Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers Section du catalogage
Compte rendu de la réunion du 28 octobre 2009
Local 0270 – 9 h à 12 h 15
Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.
Le traitement des grands ensembles de monographies électroniques progresse très bien. En premier lieu les ensembles RCDR sont terminés, il ne restera que les mises à jour d’environ 300 titres que Jean versera prochainement. L’ensemble Springerlink 14 est terminé à 50% et l’ensemble SPIE est terminé. L’ensemble IEEE est terminé à environ 60 % et l’ensemble ICPSR l’est à 50% environ puisque tous les titres de ce dernier ensemble comportant des vedettes-matière sont traités.
Des petits problèmes de communication ont entraîné un retard dans les activités qui devaient suivre la formation initiale. La suite des événements prévoira le traitement de huit petits ensembles comportant chacun quelques dizaines de titres. Le traitement de ces petits ensembles s’effectuera dans la banque test et l’information pourra être par la suite extraite de la banque test et versée dans la banque de production afin que le travail ne soit pas perdu. Afin de faciliter le travail des catalogueurs, un projet de procédure est en voie de rédaction et sera mis à l’épreuve lors du traitement des premiers ensembles.
Nous avons reçu un lot d’environ 3600 notices bibliographiques qui couvrent l’ensemble de la collection Nos racines. Il faut évaluer ce que nous allons faire avec cet ensemble avant de le télécharger.
Daniel Tremblay nous rappelle qu’une des modifications au MARC21 peut avoir une certaine importance pour l’équipe puisqu’elle implique le support d’un nouveau type d’ISSN, l’ISSN L ou de liaison qui est un ISSN unique attribué à toutes les versions d’un périodique, quelles soient imprimées, électroniques ou sous la forme de micro reproductions. Certains articles ont déjà paru dans la littérature à ce sujet. Nous allons dans un premier temps retrouver ces articles afin de nous informer et nous réévaluerons ce que nous devons faire à ce sujet.
Marcel confirme que tous les documents provenant de MultiLIS qui avaient une date de création de juin 2003 et aucune date de catalogage ont maintenant la date de catalogage du 10 juillet 2003. Nous rappelons que la décision d’ajouter une date de catalogage à tous les documents découle des problèmes rencontrés lors de l’utilisation des rapports de chargement de la version 3.2 d’Unicorn.
Une liste des notices d’autorités dont les titres de dignité britanniques doivent être supprimés a été extraite de la banque de production par Sébastien Nadeau. Comme nous ne sommes pas en mesure de travailler cette liste et de la recharger avec MarcEdit, Sébastien effectuera le travail de suppression de titres de dignité qui ne sont pas requis et rechargera le fichier. Ceci n’est cependant pas une priorité.
Marcel précise que nous recevrons madame Élisabeth Monast comme stagiaire à l’automne et madame Vanessa Dallaire en janvier prochain.
Contrairement à ce que nous avions dit lors de la dernière réunion, il semble préférable dans certains cas d’utiliser la zone 351 lorsque nous voulons préciser des limites à la consultation ou des détails relatifs à l’état de mises à jour de certains documents sur feuilles mobiles.
Même si le problème d’affichage de la zone Public a été résolu par Martine Lemieux, certains cas nécessitent parfois d’inscrire une note identique dans la zone 351. C’est le cas pour les documents filmiques où la mention relative aux droits de visionnement doit être absolument inscrite, notamment à cause du système de prêt CVT. Par contre, dans d’autres cas, la note doit être inscrite seulement dans la zone Public de l’onglet Cote/Exempl. quand l’information est propre à un exemplaire précis et non pour tous les autres documents de la notice.
Trois cas sont donc susceptibles de se présenter plus fréquemment
1. 351 + Zone Public : documents filmiques
2. 351 (seul) : Mises à jour sur feuilles mobiles ou pour attirer l'attention sur des éléments précis à l’ensemble du document (ex.: «Pour utiliser ce produit, l'usager doit télécharger les fichiers sur son poste et procéder à l'installation», notice a1863439)
3. Zone Public (seule) : quand l’information est propre à un exemplaire précis et non pour tous les autres documents de la notice.
D'une part, l'équipe a complété :
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le traitement de l'ensemble Sage engendré par la réorganisation des dix collections ;
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le traitement de la mise à jour Taylor and Francis, y compris les titres en provenance de LEA et Haworth. Étant donné le désistement de l'université de Sherbrooke dans le traitement de cet ensemble, nos notices sont maintenant disponibles et permettront aux membres de la communauté TRAP qui le désirent une mise à niveau. Marcel envisage l’envoi d’un courriel à l’ensemble de la communauté les informant que nous avons terminé ce traitement.
D'autre part, l'Équipe travaille sur les projets suivants:
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catalogage de 291 titres de proceedings de chez ACM digital library, à la demande de Simon-Pierre Barrette ;
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catalogage de 88 titres de "Conference papers" de chez OpticsInfoBase, à la demande de Simon-Pierre Barrette ;
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catalogage résultant des différentes mises à jour des membres de l'équipe (entre autres, les ensembles Persée, Euclid, JSTOR, BioMed, PubMed, etc.) ;
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poursuite du catalogage des microfilms à réintégrer aux Sciences (88 titres) ;
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poursuite du catalogage des bases de données IVT-CREPUQ (encore environ 30 titres sur 50) ;
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ensemble Emerald ... Pierre Lasou nous a annoncé des modifications dans l'entente. Il en résulterait l'ajout de 50 titres au catalogue ;
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Demande de Catherine Jalbert pour des corrections (historique, statut des exemplaires, état de collection, ordre chronologique des cotes) dans 76 notices.
L’équipe collaborera également au cours des prochaines semaines à la révision des états de collection des titres du 4e étage, dans la perspective d'envoi de documents en entrepôt en 2010
Si le temps le permet ...
- PGQuebec (1942 titres)
- Cara (188 titres)
- Ebsco (5964 titres)
- Computer database (299 titres à faire)
Finalement, ajoutons que Source OCDE vient de complètement réorganiser la consultation de ses publications et que dorénavant (à partir du moment où nous aurons fait les changements) chaque PES aura un lien direct vers son propre état de collection. Il faut dire qu'auparavant chaque numéro avait son lien (ex.: 1999, un lien, 2000 un autre lien, etc.). En conséquence, les mises à jour de cet ensemble devraient être simplifiées !
Il nous faudra quand même modifier tous les accès des 181 titres "Source OCDE pes". Ça peut représenter des surprises et beaucoup de travail.
Anne-Marie Fortier, présentement sous contrat à la Bibliothèque scientifique, a obtenu le poste de Suzanne Jean qui prendra sa retraite à compter du 30 octobre.
Les projets en cours se poursuivent. Jocelyne souligne le fait que des projets entrepris dans d’autres sections ont parfois des incidences sur la charge de travail de l’équipe, par exemple le déménagement de la Médiathèque ou l’apposition de cotes sur des enveloppes contenant des parties par l’équipe de la préparation matérielle.
Suite au départ à la retraite de Rita Giroux, ses tâches de catalogage des documents en Art ont été réparties parmi les 4 autres membres de l’équipe et Jocelyne a tenu une réunion avec eux à ce sujet afin de leur préciser les particularités de traitement de ces documents.
Jocelyne, Mylaine Lemay, Stéphanie Dinel et Guillaume Lizotte ont participé à la deuxième rencontre annuelle de la Section québécoise de l’Association canadienne des bibliothèques, archives et centres de documentation musicaux, qui a eu lieu au Conservatoire de musique et d’art dramatique de Montréal le 23 octobre.
Le traitement de SPIE mono et de SpringerLink mono 14 est presque terminé.
L’équipe commencera le traitement de cara a, b et q.
Devant le faible arrivage des monographies papier, nous convenons qu’il pourrait être envisageable de profiter de la période pour procéder à la reclassification des documents en théologie des classes BQX et BQT. Nous précisons qu’il s’agit de cotes appartenant à un système de classification autre que celui de la LC, soit celui de la Catholic University of America Library. Ce système de classification n’est plus mis à jour, ce qui amène une division dans la collection pour des auteurs ou des collections qui ont des cotes dans la classe B de la LC. Nous allons commencer par évaluer l’ampleur du travail à effectuer et les implications sur la chaîne de travail.
L’équipe a effectué des recherches supplémentaires dans d’autres catalogues afin de trouver des notices avec cotes et vedettes-matière pour des documents qui sont sur les tablettes des conseillers en attente d’analyse documentaire depuis plusieurs mois. Le résultat donne un taux de réussite de 37%.
L’équipe a pratiquement terminé (à 92%) le traitement des notices ICPSR qui étaient indexées. Sylvie propose d’enrichir les 3364 notices qui n’ont pas de vedettes-matière en cherchant par titre des notices déjà indexées qui correspondraient à d’autres éditions.
L’équipe entreprendra les cara en Histoire (c, d, e et f).
Le ralentissement de l’arrivage permet donc de penser à poursuivre certains projets :
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Documents électroniques.
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Cara, dont une procédure a été rédigée par les chefs d’équipe.
Nous sommes confrontés à la problématique de documents sous forme de feuilles mobiles commandées par la bibliothèque alors qu’il n’y a pas d’intention de commander les mises à jour les accompagnant. Il nous a été demandé dans certains cas de traiter ces documents comme des monographies de façon à ce que seule la date de début du document apparaisse dans la notice bibliographique et dans la cote.
Nous considérons que cette pratique va à l’encontre des règles de traitement et ne permet pas de présenter une image fidèle de la ressource indispensable à son identification. Nous continuerons de traiter les mises à jour sur feuilles mobiles comme des ressources intégratrices même si la Bibliothèque n’a pas l’intention de prendre une commande pour les mises à jour. Nous laisserons donc une date ouverte dans les zones 008 et 260 faisant état de la couverture du document. Par contre, nous mettrons une date fermée dans la cote et une note en zone 351 disant que la Bibliothèque n’est pas abonnée aux mises à jour pour le document en question.
Jacinthe Grenier, de la Faculté des études supérieures, nous indique qu’elle ne peut plus nous fournir des dates de naissance pour les auteurs de thèses de l’Université Laval. Nous suggérons donc de faire une recherche dans Amicus pour identifier une date de naissance pour un auteur de thèse, ce qui permettra également de trouver celle d’un auteur portant le même nom et que l’on pourrait différencier. En cas de recherche infructueuse, on suggère de traiter le nom de la personne comme un homonyme, d’ajouter dans la notice d’autorité (2e auteur du même nom) et coder b (Vedette d’homonymes) dans la zone 008.
Un problème d’affichage dans la zone 246, signalé par Daniel, semble avoir été réglé par Martine Lemieux suite à une demande de Marcel. Ceci nous amène à nous pencher sur le codage de la zone 246 dont nous avions discuté il y a quelques années.
Parmi la gamme de codages possibles de la zone 246, nous convenons de nous limiter à utiliser comme premier indicateur le chiffre 1 ou 3. Le premier indicateur 1 sert à faire précéder le titre par une note. Cette note peut être générée automatiquement en utilisant un deuxième indicateur dont la liste est fournie dans le format MARC 21.
Par exemple :
246 14|a[Titre] (le deuxième indicateur 4 génère la constante d’affichage Titre de la couverture)
Si on désire inscrire une note différente de celles prévues dans la liste des 2es indicateurs, on ne met pas de deuxième indicateur et on inscrit le texte de la note précédée par un |i, comme dans l’exemple suivant
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1 |iTitre anglais:|aButch Cassidy and the Sundance Kid.
Si on ne désire pas inscrire de note, mais qu’il s’agit d’une partie du titre ou d’un titre parallèle, on utilise le premier indicateur 3, suivi du deuxième indicateur 0 (partie du titre) ou 1 (titre parallèle)
245 04 |aThe Oxford handbook of sociology and organization studies
246 30 |aSociology and organization studies
245 10 |aReport of the nineteenth session of the … =|bRapport de la dix-neuvième session du…
246 31 |aRapport de la dix-neuvième session du…
Dans les autres cas où on ne désire pas inscrire de note et qu’il n’y a pas de deuxième indicateur pertinent, par exemple, pour inscrire un titre corrigé qui a la mention [sic] en 245 ou pour des mots à orthographe variable, on utilise le premier indicateur 3, sans deuxième indicateur.
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3 |a[Inscrire le titre corrigé]
À noter l'exception suivante: lors du catalogage des bases de données, l'utilisation du chiffre 2 comme premier indicateur est justifiée afin de ne pas générer des renvois dans la liste alphabétique des Bases de données aux différents titres sous lesquels une base de données peut être connue.
Marcel demandera à Martine Lemieux que l’affichage dans Ariane corresponde à la note inscrite en |i ou aux constantes d’affichage générées par les deuxièmes indicateurs, plutôt que la note Autre(s) titre(s) comme c’est le cas présentement.
Marcel s’informera auprès de Pierre Lemieux afin de connaître quels sont les critères utilisés pour générer des icônes dans Ariane 2.0, ce qui nous permettrait de déterminer quelles sont les meilleures zones pour y inscrire l’information générant ces icônes (zone 349 ou zone document?).
Jocelyne a reçu une demande pour utiliser à nouveau la note 351 « Délai d’installation de 3 jours ouvrables » pour des cédéroms installés dans des caddies. Nous nous questionnons cependant sur la nécessité d’inscrire cette note pour tous les cédéroms, étant donné que la majorité des usagers a maintenant facilement accès à un ordinateur doté d’un lecteur de cédéroms.
Marielle signale un nouveau doctorat en théologie, soit Doctorat en théologie pratique, avec comme sigle DThP, que nous utiliserons tel quel sans espaces ni points. Des abréviations pour d’autres types de thèses sont disponibles au point 6 du compte rendu de la réunion du 5 mars 2003. http://intranet.bibl.ulaval.ca/politiq/retrait/2002-2003/pv4eno83.html#_Toc130184721
Nous traduirons la mention « Full text » par « Texte intégral » plutôt que par « Plein texte ». La mention « Plein texte » déjà utilisée dans certaines notices pourra être changée en bloc.
Plusieurs projets spéciaux vont être entrepris au cours des prochaines semaines, mois ou années dans la foulée de la mise en entrepôt des collections en vue du réaménagement du 4e étage.
Dans un premier temps, nous avons réalisé que la mise en entrepôt du 4e étage toucherait plusieurs titres de périodiques dont les états de collections tels que rendus par les cotes/documents ne correspondent pas à l’état de collection réel de ces documents. Nous allons donc devoir procéder à une saisie rétrospective de tous ces volumes après élagage afin d’être en mesure de signaler correctement l’envoi à l’entrepôt de ces documents.
Une liste des notices bibliographiques des périodiques susceptibles d’être touchés par l’opération sera extraite selon des intervalles de cotes déterminés. L’équipe du catalogage procédera à la vérification des notices bibliographiques avec les cotes/documents dans Unicorn afin d’identifier les titres qui devront faire l’objet de vérification sur les rayons. Ces titres devront être soumis aux conseillers pour élagage éventuel avant la poursuite de l’opération. Par la suite, il est possible que l’ensemble de l’équipe du catalogage soit réquisitionné dans une opération d’envergure visant à saisir l’ensemble des volumes manquants au catalogue. L’opération devra être terminée pour le mois de mai 2010.
Dans un deuxième temps, l’orientation que semble prendre la Bibliothèque dans la mise en valeur de ses collections impliquera la mise en collection ouverte des 17 000 titres de disques compacts qui sont présentement à rayons fermés. Ceci impliquera pour ces 17 000 disques un travail de reclassification et l’apposition de nouvelles étiquettes de cotes. La conseillère en musique évalue présentement les divers systèmes de classifications disponibles dans le domaine. Lorsque ce choix aura été fait, un échantillonnage sera réalisé afin d’établir le temps nécessaire à la réalisation de ce projet et les ressources nécessaires.
On nous a mentionné un travail de catalogage rétrospectif de cartes géographiques à partir d’un fichier topo. Nous n’avons pas plus d’informations pour l’instant et une évaluation du projet sera effectuée lorsque les informations pertinentes nous seront fournies.
Le problème du programme de chargement d’Unicorn qui associe sur des bases non requises des notices bibliographiques a été soumis à SIRSI pour correction. Cette erreur du programme de chargement provoquait l’écrasement de notices déjà dans le système lors du versement de nouvelles notices parce que ces dernières avaient un numéro ISBN, un numéro d’éditeur ou un numéro ISSN correspondants en tout ou en partie avec des chiffres inscrits dans des notices déjà créées.
Suite à une vérification de cas potentiels, 28 notices ont été récupérées et seront rechargées à partir de la banque test.
Il y a quelques façons d’identifier les cas d’écrasements potentiels. Marcel recommande d’être vigilant et de vérifier si la cote/document correspond à la notice ou au document en main pour les documents qui sont en traitement. La situation risque de se produire surtout pour les documents en musique ou les documents filmiques qui ont des zones où les chiffres s’apparentent à une partie des ISBN (020), des numéros d’éditeur (028) ou pour les publications en série où les chiffres s’apparentent à une partie des ISSN (022).
Rédaction du compte rendu:
Marcel Plourde, novembre 2009