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Pv 4e no 89
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Pv 4e no 89
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Compte rendu de la réunion du 23 septembre 2003
L’ordre du jour est
adopté avec l’ajout des points suivants :
13.1
Prêts des documents à l'analyse documentaire
13.2 Versement
des notices bibliographiques dans MultiLIS
13.3 Erreurs dans les notices
bibliographiques
13.4 Système de classification Boggs &
Lewis
13.5 ISSN dans le 022
13.6 Correction des notices
d'autorités dans MultiLIS
13.7 Politique de traitement des manuels
scolaires
13.8 Corrections à apporter aux notices
bibliographiques
Le procès-verbal est adopté avec de légères modifications.
2. Méthode de transmission de l'information
Même si une formation globale donnée par Marcel a permis de répondre à la majorité des questions que les catalogueurs se posent sur l'utilisation de Unicorn, le besoin d'un document synthèse regroupant l'ensemble des questions et réponses que les gens peuvent se poser demeure. De plus, ce document synthèse devrait regrouper l'ensemble des informations nécessaires au catalogage des documents. Marcel entreprendra la rédaction de ce document avec la collaboration des chefs d'équipes.
3. Création des notices d'autorités provisoires
Marcel a rédigé une politique sur la création des notices provisoires. Elle a été diffusée à l'ensemble des catalogueurs ainsi qu'aux conseillers à la documentation par l'intermédiaire de Denise Lebel et de Michel Plante. Ce document devra faire partie du document synthèse évoqué au point 2.
8. Inscription des exemplaires
La création des cotes et des exemplaires dans Unicorn suivra exactement ce qui a été prévu lors de la migration des données de Multilis, c'est-à-dire une cote unique par bibliothèque d'appartenance regroupant l'ensemble des exemplaires disponibles pour cette bibliothèque pour l'ensemble des localisations d'appartenance. La mention des exemplaires sur les pages de titres des documents suivra exactement ce qui est inscrit dans Unicorn, ainsi que les constantes qui sont prévues à l'impression des cotes. On inscrira donc les cotes de la façon suivante : C:2, C:3, etc.
15. Chaîne de travail
La chaîne de prêt prévue à la migration vers Unicorn est maintenue avec l'exception suivante : les documents dont le catalogage est terminé sont acheminés à la préparation matérielle sans qu'ils soient prêtés à ce dernier utilisateur. Il est cependant important que l'on n'oublie pas de prêter à l'usager Analyse les documents destinés aux conseillers et à l'usager Reliure les documents envoyés à la reliure.
Le temps supplémentaire effectué par plusieurs membres de l'équipe a permis d'éviter l'embourbement dans la section, mais tous s'entendent sur le fait qu'il ne peut s'agir d'une solution viable à long terme. La période de temps supplémentaire sera prolongée jusqu'à la fin de la période se terminant le 5 octobre.
Dans le but de remplacer le poste de Solange Cousin laissé vacant par son départ pour la Didacthèque, un affichage a été lancé à l'ensemble de la Bibliothèque. Un affichage a également été publié pour combler par un temporaire le poste de Nicole Rioux pendant son congé de maladie. De plus, nous avons fait la demande de deux surnuméraires pour une période de six mois. Il est évident que les candidats pressentis devront avoir une bonne connaissance non seulement des RCAA2, mais également du format MARC21.
Jean Noreau a accepté de remplacer Solange comme chef de l'équipe des sciences et nous l'en remercions. Sa contribution sera chaudement appréciée. Marcel enverra un courriel à la BSHS et à la BNF pour informer l'ensemble du personnel.
Jean apporte une précision concernant les vedettes utilisées pour les modèles de simulation utilisées entre autre en sciences et en éducation. Suite à un changement de codage (130 au lieu de 150) à la LC, les catalogueurs devront créer des autorités pour les modèles de simulation puisqu'ils seront codés comme des titres uniformes au lieu de vedettes-matière. Il faudra ajouter à notre liste de précisions le terme Modèle de simulation ainsi que son équivalent anglais Simulation Model. Marcel informera Denise Bonnelly pour faire inscrire les modifications sur la liste disponible sur l'Intranet.
Jean Noreau a procédé avec la collaboration de Sylvie Robichaud à la mise à jour du Canevas pour une notice bibliographique de monographie créé à l'origine par Nicole Rioux en fonction des modifications apportées par Unicorn. Jean la fera parvenir à chaque chef d'équipe. Des canevas semblables pourront être réalisés par Annie pour les notices de publications en série et par Jocelyne pour les supports qui la concernent. Ces documents seront par la suite intégrés dans le document réalisé par Marcel dans le document synthèse sur le catalogage.
Sylvie a procédé à la mise à jour de la politique de traitement des ressources électroniques et l'enverra à Denise Bonnelly pour modification sur l'Intranet de la Bibliothèque.
Marcel a remis à jour le tableau des localisations d'appartenance et des types de documents et le fera parvenir aux catalogueurs.
Le problème des cotes trop longues a été soulevé à quelques reprises lors du transfert à Unicorn puisque le champ utilisé dans Unicorn est plus limité en terme de caractères que ce qu'on retrouvait dans MultiLIS. Malheureusement, il n'y a aucune solution pour le moment, à part trouver des façons de raccourcir les indices de classification malgré les problèmes de classement que cela peut présenter. Marcel enverra un courriel à Yvon pour demander un développement à cet effet.
Tous les nouveaux documents traités par le catalogage et qui sont orientés sur les tablettes des conseillers sont désormais prêtés à l'Analyse documentaire. Il y aura lieu dans les prochaines semaines de repasser l'ensemble des documents qui sont présentement sur les tablettes pour les prêter à ce dernier utilisateur. Marcel établira la procédure à faire dans ce cas et répartira le travail à faire entre les équipes respectives.
À partir de maintenant, les nouvelles notices bibliographiques qui seront dérivées dans Unicorn par la Section de la recherche bibliographique seront également versées dans Multilis. Une opération de chargement rétrospectif sera effectuée sur les notices versées entre la migration dans Unicorn et maintenant. Ce double chargement permettra de bénéficier des avantages de MultiLIS en ce qui a trait à la traduction et à la validation des vedettes.
Marcel fait remarquer que plusieurs erreurs ont été détectées dans Unicorn relativement à l'utilisation du copier/coller de notices en provenance de MultiLIS particulièrement dans les vedettes-matière. Il faut prendre soin dans ces cas spécifiques de modifier les $ par le | et de surveiller les espacements qui risquent de se glisser dans les vedettes. Marcel enverra un courriel à l'ensemble des catalogueurs et aux conseillers pour les sensibiliser à ce problème.
Une demande a été faite par Nicole Turmel pour faire inscrire le système de classification Boggs and Lewis comme possibilité offerte dans l'écran cote/exemplaire. Marcel verra s'il peut ajouter lui-même ce choix.
On doit inscrire le numéro ISSN dans la zone 022 sur les notices bibliographiques des collections cataloguées séparément à une cote collection ou variée. Les liens avec les banques de données, ex.: Francis, MLA, LLBA vers Ariane se font par le 022. Suite à la réunion no 61, nous avions aboli cette pratique, mais c'était une erreur, nous aurions dû comprendre de ne pas l'ajouter sur chacune des notices bibliographiques des documents catalogués séparément dans un 022 mais seulement dans le |x du 440 ou 490. Dorénavant, nous ajouterons ce 022 dans la notice bibliographique de la notice collection.
Plusieurs questions ont été posées sur le travail éventuellement à faire sur les notices singulières Ariane converties en autorités provisoires lorsque des modifications doivent être faites sur les notices correspondantes dans Unicorn. Yvon conseille tout simplement de faire disparaître dans la notice provisoire de Multilis la mention Ariane qui apparaît dans le champ 670. De cette façon elles ne seront plus repérables pour lui, et ne pourront donc être rechargées dans Unicorn, et ne risqueront donc pas d'écraser des notices d'autorités modifiées ou améliorées.
Sylvie révisera pour la prochaine réunion la politique pour le traitement des manuels scolaires. Elle sera revue et adoptée à cette occasion.
Dans le cas d'une tomaison complexe comportant plus d'un élément, l'indication |z est insérée au début de la mention de tomaison, même si deux éléments ou plus la composent. Il n'y a donc qu'un |z par cote, et celui-ci n'est pas répétable. À titre d'exemple :
M 242 B415 op.45 L812|z1 basson et non M 242 B415 op.45 L812|z1|z1 basson
Vous remarquerez de plus en plus les nouvelles notices dérivées directement dans Unicorn par la Section de la recherche bibliographique. Auparavant, dans Multilis, plusieurs corrections étaient faites directement lors du chargement des notices. Ces corrections ne sont plus faites lorsque les notices sont versées dans Unicorn. Il faut donc prendre soin de vérifier et de corriger au besoin les champs suivants:
040: Ajouter ou modifier dans le 040, en $c ou $d, notre sigle de localisation (vous reférer à la note sur le champ 040 préparée par Annie)
099: N'est plus inscrit avec un point... vous devez l'ajouter
5XX: Important de franciser les notes migrées, telle que la note
504.
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Rédaction du compte rendu:
Marcel Plourde, 28/10/2003 |