Ce guide présente les principales fonctionnalités du module catalogage de Workflows et explique comment se fait l'inscription et la validation des vedettes-matière.

Dans le Bureau Électronique Documentaire, aller dans Internet puis sélectionner Workflows.
No d'usager : celui qui vous a été attribué ou le même que vous aviez dans Multilis.
NIP : celui qui vous a été attribué ou le même que vous aviez dans Multilis.
Appuyer sur OK.
N.B. Pour l'attribution d'un No d'usager, il faut contacter Louise Pelletier.

Si vous désirez obtenir un module de catalogage simplifié, vous pouvez choisir CONSEILL au lieu de CATAL. Dans ce cas, vous pouvez passez directement au point 5 du présent texte.

• Gérer les titres : Ici le mot titre est synonyme de « notice bibliographique » et non limité au titre d'un volume. Le triangle inversé noir indique que se cachent plusieurs experts sous cette icône : Ajouter ; Modifier ; Copier ; Supprimer. À cause de notre chaîne de travail où les dossiers sont d'abord commencés par les techniciennes et techniciens de la Section du catalogage, vous n'utiliserez que l'expert Modifier.
  
  
• Gérer les cotes : Équivalent de la zone Document dans Multilis. Zone qui doit être complétée par les techniciennes et techniciens. Il ne faut pas utiliser cet expert pour y mettre une cote mais plutôt travailler dans la notice bibliographique obtenue dans l'expert Modifier un titre et y mettre la cote dans la zone 090.
  
  
• Gérer les exemplaires : Nouvelle notion pour gérer les cotes selon les localisations, expert que vous n'utiliserez pas non plus.
  
  
• Gérer les autorités : Plusieurs sont possibles, Afficher, Ajouter, Copier, Modifier, Supprimer mais vous utiliserez essentiellement la fonction Afficher. À noter que l'index Autorités Laval regroupe les notices d'autorité de noms de personnes, de collectivités, de collections et de titres uniformes créées à l'Université Laval.
  
  
• Gérer les options spéciales : rarissime, même pour le catalogage descriptif.
  
  
• Gérer les recherches Z39.50 : Prévue pour rechercher et verser des notices trouvées ailleurs. Encore là, à cause de la chaîne de travail où les techniciens travaillent d'abord sur la notice, vous ne pourrez verser une nouvelle notice, au risque 'écraser une notice travaillée par les techniciens, mais simplement chercher. De toutes façons, vous pouvez aussi utiliser la recherche Autres bibliothèques offerte sur la version web d'Ariane.
  
  

• Afficher ces valeurs : il est conseillé de choisir « Jamais », pour éviter de voir ce tableau affiché chaque fois que vous commencez une nouvelle notice. Même si vous avez coché « jamais », vous pouvez toujours modifier les propriétés en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'icône Modifier un titre.
  
  
• Préférences de recherche : Ce sont les paramètres par défaut qui régiront notre recherche.
  Le bouton Recherche permet une recherche par mots clés alors que le bouton Consultation est l'équivalent de la recherche index dans Ariane Web.
  Dans l'index de recherche, vous pouvez choisir le numéro de contrôle, qui est l'équivalent des numéros de notices. Cependant il faut inscrire les numéros au complet, y compris les zéros. C'est la même chose pour les numéros de documents où il faut inscrire les 14 numéros du code à barres.
  
  
• Titre/Informations bibliographiques : Zones : Laisser All, ne pas utiliser Brief car les vedettes-matière n'apparaîtront pas, ni Full ou Template car les zones avant la zone 100 (donc la cote) n'apparaîtront pas non plus. Enlever le crochet pour ne pas avoir les zones fixes au début de la notice; Pour ceux qui le désirent, cocher les Libellés pour obtenir le libellé des zones MARC. Cependant la largeur de l'affichage est réduite et le libellé n'apparaît pas lorsqu'on ajoute de nouvelles zones mais seulement lorsque le document est enregistré.
  
  
• Autres options : on peut les laisser telles quelles.
  
  
• Cliquer sur le bouton OK pour sauvegarder ces configurations ainsi modifiées.

• Onglet Recherche : peut limiter la recherche à des dates ; des types de format ou de matériel, etc. Surtout, on peut déterminer des critères de tri à l'affichage : par titre, auteur, date (ordre décroissant), etc.
  
  
• Il faut cependant noter que toutes ces configurations ne sont valables que pour une seule recherche et qu'il faut les recommencer pour toute autre recherche.

Caractéristique intéressante de la recherche proprement dite : On peut avoir accès au dernier titre cherché ou travaillé. Cet accès ainsi que les configurations de recherche sont aussi disponibles dans l'expert Rechercher un titre.

Une fois la notice bibliographique trouvée, elle se présente sous la forme d'un bordereau de travail constitué de 4 onglets : Contrôle ; Bib ; Fonds MARC ; Cote/Exempl. Il faut toujours travailler dans l'onglet Bib pour y inscrire les vedettes-matière et /ou la cote.

Bouton Avant : permet d'ajouter une zone avant celle où le curseur est positionné.
Bouton Après : permet d'ajouter une zone après celle où le curseur est positionné.
Bouton Supprimer : supprime la zone où le curseur est positionné.
Bouton Restaurer : restaure la notice au complet.
Bouton Effacer : efface la notice au complet. (à NE PAS UTILISER !!!)

• Touche de tabulation (Tab) : pour avancer dans la notice.
  
  
• Touche de déplacement (Page précédente ou Pge up ; Page suivante ou Pge down) : pour monter ou descendre la barre de défilement vertical.
  
  
• Raccourci clavier Ctrl +A : Permet d'ajouter une zone vide après une zone sélectionnée ;
  
  
• Raccourci clavier Ctrl +B : Permet d'ajouter une zone vide avant une zone sélectionnée.
  
  
• Raccourci clavier Alt + Chiffre indiqué : au lieu d'appuyer sur le bouton correspondant.
  
  
• On peut configurer d'autres touches de fonction... inscrites dans Préférences et y modifier la Barres d'outils. Par exemple F2 et F3 pour naviguer dans les onglets.
  
  

• Mise en garde : La saisie des vedettes-matière devrait toujours être précédée d'une consultation attentive du RVM afin de s'assurer de la bonne syntaxe des vedettes retenues.
  
  
• On peut inscrire les vedettes-matière dans l'ordre que l'on désire, peu importe leur numéro de zone, grâce aux assistants Avant et Après (ou Ctrl +A et Ctrl +B). Cependant l'affichage dans ArianeWeb suit l'ordre numérique des zones (zone 600 avant zone 610, 611 etc.).
  
  
• On peut modifier le numéro d'une zone : p. ex. 651 plutôt que 650.
  
  
• On doit utiliser 6 comme deuxième indicateur plutôt que 9.
  
  
• On doit utiliser la barre verticale | plutôt que $, qu'on obtient en tenant la touche majuscule et en appuyant sur la touche # (première à l'extrême gauche supérieure du clavier)
  
  
• Le |a est inscrit à défaut, mais il faut inscrire les |v, |x, |y, |z.
  
  

• Le fichier d'autorités sujets Laval comprend, outre les vedettes-matière du RVM, les anciennes entrées singulières (sujets avec subdivision ; noms de personnes ou d'organismes utilisés en sujet, etc.) créées au fur et à mesure ou en bloc dans Workflows. Ces entrées singulières portent la mention « Provisoire » pour les distinguer des vedettes-matière créées par l'équipe du RVM qui ont la mention « Autorisée ». De plus « Ariane » est inscrite dans la « source connue » pour les entrées singulières versées en bloc lors du passage de Multilis à Workflows.
  
  

• Workflows effectue en bloc le contrôle d'autorités et ne nous permet pas de choisir de valider une zone en particulier.
  
  
• Dès qu'on appuie sur le bouton de l'assistant « Valider les vedettes » (bouton jaune au coin supérieur gauche de la fenêtre de la notice bibliographique), Workflows valide les zones validables dans l'ordre où elles se présentent dans la notice bibliographique.
  
  
• Workflows valide automatiquement, sans nous les présenter, les vedettes-matière présentes dans le fichier d'autorités sujets Laval.
  
  

• Nous devons valider manuellement les vedettes-matière qui n'ont pas été repérées lors de la validation automatique dans le fichier d'autorités sujets Laval.
  
  
• Dans ce cas, après avoir activé le bouton de l'assistant « Valider les vedettes », Worflows affiche une fenêtre où est inscrit la mention « Cette vedette non établie peut être corrigée ci-dessous ».
  
  
• On peut alors consulter le fichier d'autorités en appuyant sur le gadget « Valider » à l'extrémité droite de l'expression offerte.
  
  
• Après avoir appuyé sur le gadget « Valider », un tableau Consulter les autorités s'ouvre. Les vedettes précédées par un X sont des formes rejetées et celles précédées d'un A sont les formes acceptées.
  
  
• On peut obtenir la description de la vedette en cliquant sur le bouton Afficher (Display) après l'avoir sélectionnée. C'est particulièrement utile pour les vedettes comportant plusieurs caractères car la troncature se fait par le centre. (Ex : Marché du travail|zQuébec (Province)|zBas-Saint-Laurent-Gaspésie|vStatistiques|vPériodiques .
  
  
• L'indication à l'effet qu'une vedette-matière puisse être subdivisée géographiquement n'est pas explicite car il faut aller dans le codage pour vérifier si le code « i » qui indique une subdivision géographique est présent dans les données fixes, après la date de 6 chiffres. À noter que les termes spécifiques sont absents du réseau de renvois.
  
  
• Il faut inscrire le deuxième indicateur 6 sinon Workflows évite de valider les vedettes et n'indique aucun message d'erreur même si elles sont fautives. Exemple : 600 Tremblay, Michel (cette forme est acceptée par Workflows même si la bonne forme pour cet écrivain est Tremblay, Michel,|d1942-)
  
  
• Si on inscrit un renvoi en tête de vedette, on peut le consulter en appuyant sur le gadget « Valider ». Cependant si on appuie sur le bouton « OK » pour sélectionner la vedette qu'on désire choisir, les subdivisions seront automatiquement enlevées (Exemple : Didactique|zQuébec (Province)|xHistoire).
  
  

• Si on ne trouve aucune autorité pour l'expression que nous désirons mettre en sujet, il faut alors créer une notice d'autorité. La création d'autorités pour les entrées singulières assure un meilleur contrôle d'autorités et évite de corriger éventuellement chacune des notices bibliographiques rattachées à ces entrées lorsqu'elles sont modifiées. Elle permet de plus une validation automatique lors d'une utilisation ultérieure de cette expression.
  
  
• On peut créer une nouvelle entrée singulière en appuyant sur le bouton « Suggérer une notice d'autorité ». Cette nouvelle autorité aura la mention « Provisoire » et le titre de l'ouvrage que nous cataloguons sera automatiquement inscrit comme source connue.
  
  
• Avant de créer une notice d'autorité « Provisoire », il faut évidemment s'assurer qu'elle soit conforme (tête de vedette et subdivisions) au Répertoire des vedettes-matière. On peut aussi consulter ce dernier en mode telnet ou sur le Web.
  
  
• Avant de créer une autorité « Provisoire » pour les noms de personnes, d'organismes ou de titres uniformes, on doit vérifier si ces autorités sont déjà dans l'index « Autorités Laval » de notre fichier d'autorités de Workflows. Ce fichier est logé dans l'expert Afficher une notice d'autorité.
  
  
• Avant de créer une notice d'autorité « Provisoire », il faut également s'assurer qu'il n'y ait pas de faute d'orthographe. Les majuscules et les accents doivent également être transcrits, ainsi que les bons indicateurs de sous-zones (|v, |x, |y, |z, ) et les barres verticales | plutôt que les dollars $ car ils sont pris en compte lors de la validation.
  
  

La cote devra être inscrite dans la zone 090 car c'est cette zone qui sert de cible pour effectuer une recherche par cote dans iLink. Si nécessaire, on peut faire « l'autocuttering » en appuyant sur l'expert Liste des titres par cotes (icône bleue représentant un livre).