Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers Section du catalogage
Compte rendu de la réunion du 18 novembre 2008
9 h – local 0270
Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.
Une liste d’autorités modifiées suite à l’ajout des dates de décès a été remise aux chefs d’équipes pour vérifications. Cette pratique s’inscrira dorénavant dans les opérations régulières de la Section.
Marcel a rencontré Annie D’Anjou afin de normaliser les différents types de documents définis pour générer les filmographies. Les types suivants ont été définis jusqu’à maintenant et les prochains types de documents suivront ce modèle.
Filmographie – Bandes sonores espagnoles
Filmographie – Bandes sonores portugaises
Filmographie – Films de fiction québécois
Filmographie – Séries télévisées
Filmographie – Ville de Québec
Le rapport de la réunion du 17 octobre des conseillers de la BSHS annonce que les cédéroms et DVD-ROM en accompagnement des volumes seront traités séparément. Après information auprès d’Alain Gendron, celui-ci précise qu’ils devront faire l’objet d’un prêt distinct du prêt des volumes qu’ils accompagnent. Il n’y aura qu’une seule notice bibliographique. Un code à barres correspondant au cédérom ou DVD-ROM sera apposé sur une pochette collée à la page 3 de la couverture du volume, dans la mesure du possible, à 2.5 cm (1 pouce) de la tranche du volume.
Une 2e cote, distinguée par |zCédérom ou |zDVD-ROM sera ajoutée dans l’onglet Cote/Document. Il y aura autant de cotes ajoutées qu’il y aura de documents en accompagnement.
Après le traitement du document, les catalogueurs indiqueront par une note à la préparation matérielle, la présence du matériel d’accompagnement, afin qu’un libellé soit collé sur le volume. Finalement, le volume et le matériel d’accompagnement seront prêtés à la préparation matérielle.
Il est entendu qu’un cédérom et DVD-ROM en accompagnement qui reflètent exactement le contenu du volume, ne seront pas conservés.
Sylvie remettra à jour sur l’intranet la procédure de ces documents en accompagnement, selon leurs différentes localisations.
L’abandon de la zone 440 pour le signalement des collections est effectif à partir de maintenant. Cette décision est prise suite à la mise en application de la décision du MARC Advisory Committee par Bibliothèque et Archives Canada.
«Veuillez noter qu’à partir du 1er décembre 2008, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) utilisera la zone MARC 490 pour l’enregistrement de toutes les mentions de collection dans toutes les nouvelles notices créées après cette date et, s’il y a lieu, les zones 8XX pour les vedettes secondaires de collection. Bibliothèque et Archives Canada n’utilisera plus la zone 440 puisque celle-ci a été périmée par la communauté MARC en juin 2008. La zone 440 demeurera dans les notices créées avant le 1er décembre 2008 puisque Bibliothèque et Archives Canada n’effectuera aucune modification vers la zone 490 pour ces notices. Cependant, le catalogue collectif canadien continuera le téléchargement des notices comportant la zone 440.» -- Communiqué de BAC
Nous rappelons que la zone 440 sera remplacée par la zone 490 1 et la zone 830, même si le nom de la collection est identique dans la zone 490 et dans la zone 830. La raison invoquée pour l'abandon de la zone 440 est qu'elle est la seule zone du MARC à la fois descriptive et donnant un point d'accès
Marcel demandera à Louise Pelletier de modifier son programme de versement afin de transformer les zones 440 apparaissant dans les notices en zones 490 1 et de générer automatiquement une zone 830 que les catalogueurs pourront conserver ou rayer selon le cas en fonction de notre politique de traitement des collections. Cette politique fait état de 8 critères bien précis nous guidant dans la décision de créer une autorité ou non pour une collection. Dans la négative, il nous faudra alors changer la 490 1 en zone 490 0 et supprimer la zone 830.
Les notices déjà présentes dans le catalogue et dotées de 440 ETABLIES seront modifiées de façon rétrospective en 490 1 et la mention de collection sera copiée dans une nouvelle zone 830 qui sera valida blé. Les zones 440 NON-ÉTABLIES seront transformées en 490 0 et aucun rappel ne sera généré. Cette dernière zone continuera quand même à être indexée dans notre catalogue.
La situation sera étudiée au cas par cas en fonction des besoins des équipes de travail. Il est cependant entendu que l’attribution d’une prime sera conditionnelle à la réalisation de l’ensemble des tâches habituellement dévolues aux chefs d’équipes.
Sylvie mentionne que le recatalogage d’une collection de 1800 œuvres littéraires, reliées en 310 volumes et demandé par la conseillère en littérature est terminé à 75% environ.
Le programme d’accueil et de formation des nouveaux employés qui a été utilisé pour l’accueil de Guillaume Lizotte sera modifié et corrigé selon les commentaires émis et l’expérience vécue dans l’équipe de musique. Il sera augmenté pour tenir compte du besoin de formation spécifique de l’équipe des PES.
Andrée Desbiens est de retour de façon progressive depuis le 20 octobre. Elle sera à temps complet à son poste à compter du 22 décembre. Nous lui souhaitons un bon retour.
Marie-Claude Proulx a obtenu le poste à combler dans l'équipe des PES. Nous lui souhaitons la bienvenue dans l’équipe. Elle passera les quelques semaines avant Noël dans l'équipe de Sciences sociales puis se joindra définitivement à l'équipe des PES au retour des Fêtes. Un programme de formation spécifique sera réalisé afin de faciliter son intégration dans l’équipe des PES. Il sera axé sur le traitement des périodiques électroniques.
L'équipe réserve maintenant depuis deux semaines les jeudis au traitement des périodiques électroniques de grands ensembles. La priorité a été donnée aux titres "Taylor pes 2".
Les titres d'autres ensembles se sont ajoutés depuis la dernière réunion: en plus des 129 titres "Eighteenth century journals pes RCDR" fournis via Adam Matthew, il y a:
30 titres Empire pes RCDR
1 titre Mass observation pes RCDR
6 titres China pes RCDR
43 titres Defining gender RCDR
Nous remercions Nicole Turmel et Herman Gamache qui ont assuré le remplacement d’Annie D’Anjou à la Cinémathèque au cours de ses vacances.
Le 6 octobre, Jocelyne a formé Marie-Claude Gaudet qui catalogue dans le domaine de la musique à la bibliothèque du campus Notre-Dame de Foy.
Le 24 octobre, Jocelyne, Paul Audet et Guillaume Lizotte ont assisté à la première rencontre annuelle de la Section québécoise de l’Association canadienne des bibliothèques, archives et centres de documentation musicaux (ACBM) qui se tenait à l’Université Laval. Cette journée portait entre autres sur une présentation des nouvelles normes de catalogage RDA et sur la reliure des partitions.
Paul Audet a annoncé sa retraite prévue officiellement pour le 3 février. Elle sera effective à compter du 23 décembre prochain.
L’équipe aura à traiter prochainement les collections Empire et China faisant partie des monographies électroniques achetées dans le cadre du RCDR.
Diane Clément a obtenu un poste permanent dans l’équipe des Sciences. Nous lui souhaitons la bienvenue parmi nous.
Un ensemble de 498 monographies électroniques archivées par Pêches et Océans Canada sera traité et leur mise à jour sera effectuée annuellement.
Rose-Marie Racine-April nous remet un tableau précisant les critères de base servant à établir l’ordre de priorité des sources pour la recherche Z39.50. Sylvie propose d’ajouter deux cibles à cette liste, soient les bibliothèques d’Harvard et de Princeton.
Auparavant assurée par les techniciens de la section de la Recherche bibliographique, cette recherche est maintenant effectuée par les commis depuis que le logiciel Bookwhere est utilisé pour la recherche Z39.50.
Marcel suggère fortement d’utiliser la fonction « Créer » plutôt que la fonction « Créer et mettre à jour » lors du téléchargement des notices d’autorité afin d’éviter d’écraser une notice d’autorité existante. Il enverra un courriel à la Section de la recherche bibliographique et à la Section du catalogage pour suggérer aux gens de se créer un rapport « modèle » utilisant cette fonction.
La Bibliothèque recevra deux stagiaires au cours de l’année 2008/2009. La prochaine stagiaire sera accueillie dans la Section du catalogage le vendredi 21 novembre. Marcel et Loubna Ghaouti agissent cette année comme responsables des stages à la Bibliothèque. Ils ont révisé le programme de stage afin d’éliminer les redondances et les tâches trop cléricales afin d’attribuer plus de temps aux tâches techniques. C’est ainsi que 6 jours du stage d’automne seront consacrés au catalogage, dont 5 sous la supervision de Marielle. Une journée sera consacrée au traitement des publications en série et aux collections des équipes d’Art et musique et Sciences sociales. Le stage d’hiver comprendre pour sa part 6 jours à l’aide à la recherche et 4 jours au catalogage.
Un nouveau rapport Unicorn a été mis en production au cours de l’automne. Ce rapport permet de modifier les vedettes invalides dans une notice bibliographique par comparaison aux formes rejetées présentes dans les notices d’autorités. Il est exécuté toutes les nuits et vérifie si les notices bibliographiques versées au cours de la journée précédente comportent des vedettes non validées. Le cas échéant, il compare les formes non validées aux notices d’autorités, et corrige les vedettes si un renvoi correspondant est identifié.
Ce rapport permet également d’identifier si certaines autorités correspondent à des formes rejetées d’autres autorités. Marielle reçoit quotidiennement les résultats de ce rapport et procède aux vérifications et corrections des autorités si nécessaire.
Marcel communiquera avec l’équipe de la recherche bibliographique afin de les informer de la mise en production de ce rapport ainsi que des impacts sur leur travail.
L’opération s’est déroulée rondement dans les délais prévus. La principale difficulté rencontrée est que les notices ne sont pas réparties par discipline et que certaines notices peuvent poser problème aux personnes peu habituées à ces disciplines. Il faut également porter une attention particulière aux autorités parce qu’elles ont été versées en lot.
Pour la prochaine étape, soit celle du traitement des quelque 8000 notices de la Canadian electronic library, la tâche sera d’environ 12 notices par personne par jour, pour une date limite fixée à la fin janvier.
Une rencontre a eu lieu entre Guylaine Boudreault, Jocelyne Campagna, Rose-Marie Racine-April, Sylvie Robichaud, Marielle Roy et Marie-Joëlle Tardif, concernant la conservation et le traitement des documents électroniques (doelec) sur le serveur de la bibliothèque. La procédure finale est en cours de rédaction, Guylaine la commencera et Sylvie la terminera.
Les règles 21.12A et 21.12B prêtent à interprétation, pour ne pas dire à confusion, quand il faut déterminer l’entrée principale d’un document dont les éditions successives sont rédigées par des auteurs autres que l’auteur original. On vérifiera dans les LCRI quelle interprétation en fait la LC et ce qui sera peut-être prévu également dans les RDA
Lorsqu’on copie de l’information à partir d’un texte HTML trouvé sur un site web, la fonction coller génère parfois des caractères différents, notamment un point d’interrogation pour les tirets ou pour les accents aigus. Il faut donc enregistrer le travail dans Workflows et revenir dans la notice pour visualiser le produit final et faire les corrections si nécessaire.
Dans un premier temps nous nous entendons pour distinguer deux choses : le codage du guide et la description bibliographique du document.
La position 18 du guide fait référence non à RCAA1 ou RCAA2, mais à ISBD et à RCAA2. Ceci étant clarifié, nous traitons tous nos documents en RCAA2 depuis 1978, et non en ISBD. Le caractère à utiliser à la position 18 du guide est donc «a» et non «i»
La deuxième question qui se pose est de savoir si on traite le document original ou sa reproduction selon ce que l’on veut mettre en évidence ou les implications de modifier un ensemble considérable de documents.
Dans le cas des ensembles de documents électroniques, la date originale de publication du document apparaît en 260, et une note de reproduction est disponible en 533. Ce traitement est globalement logique, répond bien aux besoins de la clientèle puisqu’il permet d’identifier exactement l’année de publication originale du document, et qu’il ne demande pas de retouches coûteuses sur les notices bibliographiques.
Dans le cas de documents originaux à valeur historique, il peut être intéressant d’indiquer la date de publication originale en 260, et d’ajouter une date de reproduction. Cette considération est également valable pour les thèses puisque ce qui importe est plus la date de soutenance que la date de publications sous la forme d’une reproduction.
Des exemples précis d’applications de cette nouvelle façon de faire seront élaborés et déposés lors de la prochaine réunion.
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Rédaction du compte rendu: Marcel Plourde, décembre 2008 |