utilisés dans le but de signaler l’existence de la version électronique d’un document. La terminologie utilisée est Publ. aussi en version électronique, alors que dans les publications en série on utilise plutôt l’expression Paraît aussi en version électronique. On se demande s’il n’y aurait pas lieu d’uniformiser cette terminologie et d’utiliser «Publ.» plutôt que «Paraît» malgré ce que prévoient les politiques communes de traitement. L’évaluation de ce qui se fait dans les autres bibliothèques pourrait permettre d’orienter notre décision.
Julie Gauthier, conseillère en littérature, projette l’achat de plusieurs livres audio. Ce sont des documents constitués d’enregistrements sonores et de versions imprimées. Un nouveau type de document « livre audio » sera créé afin de mieux les repérer. On préconise aussi d’utiliser l’IGGD « enregistrement sonore » pour ce type de ressource.
Sylvie rappelle que le format MARC 21 prévoit toujours d’utiliser la zone 501 pour inscrire une note dans cette zone indiquant que plus d’un ouvrage bibliographique est compris dans le document physique au moment de la publication. La zone 503 pour sa part correspondant à une note historique a été abolie depuis novembre 1990 et remplacée par la zone 500. Cette précision est nécessaire, puisque des catalogueurs avaient déjà eu la directive de remplacer les deux zones 501 et 503 par une zone 500.
Cette nouvelle politique rédigée par Rose-Marie Racine-April concernant le traitement des livres rares sera placée sur l’Intranet.
Nouvelles directives concernant les livres rares:
Ne plus mettre de sceau "Livre rare" sur la page de titre. Dans le cas d'un transfert de localisation ou de cote, lorsqu'il y a déjà un ou des sceaux sur la page de titre, ne rien ajouter ou barrer.
Continuer à mettre le sceau "Livre rare" sur la page 19. Toutefois, s'il y a une illustration à la page 19, mettre le sceau sur la page 21. S'il y a une illustration à la page 21, mettre le sceau sur la page 23.
Ne plus inscrire de cote à la mine de plomb sur la page de titre: inscrire la cote au verso de la page de titre. Inscrire la cote délicatement, sans appuyer trop fort, en particulier pour les livres dont le papier est fragile.
Directive pour la Section des Acquisitions: ne plus écrire la cote à la main sur l'étiquette (médaille) mais l'inscrire plutôt au verso de la page de titre. Continuer de coller le code à barres à l'endos de l'étiquette, comme d'habitude.
Dans le cas d'un transfert de localisation, laisser telle quelle la cote inscrite sur la page de titre et ne pas la recopier au verso de la page de titre.
Dans le cas d'un transfert de cote, procéder de la manière habituelle: sur la page de titre, effacer la partie de la cote qui doit changer et faire la modification. Ne pas réécrire la cote au verso de la page de titre.
Cas particuliers: il arrive, pour certains livres précieux, qu'on ne fasse aucune intervention dans le document (ni cote, ni sceau) suite à une directive du conseiller ou du donateur. Suivre les procédures habituelles dans ces cas et ne pas hésiter à poser des questions en cas de doute.
Ces directives s'appliquent à tous les livres rares, incluant les manuels scolaires, qui sont destinés à la localisation Thèses et Livres rares, sauf les thèses pour lesquelles les procédures habituelles continuent de s'appliquer
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Rédaction du compte rendu:
Marcel Plourde, 19/01/2006 |