Politique de traitement des autorités dans Ariane

AUTORITÉS

Table des matières

Buts du contrôle d'autorité
Différents type de fichiers d'autorité
Fichiers d'autorité de la Bibliothèque de l'Université Laval
Gestion des fichiers d'autorité dans MultiLIS
Principes généraux à respecter

5.1 Une seule forme pour une entité donnée
5.2 Cohérence
5.3 Clarté
5.4 Francisation

5.4.1 Francisation des entrées
5.4.2 Francisation des notes et des sources

5.5 Signatures et responsabilité des dossiers

5.5.1 Règle générale
5.5.2 Signification des initiales
5.5.3 Modification dans les vieux dossiers

5.6 Quand doit-on faire une autorité?

5.6.1 Règle générale
5.6.2 Critères additionnels
Procédures à suivre dans les divers champs d'une notice d'autorité

6.1 XX (Entrée principale)

6.2 4XX Renvois

6.3 5XX Termes associés (voir aussi)

6.4 6XX Sources, notes, etc.
Autorités pour les congrès, réunions, etc.

7.1 Noms génériques des congrès

7.2 Changement de nom des congrès

7.3 Noms de congrès composés d'un sigle suivi d'une année abrégée

7.4 Précisions à la vedette d'un congrès, d'une conférence, d'une réunion d'organisme, rencontres, foires, festivals, etc.

7.5 Entrée principale ou secondaire

7.6 Année dans la cote

Buts du contrôle d'autorité

Le contrôle d'autorité répond à deux besoins principaux:
- Rassembler la documentation par un même auteur ou sur un même sujet sous une seule appellation. Quels que soient les termes de la question posée par l'usager ou le catalogueur, celui-ci doit pouvoir compter sur un système de renvois qui le guide vers la forme utilisée dans notre catalogue. Il doit pouvoir se fier à cette forme et gagner ainsi du temps et de l'exhaustivité, n'ayant plus à se préoccuper d'autres formes possibles.
- Faciliter le catalogage interne et le catalogage en coopération
- en fixant une fois pour toutes la bonne forme à utiliser, ce qui évite d'avoir à la reconstituer à chaque fois qu'on la rencontre.
- en fournissant des indications diverses sur la façon de traiter certains types de documents (cote-sujet, traitement séparé, etc.)
- en servant de référence lors du versement de notices dérivées d'autres bibliothèques (équivalences avec d'autres fichiers d'autorité, traduction automatique, ponctuation et codage uniformisés, etc.)
Lorsqu'un fichier d'autorité est correctement maintenu, donc fiable, il permet un gain de productivité considérable pour le catalogage.

Lorsqu'il est bien exploité dans les services au public, il donne aux usagers un bien meilleur taux de réponse à leurs questions.
Différents types de fichiers d'autorité

Il existe trois niveaux de fichiers d'autorité
- Fichiers locaux (Cas des fichiers de l'Analyse documentaire)
  - Ces fichiers sont créés et maintenus pour les besoins d'une bibliothèque en particulier.
  - Les notices d'autorité locales sont identifiées par un astérisque (*) dans MultiLIS
  - Les notices ne sont pas publiées, bien qu'elles puissent à l'occasion être consultées par d'autres bibliothèques.
- Fichiers "réseau" (Cas du RVM)
  - Ces fichiers sont créés et maintenus pour les besoins d'un ensemble de bibliothèques qui s'entendent pour l'utiliser.
  - Les notices d'autorité réseau sont identifiées par deux astérisques (**) dans MultiLIS.
  - Les notices d'autorité sont largement diffusées, vendues sur des supports variés (papier, microfiches, bandes, cédéroms, bandes magnétiques...)
  - Les notices réseau dans MultiLIS ont priorité sur les notices locales qu'elles écrasent lorsqu'elles se retrouvent dans le même fichier.
- Fichiers nationaux ou internationaux (Cas du Name Auth., Can. v. a., RAMEAU...)
  - Ces fichiers sont créés et maintenus par des bibliothèques nationales, pour les besoins des bibliothèques d'un pays ou d'un ensemble de pays.
  - Si elles étaient chargées en bloc chez nous, et conservées telles quelles (ce qui n'est pas le cas), les notices d'autorité nationales seraient identifiées dans MultiLIS par trois astérisques (***). Elles auraient priorité sur les notices locales et réseau.
  - Les fichiers nationaux, financés par les deniers publics, sont très largement diffusés. En devenant, à terme, compatibles entre eux (mêmes normes, même format, équivalences linguistiques et culturelles), ils devraient rendre inutile le maintien de fichiers locaux et même réseau. C'est loin d'être le cas actuellement. C'est pourquoi nous devons maintenir nos fichiers locaux.
Fichiers d'autorité de la Bibliothèque de l'Université Laval
Lors de l'établissement de la politique locale de traitement, les décisions suivantes ont été prises:
- maintien d'un fichier d'autorité complet pour les auteurs personnels et pour les sujets
- maintien d'un fichier d'autorité partiel pour les collectivités-auteur, les titres uniformes
- abandon du fichier d'autorité des collections, sauf pour certains cas particuliers (demande spéciale de bibliothécaires-conseils, besoin particulier du traitement)
L'équipe du RVM se charge en grande partie du fichier des sujets, du moins pour les noms communs, les noms géographiques, certaines constructions dont les châteaux, les églises, etc.

La section de l'Analyse documentaire se charge du reste, soit les sujets qui ne sont pas établis au RVM (personnes, collectivités, titres uniformes, etc. utilisés en vedettes-matière) ainsi que les auteurs personnels et collectifs, les titres uniformes et certaines collections.

Cette division est à peu près la même que celle qui a cours à la Bibliothèque du Congrès. Elle est issue de la tradition et ne correspond guère au besoin grandissant d'un fichier unique et cohérent dans les bibliothèques actuelles. Cependant, l'objectif de la LC est de constituer à terme un fichier unique.

En attendant ce fichier unique, il est important de travailler en gardant cet objectif en tête (uniformité des pratiques, cohérence...) de façon à ne pas nuire à une intégration future.
Gestion des fichiers d'autorité dans MultiLIS
À noter: quelques caractéristiques de MultiLIS rendent parfois l'exploitation des fichiers d'autorité difficile.
- Le contrôle d'autorité dans MultiLIS se fait à l'aide d'autorités dûment constituées (étoilées) et à l'aide des entrées singulières.
- Les entrées singulières proviennent des entrées des notices bibliographiques pour lesquelles aucune notice d'autorité n'a été faite. La première fois qu'un point d'accès est constitué et utilisé, il génère une entrée singulière dans le fichier, qui peut ainsi être utilisée chaque fois qu'on en a besoin.
- Or, dans MultiLIS, une entrée singulière joue le même rôle qu'une autorité dûment constituée et étoilée. Elle sert de référence lors de chargement de notices dérivées; le codage, la ponctuation, l'accentuation qu'elle contient ont priorité sur ceux du dossier dérivé et les modifient en conséquence.
- C'est pourquoi il est si important de porter une attention particulière la première fois qu'on introduit une entrée singulière. Elle ne doit ni correspondre à un renvoi vers une autorité constituée, ni contenir d'éléments fautifs. Toute pratique fautive à cette étape est lourde de conséquence puisqu'au lieu de servir de norme et de corriger les notices, l'entrée singulière deviendra facteur de multiplication d'erreurs.
- Les fichiers d'autorité ne sont pas toujours facilement exploitables par la recherche, à cause de certaines caractéristiques du logiciel
- Entre autres:
  - Les fichiers sont séparés (auteurs, titres uniformes, sujets, etc.) Il faudrait idéalement reproduire les notices d'autorité dans tous les fichiers où ils sont utiles, ce qui est impossible autrement que manuellement. L'usager est le grand perdant dans cette pratique.
  - Les tris alphabétiques ne sont pas offerts au public en général et sont limités chez nous.
  - La recherche dans les auteurs personnels ne peut se faire dans le désordre, alors que c'est possible dans les autres fichiers; d'où la nécessité d'un plus grand nombre de renvois pour donner accès à différentes parties du nom.
  - Certains éléments de codage ne sont pas exploités, ou le sont mal (cf. titres uniformes par exemple).
  - Les équivalents (formes acceptées provenant d'autres fichiers d'autorité) sont mal gérés par MultiLIS, ce qui nous oblige à les mettre en renvois pour obtenir la traduction automatique. Le problème, c'est que dans cette zone ils sont confondus avec les véritables renvois et souvent difficiles à repérer.
  - Les équivalents, qui n'obéissent pas aux règles régissant les renvois, sont "intouchables". On ne doit jamais les modifier. Or leur inclusion dans une zone non prévue à cette effet a pour conséquence qu'ils sont souvent supprimés ou modifiés par inadvertance. D'autre part, les équivalents peuvent être des homonymes de formes acceptées ou de renvois de notre fichier. Dans ce cas, on ne peut les inclure sans risquer l'incohérence et la mauvaise orientation des notices.
  Ces contraintes sont probablement temporaires. L'arrivée d'un nouveau système devrait permettre probablement d'en corriger plusieurs. Le travail doit donc se faire en fonction d'une exploitation maximale future et non simplement en fonction des caractérisques actuelles des fichiers.
Principes généraux à respecter
5.1 Une seule forme pour une entité donnée
C'est le principe essentiel à respecter dans un fichier d'autorité. Il ne doit pas coexister dans le fichier plusieurs variantes d'un même organisme, d'un même nom personnel, d'un titre uniforme, etc.

Par exemple: "Université de Paris-Nord" et "Université de Paris XIII" ne doivent pas coexister dans le fichier. Ce sont 2 formes de la même université. Il faut choisir une forme et s'y tenir ensuite pour les sous-organismes.
Procédure à suivre:
- Lorsqu'on crée une nouvelle autorité ou entrée singulière, bien s'assurer qu'elle n'existe pas déjà sous une autre forme ou dans une autre langue. Interroger les fichiers à l'aide de mots significatifs tronqués, penser aux équivalents anglais possibles. Interroger dans tous les fichiers, y compris celui des vedettes-matière, où l'entrée pourrait se trouver.
- Faire les fusions qui s'imposent.
- Porter une attention particulière aux organismes internationaux et à ceux des pays bilingues à cause des différentes langues utilisées.
5.2 Cohérence
Il ne doit pas y avoir de contradictions dans les fichiers.
- Un renvoi ne doit jamais coïncider avec une vedette établie, sous peine de voir les notices indexées à l'aide de cette vedette aiguillées par le système vers une autre vedette non pertinente, le renvoi ayant priorité. C'est ainsi que plusieurs auteurs personnels ont pu être confondus, à cause de renvois du type:
  
  Fontaine, Jean voir Fontaine, Jean, 1922- (alors que la vedette Fontaine, Jean coexistait et désignait quelqu'un d'autre).
- Ne pas utiliser comme tête de vedette ou de renvoi une forme constituant un renvoi vers une autre forme (sauf si cela correspond à l'équivalent LC ou Can. v.a.)
  Par exemple, si on a créé le renvoi:
  
  OTAN
  voir Organisation du traité de l'Atlantique Nord
  
  ne jamais créer par la suite une vedette ou même un renvoi du type:
  OTAN. Bureau de l'information et de la presse
  
  L'usager qui se fait dire d'utiliser Organisation du traité de l'Atlantique Nord et qui obéit risque fort de ne pas trouver toute sa documentation ou d'être perturbé par un trop grand nombre de renvois répétitifs.
  
  N.B.: On peut cependant utiliser OTAN à l'intérieur d'une vedette comprenant d'autres mots, par exemple:
  
  Pacte de l'OTAN
  
  Dans ce cas, toujours faire un renvoi contenant la forme au long, par exemple:
  
  Pacte de l'Organisation du traité de l'Atlantique Nord
  voir Pacte de l'OTAN
  (toujours dans le but d'éviter toute perte d'information aux usagers guidés par le premier renvoi).
- Dans une série d'entités semblables, essayer d'utiliser une graphie constante pour certaines formes à orthographe, accentuation ou ponctuation variables. Si ce n'est pas possible à cause des sources, faire des renvois des formes le plus largement utilisées.
  Exemple de mots à double orthographe:
  
  Micro-électronique et Microélectronique
  Micro-climat et Microclimat
  Center et Centre
  Archaeology et Archeology
5.3 Clarté

Éviter les renvois répétitifs inutiles

5.3.1 Éviter les renvois comportant les mêmes mots que l'entrée principale, dans un autre ordre, et ne correspondant à aucune forme "acceptable". Par exemple:

110 |aUniversité de Paris XIII
ne pas faire 410 |aParis XIII, Université de
N.B. Exception pour le fichier des auteurs personnels...

5.3.2 Éviter les renvois répétant les renvois déjà présents sous la tête de vedette (dans le cas de sous-organismes surtout). Par exemple:

110 |aUniversité de Paris XIII. Centre d'études francophones
Ne pas faire 410 |aUniversité de Paris-Nord.|BCentre d'études francophones
(puisque Université de Paris-Nord est déjà en renvoi sous Université de Paris XIII)

N.B.: Exception évidemment s'il s'agit d'un équivalent et non d'un véritable renvoi.

5.3.3 Éviter les renvois correspondant aux anciennes formes, anglaises surtout; une fois le ménage fait dans les différents fichiers, leur utilité est marginale.

Ces formes réintroduisent en grand nombre des entrées désuètes, souvent déjà rejetées comme équivalents, et nuisent beaucoup à la lecture des affichages. Elles pourraient théoriquement servir à bloquer des formes utilisées dans de vieux dossiers dérivés (cas rares en pratique). Dans les fichiers de niveau réseau ou national, elles se justifient par le fait qu'elles font un ménage automatique dans les fichiers des bibliothèques qui les importent.
Ce n'est pas le cas chez nous. Leur utilité disparaît une fois le ménage fait. Par exemple:
110 |aUniversity of Kent at Canterbury
Ne pas faire 410 |a Kent, Eng.|bUniversity at Canterbury

Si le système nous offre un jour la possibilité de les garder en renvois "invisibles" par un codage approprié, nous pourrons alors les stocker sans problème. Encore là, les anciennes formes françaises seraient au moins aussi utiles que les anciennes formes anglaises... Or il est très rare que nous les ayons ajoutées dans les dossiers transférés par le passé.

D'autre part, il est un peu illusoire de vouloir bloquer à tout prix toutes les variantes utilisées par toutes les bibliothèques d'où nous dérivons des notices. Une certaine vigilance "humaine" sera toujours requise à ce stade, tant que tout le monde n'utilisera pas le même fichier d'autorité.

5.4 Francisation

La pratique consistant à faire "verser" les autorités directement des fichiers sources LC et BNC a des avantages, dont celui de nous faire gagner du temps et de la précision (pas de faute de transcription). Cependant, cette pratique présente des inconvénients, dont celui d'une certaine anglicisation du fichier quand l'autorité n'est pas adaptée en français. Pour éviter cela, il faut franciser non seulement les vedettes (quand c'est possible selon les règles), mais aussi les renvois et certaines notes. On ne devrait conserver que les équivalents dans la forme anglaise.

5.4.1 Francisation des entrées

Franciser si possible les formes utilisées en tête de vedette et en renvoi quand les règles le permettent ou l'exigent. Les précisions (entre parenthèses) et les noms géographiques constituant des têtes de vedette doivent quant à eux toujours être traduits s'il y a lieu (sauf ceux des équivalents). Surveiller particulièrement les autorités de pays bilingues, comme le Canada, la Belgique, celles d'organismes internationaux, etc. Il existe la plupart du temps une forme française qu'il faut chercher, LC ne l'ayant pas toujours mise en renvoi.
Exemples:

(Suisse) et non (Switzerland)
(Firme) et non (Firm)
(Réseau) et non (System)
(Agence: Grande-Bretagne) et non (Agency: Grande-Bretagne) ou (Agency: Great Britain)

Association européenne des économistes agricoles
et non European Association of Agricultural Economists N.B.: Ne pas inventer de forme française cependant. Au moins une source fiable doit être citée.

5.4.2 Francisation des notes et des sources

Franciser les notes 665 ainsi que les 667 qui donnent des renseignements importants à connaître par les utilisateurs. Il ne faut pas négliger les notes des fichiers d'autorité qui sont destinées au public. Celles-ci risquent d'orienter les usagers vers des vedettes anglaises qui ne leur sont d'aucune utilité si on en a changé la forme, ou de leur indiquer des pratiques que nous ne suivons pas.

Les autres notes 667, les 678, etc. peuvent la plupart du temps être laissées en anglais, car elles sont davantage à usage interne. Les lire attentivement cependant pour éviter de laisser des indications que nous ne respectons pas ou d'orienter vers des vedettes que nous n'utilisons pas sous la même forme. Il faut alors les modifier, les supprimer ou les traduire si elles sont très importantes.

Les 670 sont des sources et doivent être laissées telles quelles

5.5 Signatures et responsabilité des dossiers
5.5.1 Règle générale
- Toutes les notices d'autorité doivent être initialées dans la zone 099 par la personne qui travaille le dossier à l'origine ou qui retravaille en profondeur un vieux dossier, déjà signé ou non.
- Ne pas initialer cependant quand il s'agit de corrections mineures (faute d'orthographe, oubli, ajout de renvois de pure forme) si on n'est pas prêt à prendre la responsabilité de la notice dans son ensemble et à faire le ménage nécessaire dans les divers fichiers d'autorité.
5.5.2 Signification des initiales
- Une personne qui signe un dossier en prend en quelque sorte la responsabilité. C'est elle qu'on consultera si des questions se posent au sujet de l'autorité. C'est à elle qu'on confiera prioritairement le travail à faire la concernant en cas de changement de politique, d'enrichissement nécessaire, de ménage à faire, etc.
- Cela ne signifie pas qu'on la rendra responsable de tout le contenu du dossier et qu'on lui reprochera d'éventuelles fautes, car on sait très bien que d'autres personnes peuvent y avoir touché sans qu'on le sache, les initiales n'étant pas ajoutées en cas de correction mineure et en cas de changements globaux.
5.5.3 Modification dans les vieux dossiers
- N'importe qui peut modifier, corriger un dossier d'autorité dont il n'est pas responsable à l'origine. Quand la modification est importante, contestable, sujette à interprétation, etc. il est conseillé d'en parler avec la personne responsable si celle-ci est présente. Cependant, beaucoup de dossiers ne sont pas signés, ou bien les personnes qui les ont signés sont absentes ou ont quitté le service. Dans ce cas, on peut en prendre la responsabilité, faire le ménage et signer le dossier.
5.6 Quand doit-on faire une autorité?
La politique locale indique quels sont les fichiers d'autorité à maintenir.
Cependant, à l'intérieur de ces fichiers nous n'avons pas l'obligation de faire une autorité pour toutes les entrées. Bien que ce soit là l'idéal, nous n'avons pas les ressources suffisantes pour le faire.
5.6.1 Règle générale

On doit établir une autorité quand il existe plusieurs formes possibles d'une même entrée.
Quand il n'y a pas de renvois à faire, d'équivalent à donner, il n'y a aucune urgence à faire une notice d'autorité. L'entrée singulière peut suffire encore longtemps puisqu'elle joue le même rôle.

5.6.2 Critères additionnels
- Quand on a passé beaucoup de temps de recherche pour établir une entrée, même si celle-ci n'exige pas de renvoi, il peut être intéressant de faire quand même une autorité pour éviter à d'autres, par la suite, de refaire ce travail.
- Têtes de vedette et vedettes fréquemment utilisées
  Lorsqu'une vedette est fréquemment utilisée, ou lorsqu'elle comporte de nombreux sous-organismes et subdivisions, il est essentiel d'en fixer la forme à l'aide d'une notice d'autorité.
- Par contre, dans le cas du 3e |b d'un ministère ou organisme unilingue, c'est beaucoup moins urgent, les risques de divergence ou de recherche infructueuse étant fort minces.
- À retenir: ce qui est important, c'est qu'une fois la décision prise d'établir une autorité, celle-ci doit être faite le plus correctement possible ainsi que le ménage qui l'accompagne. À la limite, il vaut mieux conserver plus longtemps une entrée singulière correcte et unique plutôt qu'établir une autorité qui ne signifie rien. Le but n'est pas de faire le plus grand nombre d'autorités possible, mais de faire, et de bien faire, celles qui sont nécessaires.

Procédures à suivre dans les divers champs d'une notice d'autorité

6.1 1XX (entrée principale)

6.1.1 Suivre les règles de catalogage

Des dérogations peuvent exister quand l'application d'une règle mène à une absurdité. Dans ce cas, faire obligatoirement un renvoi de la forme selon les règles.

Cette pratique permet souvent d'éviter des changements de nom Par exemple: "France" et non "République française"

6.1.2 Favoriser la formule usuelle plutôt que la forme officielle quand c'est possible.

6.1.3 Uniformiser le plus possible le même type d'entité quand les règles et les sources le permettent, ainsi que la ponctuation, la graphie, etc.

Ex.:	Université du Québec à Montréal
	Université du Québec à Trois-Rivières
	Université du Québec à Rimouski

Et non:	UQAM
	UQTR
	Université du Québec (Rimouski, Québec)

Privilégier les formes usuelles au détriment des formes officielles rend souvent la chose possible. Avant de créer une nouvelle entité, vérifier dans le fichier si des entités semblables n'existent pas déjà et uniformiser l'ensemble.

N.B.: Ne pas inventer de forme cependant pour répondre à ce besoin. Au moins une bonne source doit l'utiliser. Mais il faut quelquefois chercher davantage.

6.1.4 Favoriser les formes des fichiers d'autorité nationaux (BNC et LC pour les entités des pays de langue anglaise ou pour le Canada, BN Opale pour les entités des pays francophones ou pour les entités européennes).

N.B.: Attention cependant pour BN Opale: les règles de catalogage ne sont pas les mêmes et il faut adapter la forme retenue à nos règles.

Exemples:

RAMEAU: lycée louis-le-grand (paris)
LAVAL: Lycée Louis-le-Grand (Paris, France)
RAMEAU: paris (france). conciergerie
LAVAL: Conciergerie (Paris, France)

6.1.5 Toujours créer une notice d'autorité pour les têtes de vedette, même si aucune notice bibliographique ne s'y rattache directement.

Il est essentiel que la forme de la tête de vedette soit fixée pour qu'elle reste uniforme quand les subdivisions varient.

6.1.6 Sigles

Utiliser le moins possible les sigles avec points (Coller les majuscules)

Par exemple: CLSC
Et non C.L.S.C.
Ceci vaut également pour les renvois.
Cependant, certaines vedettes très utilisées sont déjà construites à l'aide de sigles avec points (U.S....)

Dans ce cas, pour éviter l'incohérence et à cause du travail que cela représente de tout corriger, on continuera d'utiliser ces sigles. Ne pas oublier de mettre en renvoi la forme sans points.

6.1.7 Noms géographiques

Ne pas utiliser en précision ou en tête de vedette des noms géographiques qui ne sont pas créés au RVM, ni les formes anglaises de ces noms géographiques (en renvoi comme dans l'entrée principale).

Les seules formes anglaises qui devraient subsister sont celles contenues dans les équivalents LC ou BNC.

S'ils ne sont pas encore créés, les demander à l'équipe du RVM.

Cela vaut aussi pour les noms de lieu utilisés dans les congrès, ceci afin d'éviter d'avoir 2 vedettes pour le même congrès à cause d'une différence à ce niveau, comme dans l'exemple ci-dessous:

International Congress for Ultraprecision
Technology (1988: Aachen, Allemagne)

et International Congress for Ultraprecision
Technology (1988 Aix-la-Chapelle, Allemagne)

N.B.: la forme du RVM est Aix-la-Chapelle

6.2 4XX Renvois

Plusieurs directives données ci-dessous ne s'appliquent pas aux équivalents mis en renvoi (Ceux-ci doivent être conservés tels quels)

6.2.1 Renvois à faire

La forme LC et/ou BNC
Ce ne sont pas de véritables renvois mais des équivalents d'autres fichiers d'autorité. Ils doivent être inscrits tels qu'on les trouve, sans rien traduire. Ils ont pour but d'assurer la traduction automatique.

Exemples: 110 |aAssociation internationale de lecture
Forme LC 410 |aInternational Reading Association
(Faire) 110 |aMuséu Histórico Nacional (Bresil)
Forme LC 410 |aMuseu Histórico Nacional (Brazil)

(Faire) 110 |aUniversité de Paris II
Forme LC 410 |aUniversité de droit, d'économie et de (Faire) sciences sociales
les variantes comprenant des mots différents (organismes intermédiaires, autres langues, autres formes, etc.)

Exemples: 110 |aUniversidad de Coimbra
(Faire) 410 |aUniversité de Coimbra
(Faire) 410 |aAcademia Conimbricensis
110 |aUniversité de Lyon II
(Faire) 410 |aUniversité de Lyon 2
(Faire) 410 |aUniversité Lumière - Lyon 2
les variantes correspondant à des formes qu'on aurait pu choisir selon les règles.

Exemples: 110 |aCanada.|bSection d'horticulture (Faire) 410 |aCanada.|bDirection générale du développement agricole.|bSection d'horticulture
Les translittérations ISO dans les cas où ce ne sont pas celles qui sont choisies en entrée principale.

6.2.2 Renvois non nécessaires dans notre fichier (il s'agit d'un fichier local)

Sigles avec points ou espaces, par exemple:

O.T.A.N. ou O T A N

Exemple: 110 |aOrganisation des États américains
Ne pas faire 410 |aO.E.A.
Faire 410 |aOEA

Exception: si le sigle fait partie de l'équivalent LC ou BNC

Exemple: 110 |aORSTOM (Agence : France)
Faire 410 |aO.R.S.T.O.M. (Agency : France)
(Il s'agit de l'équivalent LC)
Formes antérieurs anglaises (ainsi que variantes anglaises quand l'entité n'est pas anglaise, internationale ou très connue).

Exemple: 110 |aUniversität Hamburg
Ne pas faire 410 |aHamburg.|bUniversität
Ne pas faire 410 |aHamburg (Germany).|bUniversity
Ne pas faire 410 |aHamburg (Germany).|bUniversität

(On peut à la rigueur laisser le 410 University of Hamburg car il s'agit d'un organisme important qui peut être connu internationalement).

Les noms géographiques, les précisions des renvois doivent toujours être francisés.

Les formes antérieures anglaises doivent être supprimées, ou francisées si on les garde. Elles ont peu d'utilité chez nous et ont l'inconvénient de réintroduire en nombre des formes de noms géographiques ou d'organismes qu'on a déjà rejeté une fois, ce qui nuit à la lecture des affichages. Les seules qui doivent être conservées sont les équivalents.
Formes inversées comprenant les mêmes mots
(sauf pour les auteurs personnels)

Exemples: 111 |aConference on Arithmetics
Ne pas faire 411 |aArithmetics, Conference on

110 |aAssociation internationale des travailleurs
Ne pas faire 410 |aTravailleurs, Association internationale des

Notre système permet en général de retrouver l'organisme quel que soit l'ordre des mots.

Par contre, cela n'est pas possible pour les auteurs personnels à cause du système MultiLis qui les classe par ordre alphabétique et ne permet pas la recherche dans le désordre. Il faut donc conserver les formes inversées.

Exemple: 100 |aCésar, Jules
Faire 400 |aJules César
400 |aJules Caesar
400 |aCaesar, Julius

6.3 5XX Termes associés (voir aussi)

6.3.1 Liens à établir

Dans les cas de changements de noms, les noms antérieurs et postérieurs doivent normalement figurer en termes associés dans les dossiers d'autorité.

Si la bibliothèque possède des documents qui peuvent se rattacher à un ancien ou à un nouveau nom, il faut donc créer les dossiers d'autorité correspondant, ceci de façon complète, avec codage correct. Ceux-ci figurent généralement dans les dossiers dérivés (Name Auth. et Can. v.a.). Il suffit de les adapter. En original, le travail est plus compliqué car l'historique peut être difficile à établir.

6.3.2 Liens qu'on peut ne pas établir

Si la bibliothèque ne possède pas de documents pouvant se rattacher à un 5XX (antérieur ou postérieur), on peut l'éliminer du dossier versé en détruisant la notice autorité correspondante (squelettique). On ne le fera pas cependant si ces notices correspondent à des têtes de vedettes ou si elles sont nécessaires à la compréhension du dossier principal à cause des notes qu'elles contiennent.

Dans tous les cas, ne jamais laisser de notices "squelettiques ", dans le fichier. Ou bien on les élimine, ou bien on les travaille complètement. N.B. Limiter les changements de nom au maximum (Cf. pratique du renvoi des anciennes formes avec note 667, utilisation de la forme usuelle plutôt qu'officielle, etc.).

6.3.3 Procédure à suivre pour les 5XX lors du transfert d'un dossier LC ou BNC

Vérifier si le dossier transféré contient des termes associés (voir aussi) dans la zone 5XX
Si oui, vérifier dans tous les fichiers la présence d'entrées pouvant se rattacher à un 5XX donné (directement ou par les têtes de vedette)
S'il n'y a pas de notices bibliographiques pouvant être rattachées au 5XX, détruire la notice d'autorité vide correspondante dans le fichier (et non la zone 5XX dans le dossier). Elle s'éliminera ainsi du dossier transféré.

On peut également transformer un 5XX en renvoi si la probabilité qu'on ait un jour besoin de cette entrée est faible. Dans ce cas, faire une note 667 appropriée (Cf. notes)

Ne pas détruire les têtes de vedettes même si aucune notice ne s'y rattache. Les travailler plutôt.
Si des notices bibliographiques peuvent être rattachées à un 5XX, faire la notice d'autorité du 5XX au complet ainsi que le ménage des fichiers. Coder les |wa et les |wb.

|wa = nom antérieur

|wb = nom postérieur

6.4 6XX Sources, notes, etc.

À noter: ce qui suit va devoir être modifié en fonction du nouveau format MARC intégré dont l'arrivée est imminente.

6.4.1 Sources

Toute notice d'autorité devrait comporter au moins une source, ne serait-ce que celle du volume catalogué à l'origine de l'autorité.

Cependant, celle-ci n'est pas en général la meilleure source pour l'autorité. Souvent, elle ne donne qu'une des formes possibles d'une entité, par exemple le sigle, la forme dans la langue de l'auteur, etc. S'y fier absolument est toujours risqué.

En original, on pourra, selon l'importance de l'entité et le jugement, chercher une ou des sources plus fiables dans les ouvrages de référence habituels et dans les fichiers d'autorité d'autres institutions susceptibles de l'avoir créée (BN Opale par exemple pour les entités françaises et européennes).

On citera l'ouvrage en main seulement en dernier recours ou pour justifier des renvois.

Il est utile, mais non obligatoire, de citer des sources pour les variantes. Cependant, il n'est pas nécessaire de justifier les renvois de pure forme.

En dérivé, dans un dossier d'autorité transféré, ne pas enlever les sources déjà là. Elles contiennent souvent des informations intéressantes pour les historiques présents ou futurs. Même si on ne s'en sert pas tout de suite, elles seront utiles plus tard.

On ajoutera cependant toujours la source identifiant le fichier d'origine de la notice transférée, par exemple:

670 |aName Auth.
670 |aCan. v.a.

Si la forme choisie en entrée principale est différente de celle du fichier d'origine LC ou BNC, on l'indiquera entre parenthèses dans une sous-zone |b du 670, par exemple:

670 |aName Auth.|b(ORSTOM (Agency: France))
670 |aCan. v.a.|b(Canada. Ferme expérimentale (Brandon, Man.))

La source identifiant le fichier d'origine est obligatoire. D'une part il ne serait pas correct, en cas de diffusion de nos fichiers de s'approprier le travail d'une autre bibliothèque sans la citer comme source. D'autre part, cela facilite l'identification de l'équivalent (qu'il faut à tout prix préserver), dans l'ensemble des renvois, ainsi que sa recherche dans les fichiers d'origine.

Sources négatives (675)

Étant donné l'obligation de citer Name Auth. ou Can. v.a. dans tous les cas de recherche positive, il n'est plus nécessaire de les citer en sources négatives dans le champ 675.

On peut à l'occasion utiliser le 675 pour une recherche infructueuse qui nous étonne particulièrement...

6.4.2 Notes

On doit toujours lire les notes d'un dossier transféré, afin de ne pas laisser d'indications contraires à nos pratiques locales. Certaines doivent être traduites, d'autres peuvent être éliminées, ou transférées dans d'autres champs si on les juge utiles car les formats américains et canadiens ne sont pas identiques. Même si elles sont transférées, elles ne sont pas toujours affichées, et peuvent disparaître si elles ne sont pas "légales".

Notes 665

Cette note contient des renseignements (surtout historiques) à propos de la vedette.

Il faut les traduire si elles sont importantes à conserver car elles sont destinées aux usagers comme aux catalogueurs. Elles donnent des pistes vers d'autres vedettes, elles précisent le sens de la vedette.

Il se peut qu'elles soient utiles en anglais mais inutiles en français. Dans ce cas, on les supprime.

Notes 667

Cette note d'usage est en principe davantage destinée aux catalogueurs qu'au public. Il n'est donc pas nécessaire de toujours traduire en français. On peut y laisser des abréviations, du jargon bibliothéconomique, etc. (ce qui n'est pas conseillé dans les notes à l'intention du public).

Si cette note contient des éléments importants utiles au public, il vaut mieux les transférer dans un champ 665 ou autre champ approprié, en français cependant.

On doit cependant l'adapter à notre catalogue et à notre pratique locale. Il ne faut pas y laisser d'indications appropriées à un autre contexte, renvoyant à des vedettes n'existant pas chez nous. Dans ce cas, une traduction adaptée s'impose, ou bien une suppression.

Exemples de traduction:

667 |aThe following heading for an earlier name is a valid AACR 2 heading: National Association of County Officials (U.S.)
667 |aLe renvoi "National Association of County Officials (États-Unis)" correspondant à un nom antérieur peut devenir auteur.
667 |aThe following heading for the earlier name is a valid AACR 2 heading: Universidad de Tucumán
667 |aLe renvoi "Universidad de Tucumán" correspondant à un nom antérieur peut devenir auteur

Note 678 Ce champ ne fait pas partie du MARC canadien. Il figure dans les notices transférées, mais on ne peut le créer en original chez nous.

Il contient souvent des renseignements utiles (biographiques, historiques ou autres).

On peut en général transférer ces informations dans d'autres champs de la notice d'autorité (renvois, notes 665, sources, etc.). Il est préférable de la faire si on ne veut pas risquer de les voir disparaître. Le futur MARC devrait l'intégrer cependant.

Par exemple, dans le dossier suivant:

100 |aHaupt, Georges
678 |ab. 1928

On peut faire un renvoi 400 |aHaupt, Georges, 1928- pour conserver l'information.

Autorités pour les réunions, congrès, etc.
7.1 Noms génériques des congrès

S'il existe des variantes ou un équivalent, faire une autorité pour le nom du congrès tout seul, sans date, lieu, no, avec tous les renvois nécessaires.

Exemples:

11020|aSociété nationale des beaux-arts (France).|bSalon
41120|aSalon de la Nationale
41120|aSalon Champs-de-Mars
41020|aSociété nationale des beaux-arts (France). |bExposition
41120|aSalon of the "Nationale"
41120|aExposition nationale des beaux-arts (Société nationale des beaux-arts)
11120|aCAV (Conférence)
41120|aInternational Conference on Computer-Aided Verification
41120|aCAV
41120|aDIMACS Workshop on Computer Aided Verification
41120|aWorkshop on Computer-Aided Verification
41120|aConference on Computer-Aided Verification
41120|aCAV (Conference)

Cette autorité sera utilisée dans les notices bibliographiques des périodiques correspondant à la publication régulière des comptes rendus des congrès.

Elle ne sera pas utilisée dans une notice bibliographique correspondant à la publication des comptes rendus d'une seule réunion (monographie).

Dans ce dernier cas, on fera une entrée pour le congrès particulier, avec no (s'il y a lieu), date et lieu.

Cette autorité servira également de tête de vedette aux entrées (singulières ou non) faites pour les congrès individuels.

Si la forme retenue pour les congrès individuels est la même que la vedette générale (à l'exception naturellement des précisions), cette pratique pourra nous éviter de faire systématiquement une autorité pour chacun des congrès particuliers.

7.2 Changements de nom des congrès

Si un congrès change de nom, faire une autorité pour chacun des noms utilisés et établir les liens entre les deux formes.

Exemple:

11120 |aNorth American Testis Workshop
51120 |wa|aTestis Workshop
11120 |aTestis Workshop
51120 |wb|aNorth American Testis Workshop

Si la date du changement de nom est connue, l'indiquer dans une note. Cela aidera grandement au choix du nom des congrès individuels par la suite s'il y a lieu.

N.B.: Comme ailleurs, limiter les changements de nom au maximum s'il y a moyen. De légères variantes ne devraient pas compter; des renvois font très bien l'affaire et les usagers retrouvent beaucoup plus facilement leur documentation avec une seule forme.

De même, ne pas considérer comme des changements de noms des variations dans le choix de la forme du congrès.

Exemple:

11120 |aCongrès de l'Union internationale des architectes
11020 |aUnion internationale des architectes.|bCongrès

Choisir la forme conforme aux RCAA2 et s'y tenir.

7.3 Noms de congrès composés d'un sigle suivi d'une année abrégée

Exemple: CAV '90, CAV '91, etc.

Vedettes génériques

On peut maintenant faire la vedette générique à une forme de ce type. Dans ce cas, suivre les modèles ci-dessous
CAV (Conférence)

CAAP (Colloque)

Une précision (en français) doit être ajoutée au sigle indiquant la nature de la réunion.

Exemple:

Conference = Conférence
Workshop = Atelier
Congress = Congrès, etc.

Les renvois de la forme au long, des variantes et de l'équivalent s'il y a lieu seront ajoutés.
Exemple:

11120 |aCAV (Conférence)
41120 |aCAV (Conference) équivalent
41120 |aInternational Conference on Computer-Aided Vérification forme au long
41120 |aCAV Sigle tout seul
41120 |aDIMACS Workshop on Computer-Aided Vérification Variante
41120 |aInternational Workshop on Computer-Aided Vérification Variante

Vedettes de congrès particulier
Ces vedettes sont composées d'un sigle suivi d'une année particulière abrégée et de précisions (date, lieu...)
Exemple:

CAV '90|d(1990 :|cNew Brunswick, N.J.)

Laisser un espace entre le sigle et l'apostrophe précédant la date (même si LC ou la page titre n'en comporte pas)
Répéter la date dans un |d

Ne pas répéter la précision du titre, par ex. (Conférence), qui figure dans l'autorité du nom générique.

Ne pas inscrire de numéro d'ordre (|n) pour les vedettes composées d'un sigle et d'une année particulière (ex. CAV '90|d(1990 :|cNew Brunswick, N.J.) et non CAV '90|n(2e :|d1990 ;|cNew Brunswick, N.J.)). Si plus d'un congrès, etc, du même nom se tiennent la même année, distinguer par les dates ex. CAV '90|d(1990, 10-15 janv. : ...), CAV '90|d(1990, 20-25 mai : ...)

Il n'est pas obligatoire de faire une autorité pour chaque congrès, si la vedette générique correspond à la forme choisie pour les entrées singulières, et si l'équivalent anglais ne diffère que par les précisions de lieu et de no.

Par contre, il faut faire une autorité dans tous les autres cas (forme au long pour l'une, abrégée pour l'autre par exemple)

7.4 Précisions à la vedette d'un congrès, d'une conférence, d'une réunion d'organisme, rencontres, foires, festivals, etc.

Une vedette pour un congrès se termine par les précisions suivantes ajoutées en français, séparées par deux points et insérées dans des parenthèses
- le numéro d'ordre (s'il y a lieu)
- la date (même si elle est déjà en abrégé dans le nom du congrès
- le lieu (selon la forme du RVM : demander la traduction au besoin) où s'est tenu le congrès, sauf s'il fait déjà partie du nom du congrès ou de préférence au lieu, le nom de l'institution (mais non d'un hôtel) inscrit tel qu'on le trouve dans le document.
  
  Exemple : Congrès de l'ACFAS|n(71e :|d2003 :|cUniversité du Québec à Rimouski)
7.5 Entrée principale ou secondaire

Entrée principale : Pour placer en vedette principale une réunion, il faut que son nom figure dans le document, peu importe l'endroit. Ce n'est pas nécessaire que tous les actes de cette réunion apparaissent dans le volume, mais il faut que la majeure partie du volume en soit constitué.

Exemple :
110 : Université catholique de Louvain.|bGroupe de recherche sur le moyen français.|bColloque international|n(2e :|d2005 :|cLouvain, Belgique)
245 : L'écrit et le manuscrit à la fin du Moyen Âge
500 : Contributions du 2e Colloque international du Groupe de recherche sur le moyen français, Université catholique de Louvain, qui s'est tenu du 12 au 14 mai 2005 à Louvain.

Entrée secondaire : Pour placer en vedette secondaire une réunion, il faut que la réunion ne constitue qu'une petite partie du document à cataloguer ou que ce document soit préparé en vue d'une conférence. Cette information peut être prise n'importe où dans le document.

Exemple :
245 : Gouverner les villes d'Afrique :|bÉtat, gouvernement local et acteurs privés /|csous la direction de Laurent Fouchard.
500 : Quelques contributions sont des documents présentés lors de la Journée d'étude sur la gouvernance des villes, tenue à Bordeaux, France, 2004.
711 : Journée d'étude sur la gouvernance des villes|d(2004 :|cBordeaux, France)

7.6 Année dans la cote

Année du congrès, si le congrès est en entrée principale.
Année de publication, si le congrès est en entrée secondaire.

À jour au 21 novembre 2007