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Pv4e no 101
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Pv4e no 101
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Compte rendu de la réunion du 19 janvier 2005
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ORDRE DU JOUR, TEL QU'ADOPTÉ
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présents: Robert Blanchet Jocelyne Campagna Annie D'Anjou Suzanne Jean Marcel Plourde Sylvie Robichaud |
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Le procès verbal est adopté avec de légères modifications.
Nous avons reçu cette semaine et la semaine dernière Tina Latulippe, stagiaire du Cégep F.-X. Garneau. Comme à chaque fois nous remarquons la qualité des stagiaires que nous recevons de cette institution.
3.4.16 Réorganisation de la section des acquisitions
Une rencontre aura lieu jeudi le 3 février prochain avec les chefs d’équipes des Sections des acquisitions et de la recherche bibliographique afin de faire le point sur certains problèmes ressentis par la Section du catalogage en regard du module des acquisitions d’Unicorn. Une liste des principales questions ou observations a déjà été envoyée à Véronique pour orienter la discussion. Marcel demande aux chefs d’équipes de documenter la discussion par des questions plus approfondies et des exemples. Un ordre du jour sera dressé à partir des principales interrogations ou problématiques.
3.5.1 Publications en série
La demande qui avait été faite d’engager du personnel surnuméraire pour finaliser le traitement des ensembles de microfiches qui attendent d’être traités depuis plusieurs années n’a pas été retenue. Cette liste avait été combinée avec la demande de reclassification de la collection de droit français pour justifier la demande d’engagement. La demande de reclassification de la collection de droit français sera donc réévaluée et le traitement de cette collection sera entrepris en fonction des disponibilités de l’équipe de Sciences sociales.
3.7 Synthèse des problèmes d’Unicorn
Marcel fait le point concernant les problèmes d’Unicorn et sur les appels de services qui ont été lancés à Sirsi.
Ø Signes diacritiques
La gestion pleine et entière des signes diacritiques a fait l’objet de plusieurs appels à SIRSI et fait partie des demandes de modifications qui seront soumises à nouveau lors d’un courrier qui sera expédié la semaine prochaine. Entre temps Louise Pelletier et Pierre Lemieux se sont penchés sur une solution qui permettrait éventuellement de générer automatiquement les bons signes diacritiques à partir des notices versées de Validator, ce qui pourrait répondre à une partie des problèmes soumis par les techniciens.
Ø Validation des 611
Le problème de la validation des 611 a été soumis à SIRSI et des exemples ont été fournis. Un rappel sera envoyé en se basant sur l’exemple suivant, pour lequel une vedette a été constituée. La source du problème réside dans le fait que le système n’indexe pas les 611, et que les seules formes qui sont accessibles sont les formes rejetées. C’est la même situation qui se produisait à l’origine avec les vedettes géographiques 651.
Ø Liaisons entre les notices d’autorités et les notices bibliographiques
Le problème résultant de l’absence de lien entre une autorité et la vedette correspondante dans la notice bibliographique semble résolu. Ainsi, lorsque l’on modifie une notice d’autorité, les notices bibliographiques rattachées sont modifiées. Il reste encore le problème résidant dans le fait qu’il n’existe pas de liens entre les formes rejetées d’une notice d’autorité et les vedettes dans les notices bibliographiques correspondantes. Cette demande fait partie des demandes d’améliorations concernant la gestion des autorités qui ont déjà été soumises à SIRSI et qui sera réexpédiée à nouveau dans les prochains jours.
Ø Problèmes causés par le chargement massif des 14 et 15 septembre derniers
Les versements massifs des 14 et 15 septembre dernier ont mis en relief l’absence de lien entre les formes rejetées d’une autorité et les notices bibliographiques correspondantes. Ainsi, plusieurs notices bibliographiques comprennent maintenant la forme rejetée d’une notice d’autorité, et aucune façon automatique n’existe de remédier à cette situation. Il est cependant possible de dresser la liste des notices qui ne sont pas validées. Il serait ainsi possible de faire ces corrections à la pièce.
Ø Traduction automatique des zones 040, 504, etc.
L’établissement de tables de conversions pour le téléchargement des notices bibliographiques est inscrit dans les priorités de Louise Pelletier. Il sera mis dans la chaîne de travail lorsque l’exportation de nos notices chez OCLC, AGCanada et Amicus aura été finalisée.
Ø Validation des 100/240
La validation des titres uniformes par la conjonction des champs 100 et 240 est une fonctionnalité présente dans la version Unicorn 2003. Elle sera testée et mise en application en février ou mars prochain, suite à une formation sur les Index qui sera donnée par SIRSI à la mi février.
Ø Désuétude du RVM
La désuétude du RVM dans Unicorn est un problème important de la Section du catalogage. En effet, aucun versement n’a été effectué depuis juillet 2003. Il serait théoriquement possible de verser une version à jour du RVM, mais l’absence d’un rapport de Modification globale des autorités nous empêcherait de faire la mise à jour de toutes les vedettes provisoires créées à partir des vedettes RVM. Un appel de service sera envoyé à SIRSI à ce sujet.
Ø Impossibilité de détruire des exemplaires et des notices dans le cas de documents reliés à une commande
La situation est connue de SIRSI et plusieurs rappels ont été faits. Nous sommes toujours dans l’attente.
Ø Sélection du tri automatique par titre
Il est possible de configurer la sélection du tri automatique par titre sur les postes de travail dans les propriétés de la recherche. Cependant, cette configuration doit être faite poste par poste par Marcel.
5. Mention d’accès réservé en 856
Concernant les mentions d’accès réservé pour les documents de la collection Lectures notes, on s’entend pour ajouter sur la notice de ces documents une note 506 libellée de la façon suivante : Accès à la version électronique réservé aux membres des établissements autorisés. Marcel vérifiera cependant avec Martine Lemieux sur l’affichage des mentions apparaissant en |3 et |z dans la zone 856 pour les notices de monographies et de périodiques.
7. Groupe de travail sur l’utilisation de vedettes libres ou semi contrôlées
La première réunion de ce groupe de travail a été tenue le 12 janvier dernier. Le procès verbal apparaîtra prochainement à l’Intranet de la Bibliothèque.
9. Utilisation de RCAA2/Web
Notre abonnement à RCAA2 Web est maintenant effectif.
Marielle Roy a été affectée pour une période de trois semaines en assistance au Bureau d’aide à la recherche de la BSHS. Elle sera remplacée pendant cette période par Marie-Claude Proulx.
Nous soulignons le retour de Doris Simard qui nous revient d’un congé en traitement différé de six mois et remercions Marie-Claude Proulx pour l’excellent travail qu’elle a fait pendant cette période.
Comme il a été dit un peu plus haut, l’équipe de Sciences sociales entreprendra le travail de reclassification de la collection de droit français. Cependant, ce travail qui s’étalera sur les prochaines années sera fait en fonction des disponibilités de l’équipe. Parallèlement, l’équipe de Sciences sociales continuera à porter assistance dans le traitement des documents de l’équipe des Sciences et théologie.
26 nouvelles thèses électroniques de l’Université ont été versées dans Ariane grâce aux tables de conversion établies par Rida Benjelloun. Les thèses électroniques seront maintenant versées mensuellement et traitées en priorité dans les équipes. Marcel rappelle qu’il est important de traiter en priorité les thèses de l’Université, qu’elles soient sur support papier ou électronique, puisqu’elles représentent la production première de l’Université.
Suzanne nous mentionne que des thèses sont produites dans de nouveaux programmes bidisciplinaires (bioinformatique, biophotonique, génie des procédés, biogéoscience) ce qui amènera la création de nouvelles matrices de thèses ayant des cotes spécifiques.
Suite au changement des adresses des documents électroniques de SourceOCDE, Marcel a identifié une nouvelle liste de l’ensemble des documents électroniques de l’OCDE auxquels nous avons accès. La recherche bibliographique de cette liste a permis d’identifier environ 450 documents électroniques dont nous avions déjà les notices papier. Ces notices seront converties en notices de documents électroniques et intégrées dans la chaîne de traitement. Nous utiliserons pour les documents de l’OCDE les types de documents Source OCDE mono pour les monographies et Source OCDE pes pour les publications en série. Ceci nous permettra d’identifier plus facilement les ensembles concernés. De plus, nous utiliserons, comme nous l’avons fait pour les ensembles de périodiques électroniques les chiffres 2 et 3, où 2 représentant les documents repêchés dans des banques de données, et 3 les documents papier de la bibliothèque convertis en notices électroniques. Les monographies non trouvées au catalogue seront recherchées dans le catalogue de HEC et versées dans Ariane. Par la suite nous nous attarderons à identifier les publications en série qui auraient pu nous échapper grâce aux listes présentes sur Source OCDE.
Le rechargement des autorités de la fin septembre a créé beaucoup de problèmes au niveau de la validation des autorités des notices bibliographiques. Comme c’est la qualité du catalogue qui est en jeu, Marcel a déjà fait circuler des listes de corrections ou modifications qui doivent être apportées au niveau des vedettes de type 1XX et 7XX. Par la suite, des rapports seront produits mensuellement afin d’identifier les notices bibliographiques comportant des erreurs au niveau de la validation de ces champs. Les chefs d’équipes se questionnent sur les versements qui seront fait pour alimenter OCLC, AGCanada et Amicus. On se questionne sur la possibilité d’éviter de télécharger les notices ayant des problèmes de contrôle d’autorité en ne les versant que lorsque les corrections seront faites.
Marcel contactera Louiselle pour que les procès verbaux de nos réunions respectent le gabarit établi pour les procès verbaux des autres comités de la Bibliothèque en ajoutant l’ordre du jour.
Véronique Paré nous a informé que plusieurs documents seront commandés suite à des suggestions de professeurs à partir de listes fournies par la Librairie Zone. Ces documents peuvent appartenir à différentes localisations d'appartenances de la BSHS et il n'est pas toujours facile de déterminer la destination finale de ces documents avec l'information fournie au moment de la commande puisqu'ils sont tous commandés sur le poste budgétaire ISH. Dans la majorité des cas la localisation d'appartenance sera la bonne puisque Marcel a repassé la liste pour indiquer à quelle localisation ils devraient appartenir. Tous les documents dans le secteur de l’architecture et des arts visuels seront localisés à la BSHS et s’il y a lieu un deuxième exemplaire sera commandé pour Gabrielle Roy et l’École d’architecture. Les documents qui demandent une tâche d’analyse seront placés sur une tablette identifiée spécifiquement par ce fonds et traités par Michel Plante.
Le champ 550 apparaît occasionnellement dans certains dossiers dérivés pour signaler un organisme qui publie en collaboration avec l’éditeur mentionné dans l’adresse bibliographique (260). Il est également utilisé dans le cas des ressources intégratrices pour identifier des relations de publications complexes qu’on ne peut coder facilement en 260. Les équipes traitant les monographies utilisaient jusqu’à maintenant le champ 500 pour consigner ces informations relatives aux organismes de publications. À partir de maintenant nous nous entendons pour consigner ces informations dans le champ 550, qui était d’ailleurs utilisé déjà à cette fin pour le traitement des PES. Un rappel (710) au nom de cet organisme sera également fait.
Suzanne mentionne le fait que l’interrogation de titres contenant des mots pouvant être confondus avec des opérateurs booléens peut causer parfois certaines difficultés, comme dans le cas du titre suivant : NEAR-infrared spectroscopy in agriculture. Si ce titre est interrogé sans l’utilisation du tiret, le système répond « Erreur dans la recherche near « near ». Dans ce cas ci le système interprète NEAR comme étant un opérateur booléen de proximité, et recherche alors l’autre terme de recherche. Le titre suivant : Le poisson d’or fait également partie de ces cas. Aucune intervention ne peut remédier à ce problème. Mentionnons que ces titres sont néanmoins repérables en consultation.
On signale à Marcel qu’il serait important que la liste des localisations d’appartenance soit non seulement transmise à l’équipe du traitement mais également aux deux bureaux d’aide à la recherche, soit BSHS et BS. Bien que cette liste soit disponible sur l’Intranet, Marcel la fera parvenir à chaque révision aux bureaux d’aide à la recherche. Elle sera cependant révisée prochainement avant cet envoi afin que sa consultation soit plus facile.
Marcel fait un retour sur
la formation au RVM donnée par Pierre Gascon et qu’ont suivie
plusieurs chefs d’équipes et quelques personnes de la section. On
s’entend pour dire que cette formation très bien montée
serait profitable après adaptation à l’ensemble du personnel
de la Section. On se questionne également sur le fait qu’aucun
professionnel de la Bibliothèque n’ait semblé manifester
d’intérêt pour cette initiative. Marcel s’informera
auprès de Jo-Anne Bélair sur la possibilité
d’inscrire une autre formation pour le personnel de la Section du
catalogage, et consultera les conseillers pour voir si une autre formation
inscrite à un autre moment dans l’agenda universitaire pourrait
être organisée à leur
intention.
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Rédaction du compte rendu:
Marcel Plourde, 23/03/2005 |