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Pv 4e no 109
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Pv 4e no 109
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Compte rendu de la réunion du 25 novembre 2005
Le procès verbal est adopté sans modification.
Comme la problématique de la recherche était plus complexe et qu’elle touchait également la Section des acquisitions, Louise Allard a délégué Rose-Marie Racine-April comme intervenante dans ce dossier. Suite à diverses rencontres, des décisions ont déjà été prises qui devraient permettre d’améliorer sensiblement le contenu des dossiers bibliographiques versés. En effet, les notices bibliographiques identifiées en pré-commande ne seront plus versées si elles n’ont pas de vedettes-matière ou d’indices de classification. Certaines cibles Z39.50 ont été ajoutées à la recherche bibliographique pré-commande, et l’ensemble des cibles Z39.50 ont été reconfigurées et priorisées, ce qui augmente la réponse et permet d’identifier les meilleurs dossiers en fonction des disciplines ou des besoins particuliers. Jocelyne signale toutefois que des dossiers UKM semblent avoir été versés récemment, alors qu’il existe des notices LC pour ces mêmes documents. Il est possible que ces dossiers correspondent à des notices importées avant le changement des procédures. Comme la date sur la languette est apposée au moment de la vérification des autorités, on tentera d’identifier une date précise permettant de mieux évaluer la qualité des dossiers versés. Marcel verra avec Rose-Marie, en fonction du nombre de dossiers à reprendre, si cela vaut la peine de faire télécharger de nouveaux dossiers par la recherche bibliographique. Il pourrait être intéressant éventuellement d’utiliser SmartPort pour télécharger de nouveaux dossiers, mais nous perdrions les avantages de la traduction des notices et des tables de conversion.
Les chariots provenant de la recherche bibliographique seront apportés de façon plus régulière et non seulement une journée par semaine ce qui devrait permettre de mieux régulariser le flot des documents.
Le dossier n’est pas plus avancé concernant les signes diacritiques puisque toutes les interventions possibles ont été menées et que nous devrons attendre une nouvelle version de Workflows pour régler le problème. Marcel enverra un courriel au personnel demandant de ne pas tenter de contourner le système en utilisant des formes sans signe diacritique. En effet, il s’agit d’une goutte d’eau dans l’océan et toutes ces notices devront être retouchées par la suite.
Marcel a envoyé un courriel aux conseillers pour les aviser des changements dans la chaîne documentaire suite à la mise en fonction de nouvelles tables de conversion et à l’envoi de nos notices bibliographiques chez AGCanada, AMICUS, et OCLC.
Avec l’arrivée des ISBN à 13 chiffres, on relève de plus en plus dans les documents des ISBN 10 chiffres et des ISBN 13 chiffres. Certains se retrouvent directement dans le document alors que d’autres se retrouvent en page quatre de la couverture, ou tout simplement sur la jaquette, accompagnés du code zébré lisible correspondant. Afin de les conserver dans nos notices bibliographiques, nous demanderons à Louise Pelletier d’ajouter une 2e zone 020 vide afin de faire penser aux gens d’ajouter l’ISBN à 13 chiffres. De même on lui demandera de modifier la table de conversion pour transformer la zone 024, deuxième indicateur 3 des notices importées en zone 020 supplémentaire. Nous ajouterons également les ISBN à 13 chiffres qui sont inscrits sous les codes à barre, souvent à la page 4 de la couv. et qui peuvent être lus par le lecteur de codes barres. Il faut prendre note que ces nouveaux ISBN débutent toujours par la séquence 978, sauf pour certaines publications en musique qui débutent par 979.
Comme ce nouvel ISBN a des implications également sur la Section des acquisitions et sur celle de la recherche, une rencontre sera prévue entre les trois sections pour étudier la question. On se questionnera entre autre sur les conséquences d’un ISBN 13 chiffres sur la création des numéros de contrôle des notices bibliographiques, ainsi que sur l’écrasement des notices brèves à la recherche bibliographique pré-catalogage.
La politique « Date dans la zone 260 (adresse bibliographique) et la zone 090 (cote) » a été corrigée par Jocelyne et mise à jour sur l’Intranet.
Jocelyne a mis à jour la liste dans l’Intranet et ajouté 2 paragraphes explicatifs. Une nouvelle rubrique a été ajoutée : « Éléments distinctifs à ajouter aux vedettes (100 |c) en cas de conflit ».
Suites aux rencontres individuelles qui ont été tenues avec l’équipe des PES et à une réunion d’équipe, Andrée Desbiens a commencé à s’impliquer plus directement dans la coordination du suivi des ensembles de périodiques électroniques. Elle a de plus été initiée à l’utilisation de l’éditeur de notices MarcEdit. Louise Claveau sera également initiée à cet outil de travail.
Annie d’Anjou et Nicole Pedneault ont continué leurs rencontres sur la gestion et le traitement des commandes permanentes et des commandes globales. Nicole Pedneault a donné une formation d’une demi-journée aux membres de l’équipe des PES sur la gestion des acquisitions des commandes permanentes. Cette rencontre a été très appréciée et nous remercions Nicole de sa disponibilité.
Jocelyne nous signale que la participation de l’équipe du catalogage à la vérification des autorités entraîne une augmentation sensible des documents dans son équipe. La situation est également vécue par les autres chefs d’équipes. Cependant la situation n’est pas encore critique.
Suzanne mentionne qu’elle a reçu un lot de 160 documents dont les cotes doivent être reprises pour les faire correspondre à la publication en série dont ils sont issus. Si la situation se produit à nouveau, nous tenterons de voir quel support pourrait nous apporter Diane Bourque de l’équipe de l’Inventaire.
Dans le but d’apporter plus d’autonomie aux équipes dans le traitement des ensembles électroniques, Jean Noreau a été initié également à l’utilisation du logiciel MarcEdit pour le traitement de divers ensembles de monographies électroniques. Le suivi de ces ensembles a été réparti entre les membres de l’équipe. D’autres personnes dans cette équipe avaient également manifesté de l’intérêt pour l’utilisation de MarcEdit. Elles seront formées lorsque le projet de vérification des autorités sera terminé.
L’équipe de Sciences a créé des autorités avec renvois dans la partie Sujets Laval pour des grands philosophes (ex. Aristote) et pour les saints. Il est important que ces autorités aient les mêmes renvois que les autorités qu’on retrouve dans le fichier Autorités Laval. La meilleure façon de procéder est de copier l’autorité du fichier Autorités Laval au fichier Sujets Laval, et de supprimer l’autorité Ariane qui n’a pas de renvois. Les notices se revalideront au cours de la nuit avec la bonne autorité.
La reclassification du KJJ vers le KJV des grands ensembles (collections ou titres de périodique) en droit français est terminée. L’équipe entreprendra bientôt le traitement des monographies individuelles. Sylvie verra avec M. Lemay, la meilleure façon de reprendre les cotes selon les sujets, de manière à faciliter le travail du rayonneur.
Les tables de conversions que Louise Pelletier a préparées ont été mises en fonction dans la banque de production. Marcel rappelle de quelle façon l’ensemble des documents présents dans la chaîne documentaire des acquisitions à la mise au rayon a été traité. C’est ainsi que plus de 20,000 documents ont pu bénéficier des nouvelles tables de conversions. Cependant, comme il est difficile de constituer des ensembles et de tenir compte de tous les cas possibles, certains documents ont été modifiés alors qu’ils n’auraient pas dû l’être. Les avantages l’emportent cependant largement sur les inconvénients. Cette situation ne devrait plus se produire puisque nous ne repasserons pas les tables de conversions sur des ensembles importants.
Marcel rappelle également que les tables de conversions sont modifiables en tout temps, dans la mesure où les corrections ou les traductions à apporter sont l’effet d’une constante et non de situations individuelles.
Quelques ajustements restent néanmoins à faire : vérifier si la traduction de la note 504 fait sauter la pagination des bibliographies ; modifier un 090 en 055 quand il n’y a pas de 055 sur le dossier dérivé. Nous rappelons également que la décision avait été prise de ne pas traduire automatiquement les éléments de la zone 300, puisqu’il y a trop de possibilités et que cela risque de laisser des notes à moitié traduites, ce qui pourrait entraîner des erreurs importantes.
Il importe de souligner le travail exceptionnel effectué par Louise Pelletier pour la constitution de cet outil très apprécié des catalogueurs.
La politique locale a abandonné il y a plusieurs années la validation des vedettes de collections. Cette pratique n’entraînera pas de problèmes à l’exportation, même si la mention « Non établie » est accolée au bout d’une collection dans la zone 440. Il est donc recommandé de suivre la politique locale et de ne pas faire une validation systématique des collections.
Par la même occasion, on soumet le cas des collections d’auteur inscrits en 800. Nous rappelons que les RCAA2 n’étant pas très précises dans l’application de ces cas, bien souvent nous avons choisi la façon de faire des LCRI (LC Rules Interpretations). Ces interprétations du LC inscrivent la collection telle que vue sur le document à cataloguer en renvois (490 1), et rappellent le tout en entrée secondaire titre uniforme (800). Les autorités qui en découlent apparaissent au Validator ainsi qu’au Library of Congress Authorities. Ce qui nous amène, comme c’est souvent le cas pour les disques de musique, en présence de nombreuses collections différentes, mais entrées sous une seule et même forme, qu’il nous faut distinguer par une précision quelconque. On décide donc de différer des interprétations de la LC dans le cas de collections d’auteur. Il est recommandé de ne pas faire de vedette de type 800 avec des titres uniformes, mais plutôt de garder le nom significatif de la collection tel qu’il apparaît dans le document à cataloguer.
Exemples de collections différentes mais entrées sous une
même forme en 800 :
490 1 : Musique sacrée /
Vivaldi ;|vv.5
800 1 : Vivaldi,
Antonio,|d1678-1741.|tMusique|mvocale.|kExtraits (Erato) ;|vv. 5
490
1 : Musica sacra ;|vvol. 2
800 1 : Vivaldi,
Antonio,|d1678-1741.|tMusique|mvocale.|kExtraits (Opus 111) ;|vvol.
2
490 1 : Musica sacra / di Antonio Vivaldi
800 1 : Vivaldi, Antonio,|d1678-1741.|tMusique|mvocale.|kExtraits
(Universal Edition)
Avec la nouvelle façon de procéder, ces
différentes collections seraient entrées sous leur titre
significatif particulier, sans obligation de créer des autorités
pour les distinguer les unes des autres.
Suite au changement d’appellation du CRAD, de nouveaux sceaux portant la mention ÉSAD ont été commandés. L’étiquette de cote garde cependant le même sigle antérieur : CRAD. Marcel modifiera la liste de localisation d’appartenance pour École supérieure d’aménagement du territoire et de développement régional.
Un projet de mise en valeur des livres rares publiés avant 1700 a été mis de l’avant par James Lambert, et devrait permettre de faciliter leur signalisation sur le site Web de la Bibliothèque. C’est ainsi que plus de 600 de ces volumes déjà disponibles aux Livres rares ont reçu ce nouveau type de document, et qu’une quarantaine qui n’étaient pas catalogués recevront un traitement complet dans les jours qui suivent.
Robert a fait un résumé en français des décisions les plus significatives apparaissant dans ce bulletin. On l’étudiera lors de la prochaine réunion.
La situation de l’acquisition, de la recherche, du traitement et de l’analyse des publications gouvernementales pose encore problème, et ce malgré le rapport intérimaire du Groupe de travail sur les PGI, déposé lors de la réunion des conseillers de la BSHS du 30 sept. http://intranet.bibl.ulaval.ca/comites/conseillers-bshs/2005-2006/cr-2005-09-30.html. Annie souligne que la politique n’est pas suivie par les acquisitions et par la recherche et que de nombreuses publications gouvernementales en anglais continuent d’être reçus et envoyées au catalogage. Dans le but de clarifier cette situation, du moins pour les publications gouvernementales québécoises, Marcel a invité les intervenants à une réunion qui devrait avoir lieu le 5 décembre prochain. Y participeront Rose-Marie Racine-April, Véronique Paré, Marcel, Alain Gendron, Guy Julien et Michel Plante.
Sylvie souligne le fait que les dossiers bibliographiques provenant de SDM ne comportent pas toujours les bons caractères à ignorer pour les articles dans la zone 245. Elle suggère, en cas de doute, de consulter l’intranet, à la rubrique : Cutter Sanborn : Cas problématiques : Auteurs ou titres. Un lien avec l’annexe E des RCAA2 sur les articles initiaux a été ajouté.
Un estimé du temps requis pour l’ajout rétrospectif des directeurs des thèses possédées par la Bibliothèque, a été fait par Sylvie. Marcel contactera Louise Allard et Guy Teasdale afin de voir les possibilités d’engagement pour mener à terme ce projet. Par la même occasion, Marcel présentera également un projet pour le traitement rétrospectif des disques compacts de musique classique qui n’ont qu’un traitement sommaire.
Nous recevrons bientôt une nouvelle stagiaire du Cégep F.-X. Garneau. Afin de lui permettre de couvrir l’ensemble des supports sans avoir à supporter trop de redondance, la stagiaire passera trois jours dans l’équipe de Sciences, les 1er, 5 et 6 décembre, et fera des séjours d’une demi-journée dans l’équipe des PES et dans l’équipe de Arts et musique le 2 décembre.
Annie mentionne qu’il faut se méfier des autorités de collectivités que l’on retrouve dans les dossiers de la BNQ, surtout dans le cas des 110 et des 710 que l’on retrouve dans les PG Québec, car la forme RCAA2 n’est pas toujours respectée. Il faut dans ces cas prioriser les autorités AMICUS aux autorités BNQ. Il faut également rappeler ici qu’il faut toujours créer une autorité pour la tête d’une vedette dans le cas où on doit créer une autorité pour une subdivision de l’organisme.
Robert a entrepris de regrouper les ressources des Politiques et procédures documentaires (Traitement) qui sont actuellement par ordre alphabétique. Il suggère les rubriques suivantes : Autorités ; Catalogage descriptif ; Classification ; Indexation ; Traitement des documents spéciaux. À noter que la liste par ordre alphabétique serait quand même conservée, ce qui permettrait de choisir l’une ou l’autre des deux listes, comme on peut le faire actuellement pour la liste thématique des banques de données http://www.bibl.ulaval.ca/bd/listebdt.html .
Il restera à vérifier si certaines ressources sont encore pertinentes et s’il faut en ajouter des nouvelles. Cela se fera au cours des prochaines semaines.
Il arrive souvent,
particulièrement dans le cas des titres en sciences, que des
caractères spéciaux soient utilisés en indices ou en
exposants. On ne tentera plus de distinguer si le caractère
utilisé est un indice ou un exposant, et on indiquera simplement sa
localisation dans le mot en question. Ainsi, dans tous les cas, on utilisera le
terme suscrit si le caractère est situé au dessus de la lettre qui
le précède, ou souscrit s’il est situé en dessous.
Voici quelques exemples pour expliquer cette
décision :
1er
exemple
245: Caractérisation de protéines
phosphorylées par IIABLMan par une protéine du système de
transport des sucres
phosphotransférse-phosphoénolpyruvate-dépendant.
500 : Dans
le titre, le sigle IIABLMan est composé de « i »
majuscule, le « L » est souscrit et
« Man » est suscrit.
2ième
exemple :
245 : Le métabolisme des
stéroïdes C19 chez l’humain
500 : Dans le titre, le
chiffre «19» est souscrit
3ième
exemple :
245 : La théorie de la relativité
exprimée par EMC2
500 : Dans le titre, le chiffre «2» est suscrit
Un état de la situation des documents en attente d’analyse documentaire a été réalisé par Marcel grâce aux données extraites d’Unicorn, aux statistiques d’analyse individuelle des conseillers, et aux informations recueillies par les chefs d’équipes en fonction des différents codes budgétaires. Un document synthétisant cette information a été acheminé aux chefs de divisions concernés par l’intermédiaire de Louise Allard afin de les sensibiliser à l’importance des retards accumulés dans certains cas. Un suivi régulier de la situation sera effectué.
Jocelyne nous informe que la zone 351, à l’intérieur de laquelle nous inscrivons les limites à la consultation pour les cédéroms, la localisation « Grands formats » pour la musique et les arts, et les droits de visionnement pour les enregistrements vidéos, est répétable. Les politiques spécifiques relatives à ces supports et qui apparaissent dans l’Intranet ont donc été mises à jour.
La politique actuelle veut que les documents éliminés dans le système soient masqués et qu’on leur ajoute un 901 portant la lettre X. Cette politique est suspendue tant que nous n’aurons pas fait l’exportation de nos notices vers AGCanada, AMICUS et OCLC. On peut jusqu’à nouvel avis se contenter de supprimer les notices sans aucune autre intervention.
Marcel a fait l’essai d’un rapport de modification globale qui permet de modifier les notices bibliographiques dont les vedettes d’autorités correspondent à des formes rejetées des notices d’autorités. Une procédure illustrée sera envoyée dès la semaine prochaine aux chefs d’équipes qui pourront tester cette fonctionnalité. Par la même occasion, Marcel rappelle qu’il produira au début de l’année prochaine des rapports permettant d’identifier les autorités non établies. Un exemple des deux rapports disponibles pour signaler ce type d’autorités sera envoyé aux chefs d’équipes pour discussion, afin d’évaluer le rapport qui répond le mieux aux besoins des catalogueurs.
Marcel a réussi à configurer avec succès la validation des 349 dans la banque test. On rappelle que cette fonctionnalité avait déjà été définie dans la banque de production, mais qu’elle avait généré plusieurs problèmes d’affichage et de recherche. Marcel configurera donc la validation des 349 dans la banque de production pour tous les supports, sauf les PES, cette fonctionnalité ayant été jugé inutile par les membres de l’équipe.
Daniel Beaudoin, Guylaine Boudreault, Daniel Tremblay de l’équipe de Sciences et théologie ainsi que Brigitte Demers et Luc Ferland de l’équipe de Sciences sociales se sont prêtés volontaires pour faire la validation et l’importation des autorités en support à l’équipe de la Recherche bibliographique. Cette assistance devait durer environ trois semaines sur une base de cinq chariots par semaine. Cependant, l’arrivage étant moins élevé que prévu, l’opération durera plus longtemps, mais de façon moins intensive. Nous les remercions pour leur contribution très appréciée.
MultilLIUS est une application qui a été développée par Rida Benjelloun de la Section Recherche et développements numériques pour permettre de chercher par mot clé les vedettes de type titre uniforme, ce que ne nous permet pas Unicorn présentement. Bien que certaines améliorations doivent encore être apportées, son état d’achèvement est tel qu’il peut être mis au service de l’ensemble du personnel pour la recherche de toutes les autorités de type 100, 110 et 111. Il peut être consulté à l’adresse suivante :
http://nr-geo.bibl.ulaval.ca:8080/multilius/index.html [n'est plus disponible]
et on peut utiliser l’identifiant
marcel
et le mot de passe
marcel123
en spécifiant que l’application désirée est le fichier d’autorités.
Annie nous informe
qu’on peut facilement attribuer un nouveau numéro de contrôle
à une notice bibliographique sans être obligé de demander la
création d’une nouvelle notice et de copier son numéro de
contrôle dans la notice que nous travaillons. Il suffit en effet
d’effacer le numéro de contrôle que nous voulons remplacer
par un nouveau numéro, et d’appuyer sur OK ou sur Retour, ce qui
génère automatiquement un nouveau numéro de type
aXXXXXXXX.
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Rédaction du compte rendu:
Marcel Plourde, 22-12-05 |