Depuis décembre 1991, nous suivons la pratique de la Bibliothèque du Congrès qui consiste à traiter en format " Monographie " les mises à jour auparavant cataloguées en format " P.E.S. "

Nous profitons de tout changement dans nos anciennes notices pour les convertir en format " Monographie ", soit : remplacer le code " s " par le code " m " dans le niveau bibliographique du Guide, puis enlever le 362, le champ 535 : Abonnement en cours et le type de document : P.E.S.

Toutes les mises à jour, peu importe les disciplines, porteront dorénavant la mention "Cour." comme dernier élément de leur cote. De cette façon, il sera plus facile de visualiser rapidement que ce document est mis à jour régulièrement.

Ces documents ne doivent jamais être empruntés, on doit donc inscrire C pour Consultation sur place dans la boîte Document.

NOUVELLE MISE À JOUR :

Les nouvelles mises à jour proviennent de la Section de la Recherche bibliographique. Elles sont accompagnées d'un formulaire fourni par la Section des Acquisitions (BI-40). Nous devons retourner ce formulaire complété, ainsi que le volume à Jacinthe Picard, fidèle collaboratrice, afin qu'elle note ces renseignements dans son fichier sur fiches.

On ouvre notre dossier en indiquant dans la zone 008, le code de date m pour multiple, puis l'année de départ de la mise à jour dans la Date 1 et 9999 dans la Date 2. On laisse la date ouverte dans l'adresse bibliographique. Dans la cote, on ne met pas l'année de départ, mais plutôt la mention " Cour. ". On inscrit la note suivante dans la zone 8 de la zone Document : Mise à jour, abonnement en cours. Si ce document est en plusieurs volumes, on inscrit cette note seulement dans la boîte Document du premier volume.
(Exemple 1)

Les cas qui suivent nous sont généralement signalés par Jacinthe. Elle reçoit un avis (BI-28) de la Section des Acquisitions, lui indiquant certaines modifications. On doit faire les changements nécessaires et lui retourner cet avis, afin qu'elle corrige son fichier.

CESSÉ DE PARAÎTRE :

On doit fermer le dossier bibliographique en inscrivant l'année de fermeture de cette mise à jour dans la zone 008 et dans l'adresse bibliographique, puis remplacer la note dans la zone 8 de la zone Document par: Cette publication a cessé de paraître. On doit aller chercher le volume sur les rayons pour remplacer la mention " Cour. " par la date de la dernière mise à jour dans la cote. Finalement, on remet le document à Jacinthe, afin qu'elle y appose le sceau : " Cette publication a cessé de paraître ". (Exemple 2)

ANNULATION DE L'ABONNEMENT :

Lorsque qu'un conseiller décide de ne pas renouveler un abonnement, on ne peut fermer le dossier, puisque ce n'est qu'à Laval que l'abonnement est terminé, la publication continue d'être mise à jour ailleurs. Donc, on ne peut fermer la date dans la zone 008, ni dans l'adresse bibliographique. Par contre, on enlève la mention " Cour. " dans la cote. On ne met pas l'année à la fin de la cote non plus. On remplace la note dans la zone 8 de la zone Document par : Abonnement annulé depuis le [jour, mois, année]. On remet le document à Jacinthe, afin qu'elle y appose le sceau : " Cette publication n'est plus mise à jour " (Exemple 3)

CHANGEMENT DE TITRE (Sans nouveau cartable) :

On corrige la zone de titre (245) pour y inscrire le nouveau titre. On ajoute une note 500 qui explique ce changement et les dates du changement (si connues) + un 246 au nom de l'ancien titre. (Exemples 4 et 5)

CHANGEMENT DE TITRE (Avec nouveau cartable) :

L'éditeur nous informe que le document est publié sous un nouveau titre, qu'il n'y aura plus de mises à jour sous l'ancien nom, seulement sous le nouveau nom et il nous envoie un nouveau cartable.

On ferme le dossier du premier titre, en inscrivant la date de la dernière mise à jour dans la zone 008 et dans l'adresse bibliographique. Dans la cote, on remplace la mention " Cour. " par cette dernière date aussi. On ajoute une note 500 : Publ. ultérieurement sous le titre :……+ un 740. On remplace la note de la zone Document par : Cette publication n'est plus mise à jour. (Exemple 6)

On ouvre un nouveau dossier, en inscrivant la date de départ dans la zone 008 et dans l'adresse bibliographique. Par contre, dans la cote, on ne met pas de date, mais plutôt la mention " Cour. ". On ajoute une note 500 : Publ. antérieurement sous le titre :……+ un 740. On inscrit aussi la note dans la zone 8 de la zone Document : Mise à jour, abonnement en cours. (Exemple 7)

REFONTE (Avec nouveau cartable) :

Il arrive qu'un éditeur nous envoie un nouveau cartable avec le même titre comprenant une refonte ainsi que les dernières mises à jour à insérer dans ce nouveau cartable et que le conseiller veut garder l'ancien cartable.
On inscrit une note explicative (500) dans notre dossier. On conserve la date ouverte dans la zone fixe et dans l'adresse bibliographique.

Ancien cartable : On remplace la note dans la zone 8 de la zone Document : Mise à jour, abonnement en cours par : Cette publication n'est plus mise à jour. Dans la cote, on remplace la mention " Cour. " par la date de la dernière mise à jour.

Nouveau cartable : On inscrit la note dans la zone 8 de la zone Document : Mise à jour, abonnement en cours. Dans la cote, on ajoute la mention " Cour. " comme dernier élément. (Exemple 8)

NOUVELLE ÉDITION (Avec nouveau cartable) :

Lorsque nous recevons une nouvelle édition d'une mise à jour dans un nouveau cartable et que le conseiller veut conserver ces deux éditions. On doit créer une nouvelle notice.

Ancien cartable: On ferme notre premier dossier avec la date de la dernière mise à jour dans la zone 008 et dans l'adresse bibliographique. On remplace la note dans la zone 8 de la zone Document: Mise à jour, abonnement en cours par: Cette publication n'est plus mise à jour. Dans la cote, on remplace la mention «Cour.» par l'année de la dernière mise à jour. (Exemple 9).

Nouveau cartable: On ouvre notre deuxième dossier pour cette nouvelle édition en indiquant dans la zone 008, le code m pour multiple, puis l'année de départ dans la Date 1 et 9999 dans la Date 2. On laisse la date ouverte dans l'adresse bibliographique. Dans la cote, on ne met pas l'année de départ, mais plutôt la mention «Cour.». On inscrit la note suivante dans la zone 8 de la zone Document: Mise à jour, abonnement en cours. (Exemple 10)

On retourne le tout à Jacinthe afin qu'elle appose son sceau dans l'ancien cartable.