Pv 4e no 94

Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers

Compte rendu de la réunion du 9 mars 2004

1. Adoption de l’ordre du jour

L’ordre du jour est adopté avec l’ajout des points suivants :

18. ClassWeb et tables de classification papier

19. Documents envoyés dans les équipes sans information

2. Adoption du procès verbal de la dernière réunion

Le procès verbal est adopté avec de légères modifications.

3. Suites de la dernière réunion

3.6. Réaménagement physique de la section du catalogage

La rencontre a eu lieu le 11 février. Deux plans de réaménagement seront déposés en mars. Le premier prévoyant ce que nous pouvons faire avec les moyens dont nous disposons cette année, le deuxième plan prévoira des développements pour les prochaines années.

3.7. Problématique des thèses électroniques

Sera abordé au point 15 de la réunion.

3.9. Disposition des bons de commandes dans les volumes

Suite à notre demande, les bons de commande et les dossiers bibliographiques sont mieux pliés et de ce fait, plus facilement identifiables.

4. Informations provenant des équipes

4.1. Publications en série

L'équipe des PES a recommencé à porter assistance à la Section des acquisitions. Il s'agit ici de créer des notices de contrôle pour 600 titres de la BSHS et environ 1400 titres localisés à la BS et à l'École d'architecture. De plus 550 titres électroniques ont été ajoutés de Blackwell, environ une centaine de ScienceDirect, 60 de Oxford University Press, tout près de 500 de DOAJ, et plusieurs milliers de titres d'un nouvel abonnement EBSCO seront ajoutés dans les prochaines semaines.

4.2. Arts et musique

Rien de particulier à signaler.

4.3. Sciences et théologie

Rien de particulier à signaler.

4.4. Sciences sociales

Le travail de traitement de la Collection des classiques en sciences sociales est complété. Marielle Roy a accepté le poste de Réjean Gosselin et occupé jusqu'à maintenant par Daniel Beaudoin. Elle a commencé le 8 mars. Bien que faisant partie de l'équipe des Sciences sociales, elle assistera pendant les prochaines semaines l'équipe de Sciences et théologie.

5. Les documents masqués en fonction des localisations d’appatenance

Plusieurs documents localisés dans les bureaux ont été masqués automatiquement lors du transfert de MultiLIS à Unicorn, tels ceux localisés au Bureau d'aide à la recherche et au catalogage. Marcel avait commencé à démasquer ces documents pour les documents du Bureau d'aide à la recherche mais le masque s'est remis automatiquement. Marcel va s'informer pour voir de quelle façon on peut démasquer ces titres.

6. État de la situation pour les autorités

Lors du transfert des autorités, un fichier d'environ 500 notices en erreur n'avait pu être versé suite à différentes irrégularités. Yvon a réussi à rapatrier ce fichier, à corriger les erreurs et à les charger. Ceci devrait répondre à plusieurs questions soulevées entre autre dans le cas des autorités en musique.

Yvon a terminé complètement le transfert des autorités provisoires de MultiLIS à Unicorn sauf la partie résiduelle créée depuis le mois de juillet. Ces dernières seront transférées dans la semaine du 15 mars, date à partir de laquelle on ne créera plus d'autorités singulières dans MultiLIS, peu importe le format. Un courriel sera envoyé aux catalogueurs et aux conseillers pour les aviser de ce changement. Il comportera la nouvelle procédure à utiliser.

7. Autorités d’auteurs utilisées en sujet

Toutes les autorités de type 600, 610, 611 et 630 doivent être créées ou importées dans un premier temps dans le fichier LCNAME qui est notre fichier de base pour ce type d'autorités, même si certaines ne seront peut-être jamais utilisées dans la partie Auteur de notre catalogue. C'est la même procédure que nous utilisions dans Multilis et elle respecte les normes du MARC 21 et de la LC. On créera pour les vedettes utilisées en sujet des vedettes provisoires qui seront versées dans la partie RVM. Lorsque jugé particulièrement important, on créera les renvois nécessaires ou on copiera directement cette autorité de LCNAME à RVM grâce à la procédure que Jean Noreau a établie.

8. Problèmes de validation de certaines autorités

Plusieurs vedettes de type 1XX ne comportant pas d'apostrophes refusaient de se valider bien que leurs formes soient identiques à celle de l'autorité concernée. Après de multiples vérifications, Liliane Caron a découvert que toutes ces autorités étaient affectées d'erreurs de codage dans les zones fixes, et qu'en rétablissant le codage exact la validation s'effectuait sans problème. Marcel a donc envoyé aux catalogueurs un exemple des codages adéquats pour les types de vedettes en question. Ils sont présentés en Annexe de ce procès verbal.

9. Nouvelles étiquettes de cotes

Jean nous rappelle que les nouvelles étiquettes de cotes produites ont une limite de 40 caractères, avec un maximum de 10 caractères par ligne. Cependant le nombre de lignes n'est plus limité comme avant, puisque le programme peut répartir sur deux cotes les informations nécessaires lorsqu'on dépasse l'information contenue sur une étiquette.

10. Cotes trop longues à la didacthèque

Dans le cas de cotes trop longues utilisées par la Didacthèque, il peut être nécessaire d'abréger dans certains cas l'information pour entrer dans les limites du nombre de caractères utilisables (40 caractères en tout). Ainsi, le mot Cycle est abrégé par C., comme dans 1erCycle, qui deviendra 1erC. Il est toujours bon de consulter notre notice dans ArianeWeb pour vérifier l'affichage de ces longues cotes. Si nous avions déjà envoyé à la Didacthèque des documents pour un ensemble et que la cote s'affichait bien et qu'avec l'ajout de documents la cote est plus longue et se prolonge mal, on abrègera seulement nos cotes problématiques, sans reprendre les cotes sur les rayons et ce même si à l'affichage les cotes abrégées apparaissent avant le reste de la séquence.

11. Plans stratégiques

Suite à une consultation menée auprès de d'autres bibliothèques de la Crepuq, on conclut que, de façon générale, les plans stratégiques doivent être traités en PES et confiés à cette équipe. Les plans stratégiques publiés aux 5 ans sont catalogués par les monographies, car ils suivent la règle des plans quinquennaux.

12. Commande permanente pour les PUF

La Bibliothèque prendra une commande permanente globale pour les documents des Presses universitaires de France. Cette commande continuera cependant d'être ventilée par codes budgétaires ce qui ne devrait pas causer de problèmes d'acheminement pour le traitement.

13. Analyse des documents demandés en urgence

Les volumes demandés en urgence et n'ayant pas de cote et/ou de vedettes-matière pourront être remis à Denise Lebel, Michel Plante ou Robert Blanchet plutôt qu'aux conseillers qui les ont commandés.

Règle générale, les volumes en sciences pourront être remis à Denise Lebel; ceux en sciences sociales* et sciences de l'éducation à Robert Blanchet; ceux en sciences humaines* et tous les autres* à Michel Plante.

Exception: les conseillères et conseillers suivants ont manifesté le désir de continuer à traiter eux-mêmes ces documents:

Suzanne Brouillard (HMU),

Louise Ranger,

Madeleine Robin (HAA, HAL, HGR, VAC, VAR),

Nicole Genest (HCO, HSD, sauf pour les volumes en Histoire (HHI) qui seront remis à Michel Plante),

Francine Rousseau (HCN, HEE, HEF, HET)

Denis Le May (HDR)

Jacques Robidas : Psychologie (HPS), Théologie (HTH), Philosophie (HPH)

*Science sociales: Sociologie (HSJ); condition féminine (GFM); gérontologie (BSG); service social (HSL); sciences de l'administration (HSA); économie (HSB); relations industrielles (HRI); science politique (HSN); relations internationales (GEI, VEI).

*Sciences humaines: Histoire (HHI); géographie (HGE); aménagement du territoire;

cartothèque (HCA); éducation physique (HEP);bioéthique (VBE); linguistique (HLI).

*Tous les autres: Publications officielles; BBI; BBI-PUL;BRB; BVI; CBC; GPG; GRH; GHU; GVI; ISH; VUN; etc.

14. Thèses électroniques

Les descriptions bibliographiques des thèses électroniques disponibles sur le site de la Faculté des études supérieures ont été chargées dans Ariane et la liste en a été remise à Jean Noreau qui verra en premier lieu à faire traiter ces thèses en priorité. Lorsque les thèses en sciences auront été traitées, la liste sera transmise aux autres chefs d'équipe qui feront traiter les thèses dans leurs domaines respectifs. Une fois l'analyse complétée par les conseillers, il faudra en avertir Rida Benjelloun pour qu'il puisse récupérer les vedettes pour les charger dans les descriptions des thèses sur le site de la FES. Il faudra de plus identifier les éléments que nous désirons voir corrigés ou ajoutés dans le programme de conversion.

15. Numérotation des Que sais-je ?

Une différence dans la numérotation des Que sais-je rendait la consultation de ces documents difficile lorsqu'on faisait afficher la liste des documents appartenant à cette collection. Pour remédier à cette situation, la numérotation a été harmonisée pour l'ensemble des documents appartenant à cette collection afin de supprimer dans les 440, 490, et 830 la mention no précédant la numérotation. La notice d'autorité de la collection a été modifiée en conséquence. Comme il existe une notice d'autorité, nous rappelons que la mention de collection pour les Que sais-je doit être saisie en 440 puisqu'elle se valide.

16. Erreurs dans les notices bibliographiques

Marcel rappelle qu'il est important de remplacer les $ par des | lorsque l'on copie/colle des vedettes de MultiLIS à Unicorn. Ceci crée non seulement des anomalies à l'affichage, mais également des problèmes lorsque nous exportons nos notices dans OCLC ou dans AMICUS.

17. Cataloger’s desktop

Ce produit de la LC est maintenant disponible sur le Web depuis le 1er mars jusqu'à la fin avril en version test. Il comprend dès maintenant le MARC21, les LCRI, CONSER, Map Cataloging Manual, Music Cataloging Decisions, the Subject Cataloging Manual et comprendra lors de son lancement officiel les RCAA2. Robert formera les chefs d'équipe à son utilisation afin d'évaluer la possibilité de prendre un abonnement à ce produit.

18. ClassWeb et Tables LC papier

Afin d'évaluer l'utilisation des tables papier de la LC comparativement à l'utilisation de ClassWeb, Marcel enverra un courriel aux catalogueurs et aux conseillers à la documentation. Par la suite, une décision sera prise concernant nos achats des tables papier.

19. Documents envoyés dans les équipes sans information

Certains documents problématiques sont envoyés dans les équipes, particulièrement dans l'équipe de PES, sans que l'information nécessaire à son traitement soit clairement définie et sans que l'expéditeur soit facilement identifiable. Marcel enverra à Suzanne Villeneuve et à Véronique Paré un courriel demandant à leur personnel respectif de bien vouloir identifier et initialiser les documents problématiques envoyés au catalogage, de façon à minimiser la perte de temps causée par la recherche de l'émetteur de la demande.

Annexe 1
Codage adéquat des zones fixes des autorités de type 1XX

Autorités 100

Autorités 110

Autorités 111