Politiques et procédures de travail
| UNITÉ | Bibliothèque |
| POSTE | Technicien(ne) en documentation |
| TÂCHE | Catalogage des bases de données |
Introduction, définitions et considérations La chaîne de travail Transmettre les informations Les bases de données statistiques & STATCAN Guides, manuels, outils, sources, liensIntroduction, définitions et considérations:
Cette procédure s'adresse au technicien (à la technicienne) en documentation qui aura comme tâche de cataloguer les bases de données à la Bibliothèque de l'Université Laval.
Merci à Louise Boudreau qui a démarré ce type de catalogage, a écrit les premières procédures et qui a si bien fait passer ses connaissances et son expérience.
Définitions:
Sont considérées comme bases de données les ressources électroniques accessibles à distance ou publiées sur cédérom qui sont des ensembles de données inter-reliées, organisées en un ou plusieurs fichiers, interrogeables par un moteur de recherche. (selon LCSH)
Types de bases de données:
Bases de données bibliographiques (avec ou sans résumé) Ex.: Medline
Bases de textes intégraux (full text) Ex.: JSTOR, Safari
Bases de données statistiques Ex.: Statistique Canada, OCDE
Bases de données factuelles Ex.: The genome database
Catalogues de ressources spécialisées (films, manuels scolaires...)
Catalogues de bibliothèques Ex.: WorldCat
Répertoires électroniques
Ces ressources électroniques (consultables à distance (en ligne)) ou sur cédérom sont traitées en considérant qu'elles sont des ressources intégratrices, puisqu'elles sont mises à jour régulièrement & que ces mises à jour sont intégrées à l'ensemble.
Le format de catalogage utilisé est toujours: ressource continue
Le codage utilisé est toujours MARC21 pour les ressources intégratrices
Il faudra tenir compte des politiques & procédures locales et/ou communes (CREPUQ) concernant le traitement & le codage MARC des périodiques électroniques, des ressources continues (publications en série) & des ressources intégratrices.
Les chapitres 9: Ressources électroniques & 12: Ressources continues et/ou intégratrices des RCAA2 (Règles de catalogage anglo-américaines, 2e éd.) sont des outils & des guides indispensables pour le catalogage de ces ressources.
Tout au long de la description & du codage des notices bibliographiques des bases de données, il faut également considérer que ces ressources seront disponibles dans le catalogue de la Bibliothèque (Ariane) ainsi que dans certains sous-produits du catalogue comme les listes alphabétiques de bases de données, les listes thématiques de bases de données ou en tant que ressource commune pour la construction des portails thématiques par les bibliothécaires-conseils.
La lecture des comptes rendus des réunions du groupe GARE est un atout supplémentaire pour la compréhension des événements concernant les acquisitions & l'étude des nouvelles ressouces électroniques & des bases de données à la BUL
Groupe d'accès aux ressources électroniques (GARE)
La chaîne de travail:
Acquisitions:
- Nous recevons les informations concernant l'accès (limitation ou particularités), l'abonnement, la commande, l'adresse URL des BDs du coordonnateur des ressources électroniques (Jean-François Ruest) et/ou de la technicienne responsable des ressources électroniques (Laury-Ann Valcourt-Belzile). Une notice brève est créée aux Acquisitions pour y lier la commande. C'est à nous de relier la commande à la notice complète par la suite, s'il y a lieu... Parfois, la technicienne (le technicien) des Acquisitions préférera faire une copie de notice lorsque la ressource est présente dans le catalogue sous une autre forme (ex.: PES).
- Le traitement des BDs gratuites est souvent demandé par les bibliothécaires-conseils au développement des collections tel qu'indiqué dans la procédure de traitement des bases de données.
Recherche bibliographique:
- Demander la recherche et/ou le chargement de la notice correspondante à la Section de la recherche bibliographique. OCLC est la source la plus fiable pour le repérage de ce type de ressource.
Catalogage:
- Construire & coder une notice bibliographique pour chaque base de données
- Démasquer la notice dès que le contenu est accessible ou la masquer si il y a des délais
- Lier la commande à la notice complète versée s'il y a lieu.
Pour les BDs sur cédérom localisés à Référence CD:
- Assigner un numéro # de cédérom selon la liste sur papier qui se trouve dans l'équipe des PES
- Se référer à la procédure de catalogage des ressources électr. sur cédérom
- Acheminer ces cédéroms à Michel Dupuis (technicien en informatique) pour installation et/ou à Céline Leblanc (technicienne en documentation, Aide à la recherche pour les bases de données sur cédérom)
- Certaines BDs sur cédérom sont localisées au secteur Art-Musique à la demande des bibliothécaires-conseils
Formulaires & statistiques:
- Remplir le formulaire BI-59 ou BI-110 pour la compilation des statistiques de la division. Les bases de données sont là-aussi considérées en tant que ressources continues (cocher cette case du formulaire [pes]). La localisation des ressources électroniques est comptée ainsi: 1/www ou 5/www (publications officielles); le nombre de titres est souvent suivi du nombre d'unités physiques qui est souvent 0.
- Avertir le chef d'équipe des PES de la charge de travail selon le nombre de BDs à traiter (PES électroniques) ou inscrire ces statistiques mensuelles sur le formulaire de l'équipe.
Analyse & classification:
- Remettre les titres pour analyse & classification (lorsque le technicien ne trouve pas d'indice de cote, ni de ved.-mat.) à Christian Lacroix (spécialiste en ressources documentaires en sciences humaines) pour les BDs en sciences humaines et sociales, à Simon Pierre Barrette (spécialiste en ressources documentaires en sciences) pour celles en sciences pures & appliquées. Ces bibliothécaires indiqueront également des [thèmes] en zone 520. Les scripts de recherche dans le catalogue iront chercher ces thèmes pour construire la liste thématique correspondante.
Transmettre les informations:
Échéancier:
- Paramétrer le calendrier Outlook afin d'être alerté des abonnements qui cessent, des adresses url qui changent lorsque ces dates sont prévues
- corriger les notices en conséquences, au moment propice
Les listes:
- Demander à Denise Bonnelly (technicienne en informatique, Soutien informatique) de régénérer les listes alphabétiques sur le Web à chaque fois que des titres s'ajoutent ou que des corrections importantes sont en cours ou à la demande d'un conseiller
- informer mensuellement ou plus souvent Denise des nouveaux titres de BDs qui seront ajoutés également dans les rubriques de nouveautés du site de la Bibliothèque
- Avertir le chef de section et les chefs d'équipe concernés des nouveaux ensembles bibliographiques qui demanderont un catalogage séparé pour chaque titre
- Informer François-Loïc Kimpton (technicien en documentation) des nouveaux ensembles de monographies électroniques dont chaque titre sera catalogué séparément. Fournir et/ou s'entendre sur les zones communes pour ces ensembles: 349 le type de document, 500 |aIn le nom de la base, 710 ou 740, 856 Accès via le nom de la base, du portail, de la plateforme
- Informer l'équipe des PES (chef d'équipe & Élisabeth Monast) des nouveaux ensembles de publications en séries dont chaque titre sera catalogué séparément. Fournir et/ou s'entendre sur les zones communes pour ces ensembles: 349 le type de document, 500 |aIn le nom de la base, 710 ou 740, 856 Accès via le nom de la base, du portail, de la plateforme...
- Aviser les bibliothécaires-conseils lorsqu'une adresse url change, afin qu'ils puissent éventuellement corriger ces adresses électroniques dans les portails thématiques
|
Guide de création d'une notice bibliographique dans Unicorn (WorkFlows):
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Onglet Contrôle |
Le numéro de contrôle est souvent un numéro accordé par Unicorn (a170XXXX-) ou parfois sISSN dans les cas où la ressource a été considérée comme une publication en série dans certaines sources bibliographiques dérivées Format de catalogage= Ressource continue Date de catalogage= Aujourd'hui (ou date du traitement), dès que la notice est complète & que la ressource est accessible |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 006 | Type de code: m Type de fichier: d | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 008 |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 022 | |a ISSN électr. |y autre version les BDs possèdent parfois un ISSN *(consulter ISSNPortal) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 040 | |a...|bfre|dCaQQLA | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 055 _4 ou 060 _4 |
Indice de classification | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 090 | Internet ou la cote du cédérom | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 099 | Initiales du catalogueur | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 130 | Titre uniforme précisé (En ligne) lorsque le titre existe également en version papier, sur cédérom, ou que ce titre est un nom commun, etc. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 222 | Titre-clé (certaines BDs possèdent un véritable titre-clé; consulter ISSNPortal, etc.) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 245 | Titre propre de la base de données ... |h[ressource électronique] :|b... | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 246 | tous les autres titres ou titre parallèle (coder 246 13) -génère un renvoi dans les listes alphabétiques de BDs -le 1er indicateur 2 indexera le titre, mais empêchera la création d'un renvoi dans les listes alphabétiques |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 247 | ancien titre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 260 | adresse bibliographique parfois: une adresse ancienne & une récente codée selon MARC21 cette zone est maintenant répétable |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 310 | Mises à jour (continues, mensuelles, hebdomadaires...) indiquer ici l'adjectif qui correspond à la périodicité des mises à jour |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 349 | Type de document: Bases de données Bases de données statistiques Bases de données / STATCAN bdse *(voir plus bas: Bases de données statistiques) Cédérom Référence électronique (parfois) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 351 | Notes pour attirer l'attention des usagers avec le libellé Attention : en rouge |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 362 | Couverture- indiquer la couv. la plus ancienne |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 500 | Titre de l'écran-titre (visionné le ...) Titre de l'en-tête HTML : Titre du cédérom : |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 506 | Accès réservé aux membres des établissements autorisés (Il n'y a pas de zone 506 pour les BDs gratuites) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 516 | Disponible en format PDF (ou en formats HTML et/ou PDF) selon les formats des contenus, des résultats de recherche ou des titres particuliers à l'intérieur des ensembles | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 520 | Résumé (provient souvent des pages de présentation de la BD ou de WorldCat) (éviter les résumés en anglais pour une BD en français) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 520 | [Thèmes] qui serviront à la recherche thématique de BDs dans Ariane |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 530 | Publié aussi en version ... (sur cédérom, électronique, etc.) (inscrire également cette zone sur la notice de l'autre format s'il existe) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 546 | notes sur les langues du contenu | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 550 | Inscrire ici les détails sur la publication, par des organismes, diffuseurs ou éditeurs commerciaux absents des zones 245 ou 260 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 590 | Chaque titre de cette base de données est catalogué séparément | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 591 | Notes d'usage local inscrire ici toute information à l'usage des services techniques, les dérogations, les exceptions, explications... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 700 | toute personne responsable de la ressource mérite une vedette secondaire | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 710 | tous les organismes responsables ont une vedette secondaire: diffuseurs, éditeurs, etc. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 740 | utiliser plutôt la zone 246 pour générer des renvois dans les listes alphabétiques... | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 775 0_ | |t utilisé lorsque la ressource est également publiée dans une autre langue |xISSN pour un véritable titre parallèle, coder la zone 246 15 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 776 0_ | |t utilisé lorsque la ressource est aussi publiée dans un autre format (papier, cédérom, en ligne, etc.) |xISSN (inscrire également cette zone sur la notice de l'autre format s'il existe) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 780 | |t liaison à la ressource précédente |xISSN (utiliser plutôt la zone 247 ou 246 pour les véritables ressources intégratrices) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 785 | |t liaison à la ressource suivante |xISSN (utiliser plutôt la zone 247 ou 246 pour les véritables ressources intégratrices) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 850 | Nous n'utilisons plus cette zone pour les ressources continues à Laval (certaines sont encore présentes dans les notices) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 856 40 856 40 856 42 |
|3Accès direct |u URL donner accès au moteur de recherche autant que possible |3Accès via (une plateforme, un service, un diffuseur, etc.)|zIndiquer ici la consultation limitée ou d'autres particularités |3Guide d'utilisation |u URL |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Onglet Cote/Exempl. | Bibliothèque: Virtuelle Type: Ressource électronique Localisation d'appatenance: Internet |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Exemples de notices (format MARC)
| 001 | a1507482 |
| 003 | OCoLC |
| 005 | 20050613110713.0 |
| 006 | m d |
| 007 | cr cn--------- |
| 008 | 020703c20009999mauku d s 000 02eng d |
| 035 | $a (OCoLC) 50120090 |
| 040 | $a GZM $b fre $d CaQQLA |
| 049 | $a LVBA |
| 050 4 | $a T58.5 $b .S24 |
| 055 4 | $a QA 75.5 |
| 090 | $aInternet |
| 099 | $ajnogj |
| 245 00 | $aSafari Tech Books Online$h[ressource électronique]. |
| 246 2 | $aSafari-O'Reilly (ne sera pas un renvoi dans la liste alphabétique) |
| 246 13 | $aSafari Books Online |
| 260 | $aBoston, MA :$bSafari Tech Books Online,$c[200-]- |
| 310 | $aMise à jour continue |
| 351 | $aLa Bibliothèque n'est abonnée qu'aux titres publiés par l'éditeur O'Reilly |
| 500 | $aTitre de l'écran-titre (visionné le 14 juin 2005) : Safari Tech Books Online |
| 500 | $aTitre de l'écran-titre (visionné le 29 août 2006) : Safari Books Online |
| 506 | $aAccès réservé aux membres des établissements autorisés |
| 520 | $a"A library of books on information technology, digitized and made available by Safari Tech Books Online in conjunction with the original publishers. Unlike an online bookstore, Safari Tech Books Online is a fully-searchable e-reference library". |
| 520 | $a[Informatique]. |
| 590 | $aChaque titre publié chez O'Reilly est catalogué séparément |
| 591 | $aSelon Pierre Lasou, Safari n'est pas un produit ProQuest (pas de type de document ProQuest) (jno, 22 juin 2005) |
| 596 | $aVIRTUELLE |
| 650 6 | $aInformatique$vBases de données |
| 650 6 | $aTechnologie de l'information$vBases de données |
| 710 2 | $aSafari Tech Books Online |
| 710 2 | $aO'Reilly & Associates |
| 856 40 | $3Accès direct$uhttp://proquestcombo.safaribooksonline.com/?uicode=univlaval$z Consultation limitée à 4 usagers simultanés |
| 349 | $aBases de données |
| 349 | $aSafari |
|
Type de notice:
|
a |
Niveau bibliog. :
|
i |
Niveau d'enregis.:
|
|
|
Forme de catalog. :
|
a |
Genre de méthode :
|
Date d'enregistr.:
|
080222 | |
|
Type de date:
|
c |
Date 1 :
|
1994 |
Date:
|
2 9999 |
|
Lieu de publicat.:
|
ne |
Langue:
|
eng |
Notice modifiée :
|
|
|
Source du catal.:
|
d |
Périodicité:
|
k |
Régularité:
|
r |
|
ISDS :
|
Type de ressource:
|
d |
Support matériel :
|
s | |
|
Support matériel:
|
Nature de l'ouvrage:
|
b |
Nature du contenu :
|
||
|
Publ. officielle :
|
Publ. conférence:
|
0 |
Alphabet original:
|
a | |
|
SLI_Ent:
|
2 |
| Étiquette | Ind. Contenu |
| 001 | a1692027 |
| 006 | m|||d|| |
| 040 | CaQQLA|bfre|dCaQQLA |
| 055 4 | Z 7004 |
| 090 | Internet |
| 099 | jnomp |
| 130 0 | Translation studies bibliography (En ligne) |
| 245 00 | Translation studies bibliography|h[ressource électronique] /|cLuc van Doorslaer, managing editor. |
| 246 13 | Translation and interpreting studies |
| 246 13 | T&I studies |
| 260 | Amsterdam :|bJohn Benjamins Pub. Co,|c2004- |
| 310 | Mise à jour continue |
| 349 | Bases de données |
| 349 | Référence électronique |
| 362 | 1994- |
| 500 | Titre de l'écran-titre (visionné le 28 févr. 2008) |
| 506 | Accès réservé aux membres des établissements autorisés |
| 504 | Bibliogr. |
| 520 | "Translation and Interpreting (T&I) Studies comprises the young discipline dealing with transfer and mediation, containing aspects of intra- and interlingual translation, intercultural communication, adaptation, interpreting, localization, multimedia translation, language mediation, terminology and documentation" |
| 520 | [Langues et linguistique] |
| 530 | Publié aussi en version papier |
| 596 | VIRTUELLE |
| 650 6 | Traduction|vBibliographie |
| 650 6 | Interprétation (Traduction)|vBibliographie |
| 700 1 | Doorslaer, Luc van,|d1964- |
| 710 2 | John Benjamins Antiquariat |
| 776 0 | |tTranslation studies bibliography |
| 856 40 | |3Accès direct|uhttp://www.benjamins.com/online/tsb/|zConsultation limitée à 15 usagers simultanés |
Exemple de visionnement sur le Web
Les bases de données statistiques & STATCAN
Particularités pour le traitement des bases de données statistiques & de Statistique Canada:
Il existe une Liste alphabétique et thématique de base de données statistiques
et une Liste de bases de données de Statistique Canada
*(voir les sources & liens en fin de page)
zone 349:
bdse (utiliser ce type de document pour exclure une base de données statistiques de la recherche thématique de base de données dans Ariane)
zone 520: il existe une liste de [thèmes] particuliers pour les BDs statistiques
Toujours demander l'avis du conseiller spécialisé en ressource documentaire & données statistiques (Gaston Quirion) pour décider des interventions dans ces listes
Guides, manuels, outils, sources, liens:
Politique sur le traitement des ressources intégratrices
Procédure pour l'ajout, la modification ou le retrait de bases de données ou de thèmes dans la liste thématique des bases de données
Catalogage des périodiques sur cédérom, DVD-ROM ou sur disquettes
Politique commune pour le traitement des périodiques électroniques accessibles en ligne dans les bibliothèques universitaires du Québec
Politique commune pour le traitement des ressources intégratrices électroniques accessibles en ligne dans les bibliothèques universitaires du Québec
Ressources électroniques: de l'acquisition à la diffusion
Groupe d'accès aux ressources électroniques (GARE)
Nouveau sur le site [le lien ne fonctionne plus]
Liste alphabétique des bases de données
Listes thématiques des bases de données
Liste alphabétique des bases de données statistiques
Liste thématique des bases de données statistiques
Liste alphabétique des bases de données Statistique Canada
