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Pv 4e no 106

Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers

Compte rendu de la réunion de jeudi 9 juin et de lundi 13 juin 2005

MEMBRES
ORDRE DU JOUR, TEL QU'ADOPTÉ

présents:
Daniel Beaudoin
Robert Blanchet
Jocelyne Campagna
Annie D'Anjou
Marcel Plourde
Sylvie Robichaud


1. Adoption de l’ordre du jour

L’ordre du jour est adopté.

2. Adoption du procès verbal de la dernière réunion

Le procès verbal est adopté avec de légères modifications.

3. Suivi de la dernière réunion

3.1. Programme de traduction automatique des vedettes dans Workflows

Robert a préparé le texte qui sera expédié aux catalogueurs pour expliquer quels sont les pièges à éviter et les points à prendre note lors de la vérification des vedettes traduites. Marcel rédigera une partie plus technique pour expliquer de quelle façon se fait le travail de traduction. Marcel a envoyé aux catalogueurs un courriel pour leur demander de lui fournir des questions ou des exemples de cas problématiques. Ces exemples seront soumis à Jo-Anne pour l’aider à préparer une formation concordant bien avec les besoins des gens. Un rappel sera envoyé aux catalogueurs pour leur demander de soumettre des exemples.

3.2. Versement des suppléments du RVM dans Unicorn

Le travail de mise à jour du fichier Sujets Laval est presque terminé. A ce jour, voici les opérations qui ont été réalisées : Versement de tous les suppléments du RVM produits depuis juin 2003. Ce sont tout près de 50,000 vedettes qui ont été chargées ou mises à jour par cette opération. Certaines corrections manuelles demandées par le rapport de chargement ont été exécutées par Marcel. Une liste des vedettes éliminées a été donnée à Danielle Lavoie qui se chargera de les supprimer dans Unicorn. Dans un deuxième temps, les autorités provisoires suivantes ont été mises à jour grâce à un programme de modification globale préparé par Sébastien : 150, 151, subdivisions géographiques. La dernière étape consistera à modifier globalement, tant dans les autorités que dans les notices bibliographiques le codage de plus de 400 subdivisions de formes qui sont passées de |x à |v par l’implantation du MARC21 autorités. Ce travail devrait être fait dans les autorités d’ici la fin de la semaine, et dans les notices bibliographiques dans les semaines suivantes. Le plus gros du travail aura donc été exécuté avant la production des prochaines listes de corrections.

3.3. Contrôle de la qualité des autorités dans Unicorn

Le travail de correction des autorités provisoires de type 6XX s’est bien déroulé pour l’ensemble des équipes. Les cas problématiques ont été soumis à Robert qui a effectué les corrections. Il ne reste que les lots de deux catalogueurs à recevoir. De nouvelles listes ont été produites par Louise Pelletier et seront remises aux catalogueurs pour corrections.

Dans un même ordre d’idée, Marcel a remis à Louise Pelletier les commentaires fournis par les chefs d’équipes sur les tables de conversions.

3.4. Réunion avec l’équipe de la recherche

Jocelyne sera rencontrée dans les prochains jours pour recueillir les cas problématiques identifiés. Une réunion avec l’équipe de la recherche sera planifiée avant le 24 juin.

3.5. Inscription des programmes et des directeurs de thèses

Les programmes spécifiques seront ajoutés dans les notices des thèses de médecine et d’agriculture, pour lesquels le besoin a été signalé. Concernant l’inscription des directeurs de thèses, quelques conseillers ont répondu au courriel de Marcel et ont souligné l’importance d’inscrire cette information, surtout en regard des défaillances du répertoire électronique des thèses de l’UL. Cette information pourra être consignée dans le champ local 790 pour lequel un index spécifique de recherche sera développé lors de la prochaine opération de configuration des index dans la banque de production. Les vedettes correspondantes seront accompagnées de la mention |e directeur de thèse, et seront validées dans le fichier Autorités Laval avec une autorité spécifique. On ajoutera les directeurs de thèses pour toutes les thèses qui seront traitées par les catalogueurs, dans la mesure où cette information est accessible, que ce soit dans la publication ou sur le site de la FES. Dans les cas des essais de maîtrise en éducation, l’information sera notée uniquement si elle est disponible dans la publication, car ces essais ne sont pas signalés sur le site de la FES. On évaluera le temps nécessaire pour un travail rétrospectif grâce à un échantillonnage.

3.6. Retour sur la formation Crepuq sur le traitement des monographies électroniques

Marcel a rapporté les points soulevés par les catalogueurs lors de la dernière réunion du Groupe de travail sur le traitement de la Crepuq. Les responsables ont pris bonne note des commentaires, mais on attendra que les formations soient terminées avant de faire un bilan. On peut cependant s’attendre à une clarification de la politique commune sur ce point particulier des dates à inscrire dans la zone 260 dans le cas de reproductions électroniques.

3.7. Liens entre documents électroniques (traitement global) et documents papier (traitement séparé)

La politique de la Crepuq prévoyant le traitement sur des notices séparées pour les documents dont le traitement est partagé s’étendra dorénavant aux collections de monographies comprises dans des banques de données, c’est-à-dire qu’une notice sera créée pour chacun des supports. Les informations seront transmises de l’équipe des PES à l’équipe des monographies concernée, et le traitement sera effectué conformément à la politique de traitement des documents électroniques qui sera mise à jour et mise sur l’Intranet. Un courriel sera envoyé pour aviser le personnel lorsque cette politique sera mise à jour.

4. Informations provenant des équipes

4.1. Publications en série

Rien à signaler.

4.2. Arts et musique

Le contrat de Diane Clément s’est terminé le 27 mai.

4.3. Sciences et théologie

Nous souhaitons la bienvenue à Daniel Beaudoin qui remplacera Suzanne Jean à titre de chef d'équipe jusqu'à son retour à la fin du mois d'août. Celui-ci nous signale le retour de Marielle Roy, et par le fait même la fin du contrat de Marie-Claude Proulx..

4.4. Sciences sociales

Le travail de reclassification des livres de droit a été suspendu à la demande de l'équipe de la prépa ration matérielle qui avait du retard dans leur travail courant. Marcel vérifiera auprès de Jean Michel à quel moment le travail pourra se poursuivre.

5. Suivi pour les congés des conseillers

Il appert qu’il serait important que les catalogueurs soient avisés de l’absence des conseillers, que ce soit pour vacances, absences prolongées, ou maladies de longue durée. Marcel communiquera donc avec Alain Bourque et Michel Dagenais pour leur demander de bien vouloir nous transmettre les prévisions des vacances des conseillers, ainsi que les absences prolongées (maladies ou autres).

6. La problématique des signes diacritiques

Daniel Beaudoin soulève à nouveau les difficultés que posent les signes diacritiques et propose une solution temporaire qui ne tiendrait pas compte de nos politiques. Nous nous entendons pour continuer nos pratiques actuelles en attendant que Sirsi développe une solution adéquate. Marcel communiquera avec Louise Pelletier pour s’enquérir de l’état d’avancement de ce dossier.

7. Documents sur les tablettes des conseillers

Marcel fera le relevé des documents en attente de traitement sur les tablettes des conseillers et enverra un courriel pour leur rappeler cette partie importante du traitement documentaire.

8. Enrichissement des notices

Le Groupe de travail sur l’utilisation de vedettes libres ou semi-contrôlées a étudié la problématique de l’enrichissement de nos notices par l’utilisation d’un service fourni par la compagnie Blackwell. Ce service permet d’ajouter dans les notices MARC des tables de matières, des résumés de livres, ainsi que des informations sur les affiliations des auteurs. Cinquante notices enrichies ont été ainsi versées dans Ariane et peuvent être consultées en interrogeant TdeM dans l’index de recherche Tous les champs ou Type de documents. Lorsque l’enrichissement des notices sera mis en application, un nouvel index sera créé basé sur l’indicateur 8 et une constante d’affichage Table des matières sera générée. Cette configuration est fonctionnelle sur la base test. On s’entend qu’on laissera sur les notices les champs 856 conduisant vers des tables de matières, puisqu’ils sont visibles lors de l’affichage bref, évitant à l’usager d’avoir à consulter la notice pour avoir accès à ces liens. On rappelle que les mentions inscrites en |3 devraient cacher les adresses internet lors de l’affichage Web. Cette fonctionnalité est effective pour les PES mais pas pour les monographies. Marcel communiquera avec Martine pour tenter de corriger cette situation.

9. Modification des index

Le travail effectué par Marcel concernant la modification des Index est présentement suspendu en attendant la réponse aux questions posées à SIRSI suite aux dernières modifications dans la banque test.

10. Utilisation de la subdivision Guides, manuels, etc.

Il faut prendre note qu’il n’y a plus de restriction à l’utilisation de la subdivision de forme Guides, manuels, etc., qui peut être utilisée pour les documents correspondant à ce type, peu importe leur importance qualitative ou quantitative.

11. Association de notices sommaires à des notices complètes

La suppression de notices lors du transfert des exemplaires à une notice complète supprime également le lien avec la commande créée par les acquisitions, qu’il s’agisse d’une notice brève ou complète. À partir de maintenant, tous les catalogueurs qui doivent, pour une raison ou une autre, transférer les exemplaires d’une notice à une autre devront en premier lieu vérifier si une commande y est rattachée, et, le cas échéant, s’adresser au personnel de la Recherche bibliographique qui effectuera le transfert. Nous devrons pour ce faire leur fournir une copie des dossiers à transférer en indiquant la notice de départ et la notice d’arrivée.

12. ISSN sur les notices bibliographiques

On rappelle aux catalogueurs qu’il ne faut pas inscrire l’ISSN d’une collection en 022 sur les notices bibliographiques des monographies. Si on désire inscrire l’ISSN, celui-ci sera consigné en |x du 440 ou du 490. Seules les notices de format PES (« Traitement global » ou « Fiche de collection ») ou les notices des titres des collections traitées séparément peuvent contenir cette zone 022.

13. Thèse à la carte

Une collection de thèses françaises regroupe des thèses reproduites par l’Atelier national de reproduction des thèses et publiées dans la collection Thèse à la carte. Nous avons déjà 25 thèses de cette collection que nous avons convenu de traiter de la façon suivante, en indiquant en 260 |c[date de publication de la thèse], en ajoutant un 349 et un 502 spécifiques, et en créant un 533 |aReproduction.|bLille :|cAtelier national de reproduction des thèses,|d[date de reproduction].|e[nombre de p.].|f(Thèse à la carte). Un 830 sera ajouté pour un rappel de cette collection. Des cotes de thèse seront attribuées à ces documents, sauf si un conseiller désire une cote sujet pour le document qu’il a commandé.


Rédaction du compte rendu:
Marcel Plourde, 19/09/2005