Environ 42% de l’ensemble de Taylor & Francis est présentement traité, c'est-à-dire 4900 titres sur 11000. Le tout progresse bien et devrait être terminé dans les délais prévus. Lors de la dernière réunion du Groupe de travail sur le traitement de la documentation, Marcel a discuté avec la représentante de l’Université de Sherbrooke de la possibilité que cette institution traite l’ensemble d’Oxford comprenant tout près de 5000 titres. Marcel a également souligné que certains établissements pourraient traiter les titres résiduels. Nous pourrions ainsi leur offrir nos titres traités de Taylor et récupérer leurs titres traités d’Oxford, ce qui nous sauverait beaucoup de travail, ne nous laissant que la validation des autorités, sans se préoccuper de la traduction et de l’adaptation des vedettes matière.

Jocelyne nous informe que le traitement des titres électroniques d’Empire Online progresse très bien et que plus de la moitié de ces titres sont déjà traités. Les chefs d’équipes signalent que l’énergie consacrée au traitement de ces ensembles a des répercussions sur le traitement des monographies papier qui ont tendance à s’accumuler, surtout qu’une énergie supplémentaire est consacrée à la recherche bibliographique pour la vérification des autorités.

Les vérifications effectuées dans GL3.2 ont permis de constater que le problème relié aux cotes excédant 40 caractères n’était pas réglé dans cette version.

La recherche des autorités se poursuit dans la Section de la recherche bibliographique où plus de la moitié des autorités ont déjà été versées. Marielle nous informe que son équipe a ralenti le traitement de cet ensemble afin de donner la priorité aux titres de Taylor & Francis et aux autres banques qui sont suivies de façon régulière par ses coéquipiers.

Marcel a trouvé une façon d’identifier précisément les notices de SPIE dans OCLC et Marie-Joëlle tentera de les repêcher au cours des prochains jours. Jean Noreau produira une table de conversion pour le traitement machine de cet ensemble d’un peu plus de 6000 titres en optique et photonique qui nous ont été demandés par Simon-Pierre Barrette.

L’ensemble des fonctions de GL3.2 d’Unicorn a été testé par les chefs d’équipes et par Marcel et aucun problème n’a été détecté. Certains bogues mineurs ont été corrigés, telle la troncature des autorités lors de la fonction Copier une autorité. Il n’y a cependant aucune amélioration dans la table des symboles qui ne comporte pas l’alphabet grec ainsi que les symboles mathématiques. De même, la ligature utilisée pour les noms russes semble problématique.

La différence majeure de cette fonction réside dans la nouvelle façon d’attribuer les numéros de contrôle, et dans le processus d’association des notices bibliographiques qui ne repose plus sur le numéro de contrôle, mais sur des champs MARC spécifiquement identifiés. Il sera donc possible avec cette version d’utiliser des numéros de contrôle séquentiels générés par le système de type aXXXXXXX et d’associer les notices bibliographiques à partir des champs 020, 022, 024 et 028. Jocelyne mentionne qu’il sera nécessaire d’informer la Section des acquisitions de l’intérêt d’inscrire les 024 et/ou 028 pour les œuvres musicales lorsqu’ils seront disponibles sur les désidératas afin de bénéficier de cette nouvelle possibilité.

Marcel mentionne que ses tentatives répétées de configurer correctement la validation combinée des champs 100/240 sont un échec jusqu’à maintenant. Marcel va demander à Louise Pelletier de contacter une bibliothèque utilisant cette spécificité avec succès afin de vérifier la configuration nécessaire.

Les tests ont de plus permis de mieux comprendre la mécanique du rapport de chargement des autorités. Nous avons découvert que l’association des notices se fait non seulement sur le numéro de contrôle de la notice d’autorité présent dans l’onglet contrôle, mais également sur la chaîne de caractères présente dans le 1XX. Ainsi, lors du chargement, les numéros de contrôle d’une autorité importée présents dans le 010 ou le 016 sont comparés en premier lieu au numéro de contrôle de la notice d’autorité présente dans Unicorn. Si aucune association n’est trouvée, le contenu de la zone 1XX est comparé, et l’autorité est remplacée s’il s’agit d’une autorité provisoire. Il est donc nécessaire de protéger les autorités que nous travaillons, adaptons ou francisons, en modifiant le numéro de contrôle de l’autorité dans l’onglet contrôle. L’ajout de la lettre L au début du numéro de contrôle, dans l’onglet contrôle, produit l’effet désiré.

Louise Pelletier a presque terminé le travail d’élaboration des tables de conversion UniMARC vers MARC21 et a fait le relevé des éléments à considérer pour les techniciens suite à la conversion des notices. Robert a fait la même chose pour identifier les points à tenir en compte lors de la validation des vedettes-matière provenant de Rameau. Pour ce qui est du projet pilote pour évaluer la possibilité d’identifier des indices LC à partir des indices Dewey, il devrait être réalisé au cours du mois d’avril. Une procédure très précise a été élaborée afin de guider le travail des techniciens. Robert et un autre conseiller feront la vérification et la partie Analyse documentaire du projet pilote.

Le Sous-comité des bibliothèques a fixé certaines priorités au Groupe de travail sur le traitement de la documentation suite à l’examen du rapport sur l’avenir du catalogue :

Ces éléments s’ajouteront aux autres éléments du plan d’action du Groupe de travail, qui prévoit mettre sur pied dans les prochains mois une formation sur le traitement des périodiques électroniques. La prochaine réunion qui se tiendra au mois d’avril permettra de dresser les dernières initiatives à réaliser en 2008/2009 et de préparer le plan d’action 2010.

Le Sous-comité a également fixé certaines priorités suite au rapport du Groupe de travail sur SFX. Les priorités qui ont été fixées sont donc les suivantes :

Le Sous-comité a accueilli favorablement la mise en place d’un projet de collaboration entre les bibliothèques universitaires québécoises qui utiliserait la structure déjà mise sur place par le projet TRAP, et ce, dans le cadre d’un projet pilote d’une durée d’un an.

Les nouvelles formules de prise de statistiques devraient être en opération à compter du 1er juin de façon à ce que les statistiques utilisées pour le rapport annuel 2008/2009 puissent être extraites facilement à partir des formulaires existants.

Daniel nous annonce que l’équipe a terminé le traitement de l’ensemble de périodiques électroniques de Cairn. Le traitement des titres de SwetsWise et de Taylor Erlbaum reste à compléter.

L’équipe a presque terminé le traitement de documents papier provenant de l’ONU. Un nombre important de documents sont cependant en attente d’une décision de la conseillère à la documentation responsable de ce secteur.

Le traitement des notices d’Empire online est presque complété.

Nous souhaitons la bienvenue à Mylaine Lemay qui est arrivée dans l’équipe le 16 mars, en remplacement de Paul Audet. Mylaine a entrepris sa formation en cataloguant des monographies en musique.

Liliane Caron a effectué sa dernière journée de travail le 19 mars dernier.

Plusieurs conseillers ont demandé le catalogage séparé de chaque volume de collections électroniques faisant partie de l’ensemble Cairn. Environ 50% de ces documents devront être traités en catalogage original et Jean Noreau a fait une matrice pour faciliter ce traitement.

Étant donné le nombre important de volumes imprimés en attente de traitement, Brigitte Demers apportera son aide pour le catalogage de documents en philosophie et en théologie.

Un stagiaire français, sous la supervision de James Lambert de la Division des archives, occupera un espace bureau dans l’équipe dès la fin mars, pour une période d’environ deux mois.

L’équipe traitera séparément des volumes de la collection Cairn. On constate aussi une accumulation de volumes imprimés.