L’ordre du jour est adopté.

Dans plusieurs notices, les articles initiaux de la zone 245 n'ont pas été ignorés comme ils auraient dus l'être. Les chefs d’équipe corrigeront les articles des titres allemands.

Une liste des articles initiaux à ignorer dans les différentes langues est disponible dans l’intranet à l’adresse suivante : http://intranet.bibl.ulaval.ca/politiq/retrait/cutter.html

Il faut porter une attention particulière à ces articles : les omettre soit en inscrivant un nombre de caractères à ignorer en zone 245 et les enlever lorsque nécessaire dans les zones 240, 246, 700, 730 et 830.

On retrouve ces anomalies en cherchant par ces articles dans la recherche : titre – consultation.

Les catalogueurs sont appelés à être vigilants puisque ces considérations peuvent avoir des impacts importants lors du repérage ou de l’affichage des documents.

Sylvie rappelle qu’il faut être très attentif au catalogage des documents sans entrée principale (zones 1xx) : les entrées secondaires (zone 7xx) n’apparaissent pas toujours dans l’ordre prescrit par leur position dans la mention de responsabilité du 245. Cet ordre peut aussi être différent de celui de la bibliothèque à partir de laquelle notre notice est dérivée. Cela pose problème pour la recherche lorsque des documents sont réédités puisque l’auteur apparaissant dans le catalogue n’est pas toujours le même. Louise Pelletier a été informée du problème et ses recherches n’ont pas encore permis de trouver de solution. Les catalogueurs doivent donc porter attention afin que l’ordre des auteurs mentionnés en 700 corresponde à l’ordre indiqué dans la mention de responsabilité.

Les autorités RDA téléchargées ne correspondant pas toujours aux règles des RCAA2, notamment en raison de l’abandon des abréviations, Marielle souhaitait connaître la position de Marcel à ce sujet : modifie-t-on les autorités RDA pour les rendre conformes aux RCAA2 ou conserve-t-on les autorités RDA telles qu’elles sont? Après consultation auprès de Daniel Paradis, Marcel mentionne que la plupart des bibliothèques continuent de créer leurs autorités en suivant les RCAA2 mais que les nouvelles formes d’autorité conformes aux RDA sont placées dans la zone 700 (fichier Autorité), sans les modifier, afin qu’il soit possible de les transférer dans la zone 100 lorsque l’implantation des RDA sera complétée.

Pour l’instant, on conserve nos anciennes pratiques. La traduction en français des termes utilisés dans les autorités dans les RDA n’a pas encore été faite par BAC, BanQ et BNF, seuls les glossaires sont terminés. Les corrections et adaptations aux notices d’autorités seront effectuées lorsque la traduction des termes sera arrêtée, en tenant compte du féminin et du masculin. Dans le cas des formes différentes inscrites en 700, elles seront récupérées et transférées dans les zones 100 en lot. Les abréviations traduites seront alors corrigées dans les vedettes d’autorités.

Jocelyne se questionne à savoir si le fichier d’autorité, fait selon les RCAA2, sera corrigé pour tenir compte des RDA ou si deux versions de fichiers d’autorités prévaudront (un en RCAA2 et l’autre en RDA). Marcel croit qu’il sera important de maintenir les deux codages (RCAA2 et RDA) en parallèle dans un seul et même fichier d’autorité. Le |e de la zone 040 permettra de distinguer les notices RCAA2 des notices RDA.

Christian et Julie mettront à jour la procédure sur la répartition des urgences entre les conseillers. Dans ce contexte, ils demanderont aux conseillers qui traitaient eux-mêmes leurs urgences jusqu’à maintenant s’ils souhaitent encore le faire. Suite aux réponses obtenues, Christian et Julie se partageront les disciplines et transmettront la procédure mise à jour aux chefs d’équipe.

Les documents pour lesquels il y a un demandeur (signets roses) seront également remis à Christian et Julie, selon les disciplines traitées et ces documents seront traités en priorité, puisqu’ils sont traités en priorité par les techniciens. Il pourrait être intéressant de conserver le signet afin de permettre aux conseillers de prioriser leur travail.

Un panier sera aussi installé près de celui de Christian afin de déposer les demandes de traitement pour Julie.

À partir de maintenant, Julie règlera les cas de double traduction pour les CARA ainsi que pour les monographies électroniques. Elle accepte aussi que nous lui transmettions nos listes par courriel.

Nous nous sommes entendus avec la Recherche bibliographique afin de leur confier la tâche du repêchage et de téléchargement des autorités pour les vedettes non établies dans le cas des ensembles importants de monographies électroniques. Cette procédure très efficace avait déjà été utilisée l’an dernier dans le cas du traitement des ensembles RCDR, alors que des milliers d’autorités avaient été ainsi téléchargées dans un délai très court.

Brigitte Béland a constaté que les notices collections mentionnent « BS-1er cycle » comme localisation pour les collections dont les documents ont été envoyés au Centre de conservation. Afin de les identifier pour modifier cette information erronée pour la clientèle, Marcel demandera la production d’une liste comportant tous les 830 des titres de monographies envoyés au Centre de conservation. Dans tous les cas où nous observons de multiples occurrences des 830, des vérifications au catalogue permettront d’établir s’il y a une notice collection pour ces titres et de faire les corrections appropriées. Cette opération nécessitera la participation de toutes les équipes de catalogueurs.

La chaîne de traitement des thèses consistait à traiter en premier lieu la version papier d’une thèse et d’ajouter ensuite l’hyperlien de la thèse numérisée. Les délais de réception des thèses papier qui arrivent souvent longtemps après la réception des données sur les thèses numérisées nous ont incités à inverser la chaîne de travail. Comme nous recevons maintenant les métadonnées pour les thèses numérisées bien avant les thèses papier, ces métadonnées seront versées au catalogue, et les notices seront traitées lorsque les thèses papier seront reçues. Jean versera les métadonnées des thèses numérisées que nous conservions en attente des thèses papier, et leur traitement sera complété lorsque les thèses papier correspondantes arriveront de la reliure. Cette inversion nécessitera le recours à deux procédures selon le format de la première thèse reçue.

La zone MARC 037 « Source d’acquisition » comprenant le numéro d’inventaire sera maintenant ajoutée afin de consigner le numéro de la Faculté des études supérieures. Exemple : 037 54765|bCaQQLA

Nous rappelons que toutes les thèses reçoivent le niveau de traitement original, même si ces thèses sont traitées en fonction de métadonnées, puisqu’il s’agit d’un original réalisé à la Bibliothèque.

Simon Pierre Barrette propose d’évaluer la possibilité d’abandonner la classification de la NLM au profit de la classification de la LC. La raison en est simple : la LC continue de développer la cote R alors que ce ne semble pas être le cas de la classification de la NLM. Les indices sont beaucoup plus précis et à jour dans la classification LC que dans celle de la NLM. Julie rédigera une charte de projet afin d’évaluer l’impact d’un tel changement en lien avec les sources de traitement dérivé, le nombre de documents à classifier, les besoins du RUIS, les contraintes d’espace sur les étages de la Bibliothèque scientifique. La charte devrait également permettre de retracer les raisons qui ont motivé le choix de la NLM, de connaître les coûts de rattrapage, les risques associés au projet et l’échéancier, advenant le cas où le projet soit réalisé.

Certains éditeurs, dont les Éditions CEC, fournissent une clé USB avec leurs documents. Un mot de passe est alors requis pour accéder aux données fournies sur la clé USB. Présentement, ce mot de passe est inscrit dans la notice, dans la zone 590, par exemple : Code d’identification pour la clé USB = Boomerang1 et un autocollant, sur lequel est inscrit le mot de passe, est apposé sur la boîte de la clé USB par l’équipe de la préparation matérielle.

Martine Lemieux a répondu à notre demande d’afficher la zone 765 dans Ariane et Ariane 2.0, ce qui permet maintenant d’afficher les titres originaux.

Des périodiques qui se trouvaient auparavant à la bibliothèque du 1er cycle de la Bibliothèque scientifique et qui sont maintenant rendus au Salon des périodiques ou au Centre de conservation portent encore la mention 1er cycle dans la mention du fonds MARC. L’équipe des PES devra procéder à la mise à jour de l’information dans la zone 852 |c.

Daniel souhaite que certaines procédures utilisées par l’équipe des PES soient déposées dans la section « Outils et procédures documentaire (Catalogage) » de l’intranet. Bien qu’elles concernent surtout le catalogage des PES, plusieurs de ces procédures pourraient s’avérer utiles pour les autres équipes de catalogage, ainsi que pour l’aide à la recherche et les conseillers. Daniel et Julie travailleront sur le choix des procédures, ainsi que leur ajout dans l’intranet.

Pour les cotes L et GV, les procédures qui ont été remises aux équipes de catalogage des monographies n’étaient pas complètes de sorte que la note Public reprenant certaines informations présentes en 590 et indiquant des éléments manquants dans nos mentions de fonds n’a pas été ajoutée lorsque cela était pertinent. L’équipe des PES pourra récupérer les informations pour les ajouter manuellement à la note Public.

Pour les prochaines opérations d’ajout de documents, la procédure devra être corrigée. Daniel s’en chargera.

Sylvie coordonne présentement un projet d’inventaire des thèses localisées aux Thèses et livres rares. Le but de l’exercice est de signaler dans Symphony les numéros d’inventaire des thèses dans le champ 037 afin de mieux coordonner nos interventions avec le Service des archives dans le but de procéder à la numérisation des thèses de l’Université. Le travail de l’équipe consiste à saisir les codes zébrés des thèses dans un fichier Excel comportant déjà les numéros de la Faculté des études supérieures (FÉS), pour chaque thèse localisée à la section des Livres rares. Ce fichier devrait ensuite permettre d’associer les numéros de la FÉS aux thèses dans les notices catalographiques.

L’équipe de catalogage des sciences participera à un projet pilote de catalogage des diapositives numérisées suite à un don de la Fondation de l’Université Laval. Marielle et Marcel ont élaboré un bordereau de saisie de métadonnées qui sera intégré à Alfresco, suite à quoi le projet pilote pourra débuter.