Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers de la Section du catalogage
Compte rendu de la réunion du 15 décembre 2010
Local 0270, 9 h à 12 h
Le compte rendu est adopté avec quelques modifications.
Le traitement des titres récents de l’ensemble SpringerLink mono est presque terminé pour les dernières notices versées chez OCLC. Il ne restera que les notices sans thème à finaliser. Cependant, il faudra régler le cas des notices par l’intermédiaire de Couts pour les titres auxquels notre abonnement nous donne accès dans la plateforme MyiLibrary.
Les 3 000 notices de l’ensemble IEEE ont été versées et sont en cours de traitement. Les notices de HeinOnline World Constitutions (1 297 notices) et de LLMC (1 954 notices) sont en cours de conversion.
Le lot de 1 261 notices bibliographiques pour des enregistrements vidéos disponibles en ligne des collections de l’ONF a été versé et le traitement en sera amorcé en janvier prochain.
Des listes de périodiques à vérifier ont été remises aux conseillères disciplinaires pour les cotes L (Éducation) et GV (Éducation physique) afin que des décisions soient prises relativement à l’élagage éventuel de certains titres. La prochaine étape consistera à faire l’inventaire des titres qui auront été retenus et à saisir les documents non présents dans le catalogue avant l’envoi de ces documents au Centres de conservation. Les membres des équipes de traitement de monographies seront sans doute mis à contribution pour cet exercice. L’échéancier prévu demeure le 1er mars.
La révision de la politique de gestion des autorités demeurera à l’ordre du jour des activités et devrait être réalisée en 2011.
Il n’y a rien à rajouter à ce dossier. Nous le maintenons dans les suivis dans l’attente d’une réponse de Martine à ce sujet.
Aucun développement dans ce dossier. Nous le maintenons dans les suivis. Mentionnons que la liste des localisations d’appartenance et des types de documents devra être remaniée et mise à jour pour tenir compte de la disparition de plusieurs localisations d’appartenance et pour inclure certains codes nécessaires tant pour la gestion des acquisitions que pour la gestion des mentions de fonds des périodiques.
La journée d’information sur les RDA a été bien accueillie par le personnel. Certains ont cependant souligné le côté un peu théorique de certaines présentations. Marcel rappelle que des sessions de formations spécifiques seront offertes à l’interne avant l’implantation du nouveau code de catalogage.
Les chefs d’équipes de la Section des acquisitions ainsi que Marie-Claude Pellerin ont été informés de la nouvelle procédure.
La Politique de mise en valeur des publications des professeurs a été soumise au Comité de direction et présentée au Comité-conseil de la Bibliothèque. Son application a été élargie aux professeurs retraités de l’Université Laval. Une version à jour sera transmise aux chefs d’équipes
Nous soulignons la présence à notre réunion de Hélène St-Onge qui est parmi nous cette semaine à titre de stagiaire en techniques de la documentation du Cegep F.-X. Garneau.
La demande de modification des numéros de contrôle pour bénéficier d’une séquence continue de style aXXXXXX progresse plus vite que prévue et devrait être réalisée au cours des prochaines semaines. Les numéros de contrôle existants dans le 001 seront reportés dans le champ 035 qui deviendra indexable et interrogeable.
Traitement rétrospectif E 105 919 notices bibliographiques
Correspond à des notices versées par la recherche bibliographqiue, certaines comprennent aussi des 349 CARA (A, B, etc) (18 728 notices) et les vedettes-matière ont été traduites lorsque possible par le programme de traduction. Les notices qui ne comprennent que le type Traitement rétrospectif E sont des notices dont le traitement a été complété par les techniciens. Elles portent le niveau d’enregistrement 1 (niveau complet, document non examiné)
Traitement sommaire A 82 714 notices bibliographiques
Correspond à des notices saisies par les opératrices à partir des fiches cartonnées. Ces notices comprennent le minimum d’information permettant de décrire le document et habituellement aucunes vedettes-matière. Les fiches cartonnées se retrouvent dans les fichiers localisés au sous-sol de la Bibliothèque. Les cotes M à ML sont localisées dans l’équipe de Musique. Ces documents sont les moins repérables et devraient donc être traités en priorité, après les CARA, en se limitant aux collections dont l’élagage a été complété en vue de l’envoi au Centre de conservation. Des recherches bibliographiques supplémentaires afin d’identifier des notices à dériver devraient être effectuées à partir de listes, et le traitement devrait être effectué dans les cas où aucune notice complète n’a été repérée, à partir des fiches topo cartonnées conservées au sous-sol.
Tempo musique 1 662 notices bibliographiques
Correspond à des monographies en musique ayant en plus un type de document Traitement rétrospectif E. Des notices complètes auraient donc été versées et il n’y aurait pas de fiches cartonnées correspondantes.
Cette question sera discutée lors de la prochaine réunion, mais il apparaît qu’il ne serait pas approprié de valider systématiquement les 700|a|t lorsqu’il ne s’agit pas de vedettes d’auteur/titre uniforme. Cette validation serait réservée aux vedettes nécessitant un réel contrôle d’autorités. Des tests ont été réalisés pour confirmer que la validation peut s’effectuer uniquement au nom de l’auteur lorsqu’une vedette auteur/titre est créée.
Dans le même ordre d’idée, on remarque que la mention Directeur de thèse utilisée en 790 s’apparente à une relation entre une personne et une création intellectuelle ou artistique au sens de RDA. Il serait donc inapproprié de valider la relation avec le nom de la personne.
Les rencontres hebdomadaires entre Andrée Desbiens, Anne-Marie Fortier et Pierre Lasou se poursuivent toujours et permettent de mieux cerner la réalité des divers ensembles de périodiques électroniques détenus par la Bibliothèque.
Avec la nouvelle année, plusieurs ensembles importants seront renouvelés dont Wiley et Springer, ce qui entraînera un gros travail de vérifications. Dans le cas des titres de Springer, le renouvellement entraînera la mise à jour de la cible SFX correspondante puisque nous sommes responsables CREPUQ pour cet ensemble.
Le changement de plateforme des titres de Proquest obligera à la modification des hyperliens des titres de cet ensemble puisqu’il n’y a pas de structure logique pour les nouveaux hyperliens. Il sera éventuellement question d’utiliser SFX comme intermédiaire pour la gestion de ces liens. La même question se pose pour les périodiques et les monographies de l’ensemble OCDE.
Nous continuons le recatalogage des disques en traitement sommaire (1 032 sur 1 700). Cependant, nous avons convenu d’un arrêt temporaire en décembre afin de mettre toutes nos énergies sur le fichier Excel de la nouvelle classification des disques et aussi pour ne pas ajouter de nouvelles données à ce même fichier.
Concernant la nouvelle classification des disques compacts, la décision d’abandonner les acronymes au profit de cutters alphanumériques dans les cas d’ensembles, d’orchestres et de titres de films a été prise. Beaucoup de travail a donc été nécessaire afin de corriger le fichier Excel. Toutefois, en ce qui concerne les titres d’opéras, le système alphabétique a été conservé au lieu des cutters numériques. Finalement, pour les disques présentant des œuvres d’une époque bien définie, une nouvelle façon de classifier les époques a été mise au point. Une procédure sera écrite afin d’expliquer le tout.
Versement d’une nouvelle banque de films en ligne en provenance de l’ONF. 1 261 notices ont donc été versées. Plusieurs de ces films sont des documentaires et des animations dont nous possédons déjà des exemplaires sur DVD ou VHS.
Nous continuons à cataloguer des notices CARA G
Nous avons reçu la confirmation de Louise Pelletier que la localisation « Rayonnage compact » a bien été ajoutée dans les cas des Grands formats. Ces documents étaient auparavant placés dans une section spéciale au 4e étage. Certains d’entre eux retourneront au 4e étage l’été prochain tandis que d’autres s’en iront au Centre de conservation.
Un lot de 3 896 IEEE a été versé au catalogue et distribué aux catalogueurs. Nous commencerons en janvier le traitement de ce lot. Il reste 250 SpringerLink mono à traiter dont une centaine sans thèmes. Le catalogage de la collection de champignons Fungi canadenses, 320 numéros, est terminée. Le retard des PG Québec électronique mono est presque résorbé. Marielle a entrepris le catalogage de plusieurs fiches collection Springer pour permettre la relance des collections. Une cinquantaine de titres a été traité.
Les membres de l’équipe poursuivent le catalogage des notices bibliographiques de carad. Ils traitent présentement les monographies électroniques des bases de données de SpringerLink mono 6 et de Palgrave connect.
Beaucoup de temps a été consacré à finaliser l’inclusion des mentions d’affiliations des noms des professeurs dans les notices bibliographiques. La liste des ouvrages qui seront mis en exposition a été révisée et il restera les ouvrages plus problématiques signalés dans la liste de Daniel Laverdière.
Sylvie fait remarquer que des cotes/exemplaires d’indices LC et probablement NLM portent la mention de type de classification AUTO au lieu de LC ou NLM. Cette mention erronée fausse le classement des cotes/exemplaires lorsqu’il y a plusieurs volumes dans une notice bibliographique. Il est donc très important de s’assurer que le bon type de classification est indiqué lorsque l’on complète le traitement d’un document. Marcel va voir avec Louise Pelletier ou Sébastien Nadeau s’il ne serait pas possible de récupérer globalement les cotes/exemplaires problématiques afin d’effectuer les corrections. Des critères d’extraction seraient à définir.
Le RVM effectue constamment des modifications aux vedettes-matière et certains changements très importants peuvent toucher de grandes quantités de vedettes-matière ou de notices bibliographiques. On mentionne ici le cas de Santé mentale, Services de qui a été modifié pour Services de santé mentale et pour laquelle des erreurs de modifications ont été repérées.
Certains catalogueurs voudraient être avertis des changements importants touchant les vedettes. Robert nous mentionne que toutes ces modifications se retrouvent sur le site Web du RVM où elles sont mises à jour de façon hebdomadaire. Il serait donc important que les catalogueurs vérifient régulièrement les modifications qui ont été apportées au Répertoire des vedettes-matière en consultant le site du RVM à l’adresse suivante : https://rvmweb.bibl.ulaval.ca/listes#modif
Ils y découvriront les vedettes-matière ainsi que les subdivisions qui ont été modifiées. Il est important de souligner dans un premier temps à Jean Noreau toutes les modifications qui n’ont pas été apportées dans Unicorn. Celui-ci pourrait faire les vérifications nécessaires avant de relayer le cas à l’équipe du RVM.
Certaines catégories de vedettes-matière présentes dans le RVM seront dorénavant transférées au catalogue d’autorité local. C’est le cas des vedettes de bases de données qui deviendront des vedettes de titres uniformes. Plusieurs autres modifications semblables seront effectuées au cours des prochains mois. Nous avons demandé au RVM de nous informer et de nous transférer des fichiers MARC de ces notices que nous pourrons modifier et récupérer, ce qui nous évitera de perdre tout le travail effectué pour la constitution de ces vedettes.
La position 17 du guide comprend le niveau d’enregistrement des notices bibliographiques. Cette zone laissée «en blanc» indique un niveau d’enregistrement complet, ce qui devrait être le cas de toutes les notices bibliographiques que nous cataloguons à moins qu’il ne s’agisse de documents en traitement sommaire (niveau 2) ou de cara (niveau 1 pour un traitement complet, document non examiné).
Jean nous informe qu’il est impossible pour lui de modifier globalement cette position du guide pour les ressources électroniques. Il est donc important que cette modification soit faite par les techniciens lors du catalogage.
Marcel signale que Robert Blanchet a terminé la vérification des vedettes-matière créées en autorités provisoires au cours des années 2008 et 2009. Ce travail se poursuivra en 2011 avec la vérification des vedettes créées en 2010. La contribution de Christian Lacroix et de Simon-Pierre Barrette sera sollicitée.
Nous rappelons qu’il est très important que le travail de création des autorités provisoires bénéficie de toute l’attention nécessaire, et que toutes les vérifications soient faites avant la création d’une autorité. Un courriel a d’ailleurs été envoyé aux techniciens en documentation afin de leur rappeler les principes guidant cette opération.
Nous soulignons aujourd’hui la dernière participation de Robert Blanchet aux réunions des chefs d’équipes. Jacques Robidas assumera les tâches reliées aux doubles traductions jusqu’à la nomination du remplaçant de Robert. Le traitement des documents en psychologie sera assumé pendant cette période par Christian Lacroix. Les catalogueurs remettront également à Jacques les documents électroniques ainsi que les cara présentant des problèmes de double traduction. Des listes de notices bibliographiques lui seront présentées dans une chemise pour ces derniers documents. Jacques ne fera que régler les cas problèmes. Les interventions relatives à la création des autorités provisoires, à l’enlèvement de la note « Document en commande » ou « en traitement » ainsi que la modification de la date de catalogage seront à la charge des techniciens en documentation.
Des notices bibliographiques ont été créées il y a plusieurs années pour les pages de ressources documentaires au nom des conseillers disciplinaires. Cette information bibliographique n’est plus à jour puisque la plupart des conseillers ont quitté la Bibliothèque ou ont changé de discipline depuis le temps. Un courriel sera adressé à Chantal St-Louis afin d’avoir son avis sur le traitement à accorder à ces notices bibliographiques. La façon la plus simple serait tout simplement de les supprimer du catalogue.
Les tables de conversion des notices BNF seront intégrées dans des rapports de chargements et utilisées dorénavant par l’équipe de la recherche bibliographique. Ces notices bibliographiques sont créées à l’origine en InterMARC selon la norme AFNOR, respectent les ISBD, mais sont indexées avec le vocabulaire RAMEAU. Il y a donc des différences significatives à prendre en compte et nous ferons parvenir aux catalogueurs des directives leur indiquant ce qu’ils doivent vérifier plus spécifiquement lorsqu’ils traitent ces documents.
Dans le cadre des projets de traitement rétrospectif, les techniciens en catalogage sont souvent amenés à traiter des documents plus anciens et qui ont été envoyés au Centre de conservation. Dans la grande majorité de ces cas de traitement, il n’est pas nécessaire de rappeler les documents parce que l’opération de catalogage rétrospectif ne nécessite pas d’avoir le document en main et que la notice bibliographique peut être complétée ou régularisée à partir des informations disponibles sans changement de cote. De façon générale, les documents dotés d’indices de classification désuets ne sont pas rappelés du Centre de conservation. Certains cas nécessitent cependant que les documents soient rappelés. En cas de doute le jugement du catalogueur doit être utilisé.
Il ne faut pas hésiter à consulter le conseiller disciplinaire si nécessaire.
Un document détaillant les principaux cas possibles ainsi que la procédure sera préparé pour la prochaine réunion, et sera déposé sur l’Intranet après acceptation.
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Rédaction du compte rendu : Marcel Plourde, 10/11/2010 |