L’ordre du jour est adopté.

Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.

Marcel donne les grandes lignes du rapport annuel de la Section qu’il compte présenter lors de la réunion annuelle de la section prévue le 17 juin et en fera parvenir une copie aux chefs d’équipe dans l’après-midi du 15 juin. Il souligne notamment l’augmentation importante des statistiques de catalogage, de l’ordre de 38%, principalement due au traitement des documents électroniques.

La politique de conservation des cédéroms à la Bibliothèque scientifique a été modifiée à la demande des conseillers. Rappelons que cette politique prévoyait que les cédéroms d’accompagnement représentant le contenu intégral des documents imprimés étaient élagués systématiquement. Les conseillers sont unanimes à souhaiter que l’on conserve plutôt ces cédéroms afin d’augmenter le nombre de copies disponibles pour le prêt. Les cédéroms à utilisation unique ne seraient cependant pas conservés. On mentionne que le suivi de l’état de collection des cédéroms devrait alors être fait de façon plus serrée (compatibilité, durée de conservation, etc.)

Marcel a envoyé aux chefs d’équipe le calendrier des réunions pour la saison 2009/2010 afin que chacun l’inscrive dans son agenda. Ces réunions se tiendront de façon générale chaque dernier mercredi du mois.

L’établissement d’indicateurs de performance a été proposé au Comité de gestion de la Division. Ces indicateurs pourraient être tirés de données fournies par des rapports d’Unicorn afin de suivre à la trace le cheminement des documents, de la réception aux Acquisitions jusqu’à la Préparation matérielle et de fournir des informations précises sur le temps moyen de traitement des documents. Ces indicateurs pourraient être utilisés à compter de l’automne prochain. Marcel demande donc aux chefs d’équipe de s’assurer que tous les cas problématiques ou que tous les cas de documents en attente depuis une période de temps anormalement longue soient étudiés et réglés, de façon à ne pas fausser les indications fournies par ces rapports.

Les couvertures de la collection Que sais-je? ont maintenant une présentation graphique plus attrayante et les volumes y sont regroupés par discipline. Nous ne savons pas si le libellé des disciplines sera uniforme (une ou des disciplines, séparées par une virgule, un trait d’union ou une barre oblique?). Par exemple, le volume 3848 a la mention Droit-Politique inscrite sur la page 4 de la couverture alors qu’il est répertorié sur le site web des PUF dans la discipline Droit/Science politique/Relations internationales. Pour l’instant, nous convenons de faire les entrées de la façon suivante :

490 10 Que sais-je?;|vno 3848.|aDroit-Politique

830 0 Que sais-je?;|v3848

830 0 Que sais-je?|pDroit-Politique

À noter que nous continuons à ne pas mettre la mention « no » devant le numéro de la collection dans la zone 830, même si elle apparaît dans le volume.

M. Paul Aubin a remis un lot de 293 manuels scolaires pré-1964. Ce lot a été séparé parmi les trois équipes, en fonction des disciplines couvertes par ces manuels.

Jean Noreau a réussi à extraire des notices Memento pour modifier le premier indicateur (0) de la zone 245 par un premier indicateur (1). Il pourra faire ces changements mensuellement tant que la table de conversion ne sera pas modifiée.

Sylvie a constaté que des notices bibliographiques de documents imprimés, numérisés et versés dans la collection Nos racines n’avaient pas de liens vers la version électronique disponible dans cette collection. Marcel a donc demandé à Guy Teasdale de lui fournir la liste des volumes de l’Université Laval disponibles dans cette collection afin que nous puissions ajouter les liens nécessaires.

Marcel rencontrera Andrée Desbiens et Jean Noreau pour faire le ménage dans F:\Public\(Marcel). Il compte créer un F public catalogage, où seraient rassemblés les documents pour l’ensemble de la Section, avec des sous-dossiers par équipe ou par employé si nécessaire. Jocelyne signale qu’elle a déjà commencé à mettre certains documents dans le F public pour la Musique et les films. Elle se questionne cependant sur l’endroit où placer certains documents : dans le F public ou dans l’Intranet, sous la rubrique Outils, politiques et procédures documentaires (Catalogage)?

L’abandon de plusieurs abréviations lors de l’implantation de RDA entraîne une discussion sur l’opportunité de commencer à appliquer dès maintenant les RDA sur ce point précis. Nous avons commencé depuis un certain temps à ne plus utiliser les abréviations pour la rédaction de quelques notes (par exemple : Publié au lieu de Publ.; Traduction de au lieu de Trad. de; etc.). Nous avons remarqué qu’il commence à y avoir une différence entre les équipes concernant l’utilisation d’autres abréviations sans que les implications globales de ce changement de pratique n’aient été envisagées et étudiées, par exemple : Réimpression au lieu de Réimpr., p. de pl. au lieu de p. de planche, etc.

Étant donné les implications (certaines notes servent parfois à générer des listes, comme c’est déjà arrivé pour des filmographies de la Cinémathèque, et leur harmonisation est alors très importante), nous maintenons le statu quo et attendrons que les RDA soient en vigueur avant d’étendre cette pratique.