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Pv 4e no 92
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Pv 4e no 92
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Compte rendu de la réunion du 18 décembre 2003
L'ordre du jour est
adopté avec l'ajout des points suivants:
16. Périodiques sur
cédéroms
17. Volumes ajoutés par la Section des
acquisitions
18. Formation à la recherche
Le procès verbal est adopté avec de légères modifications.
3.4 Traitement des ressources intégratrices
La réunion à ce sujet a été reportée à janvier prochain.
3.6 Politique de traitement des manuels scolaires
En janvier prochain, Denise Bonnelly créera sur l'Intranet un accès aux archives de nos anciennes politiques de traitement et tentera de récupérer celles qui ont été retirées des archives jusqu'à maintenant.
3.13 État de la charge de travail au catalogage
Le chiffrier Excel qui permettra de suivre mois après mois la charge de travail au catalogage est fonctionnel.
3.15 Notices masquées et notices éliminées
Marcel a rencontré Yvon à ce sujet. Dans un avenir prochain Yvon retirera du catalogue toutes les notices éliminées puisque l'information a déjà été transmise à AGCanada et à Amicus. Dans le futur on continuera à utiliser le 901 X pour indiquer quelles sont les notices éliminées, et un développement sera demandé à SIRSI pour mieux identifier les notices masquées. Cette procédure devra être également étendue à toutes les notices de monographies éliminées, qui seront masquées et dotées d'un 901 X, de façon à être en mesure de les récupérer pour transfert et éliminations ultérieures. Il ne faut pas oublier de supprimer les exemplaires mais il est impératif de laisser au moins une cote dans la notice.
13. Recherches supplémentaires versées uniquement dans Unicorn
Marcel a rencontré Suzanne Villeneuve à ce sujet et celle-ci ne voit aucun problème à ce que les recherches supplémentaires soient versées à la fois dans Unicorn et dans Multilis. Après entente avec Roseline Baron, il faut inscrire MultiLIS sur les formules BI-75.
A cause des coûts importants engendrés par l'ajout de serrures magnétiques aux portes du catalogage et des acquisitions, ce projet est reporté à la prochaine année financière.
Environ 600 titres de périodiques sont accessibles en accès libre dans Direct Access Online Journal, dont 425 nouveaux titres électroniques. Une fois les recherches effectuées, Yvon procédera au chargement et à la modification des notices qui seront intégrées à la chaîne de travail de l'équipe des PES.
Le contrat d'utilisation de MultiLIS a été prolongé jusqu'au mois de juin. A ce moment une évaluation de la situation sera effectuée et une nouvelle prolongation sera éventuellement demandée.
La compagnie Cascades a consenti un don de 200,000 $ à la Bibliothèque. Les documents acquis grâce à cette somme seront identifiés par des ex-libris spécifiques. Le choix des documents sera fait par la Section des acquisitions et l'ajout des ex-libris par l'équipe de la préparation matérielle. Les documents sélectionnés seront clairement identifiés sur les bons de réception avant d'être envoyés au catalogage. Les techniciens du traitement indiqueront en catégorie 2 de l'écran exemplaire la mention Cascades, ce qui permettra de les repérer pour en faire le décompte.
Andrée Desbiens s'est joint à l'équipe de PES le 1er décembre. L'équipe des PES a eu une journée de formation avec une représentante de SIRSI sur les PES et Annie a eu une journée supplémentaire sur les acquisitions. Cette formation très appréciée a permis de répondre à plusieurs questions. Annie rencontrera les chefs d'équipe pour les informer des éléments les plus importants.
Le traitement rétrospectif de la collection de vidéos a été entrepris grâce à l'arrivée de Diane Clément.
Guylaine Boudreault a rejoint la Section des acquisitions le 24 novembre.
Le traitement des documents électroniques de la Collection des classiques des sciences sociales a été intégré à la chaîne de travail.
Un réaménagement physique est envisagé pour les sections des opérations techniques, du catalogage, et du RVM. Ce réaménagement vise à mettre aux normes les espaces de travail, à prévoir une organisation plus fonctionnelle, et à améliorer l'aspect visuel des locaux. Une consultante sera rencontrée par le Comité de gestion en janvier afin d'établir les paramètres de ce réaménagement. Par la suite, les chefs d'équipes seront invités à consulter leurs équipiers pour recueillir les suggestions et commentaires.
Marcel souligne son appréciation du travail considérable qui est effectué par les chefs d'équipes dans des circonstances rendues parfois difficiles par les transitions au nouveau système. Il mentionne également l'importance fondamentale de leur position dans l'échange d'information. Les chefs d'équipes en profitent de leur côté pour souligner l'appui constant qu'ils reçoivent des membres de leurs équipes respectives.
Une cinquantaine de thèses électroniques sont déjà disponibles sur le site Dépôt et diffusion sur support électronique des mémoires et des thèses. Il était prévu à l'origine que la description de ces thèses disponible en métadonnées soit convertie en format bibliographique Marc21 et versée dans Ariane pour que le traitement y soit complété. Marcel vérifiera à quel stade est rendu ce projet.
Nous avons reçu une demande de la Section de la préparation matérielle pour uniformiser l'utilisation de l'abréviation cédérom dans la cote lorsque nous dépassons le nombre de caractères permis par Unicorn fixé à 40 caractères. Nous utiliserons donc la mention CD dans tous les cas, qu'il s'agisse de cédéroms ou de disques compacts lorsqu'il est nécessaire d'abréger le terme.
Le type de classification choisi dans l'écran cotes/exemplaires a une importance fondamentale dans l'ordre qui est attribué aux cotes, tant dans Workflows que dans iLink puisque c'est lui qui permet le bon ordre des exemplaires à l'affichage. Il est nécessaire que le type de classification corresponde à la cote donnée (LC ou Dewey, etc) pour que les exemplaires se rangent dans le bon ordre. Il faudra donc vérifier cette information et faire les corrections nécessaires pour les documents que nous traitons.
Plusieurs rapports
provenant de commissions ou comités d'enquêtes, d'études,
etc. sont non seulement connus sous leur titre propre, mais également
sous le nom du président de la commission ou du comité (Rapport
Parent, etc). Il est nécessaire dans ces cas de faire une entrée
secondaire à tout titre sous lequel le document peut être connu.
Dans ces cas particuliers, on utilisera la zone 246 du MARC21 de la façon
suivante, et l'on ne rédigera pas de note 500 puisque le |i
générera l'affichage approprié :
246 1 |iConnu
également sous le titre:|aCOMPENDEX
246 1 |iConnu également sous le titre:|aRapport Brundtland
Les employés de réserves créent parfois des notices brèves pour les documents personnels de professeurs versés à la réserve lorsqu'ils ne sont pas disponibles au catalogue. Ces documents sont habituellement commandés par la suite, et dans certains cas, des notices en double sont créées au niveau de la recherche bibliographique ou des acquisitions. Il faut être vigilant et transférer à ce moment les exemplaires des documents de la réserve sur les notices complètes de catalogage.
On souligne le fait que tous les numéros de la Revue RND sont traités séparément,en plus du titre de la revue qui est traité globalement, bien qu'ils soient tous disponibles en plein texte dans Repère. Marcel vérifiera auprès de Chantal St-Louis s'il est vraiment indispensable de faire ce double traitement.
Les collections de la
littérature de jeunesse classifiées avec une cote collection
seront dorénavant automatisées et leurs cotes Dewey inscrites dans
la zone 082. Avec Unicorn, les autorités sont regroupées dans le
même fichier. Si ces collections sont aussi utilisées dans la
banque habituelle et qu'un 053 en précise l'usage (Cote sujet ou cote
LC), nous ajouterons à la suite du 082 (Litt. de jeunesse), afin que
cette distinction soit plus visible.
No. de contrôle :001 01-0490430
Dernière transac. :005 20030606093906.0
No de contrôle
LC :010 n 42015560 Numéro de système :035 (OCoLC)oca00014710
Numéro de système :035 rgi|znr|zsch
Source du catal.
:040 DLC|cDLC|dOCl
Indice LC :053 4 (COTE SUJET)
Cote Dewey :082 04 840 L697 A1 L788 (Litt. de jeunesse)
Titre uniforme :130 0 Livre de poche
Voir titre unif. :430 3 Le Livre de
poche
Avec l'intégration de la banque de littérature de jeunesse dans la grande banque, il y a de nombreuses collections avec des articles que nous automatisons, puisqu'elles ont une cote collection.
Nous avions l'habitude avec Multilis de supprimer l'article et de ne pas utiliser le nombre de caractères (sauf le 0) à ignorer en 2e position d'une collection rappelée en vedette secondaire (440) et ce même si le format Marc nous le permettait. Cette façon de faire simplifiait la pratique et rendait l'utilisation du 440 et du 490 uniforme.
Nous continuerons donc avec Unicorn cette même pratique, d'autant plus qu'en suggérant une collection à partir d'une notice bibliographique, malgré que notre 440 soit indiqué avec article et caractères à ignorer, le système repère avec le gadget " autorité " les autorités commençant par les articles et lorsqu'on suggère une notice d'autorité, elle s'affiche sans article et remplace nos caractères par un 0 et nous devrions les modifier à chaque fois. On sait aussi qu'il n'est pas nécessaire de mettre trop d'énergie dans la création de collections.
Certains cédéroms publiés contiennent des versions complètes ou augmentées rétrospectives de titres de périodiques, comme c'est le cas pour National Geographic. Il est important que ces documents soient traités comme des PES et non comme des monographies afin qu'ils soient repérables lorsque les usagers font des recherches limitées à ce type de documents. Les RCAA 2 (12.0A1) ainsi que la LCRI 1.0 préconisent également de les traiter comme périodiques.
Il semble qu'il y ait certains problèmes pour des volumes ou des exemplaires ajoutés par la Section des acquisitions et que plusieurs documents nous soient retournés suite à des erreurs à ce sujet. Marcel vérifiera auprès de Véronique pour s'assurer que l'ensemble de son personnel a une compréhension commune de la façon d'ajouter des volumes ou des exemplaires pour les documents reçus et demandera que ces documents soient mieux identifiés puisqu'il est parfois difficile pour la préparation matérielle ou pour le catalogage d'identifier la source de l'erreur.
Une formation à
la recherche dans Workflows sera donnée par SIRSI le 6 janvier prochain
à laquelle Marcel participera.
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Rédaction du compte rendu:
Marcel Plourde, 26/01/2004 |