L’ordre du jour est adopté.

Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.

Daniel a contacté le personnel du Bureau d’aide à la recherche pour trouver une solution afin de faciliter le repérage des titres d’une collection qui sont catalogués séparément. Le Bureau d’aide à la recherche propose que nous ajoutions la note suivante dans la notice collection: POUR TROUVER LES VOLUMES DE CETTE COLLECTION, UTILISER LA CLÉ DE RECHERCHE « COLLECTION ».

Marcel vérifiera auprès de Martine s’il est par contre possible que l’usager puisse relancer la recherche en cliquant sur le titre de la collection, comme c’était le cas à l’époque de MultiLis.

Peu importe la solution adoptée, il faudrait ajouter une note dans la zone 351, qui s’affiche en rouge, pour informer les usagers de la possibilité de relancer la recherche, selon l’une des deux modalités décrites précédemment.

La révision de 1998 de RCAA2 a prescrit que dans le cas des titres alternatifs, le mot «ou» ou son équivalent dans une autre langue annonçant le titre alternatif doit être précédé et suivi d’une virgule. Cette règle non-conforme à l’usage du français n’a jamais été suivie à Laval pour les ouvrages en langue française. De plus les dossiers que nous retrouvons dans BNOpale en sont souvent dépourvus. Nous continuerons à ne pas employer la virgule dans le cas des titres alternatifs français et à coder ces informations dans le |a du 245 puisque tous ces éléments font partie du titre propre. Une vedette secondaire codée en 246 30 sera cependant créée pour le titre alternatif.

Dans le cas des ouvrages dépourvus de titres collectifs, nous rappelons l’existence de la règle RCAA2 1.1G qui prescrit le traitement à utiliser dans ces cas. Des vedettes 700 auteurs/titres seront généralement utilisées lorsqu’il est nécessaire de rappeler des œuvres de mêmes auteurs ou d’auteurs différents tel qu’il est d’usage en musique, en théologie ou en philosophie. Les œuvres littéraires pourront faire exception à cette règle et seuls des 740 seront alors rédigés pour les œuvres d’un même auteur.

Dans le cas des titres suivis de locutions «et autres nouvelles» les locutions présentées conjointement et grammaticalement liées à un titre propre seront traitées comme faisant partie de ce titre propre et non comme des compléments de titres ou autres, peu importe la typographie de ces éléments.

On nous souligne que des notices bibliographiques provenant de différentes sources ont des façons différentes de présenter les résumés ce qui pose parfois problèmes aux catalogueurs qui tentent d’harmoniser les notices bibliographiques. La règle de description suivante peut être adoptée.

Des documents provenant de sources identifiées sont parfois mis entre crochets carrés tels,

Résumé.—[Memento]

Résumé.—[SDM]

Marcel souligne cependant qu’il s’agit d’éléments mineurs dans les notices bibliographiques n’ayant pas d’incidence sur la recherche documentaire et qu’on ne devrait pas accorder trop d’importance sur la normalisation de cette description.

Nous convenons d’écrire au long le nom du mois qui indique à quel moment nous avons consulté le document électronique que nous cataloguons. Cette note est souvent inscrite globalement lors du versement des notices bibliographiques et tient compte plutôt de la date de chargement que de la date réelle de visualisation. Marcel mentionne qu’une modification globale des notices bibliographiques pourra être exécutée pour les notices déjà versées.

Nous suggérons, lorsque des compléments sont disponibles sur Internet pour certains documents imprimé, d’inscrire en 856 la mention |3Complément, suivi en |u de l’adresse URL, dans la zone 856, avec les indicateurs 42. Nous suggérons également de ne rien inscrire en |e de la zone 300.

Nous privilégions les notices d’autorité de BAC plutôt que celles de la LC en cas de disparité pour les auteurs canadiens, comme le préconise la politique commune de traitement de la Crépuq, politique qui semble être suivie par la plupart des bibliothèques universitaires québécoises. Nous ajouterons cependant la date de mort si elle est fournie dans la notice d’autorité de la LC. En fait, l’ajout de ces dates de mort se fait également de façon machine grâce au rapport de modification globale des autorités qui est effectué mensuellement afin de tenir compte des modifications effectuées sur les notices d’autorités LC.

Même si la LC ajoute rétrospectivement de plus en plus de dates de naissance pour les auteurs, nous n’ajouterons ces dates qu’en cas de nécessité de les distinguer d’autres auteurs du même nom ou à la demande d’usagers.

Depuis juillet 2008, la Bibliothèque du Congrès a commencé à intégrer massivement dans ses notices d'autorité (par l'intermédiaire d'un processus automatisé) des références en écriture non latine: arabe, chinois, cyrillique, grec, hébreu, japonais et coréen. Pour le moment, ces références ne sont inscrites que dans les champs 4XX et les champs de notes 667, 670 et 675. Elles ne s'appliquent que pour les noms personnels et les collectivités. Les notes 667 précisent Machine-derived non-Latin script reference project et Non-Latin script references not evaluated. Bien qu'à l'avenir, on retrouvera de plus en plus des références en caractères non latins, les champs 1XX et 5XX demeureront toujours translittérés.

Validator et Workflow n’affichent pas correctement ces caractères non latins, mais après vérification visuelle dans Ariane Web, nous constatons que ces renvois s’affichent parfaitement bien que la relance ne soit pas toujours efficace. Dans une perspective d'internationalisation de l'Université et de ses programmes ainsi que du catalogue de la bibliothèque, nous décidons de conserver ces renvois ainsi que les notes 667 correspondantes dans les notices d’autorités. Les libellés inscrits dans les 667 justifiant l’ajout des renvois ne seront pas francisés.

Bien que les notices Memento soient dérivées d’Electre, les nombreuses corrections à effectuer, tant au niveau des zones fixes, de la description et des points d’accès, nous amènent à les considérer comme du catalogage original. De plus, l’équipe de la Recherche bibliographique les considère également comme de l’original puisqu’elle met une languette rose de catalogage original à l’intérieur des volumes qui ont une notice Memento.

Véronique Paré a donné à Marcel une liste de notices masquées avec des exemplaires présents dans l’onglet Cote/exemplaire. Les chefs d’équipe ont vérifié ces notices selon les cotes de leurs disciplines respectives. Sylvie a mentionné à Véronique qu’à l’occasion, nous recevons au Catalogage des documents avec une notice masquée, sans raison apparente. Véronique a répondu qu’elle aimerait les voir au cas où le poste d’un des employés des Acquisitions serait configuré avec ce masque. Marie-Joëlle Tardif a vérifié si une notice sommaire avec un masque gardait le masque lors de l’association d’une notice complète et oui le masque se transpose aussi. On recommande de rester vigilants pour repérer ces notices masquées à mauvais escient afin de les soumettre à Véronique. Une vérification annuelle sera dorénavant faite pour vérifier ces notices et enlever le masque 

Une nouvelle fonctionnalité très intéressante dans le catalogue permet à un usager de nous signaler rapidement toute anomalie d’une notice catalographique par l'utilisation d'un lien cliquable dans la notice ouvrant une boîte de courriel.  Marcel a reçu jusqu’à présent directement à son poste les messages signalant les erreurs et les a répartis en fonction des équipes de travail. Cette nouvelle fonctionnalité répond à une demande adressée l'année dernière par le représentant étudiant de l'ÆLIÉS au Comité-conseil de la bibliothèque.

Lorsque nous procédons à l'achat d'un exemplaire supplémentaire d'un document que nous possédons déjà ou à l'ajout d'un tome à une série et qu'un de ces documents est réservé, le système est configuré de manière à ce que l'usager reçoive automatiquement un avis de disponibilité, et ce, même si le traitement n'est pas tout à fait complété. Cet avis est déclenché dès le moment où le document est enregistré aux Acquisitions. Une procédure de traitement en urgence dans la journée même a été mise au point. Comme il s’agit dans la majorité des cas d’ajout d’exemplaire, le personnel de la Section du catalogage ne devrait être que rarement touché par cette situation.

Marielle a proposé un modèle de stage où elle s’offre de superviser le stage, avec une augmentation graduelle de la complexité où la stagiaire débuterait avec Marielle (Équipe de Sciences/Philosophie/Psychologie/Religion), pour passer ensuite chez Sylvie (Équipe de Sciences sociales/Droit/Éducation/Littérature) et Jocelyne (Équipe de Musique/Art/Histoire/Géographie/Films) et terminer avec Daniel (Équipes des PES).

Exemple d'un stage de 6 jours  (4 jours chez Marielle ; 1 jour chez Sylvie ; ½ journée chez Jocelyne et 1/2 journée chez Daniel)

Exemple d'un stage de 4 jours  (3 jours chez Marielle, dont 2 heures avec Sylvie ; 1/2 journée chez Jocelyne et 1/2 journée chez Daniel)

Les autres chefs d’équipe sont d’accord et remercient Marielle pour sa généreuse proposition.

Pour les thèses de Laval déposées uniquement sur support électronique, il est inutile de répéter dans une zone 090 la cote de thèse déjà inscrite dans la zone 055. Cette dernière zone sert également pour déterminer la discipline dans la liste des nouveautés s’il n’y a pas de zone 090 avec une cote, comme c’est le cas pour ces thèses électroniques où la mention Internet est inscrite dans la zone 090. De la même façon il est inutile pour les thèses papier numérisées de créer un nouveau 090 portant la mention Internet.

Un nouvel ISSN apparaît maintenant dans les notices bibliographiques dérivées ou dans les catalogues des éditeurs, l'ISSN-L, ou ISSN de liaison.  Il permet de retrouver ou de se lier à une ressource continue, indépendamment de son support physique ou virtuel, et vise à assurer un lien entre toutes les versions d'une même ressource.  Toutes les ressources continues, qu'elles soient courantes ou interrompues, qu'elles soient éditées sur plusieurs supports physiques ou virtuels, ou sur un seul, recevront dorénavant un ISSN-L, en plus des ISSN habituellement attribués à chacune des versions. Cet ISSN-L pourra être présent dans les notices bibliographiques dans un sous champ spécifique ($l) du champ 022 du MARC21. 

Cet ISSN correspondant au premier ISSN attribué à une ressource continue, il sera dans la majorité des cas identique à l’ISSN de la version papier. En pratique, ce nouvel ISSN-L ne change rien puisque nous inscrivons déjà le numéro ISSN de la version papier, avec toutefois le code de sous-zone |y qui signifie ISSN incorrect. On se questionne donc sur le maintien du codage |y au lieu du nouveau codage $l, ainsi que sur l’opportunité d’ajouter le ISSN-L sur la notice papier quand il est identique à l’ISSN de la version papier. Nous surveillerons ce qui sera fait en dérivé.

Une demande adressée au catalogage de la part de Yolande Taillon et France Bilodeau vise à ce qu’on ajoute les noms des directeurs de thèse pour 1323 thèses, mémoires et essais en sciences de l’éducation publiés entre 1973 et 1989. Cette opération pourrait s’effectuer à partir d’un document publié en 1989 et qui recense ces informations. Cependant, étant donné la charge de travail importante pour traiter les acquisitions courantes ainsi que les grands ensembles de documents électroniques acquis en consortium, nous considérons que nous n’avons pas présentement le temps d’ajouter les noms des directeurs pour des thèses dont les plus récentes datent de 20 ans. Marcel vérifiera avec France la priorité à accorder à ce projet, qui pourrait être éventuellement être mis dans la chaine de travail dans une période moins surchargée. Une solution qui pourrait être envisagée, si la priorité le justifie, serait de permettre à la technicienne du Bureau d’aide à la recherche affectée au secteur Éducation d’ajouter ces informations dans les notices bibliographiques, puisqu’il n’y a qu’une seule zone MARC utilisée et que la validation de ce champ spécifique est très simple.

Suite à une demande des conseillers, nous avons commencé à mettre les résumés sur les notices des thèses papier en copiant/collant le résumé disponible dans la version électronique. La sous-performance des ordinateurs du personnel de la Section du catalogage entraîne une lenteur exagérée du traitement des thèses. La solution pourrait être le remplacement de ces appareils, dont l’échéance est évoquée au point 26 du compte rendu de cette réunion. On mentionne le fait que les versions des différents programmes utilisés par cette opération par les employés ne sont pas toujours les mêmes ce qui complique le transfert d’information. Marcel vérifiera avec Martine Lemieux d’une part s’il ne serait pas possible d’optimiser la performance des appareils par défragmentation ou ménage des mémoires, et de s’assurer que la même version d’Acrobat Reader soit installée sur tous les postes.

Une procédure régulière d’association des 67 tomes de l’Encyclopédie Universalis d’une notice brève à une notice complète a transformé l’ensemble des cotes inscrites dans la notice brève à la Section des acquisitions en autant d’exemplaires sur la notice complète, ce qui a obligé la suppression de tous les exemplaires créés en erreur et la création des volumes demandés. Daniel Tremblay indique qu’il existe une procédure permettant d’éviter ces mauvais transferts. Marcel demandera à l’équipe de la Recherche bibliographique d’aller voir Daniel la prochaine fois qu’il y aura un transfert impliquant plusieurs volumes pour vérifier si cette procédure s’applique bien.

Sylvie signale le cas d’une notice où la LC a inscrit [deceased symbol] à la suite de la mention de responsabilité d’un nom d’auteur parce que ce symbole apparaissait sur la page de titre. Nous convenons qu’il n’est pas nécessaire d’indiquer la présence d’un tel symbole et d’effacer par conséquent la mention anglaise de la LC. Une note sera rédigée en français s’il est absolument indispensable de consigner cette information, telle que le prescrit RCAA2.

Un peu plus de 7000 notices complètes ont été versées par Marcel et Jean Noreau afin de remplacer des notices brèves versées au catalogue au cours des derniers mois. Les autorités des auteurs seront recherchées et versées par l’équipe de la Recherche bibliographique à partir de Validator lorsque le travail de téléchargement des notices d’autorités de l’ensemble Taylor & Francis sera complété. Marcel demande aux chefs d’équipes concernés qu’on termine le traitement des SpringerLink mono 13 avant d’entreprendre le traitement de ces nouveaux titres ainsi que quelques titres restants de l’ensemble SpringerLink mono 12.

Simon-Pierre Barrette a demandé le traitement de près de 7000 titres de cet ensemble en optique photonique, principalement constitué de procès verbaux de congrès. Marcel essaiera de récupérer les notices chez OCLC. Le traitement pourrait être effectué avec la collaboration d’Emilie Breault du Bureau d’aide à la recherche de la Bibliothèque scientifique, qui assure déjà volontairement le traitement des monographies électroniques de l’ensemble IEEE. Marcel vérifiera auprès de Loubna Ghaouti si d’autres personnes de cette équipe ne seraient pas intéressées à collaborer à cette corvée, dans le respect bien sûr de leurs attributions régulières.

Cette version pourrait être implantée en juin prochain, après une période test en février et mars. Le principal changement de cette version est l’attribution de numéros de contrôle séquentiels où il y aurait une seule numérotation axxxxxxxx, et non plus de numérotation ixxxxxxx basée sur le numéro ISBN ou sxxxx-xxxx basée sur le numéro ISSN. Toute la banque sera modifiée pour tenir compte des nouveaux numéros de contrôle qui seront placés dans la zone 001 et les anciens numéros de contrôle seront conservés dans la zone 035.

Cette nouvelle version corrige également certains problèmes propres au catalogage : copie d’autorité où la mention Copier Autorité faisait disparaître la suite de l’entrée ; validation des ISBN dans le cas des occurrences multiples de cette zone, possibilité de validation des entrées auteur-titre (100/240) ; affichage des ligatures et amélioration de la table des symboles.

Le remplacement des postes informatiques de la Section du catalogage débutera au cours de la présente année budgétaire et un budget a été dégagé pour remplacer six postes d’ici les prochaines semaines. Marcel les a attribués selon le travail à effectuer (p. ex. le traitement des vidéos, de grands ensembles électroniques) ou selon les problèmes de lenteur excessive des appareils actuels chez certaines personnes. Les autres postes pourraient être commandés à l’été et installés vers la fin de l’été ou à l’automne 2009.

Marcel communiquera avec Martine Lemieux afin de rappeler le besoin d’ajouter un écran supplémentaire pour chaque poste dédié au traitement des documents vidéos.