L’ordre du jour est adopté.

Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.

Un des objectifs du plan d’action 2007-2010 de la Bibliothèque, récemment mis à jour, sera de mettre en valeur la production universitaire. Dans le cas de professeurs, de chargés de cours ou d’étudiants qui ont écrit un chapitre dans un document, nous convenons de faire un dépouillement partiel avec entrée(s) secondaire(s) de la façon suivante :

505 2 Le développement de la compétence professionnelle en service social en contexte de stage universitaire à l’étranger / Dominique Mercure et Pierre Turcotte [professeurs à l’Université Laval]

700 1 Mercure, Dominique

700 1 Turcotte, Pierre,|d1960-

On doit transcrire dans la zone 505 tous les noms des personnes auteurs d’un chapitre (même s’ils ne sont pas tous de l’Université Laval) mais faire des 700 uniquement pour les auteurs de l’UL. On suggère de transcrire l’information relative au statut universitaire telle que présentée en tête du titre. Sinon on inscrit la mention [professeur ou professeure à l’Université Laval] ou pour les autres membres de la communauté universitaire [Université Laval] lorsque l’information est trouvée en dehors de l’intitulé du chapitre. Il n’y a pas de limite au nombre de 700 que l’on peut ajouter, à condition que cette information soit facilement identifiable dans le document ou connue par le catalogueur.

À noter que dans le cas de contributions dans une encyclopédie, l’information est inscrite dans une note 500 plutôt qu’en zone 505 et seulement sur demande et non de façon systématique.

Par exemple : [Nom du professeur], professeur à l’Université Laval, a contribué à cet ouvrage.

Les nouveaux rapports de chargement que nous avons mis en fonction avec la version 3.2 de Unicorn permettent d'associer et d'écraser des notices autrement que sur le seul numéro de contrôle.  Ainsi, nous pouvons associer des notices sur le 020 et le 028.   Les notices bibliographiques qui sont repêchées sont comparées aux notices de la banque de données et celles-ci sont écrasées s’il n'y a pas de date de catalogage.  Toutes les notices créées dans MultiLIS et versées dans Unicorn lors de la migration de 2003 n'ont pas de date de catalogage.  Certaines de ces notices ont été écrasées au cours des dernières semaines. 

Nous envisageons de modifier la date de catalogage des notices pré Unicorn pour leur donner une date de catalogage équivalent à leur date de création dans Unicorn, même pour des ensembles qui ne devraient pas être touchés par cette opération puisqu'ils devront être éventuellement traités à nouveau, comme le projet CARA (documents catalogués avant l’automatisation de 1975). Louise Pelletier pourra faire ce changement éventuellement.

Dans le cas du projet CARA, les catalogueurs n’auront pas besoin de changer la date de catalogage. Marcel suggère, après consultation auprès de Chantal St-Louis, que nous recommencions à traiter ces documents pour les disciplines où il y a peu de risque que les documents soient élagués, par exemple en philosophie (carab), en histoire (carac, carad, carae, caraf) ou en anthropologie et géographie (carag). Jean Noreau fera une extraction des notices CARA afin de leur appliquer le programme de traduction automatique et Marcel fera sortir des listes par numéros de notices qui seront ensuite distribuées aux catalogueurs.

Ariane permet la réservation par tome en se basant sur la présence de |z dans l'onglet cote exemplaire.  Il n'y a aucun problème quand toutes les cotes d'une notice comportent des |z.  Cependant dans le cas d'un volume principal et de suppléments ou de solutionnaires, ou d'éléments supplémentaires bénéficiant de |z, le document principal ne peut être réservé.  Une des solutions envisagées est de créer un |z même pour le document principal ce qui en permettrait la réservation.  Il apparaît nécessaire avant de prendre une décision d’avoir un meilleur portrait des cas où cette anomalie apparaît.

Les modifications de 2001 des RCAA2 ont supprimé la règle 22.12B concernant les titres de dignité britanniques, ce qui signifie que les titres (Lady, Sir, Dame ou Lord) ne sont plus ajoutés aux noms des personnes. Marcel demandera à Sébastien Nadeau de lui sortir une liste des autorités avec ces titres afin de vérifier si certains titres doivent quand même être conservés, par exemple un titre utilisé à la suite d’un nom de famille sans prénom et pouvoir enlever les autres de façon automatique.

L’expérience du traitement de plusieurs ensembles de monographies électroniques comprenant des milliers de titres nous a appris qu’il n’était pas nécessaire de vérifier systématiquement les hyperliens à cause du nombre infime de liens non fonctionnels. Par contre, les liens pour les périodiques électroniques sont vérifiés systématiquement parce qu’ils sont plus volatils.

Dans le cas de documents disparus de sites non archivés (par exemple des sites gouvernementaux), que le personnel de l’Aide à la recherche nous signale à l’occasion, nous détruisons la notice bibliographique correspondante après avoir fait les recherches nécessaires afin d’identifier un lien permanent.

Un nouveau type de document « Matériel de manipulation (Éducation) » sera créé et devra être ajouté en zone 349 lorsque la vedette-matière correspondante « Matériel de manipulation (Éducation) » est utilisée. Marcel demandera à Rida de créer une nouvelle icône dans Ariane 2.0, icône qui pourrait servir également pour les jeux éducatifs.

Un(e) stagiaire prévu(e) en novembre 2009 passera 6 jours dans la Section du catalogage parce que son intérêt est pour le catalogage.

Un(e) stagiaire prévu(e) en janvier 2010 passera 4 jours dans la Section du catalogage parce que son intérêt prédominant est pour la référence.

Nous avons découvert récemment que le système Workflows permet d’inscrire un nombre maximal de 2000 cotes dans une notice, mais Louise Pelletier suggère de se limiter à 1800 cotes et de les répartir en créant autant de notices que nécessaire. Quelques titres seulement ont été identifiés selon cette problématique, principalement dans le cas de publications en séries.

Tout comme BAC, nous nous prévalons de l’option de la règle 21.36C qui permet de ne pas ajouter de mention (défendeur, intimé, accusé, etc.) en |e après le nom d’une personne en vedette principale ou secondaire. Cette mention de précision est surtout utile pour les centres de documentation et bibliothèques spécialisées en droit qui traitent spécifiquement des jugements de cours.

Le début d’une vaste opération de transfert de documents dans un entrepôt situé au PEPS est prévu pour le printemps 2010 dans le cadre des travaux de réaménagement du 4e étage. Près d’un million de documents seront déplacés durant une période de quatre ans. Le critère retenu pour le transfert des documents est qu’ils aient été publiés avant 1990 et n’avoir jamais été prêtés au cours des 5 dernières années. L’information relative à la boîte de localisation exacte des documents sera consignée dans une zone spécifique de l’exemplaire, qui pourra être affichée dans Ariane et Ariane 2.0.

Extrait d’un courriel envoyé par Guy Julien le 29 septembre :

Nous ne cataloguerons pas un numéro de périodique faisant partie de Doelec étant donné la difficulté d’assurer le suivi des autres numéros du périodique.

Nous utiliserons dorénavant dans la zone 590, la mention générale « Matériel d’accompagnement localisé au bureau de la personne responsable de la Didacthèque », sans préciser le type de matériel qui accompagne ces documents. Par contre, les zones 300, 349 et cote/document continueront à les détailler. Les procédures de traitement des manuels scolaires et de littérature de jeunesse seront mises à jour en conséquence dans l’Intranet :