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Pv 4e no 90
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Pv 4e no 90
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Compte rendu de la réunion du 28 octobre 2003
L'ordre du jour est
adopté avec l'ajout des points suivants:
18.1 Information en
provenance des équipes
18.2 Résultat du temps
supplémentaire
18.3 Languettes de catalogage pour la
littérature de jeunesse
18.4 Pratiques à inscrire dans le
corpus documentaire commun
Le procès-verbal est adopté avec de légères modifications.
3. Méthode de transmission de l'information
Marcel a poursuivi la préparation amorcée au printemps d'un document synthèse regroupant les interprétations des règles de catalogage à la BUL, des décisions prises lors des réunions des chefs d'équipes, ainsi que des informations nécessaires au catalogage des documents. Il fera parvenir ce qui est déjà rédigé aux chefs d'équipes et à Robert afin que ceux-ci suggèrent ce qui pourrait être inclus au bénéfice de l'ensemble des équipes.
13.3 Système de classification Boggs & Lewis
Marcel avait commencé à évaluer la possibilité d'inscrire ce système de classification de cartes géographiques dans Unicorn. Il poursuivra l'opération dans les prochains jours.
Avant les dernières modifications à RCAA2, les ressources intégratrices (sites web et documents avec mises à jour) étaient traitées par les différentes équipes responsables du catalogage des monographies. L'inclusion de ces documents dans le Chapitre 12 nous amène à nous questionner sur cette pratique et sur la nécessité de rédiger une politique ainsi que des procédures sur le traitement de l'ensemble des ressources intégratrices. Comme les mises à jour commandées de RCAA2 n'ont pas été encore reçues, Marcel communiquera avec le RIBG pour s'en procurer une copie. Par la suite on rédigera une politique écrite à partir de ces mises à jour, des notes recueillies lors de la formation donnée par Gaston Fournier, et des divers documents pertinents recueillis par Robert Blanchet.
De nouvelles languettes de couleur lilas identifient maintenant les documents publiés aux PUL. Ces documents doivent être traités en priorité par les équipes responsables.
Sylvie a procédé à la révision de cette politique en fonction des changements apportés par la migration à Unicorn. Cette nouvelle version a été déposée sur l'Intranet. Toutes nos félicitations à Sylvie pour ce travail très important. Voici quels sont les principaux changements de la Politique des manuels scolaires depuis la dernière version sur l'Intranet.
Réorganisation de la table des matières et de ses sections, afin de rendre la consultation plus logique.
Codage et vocabulaire selon Unicorn.
Dans les zones fixes : nature du contenu, le code " f " pour manuels scolaires ne sera plus rempli, son utilisation n'avait pas été bien interprétée par le passé. Il s'agit d'un codage qui indique que le document est un guide (handbook) et non un manuel scolaire (textbook). (Point 1.6)
Abolition de la section concernant le contrôle des autorités. Elle s'appliquait à la Banque de Littérature de jeunesse et avec Unicorn les autorités logent toutes à la même enseigne. (Ancien point 2)
L'indication de l'année dans la cote est détaillée selon la réforme scolaire au primaire. (Point 2.6)
La note inscrite pour faire la correspondance avec le niveau scolaire québécois est légèrement modifiée. Nous inscrivions principalement: " Au Québec, cette documentation s'adresse aux étudiants de niveau primaire ou secondaire " On remplacera dorénavant le terme " étudiants " par " élèves " puisque c'est le terme exact utilisé par les vedettes-matière. Élèves = primaire et secondaire ; Étudiants = collégial et universitaire. (Point 2.9)
Le tableau de concordance entre le Québec et la Belgique ou la France ou la Suisse est maintenant en lien hypertexte. (Point 5)
Le traitement et relocalisation des manuels scolaires post-1964 localisés aux Livres rares est réaménagé vers la fin de cette politique au lieu d'être mentionné dans les notes générales. (Point 6)
La liste des cotes suggérées ou utilisées selon les disciplines a été réalignée et légèrement revue. (Point 7)
On continuera d'utiliser la précision Organisation entre parenthèses plutôt qu'Organisme dans la formulation des vedettes d'organismes, quand la situation le justifie, c'est-à-dire lorsque nous avons à traduire la précision (Organization) au bout d'un nom de collectivité, ou lorsqu'il faut préciser le sens du terme utilisé.
Les notices importées de notices TZT contiennent des champs 938 et 994 qui n'apportent aucune information importante pour nous. Ces champs seront supprimés dans les notices bibliographiques dérivées. De plus plusieurs notices comportent un champ 049 qui ne se positionne pas nécessairement dans l'ordre numérique des champs. Comme ce champ contient de l'information importante selon Yvon, on le laissera en place, mais sans se préoccuper de sa position dans la notice bibliographique. Il est donc inutile de le supprimer pour le recréer à sa position logique dans la notice. D'ailleurs, une version future Workflows devrait régler ce problème de désordre de présentation des différentes zones.
La Section du catalogage reçoit des microfiches qui sont des reproductions de thèses de l'Université Laval. L'exemplaire de ces microfiches est localisé sur la notice du document original. Dans ces cas particuliers on crée évidemment une nouvelle cote, distinguée de la cote du document principal par l'ajout d'un petit a à la fin du Cutter. Cependant on n'insère pas un |z avant l'indication du nombre de microfiches. Il faut prendre note que l'indicateur |z ne sert qu'à indiquer une mention de volumaison ou de tomaison spécifique à l'intérieur de la cote d'un document, ce qui n'est pas le cas ici.
Puisque le traitement des versions microfiches des thèses de l'Université est assimilé à l'ajout de volumes sur une notice déjà établie, on s'entend sur le fait que ce travail devrait être confié à Diane Bourque et ne plus relever de la Section du catalogage. Marcel rencontrera Suzanne Villeneuve pour la consulter sur ce point. Sylvie va rédiger une courte procédure pour indiquer la marche à suivre et les microfiches de thèses présentement entreposées dans les différentes équipes seront remises à Diane.
Lors de la réunion 49, il avait été décidé d'indiquer l'attribution d'un prix dans une note 500 avec l'année d'obtention du prix et de générer un 740 comme accès secondaire. Trois exceptions étaient prévues pour les Prix Nobel, Pulitzer, et Jules Fournier. Cette mention était ajoutée lorsqu'elle était facilement accessible. Même si on peut trouver facilement sur le Web l'ensemble des récipiendaires d'un prix spécifique, on ne modifiera pas de façon rétrospective les dossiers pour ajouter ces informations sur les notices bibliographiques à moins d'une demande spécifique d'un conseiller.
De plus, le champ Marc 586 permet théoriquement d'inscrire l'information désirée et de générer une constante d'impression : Prix décernés. Marcel fera les tests nécessaires pour évaluer son utilisation éventuelle à partir du titre C'est la faute au bonheur / Arlette Fortin, dont la notice a été modifiée en fonction du Marc 21. Diane Poirier a été consultée à ce sujet. Par la suite, en fonction des résultats des tests, on prendra une décision sur l'utilisation du champ 586.
Il est important de se rappeler que le fichier des autorités, malgré son importance, est avant tout un outil de travail à utilisation strictement interne. Il doit être élaboré et développé avec rigueur et qualité, mais son importance relative ne doit pas générer des actions ou des interventions inutiles ou n'apportant rien à la qualité de notre travail. Nous rappelons qu'il est totalement inutile et contreproductif de retourner systématiquement dans chaque autorité pour seulement ajouter nos initiales, spécialement lorsque les autorités sont importées directement de Validator. De plus, il est inutile et fortement déconseillé de retourner dans Validator ou dans toute autre source pour voir si l'autorité a été modifiée à moins qu'on n'ait de bonnes raisons de croire que c'est le cas. L'ajout des initiales est cependant prescrit lorsqu'une autorité est modifiée au niveau de sa structure, par la modification de la vedette ou par l'ajout de renvois. De plus, il n'est pas nécessaire d'ajouter vos initiales dans les notices provisoires créées à partir des notices bibliographiques puisqu'elles sont assimilables aux anciennes entrées singulières dans MultiLIS.
Il est important d'avoir une idée exacte de la charge de travail dans les différentes équipes de catalogage de façon à mieux planifier la répartition du travail. Les chefs d'équipes remettront donc à Marcel pour le début du mois de novembre une estimation précise des différents documents à cataloguer dans leurs équipes respectives en fonction des supports ou des types de documents (monographies imprimées et électroniques, périodiques, cartes, vidéos, partitions, disques, cassettes dvd, diapositives, etc). Par la suite, de façon mensuelle, on tiendra compte des documents entrant dans la section et des documents traités par les différentes équipes pour mettre à jour cet état. Marcel se servira des feuilles de statistiques remises à Louiselle par les catalogueurs.
Il devient important de réévaluer la pondération des statistiques puisqu'elle ne correspond pas à la réalité, certaines activités étant surévaluées alors que pour d'autres c'est le contraire. Marcel rencontrera individuellement les chefs d'équipes pour mettre sur pied cette opération.
Annie s'interroge sur le fait que certains documents disponibles au Bureaux des renseignements de la BNF ont été masqués alors qu'ils n'auraient pas dû l'être. On se questionne également sur la procédure à effectuer pour les documents éliminés qui étaient auparavant versés dans la banque Élimine. Marcel vérifiera avec Yvon sur l'utilisation du 901 (X), et sur les autres considérations relatives aux documents masqués.
La pratique prescrivant de créer des notes 670 où on indiquait Note 697 ne doit plus être suivie. A partir de maintenant la note 667 doit être utilisée pour consigner l'information pertinente. L'information présente dans ces notes 670 temporaires sera versée par Yvon dans des zones 667.
La zone 509 dans MultiLIS servait à inscrire les ISBN des documents non reçus reliés à une commande. Dans Unicorn ce champ n'a plus aucune utilité. Cependant, il n'est pas nécessaire de la détruire puisqu'elles seront détruites en bloc par Yvon.
L'équipe des publications en série a prêté main forte depuis le début d'octobre à l'équipe des acquisitions pour recréer les modèles de prévisions nécessaires à la réception des numéros de périodiques. Actuellement le travail est complété pour l'ensemble des titres de la BSHS. Un poste de catalogueur a été affiché à l'interne pour combler le poste de Suzanne Jean qui rejoindra l'équipe de Sciences et théologie dès le 3 novembre.
Une nouvelle employée, Diane Clément, entrera en fonction le 3 novembre comme surnuméraire pour une durée de 6 mois, principalement affectée au traitement des vidéos.
Une nouvelle employée, Dominique Dubé, est entrée en fonction le 14 octobre pour une durée d'un an en remplacement temporaire sur le poste de Nicole Rioux. Suzanne Jean intégrera l'équipe le 3 novembre.
Bernadette Bernard a quitté le service du catalogage pour occuper de nouvelles fonctions au Bureau de l'aide à la recherche. Deux nouvelles employées ont rejoint l'équipe, Brigitte Demers sur un poste permanent occupera le poste de Bernadette Bernard, et Marie- Claude Proulx comme surnuméraire pour une période de 6 mois.
Pendant le mois de septembre, 292 heures de temps supplémentaire ont été effectuées par les membres des différentes équipes et ont permis de traiter 1164 documents, c'est-à-dire environ 15% de l'ensemble du retard accumulé. Nous profitons de l'occasion pour remercier tous ceux et celles qui ont participé à cette corvée.
Marcel vérifiera auprès de Louiselle s'il est nécessaire de remplir des languettes de catalogage pour la littérature de jeunesse.
Sylvie remet à
Marcel plusieurs éléments d'informations qui devront être
inscrites dans la refonte que Marcel a commencé à
rédiger.
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Rédaction du compte rendu:
Marcel Plourde, 19/11/2003 |