Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers Section du catalogage
Compte rendu de la réunion du 18 juin 2008 Local 0270 – 9 h
Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.
Le projet de mise à jour rétrospective des autorités suite à l’ajout des dates de décès est maintenant terminé.
Un test effectué par Marielle a permis de constater que l’enrichissement par copier/coller du résumé court d’une thèse dans la notice bibliographique à partir du résumé disponible dans la thèse électronique prenait environ une minute à effectuer, en incluant les vérifications d’usage. Le Comité de direction de la BUL a accepté cette façon de faire qui sera effective à partir de maintenant.
Le résumé court sera donc inscrit dans la zone 520, sans indicateur et ne sera pas placé entre guillemets. La procédure de traitement des thèses sera mise à jour en conséquence dans l’Intranet.
Reste à déterminer si cette procédure pourrait également être appliquée de façon rétrospective pour les thèses numérisées dans ProQuest, peut-être dans le cadre d’un projet spécial. On procédera à une évaluation du temps nécessaire à la réalisation de ce projet.
La réunion de la Section s’est déroulée comme prévu le 12 juin dernier. Marcel fera parvenir aux membres de la Section les faits saillants 2007/2008 qui ont été remis à Louise Allard pour supporter la rédaction du rapport annuel de la Division.
Une rencontre entre Andrée Desbiens, Nicole Pedneault et Jean Noreau a permis de faire le point sur le catalogage des bases de données qui sera désormais assumé par Andrée et Nicole.
D’autres informations concernant l’équipe sont disponibles au point 10 et aux points 12 à 14 du présent compte-rendu.
Dominique Dubé quittera l’équipe pour occuper un poste au Conservatoire de musique à compter du 18 août prochain.
Le projet de traitement sommaire des partitions d’orchestre se poursuit, mais est ralenti souvent par le besoin d’une recherche bibliographique supplémentaire effectuée soit par les techniciennes de la Section de la recherche ou du catalogage, soit par la conseillère concernée, selon le cas.
Suite à une demande de Normand Pelletier, l’équipe a complété l’enrichissement rétrospectif de près de 1300 notices d’essais et de thèses en Sciences de l’Administration afin d’y ajouter un accès par département particulier de cette Faculté.
Afin de faciliter la confection de filmographies, un type de document « Film québécois » a été créé. Marcel a procédé à l’ajout automatique de cette zone 349 dans le cas des œuvres qui avaient la mention « Production originale québécoise » inscrite dans la zone 500.
Pour le catalogage courant, ainsi que pour la création de d’autres types de documents requis pour différentes filmographies, Jocelyne en discutera avec Annie, ceci étant encore à l’étape des tests. Une réunion d’équipe suivra par la suite afin de finaliser le tout.
Bien que la mention de copie ne soit plus imprimée sur les étiquettes de cotes depuis le 1er avril 2004, nous avions continué d’inscrire cette information sur la page de titre du document. Nous cesserons désormais cette pratique puisqu’elle est inutile.
Marcel rédigera un texte à cet effet et en fera part à Mélissa Gravel, Jean Michel et Judith Blais. Cette pratique évitera également de devoir changer l’ordre des exemplaires dans la zone Cote/Document lors de l’élagage des documents. Il en informera aussi Véronique Paré pour les exemplaires ajoutés par les membres de sa section.
Cette politique a été soumise lors de la réunion des conseillers de la BSHS du 30 mai dernier. La décision d’adopter ou non cette politique a été reportée à leur prochaine réunion qui aura lieu en septembre prochain.
On rapporte que certaines notices bibliographiques présentent des zones numérotées 19 ou 29. Il s’agit de zones 019 ou 029 provenant de notices repêchées chez OCLC qui sont converties ainsi dans Unicorn parce que nos formats de catalogage ne comprennent pas ces zones. Les tables de conversions élaborées par Louise Pelletier suppriment habituellement ces zones mais elles sont présentes lorsque les chargements ont été faits sans passer par les tables de conversion. Ces champs peuvent donc être supprimés lorsqu’on les retrouve dans les notices.
Plusieurs milliers de notices bibliographiques de monographies électroniques seront bientôt versées au catalogue et inscrites dans la chaîne de traitement documentaire. Marcel dressera des listes des noms d’auteurs (zones 100 ou 700) possédant la mention «non établie» et rattachés à ces milliers de notices de documents électroniques faisant partie de grands ensembles.
Ces listes seront ensuite réparties parmi les équipes de la Section du catalogage pour recherche dans Validator et les autorités trouvées seront versées dans le fichier « Autorités Laval ». Ces téléchargements en lot permettront de sauver globalement beaucoup de temps au niveau de la recherche et du téléchargement des autorités. Cette opération n’enlèvera toutefois pas la nécessité de valider les entrées d’auteurs ou d’organismes lors du catalogage de chaque notice bibliographique et de faire un ménage de ces autorités si nécessaires.
Trois boîtes de périodiques provenant du Centre de documentation de la Faculté des lettres (CDFL) ont été sélectionnées par Marie-Claude Corriveau et ont été expédiées à l’équipe des PES.
Il existait dans le CDFL une réserve permanente identifiée au nom de chaque professeur. Cette réserve sera reconstituée à la bibliothèque de premier cycle.
Marcel créera un code de localisation « Réserve permanente » et une catégorie 2 « Réserve permanente [nom du professeur]» afin d’être en mesure de regrouper ces documents.
Marcel s’informera auprès de Loubna Ghaouti afin de savoir s’il existe un sceau particulier à apposer sur les documents de cette réserve.
Ce nouveau type de document « Herbier Louis-Marie » a été créé pour des périodiques en sciences publiés avant 1990 et qui seront localisés au Rayonnage compact.
On a constaté que certains numéros de publications en série ont été transférés de la Référence au Rayonnage compact sans avoir été remis à l’équipe des PES pour modifier la localisation au catalogue et sur les documents. Les gens du Bureau d’aide à la recherche seront avisés de signaler toute anomalie à l’équipe des PES pour qu’elle puisse faire les corrections nécessaires.
Une nouvelle politique a été adoptée concernant les périodiques numérisés dans le cadre de la banque JSTOR. Les périodiques que nous conserverons de 0 à 3 ans ne seront plus reliés et resteront dans les salles des périodiques courants. Ceux conservés de 4 à 7 ans seront envoyés sur les étages et recevront une reliure moins dispendieuse. Cette procédure valable pour la salle Argus devrait l’être également pour les autres salles des périodiques courants, p. ex. en Musique, Droit, etc.
Suzanne Brouillard communiquera avec Mélissa Gravel pour finaliser la procédure.
Dans un courriel daté du 18 janvier dernier, Guy Julien suggérait de tester une procédure où, pour les notices destinées aux conseillers (conflits de vedettes matière ou absence de cote) on garderait les vedettes du MeSH qu’on traduirait en rajoutant que cette traduction provenait du MeSH. Pour les notices non destinées aux conseillers, Guy indiquait que les techniciens pourraient effacer systématiquement toutes les traductions provenant du MeSH puisque ces vedettes doublaient souvent celles du LCSH déjà présentes dans les notices.
On demandera à Guy s’il désire toujours continuer cette procédure et de préciser si en cas de doute, les techniciens peuvent lui soumettre les cas identifiés (exemple de volume avec cote, mais vedettes incertaines….comme le cas apporté en réunion de 3 vedettes LC et 3 vedettes MeSH qui sont assez différentes et que d’avoir rayé les MeSH n’était pas la solution idéale.
On rappelle aux conseillers d’inscrire leurs initiales immédiatement après celles du technicien, sans espace ou barre oblique entre les deux initiales, de façon à faciliter une recherche éventuelle et que ce soit uniforme pour tous.