Technicien

1. Le document sera accepté uniquement s’il est en format PDF attaché au courriel.
2. Envoyer le PDF par courriel au commis chargé de cette tâche avec les informations nécessaires pour qu’il effectue la recherche de notice.
   

Commis

1. Chercher dans Workflows si la BUL possède le document. Si c’est le cas (en version électronique ou papier), la demande devient un Avons. Informer le technicien.
   
   
2. Si rien n’est trouvé dans Workflows ou qu’une note est laissée par le conseiller mentionnant qu’il veut également ce format en électronique, chercher une notice correspondant au PDF dans Bookwhere. Les critères de sélection des notices sont :
   • Présence de vedettes-matière
   • Notice pour le format électronique
   • Notice pour le format papier est acceptable si rien n’est trouvé en format électronique
   • La présence d’un résumé, d’une table des matières sont des bonus
     
     
3. Si une notice est trouvée, verser et informer le technicien, sinon, lui mentionner qu’aucune notice n’a été trouvée.

Technicien

• Si la demande est un Avons :
  • Informer le demandeur avec le modèle de courriel.

Si une notice est trouvée

1.1 S’assurer que la BUL possède les droits de diffusion dans notre catalogue. Les documents qui auront une autorisation écrite pour un ou un ensemble de document seront acceptés si, par exemple :

1. nous possédons une mention écrite qui indique que le document peut être diffusé dans notre catalogue
2. tous les documents PDF achetés par la technicienne aux ressources électroniques
3. les documents du gouvernement provincial devront être suivis d’un accord du gouvernement et le conseiller aura fait la vérification que la BAnQ n’a pas la version électronique
4. les documents du gouvernement fédéral auront une mention du conseiller qui aura fait le suivi avec le fédéral pour avoir la permission de diffusion lorsqu’il y aura des restrictions de diffusion. S’il n’y a pas de restriction, le conseiller le mentionnera dans le courriel

1.2 S’il manque des informations pour autoriser la diffusion, faire les démarches chez le demandeur, selon sa provenance (acquisition ou conseiller) en envoyant le modèle de courriel prévu à cet effet.

1.3 Enregistrer le PDF dans le dossier «doelec2» du F_public dans le fichier de l’année en cours en le nommant avec le numéro de notice, ex : a2265028.pdf

1.4 Enregistrer la preuve de diffusion dans le dossier «Licences» en le nommant avec le numéro de notice correspondant, une barre de soulignement et un «L» majuscule, ex : a2265028_L

1.5 Dans Workflows, sous l’onglet «Cote/Document», cliquer sur le bouton «ajouter un document». Plusieurs informations seront à inscrire.

• Cote : Internet
• Bibliothèque : bibliothèque virtuelle
• No de document : copier le numéro de notice sans la lettre – 1001
• Type : ressource électronique
• Loc. d’appartenance : bibliothèque virtuelle
• Classification : ASIS

1.6 Ouvrir la fenêtre «Modifier un titre», faire une recherche au titre et entrer dans la notice.

1.7 Dans l’onglet «Infos bib», ajouter la zone 856. Pour se faire, cliquer sur le bouton «ajouter une zone à la fin de la notice». Dans la case d’étiquette, inscrire 856. Dans la case d’indicateur, inscrire 40.

1.8 Copier la racine «|3Accès direct|uhttp://www7.bibl.ulaval.ca/doelec/lc2/monographies/2013/» et coller dans la zone contenu. Ajouter à la suite, sans espacement, le nom du PDF et son extension.

1.9 Sauvegarder et mettre à jour le fichier Excel partagé.- Le titre ou les premiers mots du titre s’il est long

• le numéro de notice
• la première séquence de la cote inscrite dans la notice, ex : HV 476
• le nom de la licence correspondante
• le nom du conseiller
• la date de traitement à la Recherche bibliographique

Si aucune notice n’est trouvée

2.1 Répéter les mêmes étapes 1.1 et 1.2.

2.2 Ouvrir une fenêtre «copier un titre»

2.3 Une fenêtre avec des indicateurs apparait. Cliquer sur ok au bas de la page.

2.4 Dans la prochaine fenêtre, sélectionner l’index «no de contrôle de titre», inscrire le numéro de notice a1990777 et cliquer «recherche»

2.5 Ouvrir la notice correspondante dans la liste qui apparait

2.6 Dans l’onglet «Contrôle», prendre en note le numéro de contrôle de titre.

2.7 Répéter les étapes 1.3 et 1.4

2.8 Dans Workflows, sous l’onglet «Infos bib», modifier les zones 245 et 856. Ne pas se préoccuper des indicateurs et des autres zones.

• En 245, changer «Doelec» pour le titre du PDF
• En 856, ajouter au bout de la ligne le nom du PDF avec l’extension, ex : a265028.pdf

2.9 Répéter les étapes 1.5 et 1.9. - la date de traitement à la Recherche bibliographique

1. Afficher le document PDF.
   
   
2. Cataloguer le document en suivant la procédure « Catalogage des ressources électroniques: monographies », disponible sur l'intranet :
   
   http://intranet.bibl.ulaval.ca/politiq/retrait/monoelec.pdf
   
   
3. Ajouter le type de document 349 Doelec (lorsque terminé) ou Doelec1 (envoyé au conseiller pour analyse)
   
   
4. Ajouter la note relative aux limites à la consultation : 506 Accès réservé aux membres des établissements autorisés ou si nous possédons le document papier sur la même notice : 506 Accès à la version électronique réservé aux membres des établissements autorisés.
   
   
5. Demander vedettes et cotes aux conseillers, si nécessaire: Photocopier la première page du document, remplir la languette de catalogage et placer sur les tablettes des conseillers concernés.
   
   
6. Annoter dans le fichier excel les colonnes "Date Catalogage" et "Date Conseiller" au cours de la progression du traitement.

1. Indexer et classifier les documents.
   
   
2. Remettre les languettes de catalogage aux techniciens.

• Dans la notice bibliographique:
  
  
  1. changer l'onglet "Contrôle" pour Aujourd'hui
  2. 349: enlever le "1" de Doelec
  3. Rayer la zone 500: Document en commande ou en traitement

Rédigée par Sylvie Robichaud, technicienne en documentation le 15 mai 2008 ;
Révisée par Rose-Marie Racine-April, Marie-Joëlle Tardif, Guylaine Boudreault et Sylvie Robichaud le 2 mars 2009. Modification par Marielle Roy, le 11 avril 2011;
Dernière mise à jour le 24 avril 2014 par Émilie Fortin et Sylvie Robichaud.