|
4e série no 104
|
|
|
4e série no 104
|
Compte rendu de la réunion du 14 avril 2005
|
ORDRE DU JOUR, TEL QU'ADOPTÉ
|
|
|
présents: Robert Blanchet Jocelyne Campagna Annie D'Anjou Suzanne Jean Marcel Plourde Sylvie Robichaud |
|
|
|
|
Le procès verbal est adopté avec de légères modifications.
3.7 Disparition de Validator, solution alternative, et citation des sources
On rappelle qu’il est important de mentionner le no de contrôle LC de l’autorité ainsi que le nom complet sur les formules BI-75 qui sont transmises à la recherche pour téléchargement.
3.4.1 Traitement des publications gouvernementales ou internationales
Marcel a communiqué avec Alain Gendron pour avoir plus d’informations concernant le traitement des publications gouvernementales et internationales en plusieurs langues. Un groupe de travail a été formé lors de la dernière réunion des conseillers en documentation de la BSHS pour faire le point sur ce dossier. Marcel fera des représentations pour sensibiliser le groupe de travail sur les conséquences du changement de politique sur la charge de travail de la Section du catalogage. Robert et Annie vont faire la collecte des politiques antérieures connues. Cette liste sera envoyée à Alain Gendron à titre d’information.
3.6 Programme de traduction automatique des vedettes dans Workflows
Le programme de chargement et de traduction des vedettes-matière a été installé sur la banque de production la semaine dernière et fonctionne très bien. Dans le but de faire de la traduction rétrospective pour les pes, Marcel a rechargé les notices de Ebsco qui n’avaient pas été encore cataloguées afin d’effectuer la traduction des vedettes, avec un taux de succès de 80%. Marcel envisage de faire le même traitement pour les documents qui sont présentement au catalogage et à la recherche bibliographique. Par la suite, ce travail sera fait périodiquement pour récupérer les documents dont les notices ont été versées en précommande à une date antérieure à celle de l’installation du rapport. La même opération sera effectuée sur les documents qui ont le type de documents CARA. Un courriel sera envoyé pour informer le personnel de l’application du programme et de la marche à suivre dans les cas spécifiques. Dans un même ordre d’idée, on réitère le besoin d’une formation au RVM touchant plus particulièrement l’utilisation du RVM Web. Marcel enverra un courriel à ce sujet à Jo-Anne Bélair.
3.7 Fermeture éventuelle de MultiLIS
Les problèmes de recherche dans les titres uniformes ont été réitérés à Guy Teasdale. Une solution alternative est en voie d’être développée par Rida Benjelloun. Cette solution permettrait de faire des recherches mot clé sur les formes rejetées des autorités afin d’identifier les formes correctes. Elle avait été élaborée en premier lieu pour répondre aux besoins de la recherche des noms de fournisseurs à la Section des acquisitions. Elle est présentement testée dans l’équipe de Arts et musique afin d’identifier les problèmes et les demandes de correction. Cette solution alternative pourrait être implantée sur l’ensemble de nos fichiers d’autorités, ce qui faciliterait grandement la recherche de nos autorités. Nous sommes conscients qu’il s’agit d’une solution palliative qui n’empêchera pas le maintien de nos demandes auprès de SIRSI. Pour l’instant, cette solution sera appliquée à Workflows uniquement, mais pourrait être étendue éventuellement à Ariane Web pour faciliter la recherche par les usagers.
3.8 Travail de reconfiguration des index de Unicorn
Le travail de reconfiguration des index a été fait pour les formats monographies, ainsi que pour les zones du format musique qui posent problèmes tels les 100/240. La réindexation a été effectuée. Marcel a évalué les résultats de cette réindexation et fourni une liste des corrections ou demandes d’informations nécessaires avant que l’exercice soit repris dans la banque réelle.
3.9 Versement des suppléments du RVM dans Unicorn
Nous avons fait un test de versement du supplément du RVM dans la banque test et le tout semble concluant. Il nous reste cependant à trouver une solution à l’absence de rapport de modification globale nous permettant de modifier également les notices provisoires. Marcel croit qu’il lui serait possible de faire ces modifications avec MARCEDIT et, de recharger les vedettes modifiées dans le fichier des autorités. Une demande a été faite pour extraire un lot d’autorités afin de tester cette possibilité. Si tout fonctionne comme prévu, nous pourrions entreprendre bientôt le versement des suppléments du RVM ainsi que la modification des notices provisoires en fonction des suppléments du RVM publiés depuis juin 2003.
3.10 Contrôle de la qualité des autorités dans Unicorn
Le contrôle de la qualité du catalogue est une de nos priorités. Le travail permettant d’uniformiser les appellations UNAUTHORIZED n’est pas encore terminé. Aussitôt qu’il sera effectif dans la banque test il sera reproduit dans la banque réelle ce qui permettra de sortir des listes de notices comportant des problèmes de validation. Parallèlement, Robert, Jo-Anne et Jacques ont commencé à vérifier les notices 6XX créées depuis juin 2003 grâce à des listes produites par Louise Pelletier. Toutes les corrections qui pourront être faites globalement seront effectuées par Marcel alors que les erreurs touchant la structure des vedettes, ou de mauvaises utilisations pourraient être remises aux catalogueurs pour correction. Nous nous sommes donnés une échéance de septembre 2005 pour que la majeure partie des corrections soient effectuées, incluant tant la vérification des vedettes que le versement du RVM et la mise à jour des vedettes-matière provisoires. Cette échéance correspond à l’échéance prévue pour l’exportation de notre catalogue chez OCLC, AGCanada, et Amicus.
3.11 Subdivisions Contributions in and Views on utilisées après des noms de personnes
Robert rédigera un courriel qui sera envoyé aux conseillers et aux techniciens de la Section du catalogage pour les prévenir que nous revenons à notre position antérieure concernant les subdivisions Contributions in et Views on, tout en surveillant les notices de la L.C. qui ne les comportent plus.
Rien de particulier à signaler.
Jocelyne signale que le traitement des VHS est terminé et que Diane Clément a entrepris le traitement des DVD qui n’avaient reçu qu’un traitement provisoire. Elle mentionne également que Nicole Turmel a terminé la rédaction de la politique de traitement des documents cartographiques et que celle-ci est présentement en voie de révision.
Rien de particulier à signaler.
Sylvie mentionne que le traitement des PG Québec mono est terminé. Les documents ont été répartis en fonction des équipes. Annie mentionne à ce sujet que son équipe attend la décision du Groupe de travail sur les publications gouvernementales et internationales concernant le traitement des documents autres que le français pour entreprendre le traitement des PG Québec pes.
Annie mentionne qu’il est important de bien identifier les PG Québec mono qui sont en fait des publications en série. Il est en effet fréquent qu’un document puisse être catalogué autant en monographie qu’en publication en série. La pratique locale est de cataloguer la plupart de ces cas en pes. Annie va rédiger un court texte pour faciliter l’orientation des catalogueurs pour faire la distinction entre une monographie et une publication en série précisant qu’en dernier recours il est toujours possible de la consulter lorsqu’un doute subsiste. Annie mentionne qu’une certaine ambiguïté persiste concernant la mise à jour des titres de publications en série électroniques sur le site d’archivage de la BNQ. En effet, les catalogueurs ont réalisé que dans certains cas, le site d’archive n’abrite qu’un rapport annuel, alors qu’on peut retrouver deux ou trois années subséquentes sur le site du ministère. Marcel communiquera avec la BNQ pour connaître leur politique sur ce sujet. Il apparaît qu’il pourrait être néanmoins intéressant d’utiliser les notices MARC de la BNQ, puisqu’elles apparaissent exhaustives, quitte à leur greffer des 856 provenant des sites ministériels.
Annie apporte une difficulté d’utilisation de la subdivision de forme Périodiques dans les vedettes-matière. En effet, il appert que l’utilisation que nous en faisons est peut être trop étendue et ne serait pas de mise pour les documents assimilables à des refontes. Robert traduira les grandes lignes de la note d’application H 1927 du Subject cataloging manual : subject headings pour le bénéfice des catalogueurs et des conseillers.
Marcel rappelle que le projet de traitement partagé des publications gouvernementales et internationales émane du Groupe de travail sur ce type de publications de la CREPUQ. Au début il avait été prévu que Laval se chargerait du traitement des publications de l’Unesco, mais nous n’avons pas une couverture de cet ensemble documentaire. Comme nous sommes dépositaires des publications de la FAO, nous avons décidé d’ajouter cet ensemble de publications au projet de traitement partagé, conformément aux politiques de traitement de la CREPUQ qui prévoient le traitement prioritaire de ces documents, ainsi que le traitement sur des notices séparées des documents en version papier et électronique. Marcel s’informera des règles de conservation des publications de la FAO et du nombre approximatif de publications qu’il nous faudra traiter annuellement. Un type de document spécifique sera créé pour ces publications.
Marcel informe l’équipe que nous recevrons prochainement un don de la veuve du réputé agronome René Dumont totalisant environ 20 boîtes de documents. La première vérification sera effectuée par Daniel Laverdière qui départagera les documents qui devront être conservés aux archives de l’Université. Les monographies conservées seront bien identifiées à ce fonds particulier et on leur attribuera une catégorie documentaire spécifique. Marcel verra à créer la catégorie documentaire 2 nécessaire.
Il apparaît important qu’une réunion soit tenue avec l’équipe de la recherche pour faire le point sur les besoins de la Section du catalogage et sur les moyens qui pourraient être mis en œuvre pour y répondre. En effet, des problèmes sont soulevés dans les deux sections, pouvant être regroupés de la façon suivante :
Ø Plusieurs cas de publications en série téléchargées en notices monographies
Ø Plusieurs documents versés en TZT ou de notices imprimées alors qu’il existe une notice Amicus, ou un CIP indiquant clairement l’existence d’une notice MARC américaine
Ø Indication d’une édition différente ou de langue différente à Laval
Ø Notices de publications internationales disponibles dans d’autres langues
Ø Anciens titres de périodiques qui ne sont plus mentionnés
Ø Hiérarchisation des sites de téléchargement
Ø Temps consacré à la recherche ou l’impression de notices françaises de type SUDOC
Marcel demande aux catalogueurs de récupérer des exemples des cas problèmes soulevés qui permettront d’illustrer la problématique lors d’une prochaine réunion avec l’équipe de la recherche bibliographique.
Nous avons reçu une demande pour ajouter dans nos notices bibliographiques les mentions relatives aux directeurs de thèses, ou aux noms spécifiques des programmes, notamment en médecine. Dorénavant, les noms spécifiques des programmes seront inscrits dans une deuxième zone 730, suivant le nom du programme général.
Ex : 730 0 |aThèse. Médecine
730 0 |aThèse. Microbiologie-immunologie
Pour ce qui est des directeurs de thèses, ils pourraient être mentionnés dans une note 500 et par un rappel de vedettes 720 qui pourrait être nommé Directeur de thèse pour les fins d’affichage, contrôlé à partir du fichier d’autorités Autorités Laval.
On évaluera la possibilité de faire un traitement rétrospectif pour inscrire les noms des programmes et des directeurs de thèses. Un test échantillon sera produit afin d’évaluer le temps nécessaire à cette tâche.
Robert mentionne
qu’il serait intéressant de valider les types de documents dans un
contrôle d’autorités pour éviter les erreurs qui
empêchent le repérage de certains documents. Ceci permettrait
d’identifier facilement les erreurs lors de la validation sans amener un
surcroît de travail. Marcel configurera une variation
d’autorité pour le champ 349 afin de valider ces
données.
|
|
Rédaction du compte rendu:
Marcel Plourde, 18/05/2005 |