Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers de la Section du catalogage
Compte rendu de la réunion du 10 novembre 2010
Local 0270, 9 h à 12 h
Le compte rendu est adopté avec quelques modifications.
Le traitement de tous les titres de l’ensemble SpringerLink mono est maintenant terminé, du moins pour les notices complètes repêchées d’OCLC. Des thèmes spécifiques ont été associés à toutes les notices qui n’en étaient pas pourvues, ce qui permettra le repêchage éventuel de lots selon les collections thématiques de Springer. Un nouveau lot de 1 030 notices complètes a été versé chez OCLC et sera repêché en priorité par la Recherche bibliographique. Marcel a rencontré le représentant de Couts au Congrès des milieux documentaires qui lui a rappelé que notre entente nous permettait d’avoir accès à l’ensemble de la production électronique de SpringerLink par l’intermédiaire de la plateforme MyeLibrary et que des notices pourraient nous être fournies pour ces documents. Il s’agira de voir de quelle façon on pourra identifier les notices dont nous avons besoin.
Les 3 000 notices de l’ensemble IEEE seront versées dans les prochains jours. Le repêchage des notices de HeinOnline World Constitutions (1 297 notices) et de LLMC (1 954 notices) est terminé et les notices sont en voie de conversion.
Nous avons reçu par l’intermédiaire de la Bibliothèque Gabrielle-Roy un lot de 1 261 notices bibliographiques pour des enregistrements vidéo disponibles en ligne des collections de l’ONF. Ces notices seront converties et versées d’ici la fin de novembre. Nous avons décidé de garder les vedettes matière comme aide à l’indexation, bien qu’elles soient de qualités inégales.
Le travail de vérifications et de saisie des cotes/exemplaires pour les périodiques du rayonnage compact s’est terminé selon l’échéancier prévu
Le projet d’élagage de la collection de référence se poursuit normalement selon ce qui est traité par les conseillers.
Le projet de vérification des titres de périodiques des cotes L (Éducation) et GV (Éducation physique) est terminé. La prochaine étape consistera à fusionner toutes les listes et à fournir aux conseillers disciplinaires concernés des listes de titres aux fins d’élagage avant que nous entreprenions la vérification aux rayons pour régler les cas. Il faudrait que l’ensemble de ce projet soit terminé pour le 1er mars.
Marcel rappelle que le Groupe de travail sur le traitement de la documentation (GTTD) avait procédé au cours du printemps dernier à un sondage sur la gestion des fichiers d’autorités dans les bibliothèques universitaires. Les résultats de ce sondage ainsi que la synthèse ont d’ailleurs été envoyés aux membres au cours des dernières semaines. Le GTTD a par ailleurs inscrit dans son plan de travail les éléments préparatoires à la rédaction d’une politique commune de gestion des autorités, qui implique le partage entre les membres des informations existantes. La révision de notre politique locale de gestion des autorités sera donc traitée en priorité, de façon à être en mesure de participer à la réflexion commune sur le sujet en cours au sein des institutions de la CREPUQ.
Il n’y a rien à rajouter à ce dossier. Nous le maintenons dans les suivis dans l’attente d’une réponse de Martine à ce sujet.
Aucun développement dans ce dossier. Nous le maintenons dans les suivis. Marcel rappelle cependant qu’un gros travail devra être réalisé dans la liste des localisations d’appartenances et des types des documents dans la foulée de la création des nouvelles localisations et de l’abandon de certaines autres. Jocelyne et Andrée mentionnent que la création des nouvelles localisations au Centre géo/stat a des impacts importants sur leurs travaux respectifs. Il sera nécessaire de faire préciser quel devra être le cheminement des documents qui sont commandés sur des budgets généraux, mais qui doivent être réexpédiés dans de nouvelles localisations, telle la nouvelle localisation Référence du Centre géo/stat.
Une demande de formation groupée a été expédiée au Comité de perfectionnement et tout le personnel de la Section s’est inscrit à la journée d’information. Marcel a assisté à une partie de cette présentation, lors du Congrès des milieux documentaires, donnée par Daniel Paradis et Pat Riva, qui seront également à Québec la semaine prochaine. Il s’agit d’une excellente présentation qui devrait susciter l’intérêt des participants. On souligne qu’il ne faudra pas oublier d’envoyer un message à l’ensemble du personnel de la Bibliothèque afin d’informer que le personnel sera en formation. Marcel mentionne que le Groupe de travail sur le traitement de la documentation (GTTD) sera proactif dans l’organisation de formations pratiques pour le personnel lors de l’implantation.
Une courte procédure sera expédiée à Marie-Claude Pellerin afin de l’informer de la marche à suivre pour l’insertion des erratas ou des corrigendum dans les volumes. Marielle et Andrée contacteront les chefs d’équipes de la Section des acquisitions afin de les informer de la nouvelle procédure dans l’acheminement de ces documents.
Les corrections qui ont été soulevées ont été intégrées dans la politique et celle-ci a été transmise à Louise Allard. Elle devrait être déposée à une prochaine réunion du Comité de gestion interne.
Une demande de rapport a été expédiée à Louise Pelletier afin de produire des listes de notices bibliographiques de format Monographie qui n’ont pas de zones fixes complétées pour la langue, le pays ou l’année de publication, ni de zone 300 indiquant la pagination pour les monographies en format papier.
Marcel rappelle que nous recevrons dans quelques semaines une stagiaire du Cégep F.-X. Garneau. Marielle établira le calendrier précis des activités de concert avec les autres chefs d’équipes.
Marcel informe les chefs d’équipes que les tests d’efficacité des lecteurs de codes zébrés ont été compilés. Cinq lecteurs présentaient des déficiences marquées et des lecteurs de remplacement ont été commandés.
Marcel informe les chefs d’équipes que la demande concernant la modification des numéros de contrôle pour bénéficier d’une séquence continue de style AXXXXXX a été transmise à Louise Pelletier et Louise Allard. Selon l’information recueillie, ce projet sera réactivé et devrait être terminé bientôt.
Andrée Desbiens, qui occupe temporairement les fonctions de chef d’équipe durant l’absence de Daniel Tremblay, nous informe que le travail qui restait à effectuer a été réparti dans l’équipe.
L’équipe a procédé à des modifications de localisations, notamment pour les publications de Statistique Canada, suite au réaménagement du 4e étage. Des vérifications de listes de périodiques électroniques de Springer avec notre collection de périodiques sur papier ont été effectuées pour tenir compte du futur entrepôt de la CREPUQ.
Le projet de recatalogage de microfilms de la Bibliothèque Scientifique est suspendu temporairement en attendant des décisions de conservation ou d’élagage de la part des conseillers.
L’équipe a tenu une réunion avec la Section des acquisitions et Pierre Lasou pour bien préciser qui fait quoi dans le traitement des périodiques électroniques. Andrée et Anne-Marie Fortier auront des réunions hebdomadaires avec Pierre pour établir des procédures
Le recatalogage des disques compacts se poursuit : 987 sur un total de 1 700. Le catalogage des disques vinyle a été repris après un arrêt temporaire cet été.
L’équipe continue la révision de la classification des disques compacts en corrigeant, lorsque nécessaire, dans un fichier Excel, des cutters attribués précédemment par une étudiante contractuelle l’été dernier.
Daniel Beaudoin a catalogué 79 des 268 notices de DVD de la collection Theatre in Video acquise dans le cadre du projet RCDR.
Stéphanie Dinel, Mylaine Lemay, Guillaume Lizotte et Jocelyne ont participé à la 3e rencontre annuelle de la Section québécoise de l’Association canadienne des bibliothèques de musique qui a eu lieu à la Maison de Radio-Canada de Montréal le 29 octobre dernier.
L’arrivage des volumes est régulier et le traitement des bases de données est à jour. L’équipe effectue le traitement des Cara de façon ralentie, mais continue, et a terminé le catalogage et l’ajout de thèmes de SpringerLink mono 4 et 5.
Marielle a procédé à la répartition de 660 thèses numérisées dont il faudrait ajouter les liens URL sur les notices bibliographiques des versions papier. Elle a cependant constaté que les 2/3 des thèses papier correspondantes n’ont pas été reçues à la Section du catalogage depuis mars dernier.
Les membres de l’équipe poursuivent le catalogage des notices bibliographiques de carad et des monographies électroniques de PG Québec. Ils ont aussi traité 200 notices de la base de données SpringerLink mono 5, ainsi qu’une cinquantaine de titres de Palgrave connect.
Sylvie a ajouté sur des notices de manuels scolaires québécois localisés aux Thèses et Livres rares 180 liens électroniques de documents numérisés par la BAnQ.
BAnQ ajoute parfois une année à la suite d’un ministère lorsqu’il a changé plusieurs fois de noms et qu’il est revenu par la suite au même nom, par exemple Québec (Province). Ministère du tourisme (2005-). Par contre, BAC et nous, n’avons jamais suivi cette pratique. Il faut donc porter attention aux zones 110 et 710, enlever la date et ajouter un renvoi avec cette date dans l’autorité
Une liste des disciplines et des cotes respectives des chefs d’équipes sera placée dans les Outils, politiques et procédures documentaires (Catalogage) de l’Intranet.
Marcel a reçu un courriel à l’effet que la mention « Chaque volume de cette collection est catalogué séparément » ne semblait pas très claire pour un utilisateur. Après discussion, il nous apparaît que cette mention adoptée il y a plusieurs années est la plus généralement acceptée. Nous soulignons également le fait que c’est la première fois que nous recevons un tel questionnement à ce sujet.
Dans le même courriel, une professeure déplorait l’absence de plusieurs volumes dans une collection précise. Jocelyne a cependant vérifié et constaté la présence d’une commande permanente pour tous ces volumes. C’est pourquoi ils sont bel et bien tous présents, autant dans Ariane que sur les rayons. Jocelyne enverra un courriel à Catherine Jalbert (fonds budgétaire HSN) pour l’informer de ce fait.
Nous utiliserons dorénavant le code o dans la zone 008, position 23 (support matériel), pour les thèses électroniques. Tel qu’indiqué au point 3.8 de la réunion 156, nous ne ferons pas de rétrospectif pour ce nouveau codage.
Nous convenons de compter comme arrivage les notices de collections papier ou électronique que nous cataloguons.
Certaines notices sont masquées par les Acquisitions et ne sont pas détruites parce que des renseignements importants rattachés aux commandes doivent être préservés. Pour l’électronique cependant, Andrée verra avec Laury-Ann Valcourt-Belzile s’il est nécessaire de conserver la notice bibliographique si nous n’avons plus accès à la ressource.
La question est soulevée si des points très spécifiques touchant uniquement une équipe peuvent ou doivent être apportés en réunion, même si ces points ne concernent pas nécessairement les autres équipes. Nous considérons que tout point mérite d’être emporté en réunion afin que les autres équipes soient au courant. Bien entendu, il peut être nécessaire que ces points soient discutés également en dehors de la réunion des chefs d’équipes si des solutions très spécifiques doivent être apportées
Marielle a constaté que des collections électroniques de Springer n’apparaissent pas dans les listes fournies par l’éditeur. Marcel signale qu’il est quand même important de créer une notice collection qui permet la relance dans le catalogue Ariane grâce à la note « Chaque volume de cette collection est catalogué séparément ». Une note explicative pourrait être ajoutée pour justifier l’absence de la zone 856 dans une notice de collection électronique.
Nous nous questionnons sur la signification des divers types de documents utilisés pour caractériser les documents bénéficiant de traitement sommaire ou incomplet. Un tour de table nous révèle que nous ne sommes pas trop sûrs de la signification exacte de ces opérations qui ont été effectuées par l’équipe des préposées de la recherche bibliographique il y a plus de vingt ans. Jocelyne s’informera auprès de Carole Parent qui a participé aux diverses opérations de traitement rétrospectif afin de connaître la signification de ces types de document. Une fois que nous aurons cette information, nous serons en mesure d’établir le nombre exact de documents à traiter selon les types de notices et d’établir un plan de travail pour commencer à effectuer le traitement de ces documents. Une vérification dans OCLC et Amicus permettrait sans doute de repêcher un nombre important de notices bibliographiques, surtout si on considère le fait que le contenu d’OCLC s’est accru considérablement au cours des dernières années.
Cette question de terminer le traitement de ces documents dotés de notices provisoires ou sommaires est d’autant plus importante que certains professeurs ont questionné l’envoi en entrepôt de documents ayant un traitement sommaire, soulignant que leur repérage pourrait devenir plus problématique. Nous sommes très conscients de cette situation et allons tenter d’y répondre au mieux.
Jocelyne signale l’existence d’un nouvel indicateur |j pour indiquer le code de langue d’un sous-titrage pour les enregistrements vidéo. Nous soulignons l’importance de toujours bien coder cette zone, puisqu’elle est nécessaire pour les recherches par langue dans Ariane ou pour la production des facettes appropriées.
Marcel questionne la pratique existante consistant à valider systématiquement tout 700|a|t même s’il ne s’agit pas de vedettes d’auteur/titre uniforme. Il serait beaucoup plus approprié de réserver la validation aux vedettes nécessitant un réel contrôle d’autorités, ce qui permettrait d’ajouter aux noms des professeurs l’affiliation demandée, sans que la vedette n’apparaisse avec la mention non établie.
Marcel fera des tests pour que la validation des zones 700 auteur-titres se fasse uniquement au niveau de l’auteur quand il ne s’agit pas d’un titre uniforme. Nous rappelons également que le deuxième indicateur 2 doit être utilisé pour indiquer une vedette analytique.
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Rédaction du compte rendu: Marcel Plourde, 10/11/2010 |