L’ordre du jour est adopté.

Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.

Certaines vedettes de noms de conférences demandent des précisions géographiques qui nécessitaient jusqu’à maintenant la création de vedettes matière par l’équipe du RVM. Dans certains cas la difficulté d’identifier spécifiquement la ville compliquait la création de la vedette demandée. On continuera de demander à l’équipe du RVM la création d’une vedette de nom géographique utilisé pour indiquer le lieu d’une conférence particulière. Il pourra cependant arriver que, pour le nom de certaines villes difficile à établir de façon précise, la vedette géographique ne soit pas créée dans le RVM. Une réponse sera dans ces cas fournie au catalogueur indiquant la forme à utiliser, sans que la vedette correspondante soit créée.

Nous avons remarqué que certains volumes ont la mention de réimpression « digitally printed version » inscrite au verso de la page de titre. Cette mention doit être considérée comme une mention de reproduction et non comme une mention d’édition. Ainsi, même si ces volumes sont publiés moins de 10 ans après l’édition originale, ils seront catalogués sur une notice bibliographique distincte de l’édition originale comme nos éditions « paperbacks ». Le fait que ces documents soient dotés d’ISBN spécifiques et qu’ils soient traités sur des notices particulières dans OCLC oriente notre décision en ce sens.

Voici donc à titre de rappel comment ces documents seront traités

Zones fixes

Type de date  r + [date de la réimpression] + [date de publication de l’édition originale ou date du copyright original]

Cote 

Date de la réimpression

260

Date de la réimpression sans mention de la date d’édition originale ou du copyright original

500

On ajoute les notes justifiant le traitement choisi :

"First published 2004"--Verso de la p. de t.

"Digitally printed version 2008"--Verso de la p. de t.

"Transferred to digital printing 2010"--Verso de la p. de t.

Publié à l'origine: 2004.

Etc.

Le codage des publications gouvernementales tel qu’il apparaît dans le 008 peut être utilisé pour générer des listes. Il est donc important que toutes les entités soient codées de façon précise. Certaines erreurs de codage ont été signalées dans le cas des municipalités. On rappelle donc d’utiliser à cet effet le code (l) et non le code (m) pour les publications éditées par une municipalité.

Cette nouvelle version sera implantée la fin de semaine du 13 juin et sera disponible le lundi 15 juin. Peu de modifications sont à signaler, sauf pour les règles de chargement des notices bibliographiques qui impliqueront une nouvelle façon d’attribuer les numéros de contrôle et la gestion des taxes par la Section des acquisitions. Les anciens numéros de contrôle (débutant par i, s, ou 01) seront modifiés cet automne pour de nouveaux numéros de contrôle commençant par aXXXXXXX, mais seront quand même disponibles, car ils seront transférés dans la zone 035.

Marcel informera la Section des acquisitions qu’il serait préférable d’inscrire en 028 plutôt qu’en 740 les numéros d’éditeurs dans le cas des documents musicaux commandés en originaux, et qu’il serait intéressant d’inscrire en 024 l’ISMN (International Standard Music Number) lorsqu’il est facilement identifiable.

Cette rencontre annuelle aura lieu le 17 juin prochain. Marcel demande aux chefs d’équipe d’en discuter avec leurs coéquipiers. Lors de cette réunion, il compte aborder la question de la gestion du temps et aimerait qu’il y ait une table ronde pour parler des relations intergénérationnelles à l’intérieur de la Section depuis l’arrivée de plusieurs jeunes employés. L’arrivée de ces nouveaux employés entraîne également la nécessité d’afficher leurs noms à l’entrée de leurs bureaux.

Après évaluation, la Bibliothèque a décidé de ne pas renouveler le contrat d’AGCanada pour la dérivation des notices bibliographiques étant donné son coût élevé (environ 100,000 $ par année) et le pourcentage relativement faible de notices dérivées par rapport à celles dérivées d’OCLC.

Le réaménagement du 4^e étage du pavillon Bonenfant débutera bientôt. Un projet d’entrepôt, qui sera probablement localisé dans des locaux du PEPS, a été prévu pour les documents qui n’ont pas été empruntés au cours des dernières années. Un service de navette permettra d’obtenir rapidement le document. Le changement de localisation de ces documents pourra être fait en bloc sans intervention de la part de la Section du catalogage.

Entrepris à la demande de France Bilodeau et de Yolande Taillon, ce projet d’inscriptions des noms des directeurs de thèses publiées entre 1973 et 1989 a été complété par Solange Cousin de la Didacthèque. Nous tenons à l’en remercier.

Cette mention se retrouve sur la couverture et la page de titre d’un livre pour indiquer qu’il constitue une interprétation d’une œuvre. Elle justifie donc sa mention en zone 245 et un rappel en zone 700 pour le nom de la personne qui effectue ce travail.

La possibilité d’emprunter ou non un exemplaire classifié dans la cote K sera déterminée par le fonds budgétaire ou par le conseiller qui l’a commandé. Par exemple, un exemplaire commandé sur le fonds HDR aura dans la zone Cote/document le type Référence (consultation sur place) alors que l’autre exemplaire commandé sur un autre fonds aura le type Monographie, donc empruntable. Une étiquette localisée en page trois de la couverture indique que le document peut être emprunté.

Marcel participera à cette journée pré-congrès de la CLA qui aura lieu à Montréal le 29 mai prochain. Robert signale que cette journée portant sur les RDA devrait être web diffusée et il fournira l’adresse URL aux chefs d’équipe.

Plusieurs rencontres entre Pierre Lasou et Louise Pelletier ont permis de former Louise aux mises à jour mensuelles effectuées par SFX pour les périodiques électroniques. Ce transfert d’expertise a également suscité plusieurs rencontres avec Marcel qui préparera au bénéfice du personnel de l’équipe des PES une formation spécifique sur ce sujet.

Marcel rappelle de plus qu’un groupe de travail ad hoc de la CREPUQ a recommandé qu’un projet de coopération, sur le modèle du projet TRAP, soit implanté pour effectuer les mises à jour de SFX. Marcel participera le 18 juin à une journée de formation sur les meilleures pratiques de SFX et le partage du traitement des ensembles entre les établissements de la CREPUQ.

Marielle Roy et Daniel Tremblay se sont rencontrés pour réviser la procédure de traitement des collections traitées précédemment en publication en série. Ils élaboreront une ébauche de procédure pour harmoniser le traitement quand il existe des versions papier et électronique pour le même ensemble et identifier qui fait quoi.

Daniel Tremblay nous informe que PORTICO est une sorte de police d’assurance permettant de préserver l’accès permanent à un ensemble électronique si un éditeur décide d’y mettre fin. Daniel a rencontré Pierre Lasou pour identifier les intervenants et élaborer une procédure pour le repérage des titres dans PORTICO.

Nous avons discuter, lors du transfert de l’expertise de SFX, du cas des titres provenant d’agrégateurs, entre autres Ebsco, qui est très volatile et difficile à mettre à jour dans le catalogue, alors que SFX en offre une gestion transparente et automatique. La solution qui s’impose serait de retirer ces titres du catalogue. Après consultation auprès de Louise Allard, nous avons décidé de demander l’opinion des conseillers à ce sujet et nous proposerons un traitement à la pièce pour ceux qui désirent qu’un périodique de cet ensemble soit signalé dans le catalogue.

Les chefs d’équipe compileront, pour la dernière fois, les statistiques des volumes en attente d’analyse documentaire sur les tablettes des conseillers en date du 1^er juin. Un formulaire électronique sera disponible à compter du 1^er juillet pour les conseillers et ceux-ci compileront eux-mêmes les statistiques mensuelles des volumes en attente d’analyse documentaire.

Nous identifions parfois des livres qui ont été numérisés par Google et la question se pose à savoir si nous inscrivons dans nos notices bibliographiques l’URL identifiée. Nous décidons de ne pas faire de lien internet si un livre a été numérisé par Google puisqu’on ne peut présumer combien de temps ce lien sera disponible, étant donné le litige opposant Google à certains éditeurs.

Sylvie mentionne que certaines notices dérivées comprennent une table des matières enrichie avec la pagination. Ces tables de matières détaillées se retrouvent dans des zones 505 successives et sont parfois incomplètes. Marcel vérifiera s’il est possible de remplacer la zone 505 où est inscrite cette table des matières par une zone 970.

Daniel vérifiera la formulation d’une note à intégrer dans la notice bibliographique pour les publications que la Bibliothèque de l’Université Laval doit absolument conserver dans le cadre d’une entente CREPUQ : soit « entrepôt collectif de la CREPUQ » ou « Document à ne pas élaguer »

Marcel a été choisi comme nouveau président du Groupe de travail de la CREPUQ sur le traitement de la documentation (GTTD) pour les deux prochaines années. Il indique que le GTTD entreprendra dans son mandat de l’année 2009/2010 une étude des meilleures pratiques en matière de catalogage des bibliothèques universitaires québécoises.

Nous avons constaté que l’ordre des vedettes-matière ou des auteurs, déterminé selon leur importance, a été modifié par un ordre alphabétique une fois les notices de documents électroniques versées dans Ariane. Marcel demandera à Jean Noreau et à Andrée Desbiens de ne plus utiliser la fonction Tri dans MarcEdit qui est la cause de cet ordre alphabétique.

Le premier Congrès des milieux documentaires du Québec aura lieu à Montréal, du 11 au 14 novembre prochain. Robert fournira aux chefs d’équipe l’adresse URL menant au programme préliminaire de ce congrès.