Pv 4e no 26

Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers

Compte rendu de la réunion du 23 avril 1998

1. Adoption du compte rendu de la réunion no 25

Le compte rendu a été adopté.

2. Logiciels éducatifs

2.1. Acquis par le Pavillon La Laurentienne (sur le budget)

- Utiliser leur propre cote, déjà fournie par France B. (voir la liste des CD-ROMS déjà disponibles)

- Localisation DIDL (Pavillon La Laurentienne)

- Code à barres invisible pour la zone document

-Ne pas mettre de fonds budgétaire en 695

-Ne pas mettre de sceau sur la boîte fournie par le professeur, car il la conserve dans son bureau

-Ne pas faire mention du guide d'accompagnement dans la notice, ni en 300, ni en zone document, même -s'il se trouve dans la boîte fournie par le professeur du département.

-Retourner le tout (boîtes, guides et autres papiers) directement à France Biblodeau sans passer par la préparation matérielle qui communiquera avec le professeur.

- Type de document: CD-ROM + lorsque requis: Multimédia et/ou Logiciel

2.2. Acquis par la didacthèque (Budget de la bibliothèque)

- Cote LC

- Localisation GCDP + localisation temporaire DIDL. Pour la localisation temporaire, on nous demande une date d'expiration du prêt. Nous donnons un an. Exemple: 99-04-30. Consultation sur place.

- Préparation matérielle: la même que celle décrite pour la localisation GCDP

- S'il y a un guide d'accompagnement, nous le traitons comme les autres guides accompagnant les CD-ROMS localisés GCDP (300 + zone document, avec le mot "Guide" dans la cote). Par contre, à cause du prêt temporaire fait au Pavillon La Laurentienne du CD-ROM seulement, France préfère garder le guide à la didacthèque, en attendant le retour du CD-ROM à la bibliothèque générale (GCDP)

- Zone document du guide: localisation GCDP + localisation temporaire DID. Pour la localisation temporaire, on nous demande une date d'expiration du prêt. Nous donnons un an. Exemple: 99-04-30. Consultation sur place.

- Préparation matérielle du guide: la même que celle décrite pour la localisation GCDP.

- Faire taper une étiquette auto-collante pour apposer sur la reliure du guide:

"Le logiciel éducatif est disponible au Pavillon La Laurentienne local 0350"

-Passer à la préparation matérielle (pose de la cote sur les CD-ROMS et les guides, étiquettes auto-collantes sur le guide)

-Remettre le tout (boîtes, guides) directement à France Bilodeau qui fera le suivi.

- Type de document: CD-ROM + lorsque requis: Multimédia et/ou Logiciel

2.3. Vedettes-matière

- On peut utiliser la subdivision Multimédias interactifs ou Logiciels, si nécessaire.

2.4. Catalogues

- On peut trouver la description de certains logiciels sur le site Internet suivant: http://cyberscol.qc.ca/bd/meq

- Des catalogues imprimés de didacticiels sont disponibles à la Référence générale à la cote LB 1028.7

Documents multimédias (CD-ROMS) disponibles
2.5. au local 035A (LAU)

3. Collections : Nouvelle politique

ÉNONCÉ DE BASE

(tiré de la politique cadre pour le traitement de la documentation dans les bibliothèques universitaires du Québec)

"La partie descriptive des notices bibliographiques repêchées dans les fichiers sources (L.C., B.N.C., B.N.Q.) ou dans les catalogues des bibliothèques du réseau universitaire du Québec, qui appliquent la présente politique cadre, ne doit être modifiée que si elle n'est pas conforme aux Règles de catalogage anglo-américaines deuxième édition, révision 1988 (et mises à jour), et aux Library of Congress Rule Interpretations for AACR2, 1988 revision ou si des zones doivent être adaptées à la langue de la bibliothèque".

À RETENIR: abandon quasi général du contrôle d'autorité,

sauf pour quelques cas présentés plus loin.

L'abandon du contrôle d'autorité pour les collections, signifie donc que le personnel de la Recherche bibliographique n'effectuera plus de recherches dans les banques d'autorité, ni de transferts dans Ariane.

3.1. Collections dont les notices d’autorité sont déjà créées dans notre catalogue

Il faut continuer de suivre notre pratique actuelle, autant en catalogage original qu'en catalogage dérivé. Ce qui implique de faire les corrections nécessaires au niveau du contrôle des autorités, afin qu'il n'y ait qu'une seule entrée pour une même collection déjà automatisée dans Ariane.

3.2. Nouvelles collecgtions

3.2.1. Collections contrôlées à l'aide d'une notice autorité et correspondant à l'un ou l'autre des 5 critères suivants:

• collection avec cote collection

• commandes permanentes de collection (cotes variées)

• à la demande d'un conseiller, ou pour une collection particulière (ex. Cinémathèque, Didacthèque)

• au jugement du catalogueur (cas complexes ou autres)

• collection bilingue (si jugé nécessaire)

• collection comportant un terme à traduire (établir un renvoi avec le terme équivalent dans la langue étrangère)

Il faut suivre notre pratique actuelle tant en catalogage original qu'en catalogage dérivé. Nous établissons une notice autorité pour ces collections.

3.2.2. Collections non contrôlées à l'aide d'une notice autorité (que le titre soit significatif ou pas) car ne répondant pas à l'un ou l'autre des 5 critères énoncés plus haut

a) En catalogage dérivé

Tout en ne faisant pas d'autorité, nous suivons la pratique présentée sur le dossier bibliographique versé par les gens de la Recherche bibliographique, peu importe le codage adopté par cette bibliothèque participante. En cas de doute, nous pouvons toujours faire des vérifications dans Validator, mais jamais de transferts, ce qui créerait des autorités.

b) En catalogage original

Il faut inscrire systématiquement les collections dans une zone 490 0, telles qu'elles apparaissent dans le document à cataloguer.

Ne pas ajouter de précision entre parenthèses pour distinguer d'une autre collection.

S'il y a lieu, une mention de responsabilité peut servir de précision à une collection, si elle répond aux règles de catalogage:

"On transcrit les mentions de responsabilité apparaissant conjointement avec le titre de la collection uniquement si l'on juge qu'elles sont indispensables à l'identification de la collection"-- RCAA 2 #1.6E

"On transcrit les mentions de responsabilité qui figurent en évidence dans le document dans la forme de leur présentation"--RCAA 2 #1.1F

Voici deux exemples:

a) La mention de responsabilité et le titre de la collection sont reliés grammaticalement entre eux:

490 0 Document du Ministère de l'éducation

490 0 Document of the Department of Education

b) La mention de responsabilité et le titre de la collection ne sont pas reliés par un lien grammatical; il faut alors utiliser la barre oblique. À noter que toutes les mentions de responsabilité qui suivent ces barres obliques sont indexées dans la zone collection.

490 0 Document/Ministère de l'éducation

De plus, il faut faire un rappel du nom de l'organisme en 710 afin de compenser pour l'absence de notice d'autorité de la collection et, par conséquent, l'absence du nom de l'organisme en renvoi (410 $a $t)

3.3. Exception

Un cas nécessitera toujours l'emploi des zones 490 1 et 830 pour de nouvelles collections. C'est le cas d'une collection numérotée, suivie d'une sous-collection, numérotée ou pas. Nous continuons notre ancienne pratique, c'est-à-dire l'établissement d'un 490 1 et de deux zones 830 distinctes. Tout cela en raison de la non-indexation de tout élément suivant une numérotation d'une collection principale. À noter que nous ne faisons pas de notice autorité pour ces cas.

Exemple:
490 1 $aDocumentation photographique ;$vno 7034.
Le dossier

830 0$aDocumentation photographique ;$vno 7034

830 0$aDocumentation photographique.$pDossier

4. Formation aux vedettes-matière

L'équipe du RVM ayant refusé de donner cette formation aux bibliotechniciens, Claudie Ochietti la donnera elle-même à partir de septembre.

Cette formation se fera par équipe.

5. Dates de naissance et de mort des auteurs

Aucune démarche spéciale ne sera faite pour connaître la date de naissance, des auteurs y compris les auteurs des thèses de Laval quand celle-ci ne sera pas disponible dans le document à cataloguer ou une source officielle telle qu'un dictionnaire, un répertoire, etc.

En cas d'homonymie, faire une vedette d'homonyme.

Les dates de mort seront ajoutées quand elles seront connues. Ne pas faire de recherche spéciale cependant; NE PAS LES ENLEVER POUR "SUIVRE" LE CONGRÈS, contrairement à une pratique déjà établie dans le passé. Cette information a été jugée utile par les services au public, qui s'en servent notamment pour restreindre l'étendue de recherches dans les journaux, les bases de données, les index, etc.

6. Nos d’ordre en chiffres romains pour les rois, ducs, etc.

Rappel: il faut utiliser les chiffres romains Ier, Ire, II, III, etc. et corriger en conséquence les autorités et entrées singulières qui ne sont pas conformes.

7. Notes traduites par B. Guay

Ces notes sont maintenant localisées dans l'équipe de musique. (voir Jocelyne).

8. Livres en gros caractères

Un type de document sera créé pour faciliter la recherche des livres en gros caractères, l'accès par les vedettes-matière n'étant pas approprié dans ce cas.

9. Documents sur supports électroniques

DOCUMENTS SUR SUPPORTS ÉLECTRONIQUES :
POLITIQUE DE CONSULTATION ET D'ENTREPOSAGE
Applications Division du traitement

Les documents sur cédérom ou disquettes sont divisés de la
façon suivante :
1. Documents achetés (accompagnés d'un bon de commande)
2. Documents reçus en don, programme de dépôt ou encore reçus avec un
achat,..., etc.
(ces documents ne sont pas payés)
3. Documents d'accompagnement (indissociable du volume)

*Tous les documents de la 2e catégorie doivent suivre la politique de
choix déjà établie pour les autres documents.

TRAITEMENT

Documents de la catégorie 1 (achats) :
À la Générale (Salle des cédéroms) : Cédérom placé dans un caddie
avec un numéro. Localisation GCD.
Disquettes (traitement à déterminer avec Robert Crispo)
*Laisser " en traitement " dans la zone document.

À la Scientifique : Cédérom placé dans un caddie avec une
cote. localisation SCD.
Disquettes (traitement à déterminer avec Michel Dagenais)

Documents de la catégorie 2 (dons) :
À la Générale : Cédérom placé dans une boîte avec une cote et une
carte de prêt.
Localisation GCDP.
Disquettes placées dans une pochette,de préférence, sinon dans
une boîte, avec une cote (une sur la disquette et une sur la pochette
ou la boîte) et une carte de prêt. Localisation GCDP

À la Scientifique : Cédérom placé dans une boîte avec une cote et une
carte de prêt. Localisation SCDP
Disquettes placées dans une pochette, de préférence, sinon dans une
boîte, avec une cote (une sur la disquette et une sur la pochette ou la
boîte) et une carte de prêt.
Localisation SCDP.

*Si les documents de la catégorie " 2 ", après sélection, ne font pas
l'objet d'un catalogage séparé, le traitement est alors indiqué par le
conseiller (Ex. : inséré en pochette)

LES DOCUMENTS DE LA CATÉGORIE " 1 " ou " 2 " PEUVENT AVOIR
UN TRAITEMENT DIFFÉRENT QUAND LE CONSEILLER NOUS
L'INDIQUE CLAIREMENT!

Documents de la catégorie no. 3 (accompagnement) :
À la Générale : (Pour toutes les localisations de la bibliothèque
générale) le cédérom ou la disquette est inséré dans le document
(en pochette).
Une note 500 et/ou 535 est inscrite dans la notice bibliographique.

À la Scientifique : Périodiques : le cédérom ou la disquette est
inséré dans le document (en pochette). Une note 500 et/ou 535
est inscrite dans la notice bibliographique.

Monographies : un cédérom en matériel d'accompagnement
est laissé dans le document et a sa propre zone document. Ajouter
un code à barres supplémentaire dans le coin inférieur droit sur la
couverture du volume et non sur la pochette. Ajouter la mention
CD-ROM à la suite de la cote (dans la zone document). Inscrire en
note à la ligne 8 de la zone document :
" Dans une pochette à la fin du volume " et non en note 500. Le prêt
se fera pour les deux unités physiques. La localisation pour le
cédérom reste la même que celle de l'ouvrage de base. Mettre le
cédérom " disponible " immédiatement parce qu'aucune étiquette
de cote ne sera produite.
Inscrire le numéro de code zébré à l'encre indélébile au centre du
cédérom.

notes générales
Pour la localisation GCDP et SCDP une note est ajoutée
dans la notice bibliographique pour indiquer à l'usager que le
cédérom ou la disquette peut, suite à une demande, être installé
sur un poste à la Bibliothèque Générale ou à la Bibliothèque
Scientifique. La note, inscrite à la ligne 8 de la zone document
se lit comme suit : " Aussi consultable sur place : délai
d'installation de 3 jours ouvrables "

Pour les documents installés à la Générale (GCD)
seulement, laisser " En traitement " dans la zone document.
Une fois l'installation complétée, ils seront mis " disponible "
par Suzanne Jean

Un poste a été installé au 2e étage pour les documents
de Droit/Sciences politiques. Tous les documents (cédéroms et
disquettes) sont localisés HDR, avec une cote, qu'ils fassent l'objet
d'une installation ou pas. Ne pas oublier, si le document n'est pas
installé, d'ajouter la note pour le délai d'installation :
Pour consultation : délai d'installation de 3 jours ouvrables.

À la Bibliothèque Générale les disquettes ne sont pas
doublées. À la Bibliothèque Scientifique les disquettes sont
doublées.

Préparation matérielle :
· Toujours poser un code zébré sur le caddie, peu importe la
localisation.

Choix : Cédéroms et disquettes
Reçu avec :
matricule no. : ______ notice no. :________ fonds :________
don, programme de dépôt, etc....,

Traitement désiré :
cataloguer le cédérom (notice indépendante du dossier papier
(si nous possédons le papier, ou autre support)
ajouter une note sur la notice
papier et insérer le cédérom ou la disquette
dans le document (pochette)

Localisation du cédérom ou de la disquette :
GCD SCD autre _______
GCDPSCDP

S.V.P., me retourner :________________
Merci!