L’ordre du jour est adopté.

Le compte rendu est adopté avec quelques modifications.

Marcel souligne le fait que c’est la première année que des chefs d’équipes intérimaires ont été désignés dans chacune des équipes. La conjoncture actuelle engendrée par le réaménagement et le travail sous forme de projets sur de nombreuses collections a nécessité ce remplacement. Tous soulignent l’importance de cette continuité. Les chefs d’équipe tiennent donc à remercier les personnes qui les ont remplacés durant leurs vacances d’été.

Nous conseillons aux catalogueurs de soumettre à Guy Julien, Jacques Robidas, Christian Lacroix ou Robert Blanchet les documents qui sont de nouvelles éditions ou des traductions d’œuvres pour lesquelles il y a déjà dans Ariane des notices bibliographiques comportant des vedettes matière ou des cotes différentes de celles trouvées dans la notice dérivée.

Nous rappelons que ce sujet a déjà été traité au point 3.9 de la réunion 130 des chefs d’équipe en janvier 2008. Nous y avions établi de faire une autorité de collection et de préciser (En ligne) seulement pour les notices des documents électroniques traités séparément et distinctement des notices papier à la demande des conseillers pour les grands ensembles documentaires, tels que JSTOR ou SpringerLink, ainsi que pour toutes les collections disponibles dans Dépôt Canada électronique, puisqu’elles sont toutes déjà précisées ainsi. Les autres collections signalées dans PG Québec et autres projets ne nécessiteront pas de mention (En ligne), ni de notice autorité. Jean Noreau signalera les nouveaux cas à préciser pour les ensembles électroniques.

Les modifications de février 2010 au format MARC ont amené de nouveaux codes pour le codage dans les notices bibliographiques des zones fixes (position 08/23) pour les documents électroniques de tous formats. Ainsi les codes o (Online) et q (Direct electronic) ont été ajoutés, en plus de préciser l’utilisation du code s (Electronic)

Marcel déterminera avec Émilie Fortin à qui devraient être envoyés les feuillets d’errata reçus après qu’un volume ait été catalogué, soit à la Section du catalogage ou soit à la Section de l’inventaire, afin de les coller dans le document. Des exemples de notes à inscrire dans les notices bibliographiques seront éventuellement fournis.

Marcel rencontrera Émilie Fortin pour l’informer de notre demande d’envoyer directement au Catalogage les volumes en original pour lesquels il y a une languette indiquant que nous possédons une édition antérieure, plutôt que d’attendre plusieurs mois dans le but de faire des recherches supplémentaires dans les bases de données bibliographiques.

Il lui rappellera également la nécessité de faire des recherches au titre dans Ariane lorsqu’un document est susceptible d’avoir été traité en PES. C’est le cas notamment des volumes qui ont dans le titre des mots comme Rapport annuel, Yearbook, etc. ou qui ont une année inscrite dans le titre.

Les chefs d’équipe mentionnent qu’il serait souhaitable que la chef d’équipe de la Recherche bibliographique bénéficie de son propre téléphone afin qu’elle puisse consulter son écran d’ordinateur simultanément avec son téléphone ou qu’ils puissent lui laisser des messages dans sa boîte vocale.

Plusieurs zones du format MARC, dont les zones 130, 240, 245, 630, 730 et 830, permettent de faire ignorer des caractères dans le classement et par conséquent rendent possible l’utilisation des articles initiaux. Les RCAA2 préconisent cependant d’enlever les articles initiaux pour les titres uniformes que l’on retrouve dans ces zones. Ceci peut parfois entraîner certaines incohérences lors de recherche dans Ariane2, notamment à cause de l’autocomplétion.

Nous ferons une étude plus approfondie de la question en examinant différents cas et en regardant la tendance qui se dessine dans les futures règles de catalogage (RDA).

Les statistiques d’inventaire de la Bibliothèque doivent tenir compte des élagages effectués, que ce soit par l’équipe de l’Inventaire ou par l’équipe du Catalogage. On rappelle donc de transmettre à Jean-François Beaulieu les statistiques des documents que nous élaguons nous-mêmes à la Section du catalogage en spécifiant le type de document élagué (monographie, périodique, etc)

Extrait d’un courriel de Louise Pelletier envoyé le 3 septembre :

« La Bibliothèque a reçu récemment un avis l'informant que le terme "Compactus" est une marque de commerce déposée et ne doit plus être utilisé dans notre catalogue. L'usage de la marque est illégal.

Afin de nous conformer à cette demande, je viens de modifier dans WorkFlows la description de la localisation "Compactus" pour "Rayonnage compact".  Vous ne retrouverez donc plus le terme Compactus dans le menu des localisations de WorkFlows; il faut désormais utiliser Rayonnage compact.

Martine Lemieux a modifié également le libellé de cette localisation dans l'ancienne interface d'Ariane et dans Ariane 2.0 et Pierre Chicoine a fait les modifications requises sur le site Web de la Bibliothèque.

J'ai aussi adressé une demande à Sébastien Nadeau pour qu'il modifie ce terme dans le corps des notices et des documents. »

Marcel a également demandé à Denise Bonnelly de changer en bloc les mentions Compactus qui apparaissent dans les diverses procédures de catalogage logées dans l’Intranet.

La mention « Cotes variées » ne devrait pas être mise dans la zone 055, car cette zone est réservée aux cotes précises de la table LC. De plus, cette mention apparaît déjà dans la zone 090, ce qui est suffisant. Nous demanderons à Jean Noreau s’il est possible d’enlever en bloc les zones 055 qui ont la mention « Cotes variées ».

Dans le cadre des travaux en cours de réaménagement du 4e étage, la Section Grands Formats de cet étage a été déménagée temporairement au Rayonnage compact. Dans un avenir plus ou moins rapproché et selon les cotes attribuées, certains de ces volumes seront transférés à l’entrepôt du PEPS, tandis que d’autres remonteront dans le nouvel aménagement du 4e étage à l’été 2011. C’est pourquoi, pour l’instant, il faut tenir compte du tableau suivant :

Selon des hypothèses en cours, les documents de plus de 40 cm actuellement au 4e étage seraient relocalisés comme suit :

Cote N : à la Médiathèque, Secteur Grands Formats, pour les documents publiés après 1980. Pour l’instant, dans les notices, la localisation d’appartenance se lirait donc comme suit : Art et musique – Grands formats

Cote M : à la Médiathèque, dans un Secteur Grands Formats de la Musique, pour tous les documents, peu importe leur année de publication. Pour l’instant, nous continuons de localiser ces partitions à la Bibliothèque Générale, en ajoutant une zone 351 + la note « Public » portant cette mention : « SECTION GRANDS FORMATS ». Théoriquement, toutes les partitions (cote M) devraient remonter au 4e étage, dans un énoncé de localisation non encore déterminée.

Cotes C, D, E, F : la décision n’est pas encore prise.

Marcel indique qu’une réunion du comité de gestion interne devant se tenir dans l’après-midi du 8 septembre devrait aborder cette question.

Daniel a reçu une demande de Dominique Lapierre pour traiter séparément un numéro de périodique déjà rattaché à une notice de PES, ceci afin d’éviter d’acheter une 2e copie. Il croit que l’utilisation de notices reliées pourrait être envisagée. Un test de faisabilité sera effectué.

Bien que la politique actuelle soit de ne pas mettre de PES dans Doelec, nous avons reçu des demandes de deux conseillers pour y cataloguer des rapports annuels. En cas de réponse positive, Daniel se demande qui créerait les fichiers, dans quels dossiers seraient logés ces fichiers et qui en assurerait le suivi. Daniel précisera nos besoins et Marcel communiquera avec Martine Lemieux pour faire créer une page HTML qui permettrait de regrouper les différents volumes ou numéros de ces périodiques, à l’instar de ce qu’on retrouve dans les bases de données ou sur le site de BAnQ.

Daniel suggère de demander à Louise Pelletier d’étudier la possibilité qu’une note soit automatiquement ajoutée à chaque année pour les nouveaux exemplaires de périodiques devant être conservés en vertu d’ententes CREPUQ. On se demande également s’il n’existerait pas dans Unicorn un mécanisme protégeant les notices pour empêcher tout élagage indésirable. Marcel communiquera avec Louise pour s’enquérir de cette possibilité.

Daniel a découvert une fonctionnalité de la zone 856 du fonds MARC qui permet à l'usager qui consulte une notice de communiquer par courrier électronique avec un(e) conseiller(ère) en cliquant sur l'hyperlien généré par ce 856 (Le 2^e lien Internet dans l'image ci-dessous). Cette utilisation répond à des besoins particuliers comme c'est le cas pour le "Canadian Business Law Journal" (notice a1648322) où la conseillère jouit d'un accès privilégié et veut informer les usagers de la contacter. L'usager n'a qu'à suivre les instructions.

Dans Ariane 2.0:

Résultat du clic sur le Lien Internet : une boîte de courriel

Dans WorkFlows:

Des essais seront effectués pour vérifier si cela fonctionne avec tous les services de courriel.

La LC a révisé récemment sa table de translittération du grec, disponible comme pour d’autres langues à l’adresse URL suivante : http://www.loc.gov/catdir/cpso/roman.html

Une nouvelle version de ClassWeb est maintenant disponible pour consultation, avant son implantation prévue pour la fin de l'année.

Visuellement il y a peu de changement par rapport avec la version actuelle. Les lettres cliquables HRBLDS qui apparaissaient en bleu au bout de chaque cote sont disparues, remplacées par un rectangle cliquable qui donne accès aux mêmes informations.

Le progrès le plus intéressant est qu'il est maintenant possible de trouver des corrélations entre les cotes LC et les cotes NLM. Il est cependant important de se rappeler que ces corrélations sont établies par machine à partir des notices de la LC qui comportent à la fois des cotes LC et NLM et on doit donc les utiliser avec précaution.

On peut faire des recherches sur une personne, mais uniquement en tant qu'auteur et non en tant que sujet. Par exemple, on obtient des cotes LC pour Karl Marx lorsqu'il est utilisé en zone 100 et non pas en tant que sujet dans la zone 600.

On peut accéder à cette version test http://209.18.108.38/Auto/ [ce lien ne fonctionne plus] automatiquement comme pour la version actuelle. Si on ouvre une session de cette version test en plus de la session de la version régulière, cela compte pour 2 accès. Comme nous sommes limités à 20 accès et que nous utilisons généralement au-delà de 15 accès simultanément, il faudrait s'assurer de faire un "Logout" pour l'une des deux versions.

On rappelle de porter une attention particulière à la façon d’inscrire la numérotation des collections afin d’éviter que l’ordre numérique ne soit pas affiché correctement. S’il y a une notice d’autorité existante pour la collection, il faut regarder la façon dont la numérotation est inscrite. Un ménage dans les collections importantes (par exemple, « Que sais-je ? ») a déjà été effectué

Marcel a rédigé un projet de politique de mise en valeur des publications des professeurs qui sera soumis prochainement au Comité de gestion interne. Il sera envoyé auparavant aux chefs d’équipes pour consultation. Une procédure sera rédigée éventuellement sur la façon d’inscrire l’information.