Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers Section du catalogage
Compte rendu de la réunion du 17 décembre 2008
Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.
La procédure de traitement du matériel d’accompagnement selon leurs différentes localisations est en cours de mise à jour par Sylvie, Jocelyne et Marielle. Des questions sont cependant apparues concernant le type de document à employer en fonction du type de document utilisé pour le document principal. Nous avons donc invité Louise Pelletier à venir nous expliquer le fonctionnement d’Unicorn relativement à cette question et les implications de nos décisions relativement aux conditions de prêt. L’information relative à cette question est consignée au point 6 du présent compte rendu.
Le recatalogage d’une collection d’œuvres littéraires dans l’équipe de Sylvie a été interrompu afin de mettre la priorité sur le traitement des titres RCDR de la Canadian Electronic Collection.
L’expérience nous a permis de constater que l’utilisation de la fonction «Créer» plutôt que «Créer et mettre à jour» dans le rapport de téléchargement des autorités ne générait pas les résultats escomptés. Les autorités présentes dans Unicorn provenant de bibliothèques sources sont bien identifiées et rejetées lors du chargement. Cependant, le rapport fait également la correspondance entre les autorités à télécharger provenant de Validator et les autorités provisoires présentes dans Unicorn et refuse de télécharger ces autorités, et ce, même si aucun numéro de contrôle ne peut être identifié. Nous demandons donc aux catalogueurs et au personnel de la recherche bibliographique de revenir à la procédure antérieure. Le problème a été soumis à Louise Pelletier, mais aucune possibilité de configuration n’a été détectée et pour l’instant nous n’avons pas de solution à proposer. La seule façon de protéger les autorités provenant de bibliothèques sources demeure donc de modifier le numéro de contrôle.
Le travail se poursuit et l’échéancier devrait être respecté. Certains mentionnent les difficultés inhérentes au fait que les monographies ne sont pas réparties par disciplines, mais bien aléatoirement par listes séquentielles de numéros de contrôle. Marcel mentionne qu’il est toujours loisible de faire des échanges de listes entre les équipes. Devant les difficultés rencontrées par les catalogueurs, nous établissons que tout nouvel ensemble qui sera intégré dans la chaîne de traitement fera l’objet d’un échantillonnage préalable pour identifier toutes les difficultés afin de mettre à niveau la procédure.
La procédure pour le traitement des documents électroniques conservés sur le serveur de la Bibliothèque, i.e. les documents doélec, a été rédigée par Rose-Marie Racine-April et mise sur l’intranet après révision des chefs d’équipes.
Robert n’a pas trouvé d’interprétation des règles 21.12A et 21.12B dans les LCRI ou dans les interprétations de BAC. Ça demeure donc du cas par cas pour déterminer l’entrée principale d’un document dont les éditions successives ont été rédigées par des auteurs différents de l’auteur original, un peu comme le signale la règle 21.9A: dans certains cas, on doit tenir compte du libellé de la source principale d'information.
Ainsi, la règle 21.12A1 indique que la vedette sera prise au nom de l'auteur de l'original si ce nom figure dans la mention de responsabilité ou si ce nom figure dans le titre propre et qu’aucune autre personne n’apparaît dans la mention de responsabilité.
Par contre, la règle 21.12B indique qu’on prendra pour vedette le nom du réviseur si l'auteur de l'original est mentionné seulement dans le titre propre et que la mention de responsabilité ou la mention de responsabilité de l'édition présente une autre personne comme principale responsable. On établira une vedette secondaire nom-titre à l'auteur responsable de l'original.
Nous avions discuté lors de la dernière réunion de la possibilité de fournir des exemples afin d’appuyer notre décision et de mieux l’expliquer, mais la discussion doit encore se poursuivre avant d’arriver à une position définitive. Quelques considérations doivent être prises en compte. En premier lieu la nécessité de retoucher le moins possible aux gros ensembles de monographies électroniques numérisées que nous avons à traiter et de donner une image exacte des dates de publications dans le cas des thèses et des mémoires de maîtrise. Robert questionne ici la pertinence d’ajouter dans les zones fixes une date de reproduction pour les documents à valeur historique, puisque dans l’affichage des résultats Web, c’est la date de reproduction qui prime et la notice de la version électronique risque, dans certains cas, d’être très éloignée de la notice de la version papier originale. On convient donc de ne pas utiliser cette possibilité.
Nous nous orientons donc vers une position qui pourrait ressembler à celle-ci :
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les gros ensembles de monographies électroniques seront traités tels qu’ils nous sont fournis, en laissant en 260 la date originale de la version papier, et en conservant la note de reproduction inscrite en 533. Dans le cas de certains ensembles, c’est la date de la reproduction qui est inscrite en 260. Une zone 534 serait donc créée pour indiquer la date de la version originale;
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les thèses sous forme de microformes ou de reproductions électroniques seraient traitées de la même façon, en laissant la date de soutenance en 260, et en inscrivant note de reproduction en 533. Dans le cas des dossiers dérivés importés dont le catalogage est différent, on suggère de les aligner sur cette façon de faire.
Les chefs d’équipes se réuniront donc d’ici la prochaine réunion et identifieront des exemples afin de mieux illustrer des orientations.
L’équipe va compléter le transfert et l’élagage de 14 caisses de périodiques provenant de l’École d’architecture.
Daniel nous présente le plan de formation qu’il a planifié en vue de l’arrivée de Marie-Claude Proulx dans l’équipe en janvier prochain. Cette formation sera axée sur le traitement des périodiques électroniques avant toute chose de façon à pouvoir procéder à l’évaluation requise pour la confirmation de sa permanence.
Guillaume Lizotte a entrepris le traitement des disques et des rencontres ont été prévues entre celui-ci, Jocelyne et Mélissa Gravel ; environ une fois par semaine pour discuter des cas problèmes.
Paul Audet terminera sa dernière journée de travail le 23 décembre prochain.
Marielle a complété la supervision du stage d’Anne-Marie Fortier, stagiaire provenant du Cégep F.-X. Garneau. Cette dernière a également effectué de courts séjours dans les autres équipes de la section et tous ont remarqué sa grande compétence.
Nous nous sommes questionnés sur la nécessité de traduire les mentions relatives aux reliures spécifiques inscrites en anglais à la suite des numéros ISBN dans les zones 020. Après réflexions, nous considérons qu’il n’est pas nécessaire d’en effectuer la traduction.
Louise Pelletier nous présente un tableau dressant la liste des types de matériel en relation avec les politiques de prêt. Ces politiques définissent l’autorisation ainsi que la durée des prêts. L’absence de certains types de documents (les dvd-roms par exemple) dans cette liste n’empêche pas de gérer convenablement les prêts. Louise constate cependant que certaines statistiques peuvent être faussées si le vrai type de matériel n’est pas indiqué. Plusieurs cas sont touchés par cette situation qui perdure depuis la migration à Unicorn en 2003 et nous n’avons jamais été informés de problèmes causés par cette procédure que nous avions adoptée afin d’harmoniser la durée de prêt du matériel d’accompagnement avec le document principal. Marcel tentera de déterminer s’il est possible d’obtenir des rapports de statistiques plus précises à partir d’informations trouvées ailleurs.
En ce qui concerne le prêt des cédéroms d’accompagnement, les chefs d’équipe se réuniront pour réviser la procédure de traitement de ces cédéroms selon les localisations. On y indiquera aussi que le type de document à utiliser sera Cédérom et non pas Monographie. La liste des localisations d’appartenance et types de documents pourra être modifiée dans l’Intranet, pour refléter les divers choix. Marcel communiquera avec Alain Gendron pour vérifier s’il est nécessaire de traiter de façon rétrospective les cédéroms d’accompagnement qui n’ont pas de codes à barres et qui par conséquent ne peuvent faire l’objet d’un prêt séparé.
La case Prêt autorisé qui apparaît dans l’exemplaire d’un document permet d’outrepasser les interdictions de prêt et doit être cochée systématiquement. Normalement cette case devrait être cochée automatiquement lors de la création des notices, mais il peut arriver à l’occasion que ce ne soit pas le cas. On demande donc aux catalogueurs d’être vigilants et de cocher de façon systématique cette case si elle ne l’est pas déjà. La seule exception touche les documents électroniques pour lesquels la situation ne se pose pas.
Daniel Tremblay a constaté que des cotes à 41 caractères apparaissent dans certains dossiers alors que le nombre de ce champ de saisi est limité à 40 caractères. Daniel Tremblay croit que ces cotes ont été générées lors de l’ajout des |z par Sébastien Nadeau. Y a-t-il une faille d’Unicorn qui nous permettrait d’inscrire au complet nos cotes actuellement trop longues. Marcel verra avec Sébastien Nadeau s’il est possible de corriger la situation, mais nous pensons qu’elle relève plus de la configuration de base d’Unicorn que d’éléments paramétrables localement.
Daniel Tremblay souligne qu’un ensemble de notices de périodiques électroniques versé dans Unicorn contient des zones 300 indiquant le nombre de volumes ou de numéros disponibles ainsi que le type de fichiers de la ressource électronique. Il rappelle que la politique commune de la Crepuq proscrit l’utilisation de la zone 300 pour indiquer le nombre de volumes d’un périodique électronique, mais Marcel précise que la dernière révision des RCAA2 le permet, du moins pour les monographies électroniques. Marcel souligne que cette information peut être utile aux usagers et il ne voit pas la nécessité d’appauvrir une notice de bonne qualité afin de supprimer une information bien rédigée et présentée de façon normalisée et structurée. Marcel mentionne également que le Groupe de travail sur le traitement de la documentation révisera au cours de la prochaine année la Politique commune de la CREPUQ sur le traitement des périodiques électroniques afin de la faire correspondre un peu plus aux besoins des utilisateurs et de faire en sorte qu’elle soit moins calquée sur le traitement des périodiques papier.
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Rédaction du compte rendu: Marcel Plourde Janvier 2009 |