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Pv 4e no 97
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Pv 4e no 97
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Compte rendu de la réunion du 15 septembre 2005
L'ordre du jour est adopté après correction et ajout des points suivants :
15.3 Volumes recherchés en urgence
15.4 Politique de conservation des publications officielles15.5 Mise à jour des RCAA 215.6 Thèses et mémoires électroniques15.7 Stagiaires de GarneauLe procès verbal est adopté avec de légères modifications.
5. Politique de traitement des ressources intégratrices
La politique de traitement des ressources intégratices adoptée lors de la dernière réunion a été mise sur l'intranet et envoyée à tous les employés du service. La réunion qui devait avoir lieu concernant un nouveau partage des ressources intégratrices n'ayant pas eu lieu, ce point spécifique a été inscrit à l'ordre du jour de la présente réunion.
Marie-Claude Proulx a été affectée à l'équipe des Publications en série jusqu'au 30 août. Sa participation nous a permis de terminer le traitement des titres de l'ensemble Blackwell. Les autres membres de l'équipe se sont attaqués à modifier les états de collection pour notre achat rétrospectif de plusieurs ensembles de ScienceDirect. C'est tout près de 1000 titres qui ont été ainsi mis à jour suite à cette opération, qui a apporté de plus le traitement de 200 nouveaux titres.
Grâce à la participation de Louise Pelletier, les nouvelles tables de conversion pour Ebsco ont été rédigées et nous avons commencé le versement de ces ensembles. Les sous-ensembles Religion et Psychology sont maintenant disponibles et nous travaillons cette semaine sur l'inclusion des titres de Academic Search Premier. L'ensemble des titres de Ebsco devrait être disponible d'ici la fin du mois de septembre.
Par la suite, les nouveaux ensembles de Proquest seront versés dans la banque.
Diane Clément a réintégré l'équipe depuis le 23 août pour une période de quatre mois afin de compléter le traitement des vidéos. Elle occupera provisoirement le poste laissé vacant par le congé de maladie de Rita Giroux, et poursuivra par la suite le traitement des vidéos.
Daniel Beaudoin occupe depuis le 30 août le poste laissé vacant par Marie Lambert et Suzanne Jean occupe maintenant le poste de Chef d'équipe en remplacement de Sylvie Robichaud qui avait occupé ce poste de façon intérimaire depuis le 1er juin. Nous remercions Sylvie pour sa disponibilité tout au long de l'été, ainsi que Suzanne d'avoir accepté de prendre la relève. Guylaine Boudreault reviendra travailler pour l'équipe de Sciences et théologie à compter du 1er janvier. Comme elle occupe un poste hybride partagé avec les acquisitions, elle partagera son temps en parts égales entre les acquisitions et le catalogage.
Marie-Claude Proulx a repris sa place dans l'équipe de Sciences sociales en remplacement de Doris Simard, après avoir porté main forte à l'équipe des Publications en série.
Nous avions lors de notre dernière réunion évoqué la possibilité de revoir le partage des ressources intégratrices, principalement pour le traitement des bases de données. On s'entend que le traitement des bases de données pourrait relever tant de l'équipe des Publications en série que des équipes traitant les monographies. Comme Jean Noreau traite déjà les bases de données touchant les monographies, il est convenu qu'on lui demandera s'il est prêt à établir les notices bibliographiques décrivant les bases de données acquises par la Bibliothèque et à en assurer la mise à jour. Consulté à ce sujet, Jean est disponible pour effectuer le traitement des bases de données. Louise Boudreau l'informera donc des modalités spécifiques du traitement, et Pierre Lasou et Suzanne Richard seront informés de ces changements lorsque le transfert sera effectif.
Certains conseillers se sont questionnés sur la nécessité de doter les ressources électroniques de cotes LC dans la zone 055. On rappelle que l'indice de classification est sans contredit la meilleure façon d'identifier les ressources existant dans une discipline. Marcel souligne qu'il a déjà eu une demande à l'effet d'identifier les ressources électroniques appartenant à des disciplines précises et que l'indice de cote compris dans le 055 avait été la meilleure façon de faire les regroupements souhaités. Robert mentionne qu'il a déjà reçu une demande similaire du groupe GARE. On s'entend que lorsqu'une ressource électronique doit être munie de vedettes et de cotes, ce sera le conseiller de la discipline concernée qui recevra le document. Cependant, dans le cas où seule une cote est nécessaire pour un document, les documents seront expédiés à Robert Blanchet ou Guy Julien en fonction de la discipline concernée.
Plusieurs documents de langues étrangères non latines sont dotés de titres uniformes translittérés qui sont utilisés en vedette principale. Lorsque ces titres uniformes sont disponibles, on établira le cutter au titre translittéré et on le fera suivre de la mention F pour indiquer la traduction en langue française, ou de toute autre mention indiquant la langue de la traduction. Dans le cas où le titre uniforme translittéré n'est pas disponible, le cutter sera établi au titre français, et on le fera suivre également de la mention nécessaire. Par contre, dans le cas des titres uniformes en musique, la politique demeure la même, c'est-à-dire que nous traduisons automatiquement en français les titres en langues étrangères non latines.
Certains conseillers se sont interrogés sur la possibilité et l'utilité d'ajouter des ISBN sur les notices de publications en série, dans le cas de documents tels que les handbooks, ou pour certains documents traités grâce à une notice de collection traitée en PES. En premier lieu nous nous questionnons sur la fréquence de la recherche par ISBN par les usagers dans ces cas spécifiques. Il faut être conscient également que les acquisitions sont également responsables d'ajouter des volumes dans le cas de commandes permanentes, et que ce n'est pas la pratique d'ajouter ainsi des ISBN dans les notices. De plus, l'ajout d'ISBN dans les notices de publications en série est une pratique que rejette la LC. Nous décidons donc pour l'instant de maintenir le statu quo.
Robert a fait parvenir aux employés du catalogage il y a quelques semaines un nouvel outil de travail très apprécié. C'est un calculateur de Cutter Sanborn offert gratuitement par OCLC qui se télécharge et s'installe facilement sur notre poste de travail. Nous inscrivons dans ce procès-verbal les procédures à suivre, afin qu'elles y soient consignées. Il faut tout d'abord s'assurer que ce soit le 2e icône " Cutter sanborn four-figure table " qui soit coché, car le premier icône ne donne pas le même résultat. Les commandes " copier-coller " sont très conviviales.
Cet outil semble à la fois très rapide et très sûr dans la mesure où nous surveillons attentivement les consignes suivantes :
Il affiche généralement 4 chiffres plutôt que les 3 que nous utilisons habituellement et il faut penser à enlever le dernier chiffre (parfois les deux derniers dans le cas de certaines lettres).
Les lettres E, I, J, K, O, U, Y, X, Z ne doivent comporter que deux chiffres (à moins de prolongation nécessaire) et les lettres Q et X n'en comporter qu'un. La liste des exceptions des cutters sanborn utilisés ici qui n'ont pas 3 chiffres est remise aux catalogueurs et elle peut aussi être inscrite dans le fichier d'aide " Annoter ".
Il ne faut jamais inscrire les accents sur les mots recherchés, car cela fausse le résultat.
En inscrivant notre demande, il faut toujours enlever le tiret. Les points à l'intérieur d'un mot sont à bannir également. Exemple: U.R.S.S.
Il est très pertinent de copier le plus long possible notre auteur,
afin que le cutter soit le plus précis, exemple: Sullivan, M (S961) et
Sullivan, S (S962).
Notre cutter imprimé faisait mention de
certaines exceptions locales. Toutes ces pratiques continuent à
s'appliquer. Exemple: Nouveau-Brunswick (N.B.):(N933) et Nouvelle-Écosse
(N.É.):(N934)
McGowen, S. (M146) et non (M478).
La liste
" CUTTER-SANBORN " (Cas problématiques) disponible sur l'intranet est
toujours valable.
Jocelyne nous apporte ici le cas très intéressant d'une thèse rédigée par deux auteurs. Ce qui est plus spécifique dans ce cas ci, c'est que la participation s'applique à des parties spécifiques de la thèse, et que chacune des thèses est publiée avec une page titre portant la mention d'un seul auteur, la mention de la co-rédaction apparaissant dans l'introduction. Il a donc été décidé de faire deux notices, en fonction des pages de titres des thèses, d'inscrire en note la mention de co-rédaction, et de faire le rappel de vedettes nécessaire. Voir l'exemple suivant : Dynamique socio-spatiale et contrôle policier, Sommet des Amériques, Québec, avril 2001. (a1429331) et (a1434783).
Marcel tentera de préparer pour la prochaine réunion un document de travail sur le codage des 4XX, conforme à RCAA2, au MARC21, et à la politique de traitement de la CRÉPUQ.
On convient qu'il y a lieu d'harmoniser le traitement des monographies électroniques déjà publiées sur format papier avec le traitement qui est accordé aux périodiques électroniques. Ceci implique l'ajout d'un 130 ou d'un 240 portant la mention (En ligne) et d'un 776 sur la notice papier. Cette mention ne sera pas ajoutée si le 245 porte déjà la mention En ligne ou On line, comme c'est souvent le cas pour les encyclopédies. Cependant, ceci n'implique pas nécessairement la création d'une notice électronique distincte pour chaque document. Des notices distinctes ne seront créées que le cas d'achats en consortium, conformément à la politique de la CRÉPUQ.
Il y a lieu de créer un type de document Dépôt Canada électronique pour identifier les documents électroniques que nous recevons par ce programme. Il y aura lieu également d'identifier rétrospectivement les documents qui devront avoir cette mention. Annie et Marcel identifieront le lot de documents à modifier.
La transition à la version 2003 s'est passée sans problèmes. Marcel parcourera le document " Notes d'accompagnement " disponible dans l'intranet qui explique les nouvelles fonctionnalités et fera rapport lors de la prochaine réunion.
Afin d'éviter que des délais trop longs ne séparent les réunions et de mieux planifier nos rencontres, Marcel proposera aux chefs d'équipes un calendrier des réunions de la prochaine année.
On s'interroge sur la pertinence de conserver des notices bibliographiques de documents qui ont été éliminés. Seront-elles vraiment être utilisées à nouveau par les Acquisitions et le Catalogage lorsque nous décidons de commander à nouveau le document ? Sylvie mentionne des cas où une commande a été rattachée à une notice éliminée. A la réception du document, nous n'avons plus qu'à modifier le numéro de contrôle de la notice (03-XXXXXXX) par le ISBN du document et à démasquer la notice, ce qui sauve beaucoup de travail au catalogage.
Les chefs d'équipes soulignent qu'un temps important est parfois consacré à rechercher des documents demandés en urgence. S'il est relativement facile de trouver les documents qui se retrouvent à l'étape du catalogage, il en est autrement pour les documents qui sont au stade de l'analyse. Dans certains cas, les documents sont conservés ailleurs que sur les étagères prévues à cette fin, c'est-à-dire dans les bureaux des conseillers. Il y aura lieu de demander aux conseillers de limiter autant que possible le nombre de documents conservés à leurs bureaux personnels, et de les laisser sur les étagères prévues à cette fin dans la section. Marcel enverra un courriel à cet effet aux conseillers qui font de l'indexation. Un rappel peut également être fait dans les cas où les documents doivent être envoyés au RVM pour une traduction de vedettes-matière. On suggère d'inscrire dans la zone 099 la mention Prêté au RVM.
Plusieurs questions se posent lorsque vient le temps de traiter des publications officielles : que conserver, en fonction de quel critères, dans quelles langues, etc.? Une demande sera donc faite à Alain Gendron pour mettre à jour les politiques relatives à la conservation de ces documents.
Jocelyne fait part d'un courriel de Gaston Fournier annonçant la mise en œuvre à la LC des modifications 2004 des RCAA2. Elle aimerait que ce texte soit traduit en français. Robert signale qu'il est cependant difficile de le faire tant que nous n'aurons pas le texte complet des modifications 2004 qui viennent juste d'être publiées.
Sylvie souligne le fait que plusieurs nouvelles thèses et mémoires ont été versés à la collection des thèses électroniques et qu'il faudrait se mettre à jour dans ce traitement. Marcel communiquera avec Rida pour faire verser les nouvelles thèses au catalogue en tenant compte des suggestions qu'avaient présentées les chefs d'équipes.
La Bibliothèque accueillera deux stagiaires au cours de l'année, du 22 novembre au 17 décembre 2004, et du 10 janvier au 4 février 2005. Les chefs d'équipes seront informés lorsque nous aurons plus de détails.
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Rédaction du compte rendu:
Marcel Plourde, 16/09/2004 |