Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers Section du catalogage
Compte rendu de la réunion du mercredi 27 janvier 2010
Local 0270 – 9 h à midi
Le compte rendu est adopté avec quelques modifications.
Nous sommes présentement à jour dans le traitement des titres de SpringerLink mono. Le traitement des IEEE mono progresse bien. Il faudra maintenant trouver une source d’approvisionnement de notices via Z39.50 (OCLC ou autre afin de compléter notre collection).
Les 2000 notices bibliographiques de la Banque mondiale ont été versées par Jean Noreau. Selon Jean il s’agit de notices d’excellente qualité. Le traitement de ces documents sera entrepris au cours des prochaines semaines selon les priorités.
Un lot de 750 notices bibliographiques de l’ensemble de SpringerLink a été envoyé à la recherche bibliographique. Elles composeront le lot SpringerLink 2. Les autorités non validées seront recherchées précédemment au traitement documentaire.
Des vérifications devront être effectuées avant le versement des huit petits ensembles traités avant Noël de la banque test à la banque de production. Une vérification préalable semble indiquer qu’il y avait des failles dans la procédure et qu’elle n’a pas été bien comprise par tous. Pour ce qui est du travail d’intégration de la banque SpringerLink, des accès ont été prévus pour François-Loïc Kimpton, une procédure a été élaborée, une liste de vérification a été préparée et une formation a été donnée après qu’il ait pris connaissance de la formation sur Power Point. Le travail à proprement parler a commencé cette semaine, et un échéancier sera fixé. Entre-temps, un fichier des notices SFX pour SpringerLink sera extrait et envoyé aux bibliothèques participant au projet pilote en attendant que notre mise à jour soit prête.
Le catalogage de la collection Nos racines est intégré dans la chaîne de traitement de l’équipe de Sciences sociales. Robichaud a rédigé à cet effet une procédure particulière qui tient compte des différentes versions disponibles à la Bibliothèque. Certaines difficultés ont été soulevées par la multitude de supports ou versions disponibles et le grand nombre de vedettes-matière qui doivent être demandées à l’équipe du RVM.
Nous avons reçu des réponses des services de traitement de quelques bibliothèques universitaires québécoises. La pratique générale est de conserver l’ISSN-L lorsqu’il est disponible dans une notice bibliographique, de l’ajouter au cours du traitement lorsqu’il s’agit d’une notice originale. Il n’est pas prévu de l’ajouter de façon rétrospective. Après discussion avec Daniel Tremblay, nous en sommes venus à la conclusion que l’ajout de l’ISSN de liaison ne permettait pas de répondre correctement et efficacement à toutes les questions de liaison entre les différentes versions d’un périodique puisque nous continuons à être obligés d’utiliser dans la notice des périodiques papier le |y (ISSN incorrect) pour consigner l’ISSN de la version électronique.
Nous continuons à dénoter un arrivage ralenti, bien que régulier. Le travail sur les CARA se poursuit dans l’équipe de Sciences mais a été suspendu dans l’équipe de Sciences sociales pendant le traitement de l’ensemble Nos Racines.
Le projet collectif pour compléter les cotes/exemplaires d’environ 800 périodiques est enclenché dans la Section du catalogage. Une procédure a été élaborée, des étiquettes pour des fantômes ont été imprimées, les techniciens qui participeront à l’opération ont été désignés. Il s’agit de Lili Baillargeon ; Daniel Beaudoin ; Sylvie Caron ; Diane Clément ; Brigitte Demers ; Stéphanie Dinel ; Luc Ferland ; François-Loïc Kimpton ; Mylaine Lemay ; Guillaume Lizotte ; Doris Simard ; Nicole Turmel ; Danielle Vaillancourt. Nous leur assurons à l’avance notre reconnaissance éternelle.
Soulignons que le même travail devra être entrepris pour la Bibliothèque scientifique puisqu’ils devront faire face à la même problématique de mise à l’entrepôt des collections. L’ampleur du projet sera évaluée au cours des prochains jours à partir d’une liste de titres fournie par Louise Pelletier.
Marcel mentionne que ce projet n’est que le premier d’une longue série puisqu’il nous sera nécessaire d’être proactifs à ce sujet. C’est ainsi qu’une fois l’opération complétée pour les titres du 4e étage et de la Bibliothèque scientifique, nous procéderons à des vérifications similaires pour les prochaines sections de la Bibliothèque qui seront touchées par des réaménagements. La prochaine section à être vérifiée devrait être le Rayonnage compact.
Pour ce qui est du traitement rétrospectif de la collection de cartes géographiques, une procédure a été préparée par Jocelyne Campagna avec la collaboration de Rémi Larochelle. Elle a été vérifiée par Nicole Turmel et un échantillonnage de 20 cartes a été traité selon un temps moyen d’environ 7 minutes par carte. Un appel à tous sera lancé afin d’identifier des volontaires pour ce projet. Une courte formation sera donnée par Jocelyne et le travail pourra être entrepris à partir d’un lot de 250 cartes déjà inventoriées par Rémi.
Les rapports de notices en commande ou en traitement comportant des dates de catalogage ainsi que les rapports de notices bibliographiques comportant des problèmes de validation et des dates de catalogage ont été transférés à Sylvie Robichaud qui en assurera le suivi auprès des catalogueurs. La date de catalogage des notices comportant une note indiquant que le document est en traitement devra être mise à Aujourd’hui après avoir été corrigée. Certains catalogueurs font remarquer qu’ils sont persuadés d’avoir enlevé cette note avant d’enregistrer leurs modifications. Nous ne sommes pas en mesure de détecter la cause de ce problème.
Une réunion sur la révision de la politique locale des autorités a été tenue le 8 janvier dernier. Le texte a été mis sur le F:\public\Catalogage pour favoriser les corrections et les adaptations. La prochaine réunion sera tenue le mardi 2 février.
Des sessions de formation ont été prévues par Andrée Desbiens pour Marie-Claude Proulx et Anne-Marie Fortier. Pour ce qui est de la formation de François-Loïc, elle s’enclenchera quand sera terminé son travail sur SpringerLink plus tard au printemps.
Ajout des volumes dans la collection Corpus Vasorum Antiquorum. Ce sont plus de quatre chariots de volumes qui ont été traités dans la foulée des activités conduisant à la mise en entrepôt de ces documents. Les ajouts ont également été faits pour trois chariots de documents pour divers titres en éducation.
Les informations relatives aux activités dans SFX ont été notées au point 3.2 de ce compte rendu.
Nous avons reçu une liste de 171 titres à inclure dans Unicorn suite à la négociation d’une entente avec Informa HealthCare, ainsi que de nouvelles listes pour Taylor.
Les activités de l’équipe concernant les projets engendrés par la mise en entrepôt des collections se retrouvent au point 3.6 de ce procès verbal.
La formation d’Anne-Marie Fortier et de Marie-Claude Proulx à MarcEdit et aux rapports spécialisés dans Unicorn a commencé sous la gouverne d’Andrée Desbiens.
Le projet de recatalogage des disques en vinyle provenant de la Bibliothèque Gabrielle-Roy se poursuit au rythme de 210 par semaine et environ 3800 disques ont été traités jusqu’à présent. Sur ce nombre et pour l’instant, un peu plus de 500 disques ont été mis de côté pour diverses raisons, les principales étant que la bibliothèque possédait déjà cet enregistrement sur disques compacts ou sur disques de vinyle ou que nous ne retrouvons pas de notices correspondantes dans le fichier Ce travail de recatalogage est précédé d’un élagage de la collection pour une cote en particulier «D» (Divers).
Le travail préparatoire au traitement des cartes géographiques a été élaboré au point 3.6 de ce procès verbal.
L’équipe a terminé le traitement des documents SpringerLink et mettra l’accent sur le catalogage des Cara.
Marielle a supervisé durant deux jours et demi le stage de Vanessa Dallaire, étudiante au Cégep F.-X. Garneau.
Vanessa Dallaire a été accueillie dans toutes les équipes de la Section.
Marcel nous a fait une courte démonstration de VIAF http://viaf.org/ et de WorldCat Identities. Le projet VIAF (Virtual International Authority File) regroupe les catalogues d’autorité d’une douzaine de bibliothèques nationales alors que WorldCat Identities http://orlabs.oclc.org/Identities/ est un projet pilote d’OCLC. Marcel souligne l’intérêt de ces projets pour les catalogueurs et leur site sera signalé dans les Outils, politiques et procédures documentaires (Catalogage) de l’Intranet http://intranet.bibl.ulaval.ca/politiq/retrait/polproc_thematique.html sous la rubrique Autorités.
Sylvie nous remet la procédure de traitement de cédéroms, etc. en accompagnement qu’elle a rédigée conjointement avec Marielle et Jocelyne et la déposera dans les Outils, politiques et procédures documentaires de l’Intranet.
En lisant la procédure, on soulève la question de l’appellation permanente ou non de la Médiathèque qui a remplacé celle de secteur Art et musique.
Ce sujet a déjà été abordé dans les réunions 139 et 140, mais nous attendions que la zone 440 soit convertie globalement en zone 830 dans les notices bibliographiques. Louise Pelletier a effectué cette opération et Marcel s’informera auprès de Martine Lemieux afin de savoir s’il est possible de faire la relance des volumes individuels d’une collection en cliquant sur le titre inscrit dans la zone 245 de la notice collection.
L’équipe du Bureau d’aide à la recherche a signalé à quelques reprises que les tables des matières de Blackwell n’apparaissaient pas toujours dans les notices bibliographiques. Après vérifications, nous avons constaté que le problème variait selon le moment de la journée ou selon les appareils utilisés. Marcel demandera à Rida de vérifier s’il est possible de régler ce problème intermittent.
Marielle mentionne des cas où le nom du directeur de thèse n’est pas indiqué de façon claire, ou parfois pas du tout, dans les thèses. Des recherches dans le répertoire de la Faculté des études supérieures se sont avérées infructueuses parce que ces thèses étaient trop récentes et n’y étaient pas encore enregistrées. On conseille de ne pas faire de recherche supplémentaire ou de supposition au sujet des directeurs de thèse et d’enlever la zone 790 de la notice bibliographique. On pourra éventuellement extraire les notices sans la mention du directeur de thèse pour faire d’autres recherches plus tard dans le répertoire de la Faculté.
Sylvie signale un problème où la dernière lettre d’un mot du titre est escamotée et remplacée par un point (p. ex. : Penser la guerr. penser la paix) si on n’a pas mis d’espace avant et après les tirets. Le problème semble surtout être pour les vieilles notices transférées de Multilis. Il est impossible de récupérer les titres ainsi affectés. Les corrections seront donc effectuées à la demande lorsque le problème nous sera signalé.
On rappelle par la même occasion la règle 1.1B1 qui prévoit de remplacer par deux tirets et un espace les points de suspension apparaissant sur la page titre du document à cataloguer ou par deux tirets sans espace s’ils sont placés au début du titre.
Exemple : 245 |aL’école rose-- et les cols roses
245 |a--et économisez !
Les thèses numériques seront dorénavant disponibles uniquement en format PDF parce que le format XHTML coûte trop cher à produire selon les informations qui nous ont été fournies. La procédure de catalogage des thèses sera modifiée en conséquence pour tenir compte de ce changement.
Marcel a signalé à Rose-Marie Racine-April la problématique des documents qui ont été commandés en double parce que la notice n’a pas été repérée à la Recherche bibliographique. Il lui signalera également le problème de mauvaises associations de commandes et du délai pour effectuer ces associations. Nous avons également noté un délai parfois trop élevé pour les recherches supplémentaires demandées à la Recherche bibliographique.
Certaines personnes mentionnent qu’il est parfois long de faire exécuter certains rapports de chargement d’autorités parce que des rapports demandés par d’autres sections demandent beaucoup de temps. Marcel précise qu’il est normal qu’il y ait dans certains cas un délai dans la production de nos rapports, car il y a plusieurs rapports susceptibles d’être demandés par d’autres personnes à la Bibliothèque. Le personnel affecté doit comprendre que les rapports s’exécutent à la file et non de façon simultanée. Nous recommanderons cependant de programmer en dehors des heures normales de travail la production de certains rapports de Workflows qui monopolisent du temps et retardent l’exécution d’autres rapports, dans la mesure bien entendu où c’est possible.
Nous avons remarqué que certains ensembles de monographies électroniques achetés par les consortiums, dont les titres de SpringerLink, présentent dans certains cas des publications en série. Daniel se demande s’il faut cataloguer en pes certaines collections dont nous avons accès qu’à quelques numéros seulement. Marcel répond qu’il peut être quand même intéressant d’y donner accès, du moins à l’adresse générale de la collection, mais que cela devra être jugé au cas par cas.
La question de l’identification visuelle des membres du personnel de la Section revient régulièrement sur le tapis. Marcel s’informera où en est rendue cette demande, et procédera de façon autonome si rien n’est en voie d’être réalisé en attendant qu’un affichage plus officiel ne soit réalisé.
Marcel a envoyé un courriel au personnel de la Section pour connaître leur intérêt à participer à une vidéo pour promouvoir le travail à l’Université Laval. Il croit également qu’une candidature collective pourrait être soumise.
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Rédaction du compte rendu: Marcel Plourde, 8 mars 2010 |