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Pv 4e no 88
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Pv 4e no 88
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Compte rendu de la réunion du 17 et 21 juillet 2003
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ORDRE DU JOUR, TEL QU'ADOPTÉ
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présents: Robert Blanchet Jocelyne Campagna Solange Courin Annie D'Anjou Marcel Plourde Sylvie Robichaud invités: Danielle Vaillancourt Jean Noreau |
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L’ordre du jour est adopté sans modification.
On s'entend que la façon actuelle de transmettre les questions et réponses, par courriel adressé à Marcel et copies conformes à Catalogage est trop lourde. Dorénavant, toutes les questions seront adressées uniquement à Marcel qui verra à trouver les réponses adéquates après consultation s'il y a lieu. Les réponses seront adressées par la suite à Catalogage. Marcel fera une synthèse des questions reçues jusqu'à maintenant ainsi que des réponses trouvées.
On officialise la politique de création des notices provisoires dans Unicorn pour les 1XX, et pour les 4XX en fonction de la politique locale de traitement des collections. On continuera pendant une période indéterminée à créer des autorités singulières dans MultiLIS pour les 6XX qu'Yvon pourra aller récupérer et transformer en autorités provisoires dans Unicorn. Une procédure sera écrite par Marcel et envoyée aux membres de l'équipe après consultation avec les chefs d'équipe.
Danielle Vaillancourt vérifiera les zones fixes des autorités provisoires pour voir si elles sont conformes. Dans le cas des autorités importées de Validator, la mention Name Auth. ne sera pas transcrite automatiquement dans la zone 670. Il n'est cependant pas nécessaire d'inscrire la source Name Auth en 670 car le numéro de la notice d'autorité de la LC est inscrit dans la zone 010 et que notre propre notice d'autorité portera ce numéro. On se contentera d'inscrire les initiales en zone 099. On suivra la même procédure pour les autorités extraites de Amicus.
Il est dorénavant inutile d'ajouter cette mention dans les notices d'autorités que l'on dérive ou que l'on modifie ou qu'on crée en original. (en somme, tout le temps...)
Tous les éléments d'information qu'on avait prévu inscrire originalement en Catégorie 1 et 2 seront dorénavant inscrits dans le champ 349. Cependant, on n'utilisera plus les catégories PES et Ressources internet puisqu'elles sont repérables autrement dans Unicorn en interrogeant par Titre de périodique pour les PES, et en choisissant Bibliothèque virtuelle pour tous les documents électroniques. Marcel verra avec Yvon s'il est possible de faire disparaître de l'écran cote/exemplaire les mentions des Catégories 1 et 2.
Voici de quelle façon nous agirons dorénavant pour les
documents qui sont publiés également en version
électronique et traité sur une seule notice, pour lesquels nous
avons un ou plusieurs URL en 856, et que nous codions dans le type de document
Ressources électroniques. Dorénavant, nous ajouterons une nouvelle
cote pour ces documents dans l'onglet cote/exemplaire, libellé de la
façon suivante :
Cote : Internet
Système de
classification : Asis
Bibliothèque : Bibliothèque
virtuelle
Type : Ressource électronique
Localisation
d'appartenance : Bibliothèque virtuelle
No de document : Code barre
invisible
Yvon fera une extraction des monographies traitées avec un 856 dans MultiLIS, en excluant toutes les notices qui n'offrent pas des versions intégrales électroniques des documents, et créera si possible des exemplaires correspondants en fonction des paramètres établis plus haut.
On continue d'inscrire sur les languettes de catalogage les numéros de contrôle des documents traités. Il peut s'agir dans le cas des documents dérivés d'Ariane des numéros 01-xxxxxx (il est important d'inscrire le numéro au complet avec tous les zéros) ou des nouveaux numéros de contrôle de Unicorn axxxxxxx (notices originales), ixxxxxxxxxx (i suivi du numéro ISBN), sxxxxxxxx (s suivi du numéro ISSN).
Tous les documents en un seul exemplaire seront traités et pourront être envoyés directement à la préparation matérielle. Pour ce qui est des documents en 2 exemplaires et plus, les exemplaires supplémentaires seront conservés aux bureaux des techniciens tant qu'une décision n'aura pas été prise concernant l'inscription de la mention d'exemplaire sur la page de titre. Une consultation a été entreprise auprès de Suzanne Villeneuve, Louise Pelletier, Michel Dagenais, Alain Bourque et Yvon Hardy pour voir si l'ajout de l'exemplaire sur la cote de rangement du document est toujours essentiel. Dans le cas des documents demandés en urgence, ils seront identifiés Ex. 2, etc., et expédiés directement à la préparation matérielle.
Marcel a modifié le bordereau Monographie Marc pour inscrire les champs nécessaires et pour corriger les configurations de la validation, ce qui a eu pour effet d'éliminer la validation en cascade et de permettre la création d'autorités provisoires. Comme le tout semble fonctionner, les autres bordereaux de catalogage seront modifiés en fonction de ces paramètres. Marcel rappelle que les bordereaux Brefs et Complets sont d'abord utilisés pour l'affichage dans le Web, même s'ils peuvent être utilisés pour le catalogage. Le bordereau de catalogage le plus complet est le bordereau Modèle [Template].
Comme les matrices de thèses sont des notices utilisées uniquement pour les fins de catalogage, elles pourront être masquées par les chefs d'équipe. Chaque chef d'équipe masquera donc les matrices de thèses qu'il utilise au moment qui lui conviendra.
Il est très facile dans Unicorn d'associer des notices d'acquisitions avec des notices dérivées complètes. Marcel rédigera une petite procédure à cet effet.
On s'entend sur le fait qu'il n'y aura pas de validation d'installée sur le champ 490. Les seuls champs validables au niveau des collections sont les 440 et les 830. La procédure de validation de création des autorités provisoires décrira exactement ce qu'il faut faire pour le traitement des vedettes de collections.
Les 949 sont des champs qui ont été créés dans les notices bibliographiques lors de la migration des données de MultiLis à Unicorn. Ils correspondaient en fait à l'étape préliminaire et une sécurité avant la création des zones cotes/exemplaires. Ils devraient être éliminés de l'ensemble des notices au cours des prochaines semaines. Il est donc inutile d'y prêter attention. Cependant, dans le cas des notices que l'on copie, telles que les matrices de thèses, ils peuvent être éliminés de la nouvelle notice puisqu'ils correspondent aux informations de la matrice.
Il est possible maintenant d'importer directement des autorités Amicus et de les télécharger grâce à MarcImport. Sylvie Robichaud a rédigé une procédure à cet effet.
Pour sauvegarder le fichier, à l'affichage de notre autorité, on doit cliquer sur : Sauvegarder, puis sur Télécharger. Une liste de téléchargement avec le nombre de notices apparaît alors, on sélectionne encore Télécharger. À la question : Voulez-vous ouvrir le fichier ou l'enregistrer sur votre ordinateur? On répond Enregistrer. On l'enregistre sous : Download. On nomme notre fichier et on l'enregistre.
Après cette sauvegarde, on applique la même procédure de chargement des notices d'autorité à partir de MarcImport. Si l'on veut transférer un fichier de Validator et un d'Amicus par le même chargement de MarcImport, on doit seulement nommer les deux fichiers différemment et à la question : Est-ce qu'il y a d'autres fichiers à télécharger : Indiquer oui et sélectionner le deuxième. Le reste de la procédure est la même pour le reste, sauf que l'on doit éliminer nos deux fichiers.
Normalement, tous les documents qui sont présentement sur les rayons des catalogueurs ou qui arriveront de la recherche bibliographique seront prêtés au catalogage. Une fois le traitement complété, les documents recueillis par la préparation matérielle verront leur statut de prêt modifié pour indiquer qu'ils sont prêtés à ce dernier utilisateur. Ce sont les gens de la préparation matérielle qui effectueront la modification du statut de prêt. Tous les documents traités envoyés chez les conseillers pour analyse, ou envoyés à la reliure, seront prêtés par les catalogueurs aux usagers concernés. Yvon installera le bouton de fonction du prêt dans la barre d'outils catalogage et accordera la possibilité de prêt aux catalogueurs.
Il est possible de limiter la recherche à un champ précis dans Workflows en sélectionnant toutes les zones et en utilisant les accolades {}. Il suffit d'inscrire notre recherche de la façon suivante:
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Rédaction du compte rendu:
Marcel Plourde, 24/09/2003 |