• Mise en contexte
• Énoncé de la politique

1. Problématique
   
   

   La Bibliothèque de l'Université Laval n'a pas de politique écrite spécifique concernant le traitement intellectuel des périodiques électroniques accessibles à distance. Elle se guide sur la Politique locale pour le traitement ainsi que sur la Politique commune pour le traitement des périodiques électroniques accessibles à distance dans les bibliothèques universitaires du Québec (Crépuq)
   
   La politique locale prévoit « le maintien de l'indexation de la documentation acquise à l'aide des vedettes-matière du RVM » ainsi que « le maintien de la classification selon le système de la Library of Congress pour la plupart des documents » (le système de la NLM et le Dewey étant utilisés pour certaines catégories de documents).
   
   Les mentions concernant l'indexation et la classification dans la politique de la Crépuq sont les suivantes :
   
   « La cote n'est pas requise car il n'y a évidemment pas de document physique à ranger. Elle peut cependant être utile pour une recherche par cote dans l'OPAC».
   
   « Pour respecter les pratiques actuelles de chaque institution relativement à l'indexation-matière, il n'y a aucune contrainte en ce qui concerne les méthodes d'indexation ; cependant quand celle-ci est assurée, elle doit décrire le contenu des documents de la façon la plus précise possible. »
   
   Le nombre sans cesse croissant de périodiques qui deviennent disponibles électroniquement implique une question qui n'est pas abordée dans ces politiques : faut-il indexer et classifier tous les périodiques électroniques accessibles à distance sans tenir compte de leur nature, valeur relative, couverture, ou langue ?
   
   L'analyse documentaire se divise en deux parties : l'indexation et la classification et en règle générale les deux sont indivises à l'Université Laval. Si l'indexation semble aller de soi, il en va autrement de la classification qui peut être remise en question dans le cas des périodiques électroniques en ligne puisque la classification sert en premier lieu au rangement physique des documents et que les périodiques électroniques accessibles à distance sont évidemment intangibles.
   
   

2. Types de périodiques visés par ce projet de politique
   
   Tous les périodiques électroniques auxquels la Bibliothèque est abonnée ou a accès sont visés par ce projet de politique. Il peut s'agir de périodiques
   
   • acquis à la pièce directement d'un éditeur
   • acquis en lot auprès déditeurs par l'intermédiaire d'ententes Laval ou d'ententes CREPUQ
   • rendus disponibles par l'abonnement à des bases de données, avec ou sans accès à des tables de matières structurées
   • fournies par des agrégateurs
   • mis en ligne gratuitement sur le Web par l'intermédiaire de fournisseurs tels DOAJ.
   
   
3. Effets des pratiques d'analyse documentaire sur les usagers et sur la gestion
   
   Tel que mentionné précédemment, la classification en tant que système de rangement est évidemment superflue dans le cas des périodiques électroniques en ligne. Son utilité se révèle précieuse dans les situations suivantes :
   
   

   3.1 Production des listes de nouveautés et de fils RSS
   La liste des nouvelles acquisitions est disponible sur le site web de la Bibliothèque dans les nouveautés d'Ariane. Cette liste est dressée par discipline et le critère de sélection est basé sur la date de catalogage et la cote sert à répartir les documents par discipline. Les documents sans cote ne sont donc pas signalés dans cette liste et par conséquent ne sont pas repérés par les usagers qui consultent ces listes. De la même façon, l'indice de classification attribué aux ressources électroniques peut être utilisé pour la production des fils RSS mis en ligne par la Bibliothèque.
   
   3.2 Recherche par cote
   L'indice de classification s'avère un élément intéressant de recherche bibliographique et de bouquinage donnant un accès direct aux collections disciplinaires. Le catalogue de la Bibliothèque de la North Carolina State University utilisant l'interface de recherche Endeca offre une recherche par cote « Browse the shelf » qui permet le bouquinage de documents placés à des cotes voisines de celle trouvée dans une notice bibliographique. La Bibliothèque de l'Université Laval a l'intention de développer un système similaire à Endeca et cette fonction pourrait être disponible éventuellement.
   
   3.3 Élaboration de listes disciplinaires
   La cote des documents peut être utilisée pour dresser des listes de documents relatifs à une discipline donnée de façon beaucoup plus facile et efficace que les vedettes-matière qui sont plus éclatées. Dans le cas particulier des périodiques électroniques, ces listes disciplinaires seraient plus fiables que les listes thématiques développées par les générateurs de liens tels que SFX, qui ne reflètent pas l'exhaustivité des titres d'une discipline donnée. La possibilité de dresser une liste de titres de périodiques électroniques par cote devient donc un instrument de recherche documentaire utile. Il peut également s'avérer un élément de gestion intéressant permettant de chiffrer de façon facile le nombre de titres de périodiques électroniques disponibles dans telle ou telle discipline ou spécialité.
   

1. Étendue de la politique
   

   La présente politique établit des critères selon lesquels sont ou non indexés ou classifiés tous les périodiques électroniques auxquels la Bibliothèque de l'Université Laval a accès, peu importe le type d'accès et la nature du périodique électronique concerné. Il peut s'agit de périodiques
   

   • acquis à la pièce directement d'un éditeur
   • acquis en lot auprès d'éditeurs par l'intermédiaire d'ententes Laval ou d'ententes CREPUQ
   • rendus disponibles par l'abonnement à des bases de données, avec ou sans accès à des tables de matières structurées
   • fournies par des agrégateurs
   • mis en ligne gratuitement sur le Web par l'intermédiaire de fournisseurs tels DOAJ.
   
   
2. Définition
   

   2.1 Périodiques électroniques
   Les périodiques électroniques en ligne sont des publications en série accessibles par Internet. Ce type de publication comprend notamment les revues (savantes ou autres), bulletins et journaux électroniques disponibles sur Internet, de même que les magazines électroniques (e-zines). Le mode d'accès Internet à ces publications le plus courant est le World Wide Web, bien que certains documents soient disponibles par courriel ou encore au moyen de sites FTP. [Définition extraite de la Politique commune de la Crépuq.]
   
   2.2 Base de données
   Dans le contexte qui nous préoccupe, une base de données est un ensemble d'articles provenant de divers périodiques, dans des domaines spécialisés ou multidisciplinaires, et munie d'un moteur de recherche qui en permet l'accès. Certaines bases de données peuvent de plus permettre l'accès aux périodiques qu'ils couvrent grâce à des tables de matières permettant de regrouper l'information par titre de périodiques, par volumes et par numéros. Computer Database est un bon exemple de cette définition.
   
   2.3 Agrégateur
   Un agrégateur est un fournisseur de périodique électronique qui distribue du contenu dont il n'est pas propriétaire puisqu'il n'a passé aucun accord avec les éditeurs concernés, et qui n'offre donc aucune garanti au niveau de la permanence des titres, de même qu'à leur archivage. Les trois agrégateurs les plus connus sont Ebsco, ProQuest, et Gale.
   
   2.4 Table de matières ou page d'accueil structurée
   Une table de matières ou page d'accueil structurée est la façon d'avoir accès au contenu d'un périodique électronique s'approchant le plus de la présentation traditionnelle d'un périodique. Elle permettra la ventilation d'un titre de périodique par années ou par volumes, ainsi que par numéros, et indiquera clairement pour chacun les numéros disponibles les articles qui le composent, permettant ainsi à l'utilisateur d'avoir une vue d'ensemble du matériel disponible.
   

3. En général, on indexera et classifiera les périodiques suivants:
   
   

   3.1 Tous les périodiques provenant d'éditeurs commerciaux pour lesquels nous payons un abonnement.
   
   3.2 Les périodiques gratuits, ceux provenant d'agrégateurs et ceux provenant de bases de données, dans la mesure où l'accès se fait par l'intermédiaire d'une table des matières structurée donnant accès aux articles du périodique, s'ils sont reconnus utiles pour le soutien à l'enseignement et à la recherche.
   
   3.3 Les périodiques que nous souhaitons voir apparaître dans la liste des nouveautés d'Ariane.
   

4. En général, on n'indexera ni ne classifiera les périodiques suivants :
   
   

   4.1 Les périodiques faisant partie d'une base de données dans laquelle il n'y a pas de table des matières structurée et dont les articles ne sont repérables que par l'entremise d'un moteur de recherche, comme Factiva par exemple.
   
   4.2 Les périodiques dont le contenu n'est pas pertinent pour les programmes d'enseignement et de recherche de l'Université Laval.
   
   4.3 Les périodiques qui abordent des sujets trop pointus peu susceptibles d'intéresser nos usagers. Exemple : un bulletin d'une association de plombiers du Dakota du Nord.
   
   4.4 Les périodiques dont seulement quelques numéros épars sont rendus disponibles par les agrégateurs.
   
   4.5 Les périodiques inactifs depuis quelques années à moins que leur valeur pour le support à la recherche ne soit manifeste.
   
   4.6 Les périodiques dont les numéros disponibles sont anciens et sont devenus obsolètes, surtout pour des domaines scientifiques, comme l'Informatique par exemple.
   
   4.7 Les périodiques dont le contenu n'est pas très substantiel et qui s'apparentent à des brochures.

   
   
5. Responsabilité de la décision d'analyser les périodiques électroniques accessibles à distance
   

   5.1 La décision d'analyser ou de ne pas analyser un périodique doit être prise par le conseiller disciplinaire en fonction de l'intérêt du client en ce qui a trait à l'accès aux documents
   
   5.2 Le premier intervenant au niveau du traitement d'un périodique est le personnel technique de la Section du catalogage. Règle générale, il est possible de trouver des dossiers dérivés établis par d'autres bibliothèques où les titres sont indexés et/ou classifiés. Il appartiendra donc au personnel de la Section du catalogage de faire les recherches complémentaires afin d'identifier les indices de classification et/ou les vedettes-matière nécessaires pour compléter le traitement d'un document. Les sources de vérifications seront les sources habituellement utilisées pour le repêchage de notices bibliographiques, telles que AGCanada, OCLC, et Amicus.
   
   En cas d'absence de cote et/ou de vedette-matière, le personnel technique remettra au conseiller responsable de la discipline ou de l'achat l'information relative au périodique à traiter. Ce conseiller pourra décider de traiter ou non le périodique en question, en fonction des critères énumérés aux points 3 et 4 de la présente politique.
   
   

6. Indication d'absence d'analyse documentaire
   
   Les bibliothécaires-conseils qui ne jugent pas nécessaire d'indexer ou de classifier ces périodiques, en fonction des critères de cette politique, n'auront qu'à inscrire leurs initiales dans la notice bibliographique, signalant implicitement par le fait même qu'ils ont pris la décision de ne pas indexer ces documents.
   
   

Rédigé par Marcel Plourde
le 28 novembre 2007