Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers Section du catalogage
Compte rendu de la réunion du 17 septembre 2008, à 9 h 30, local 0270
Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.
Le chargement des mises à jour s’effectue maintenant sur une base régulière grâce à la collaboration de Jean Noreau qui prépare le fichier des modifications à effectuer à partir des listes d’OCLC et de Louise Pelletier qui charge le tout dans Unicorn. Parmi les autorités ainsi modifiées, celles comportant des renvois devront faire l'objet d'une vérification afin de s’assurer que ces renvois comportent eux aussi les dates de décès. Sébastien Nadeau fournira les listes de ces autorités qui seront réparties entre les techniciens de la Section. Le nombre d’autorités à vérifier sera cependant très limité.
Marielle mentionne un problème particulier pour les thèses en sciences lorsque l’on copieet colle à partir du résumé, surtout lorsque des formules mathématiques ou chimiques sont en cause. Plusieurs caractères ne sont pas supportés par Unicorn et s’affichent mal à l’écran. Dans la mesure du possible on va transcrire en clair les caractères qui s’affichent mal et les cas problématiques seront soumis à Guy Julien afin d’établir une forme reconnaissable de ces caractères.
Plusieurs types de documents particuliers ont été créés par Annie d’Anjou afin de gérer automatiquement la production de ces filmographies. Marcel rencontrera Annie afin de normaliser la présentation de ces types de documents.
La politique de conservation des cédéroms sera présentée aux conseillers lors de leur réunion de septembre. Il y aura lieu de faire un rappel à ce sujet afin que le tout ne tombe pas dans les oubliettes.
Un premier lot de 900 notices d’autorités pour les monographies de l’ensemble de SpringerLink a été confié à la recherche bibliographique pour recherche dans Validator et pour téléchargement. Un deuxième lot de 2800 autorités pour l’ensemble Canadian electronic library serait maintenant prêt à être recherché dans Amicus mais Marie-Joëlle Tardif nous a informés que la recherche dans Amicus cause des problèmes puisqu’après un certain temps d’interrogation, les postes gèlent. Elle mentionne aussi que cette recherche est altérée par les temps de réponse dans Internet. Ce dernier lot sera donc partagé en tranches de 100 notices entre les catalogueurs des monographies et recherché dans Amicus, et les lots subséquents devant être recherchés dans Validator seront acheminés à l’équipe de la Recherche bibliographique.
Le problème de ligature pour les noms russes ne peut être réglé au niveau d’Unicorn. La politique de traitement des noms russes sera modifiée et les liaisons seront supprimées. Le texte suivant sera inséré dans cette politique.
Ligatures dans les autorités de noms russes :
Mettre la forme avec ligatures (forme LC le plus souvent) en renvoi. Dans le 100 de l’autorité conserver la forme sans accents pour permettre le repérage.
Ligatures dans les titres :
Laisser le titre avec les ligatures et faire un 246 sans les accents pour permettre le repérage.
Suzanne Jean a le plaisir de nous annoncer qu’elle a officiellement obtenu un poste à temps complet dans l’équipe et que Daniel Tremblay agira maintenant comme chef d’équipe. Nous profitons de l’occasion pour remercier Suzanne pour sa contribution à titre de chef d’équipe au cours de la dernière année et souhaitons la bienvenue à Daniel parmi nous.
Andrée Desbiens sera absente jusqu’au 20 septembre.
L’équipe a entrepris le traitement des périodiques de la base de données Eighteenth Century Journals. On se demande s’il est pertinent de mettre des cotes pour des périodiques datant du 18e siècle et, le cas échéant, quel professionnel les classifiera.
694 titres de la collection SWETS seront également traités.
Nous souhaitons la bienvenue à Guillaume Lizotte qui fait partie de l’équipe depuis le 15 septembre.
Marielle Roy signale une plus grande accumulation de livres sur les tablettes et environ 4000 monographies électroniques en attente de traitement.
Un court (p. 6 et 7) mais instructif article, sur l'abandon de la zone 440, a été publié dans la revue TechKNOW http://www.library.kent.edu/files/TechKNOW_August_2008.pdf .
Suite à une proposition d'un comité de l'ALA en juin dernier, la zone 440 serait remplacée par la zone 490 1 et la zone 830, même si le nom de la collection était identique dans la zone 490 et dans la zone 830. La raison invoquée pour l'abandon de la zone 440 est qu'elle est la seule zone du MARC à la fois descriptive et donnant un point d'accès. La coexistence des zones 440, 490 et 830 serait, selon les auteurs de la proposition, difficile à expliquer aux nouveaux catalogueurs. La LC et OCLC devraient normalement adopter cette nouvelle façon de faire.
Marcel abordera cette question lors d’une prochaine rencontre du Groupe de Travail sur le Traitement de la documentation de la Crépuq pour que les bibliothèques universitaires québécoises s’entendent sur une pratique commune afin d’éviter de retoucher chaque notice. Une fois cette politique acceptée, il faudra également modifier en conséquence notre Politique locale pour le traitement des autorités de collections
Marcel demandera à Louise Pelletier de modifier son programme de versement afin de transformer les zones 440 apparaissant dans les notices en zones 490 1 et de générer automatiquement une zone 830 que les catalogueurs pourront conserver ou rayer selon le cas en fonction de notre politique de traitement des collections. Cette politique fait état de 8 critères bien précis nous guidant dans la décision de créer une autorité ou non pour une collection. Dans la négative, il nous faudra alors changer la 490 1 en zone 490 0 et supprimer la zone 830.
Les notices déjà présentes dans le catalogue et dotées de 440 ETABLIES seront modifiées de façon rétrospective en 490 1 et la mention de collection sera copiée dans une nouvelle zone 830 qui sera validable. Les zones 440 NON-ÉTABLIES seront transformées en 490 0 et aucun rappel ne sera généré. Cette dernière zone continuera quand même à être indexée dans notre catalogue.
Nous convenons de ne pas ajouter la mention (En ligne) à la suite des noms des collections qui font partie d’ensembles électroniques. Nous le ferons uniquement à la demande des conseillers (par exemple dans le cas de collections de SpringerLink) ou si cette mention est déjà présente dans les notices dérivées (par exemple, Dépôt Canada). La politique de gestion des autorités de collections sera modifiée pour tenir compte de cette précision.
L’article 20.04 de la Convention collective du SEUL prévoit que l’employeur peut désigner une personne salariée régulière pour agir de façon occasionnelle comme chef d’équipe. La question n’a jamais été abordée au sein de la Section du catalogage, mais il y a lieu de se demander s’il serait justifié dans certains cas de nommer des chefs d’équipes intérimaires en fonction des besoins. La tâche de ces personnes devrait cependant tenir compte de ces responsabilités. Les chefs d’équipes consulteront donc leurs équipiers, et les résultats de cette consultation seront rapportés lors d’une prochaine réunion du Comité de gestion de la Division.
Daniel Tremblay a constaté que Workflows « gelait » lorsqu’il ajoutait immédiatement la zone 006 après avoir copié un titre pour un périodique. Marcel Plourde demande à Sylvie Robichaud et Marielle Roy de faire des tests pour voir si cette situation se présente aussi pour les monographies.
Une solution possible pour régler ce problème serait d’ajouter le minimum d’informations sur la nouvelle notice, de fermer cette notice et de revenir ensuite dans la notice pour compléter les informations, dont la zone 006.
Sylvie Robichaud et Marielle Roy ont rédigé une procédure dont la clarté est soulignée par les membres présents. Cette procédure sera placée dans l’Intranet, sous le titre « Gérer les notices reliées et les analytiques ».
Le recatalogage d’une collection de 1800 œuvres littéraires, reliées en 310 volumes, a été demandé par la conseillère en littérature. Il s’agit d’œuvres qui ne sont pas la plupart du temps signalées dans Ariane, ce qui justifie ce nouveau traitement. La procédure mentionnée au point précédent sera utilisée afin de rattacher les notices pour qu’à l’emprunt d’un des titres la mention de prêt soit affichée pour tous les titres reliés ensemble. Ces volumes seront intégrés dans la chaine de traitement au cours des prochains mois.
Un programme d’accueil et de formation des nouveaux employés a été planifié et rédigé par les chefs d’équipe, Marcel Plourde et Robert Blanchet et une copie a été transmise à Louise Allard qui l’a bien apprécié. Il sera diffusé aux autres chefs de la Division. De plus, Marcel a demandé au Comité de santé et sécurité au travail qu’un point suggéré dans ce manuel, soit l’évaluation ergonomique, soit effectué dès la première semaine de travail de tout nouvel employé.
Jocelyne a commencé à mettre à l’essai ce nouveau programme en initiant Guillaume Lizotte. Jusqu’à présent, les premières étapes ont été effectuées avec succès. Elle suggère cependant des ajustements au bordereau utilisé pour la transcription bibliographique. Marielle lui fournira également un canevas des principales zones à remplir en catalogage.
Plusieurs personnes de la Section du catalogage ont constaté des délais élevés pour les recherches supplémentaires, souvent plus d’une semaine d’attente. Marcel vérifiera ce délai auprès de la Recherche bibliographique et demandera, si possible, que des recherches soient effectuées quotidiennement.
Faute de temps, ce point sera discuté lors de la prochaine réunion.
Faute de temps, ce point sera discuté lors de la prochaine réunion.
Plusieurs ensembles de monographies ou de périodiques électroniques des ensembles de RCDR ont déjà été versés au catalogue dont Canadian electronic library (8107 titres), Taylor & Francis (11 681 titres), Cambridge (2427), Eighteenth Century Journal. La recherche de la majorité des notices d’autorités nécessaires à la validation de ces ensembles sera confiée à l’équipe de la recherche bibliographique alors que les autorités de Canadian electronic library seront effectuées dans la section. Marcel a préparé au bénéfice de Louise Allard un projet d’engagement de personnel surnuméraire et évaluera l’impact du traitement de ces ensembles sur la charge de travail de la Section.
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Rédaction du compte rendu: Marcel Plourde, 21/11/2008 |