Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers Section du catalogage
Compte rendu de la réunion du mercredi 21 mai 2008
Local 0270 – de 9 h à 11 h 45
Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.
Nous avons évoqué lors d’une rencontre avec Robert Blanchet, Julie Gauthier, Chantal St-Louis et Sylvie Robichaud la possibilité d’indexer le 800 $t dans l’index titre et de générer un index à partir du codage enrichi du 505 pour les dépouillements au lieu de créer systématiquement des 740 pour ces titres. Il s’agit d’un travail qui touche la configuration des index. Marcel a prévu procéder au cours de l’été à une vérification de la configuration du catalogage et de l’indexation d’Unicorn. La création de ces nouveaux index pourrait être réalisée à ce moment. De toute façon, une réindexation globale de la banque doit être entreprise pour que les modifications d’indexation dans les champs 800 soit effective. On pourrait de plus profiter de l’occasion pour régler de façon définitive la question de la validation des champs 100/240 pour les titres en musique. Marcel propose donc que cette opération soit entreprise au cours de l’été, et qu’une réindexation globale de la banque de données soit prévue pour la fin de semaine du 22 août.
Marcel rappelle que l’échéancier pour ce projet a été fixé au 15 juin. Les chefs d’équipes indiquent que le projet progresse bien et que la majorité des membres des équipes ont déjà terminé leurs corrections. Cette opération s’inscrira prochainement dans les opérations mensuelles de vérification de la qualité du catalogue.
Marcel aimerait qu’un test soit réalisé à partir d’un échantillon d’une dizaine de notices papier de thèses numérisées dotées d’un hyperlien. La procédure consisterait à ouvrir la thèse électronique, à copier et à coller le résumé court dans la notice papier et à normaliser le résumé. Il faut prendre soin que l’affichage Ariane Web soit correct. Il faudrait donc calculer le temps moyen d’enrichissement d’une notice de cette façon afin d’évaluer ce que pourrait représenter ce projet pour l’ensemble des titres que nous possédons.
Après consultation nous décidons de ne plus rédiger de cartes de reliure pour les périodiques, puisque cette information apparaît déjà dans les notices de contrôle.
Après consultation auprès de Louise Bonneau et l’équipe de la préparation matérielle, nous décidons de ne pas donner suite à la proposition de réduire le format des bordereaux BI-159. Louise nous a mentionné qu’il était plus facile de manipuler et de calculer les bordereaux dans leur format actuel, et l’Équipe de la préparation matérielle nous a signalé qu’il pourrait y avoir risque de confusion avec les languettes de traitement qui sont détruites à cette étape de la chaîne documentaire.
Les chefs d’équipes ainsi que les membres des équipes sont invités à formuler leurs propositions pour la constitution de l’ordre du jour de cette réunion. On y présentera le rapport des activités de l’année, Jo-Anne Bélair viendra nous faire une courte présentation de la version Aleph du RVM et signalera la publication du nouveau guide pratique du RVM. Une démonstration de la nouvelle interface SolR sera également à l’ordre du jour.
Marcel informe qu’une rencontre aura lieu le 21 mai après-midi avec les membres de l’équipe afin de discuter notamment du rôle de chef d’équipe, du rôle d’Andrée Desbiens dans le traitement des ensembles de périodiques électroniques, ainsi que de la priorisation des projets de traitement.
Diane Clément se joindra à l’équipe à compter du 26 mai prochain.
Jean Noreau ne fera plus le catalogage des bases de données. À compter du 1er juin, ce travail sera confié à Andrée Desbiens, de l’équipe des PES, étant donné que ce catalogage se fait à partir des règles de catalogage et du bordereau des ressources continues.
Marcel a rencontré le 14 mai dernier monsieur Jean-François Bergeron, représentant étudiant de l'AELIES au Comité-conseil de la Bibliothèque. Cette rencontre avait pour but de répondre aux interrogations de monsieur Bergeron relativement à la qualité du catalogue Ariane. Une visite de la section a été organisée avec la collaboration de Véronique Paré et de Mélissa Gravel afin de bien lui faire saisir l'importance de nos activités dans l'exécution du mandat de la Bibliothèque, ainsi que les préoccupations qui nous animent face à la qualité du catalogue. La discussion a par la suite porté sur ses observations et commentaires face au catalogue et les points suivants ont été abordés : la translittération des noms des auteurs de langues étrangères, la gestion des diacritiques, le traitement de certaines collections, les erreurs relevées au catalogue, les délais d'attente dans le traitement des documents et le traitement des documents demandés en urgence. Les solutions apportées par la Section au cours des derniers mois sur plusieurs des points soulevés ont été accueillies avec satisfaction et des propositions ont été soumises afin de faciliter l’accès des documents en attente de traitement et susceptibles d’être demandés par les usagers.
Mélissa Gravel a mis de l’avant avec Steeve Vallières un projet afin de diminuer le plus possible la quantité de documents (près de 40 000) qui sont entreposés dans les salles de dons. À cette fin, les conseillers seront sollicités cet été afin de réévaluer certains dons. Cette opération pourrait éventuellement causer une accumulation de documents dans les équipes de catalogage pour les dons qui seront retenus puisque ces documents seront intégrés à la chaine de traitement. Jocelyne signale dans la poursuite de la discussion que les documents sur des supports spéciaux, comme les CD, doivent être conservés dans un endroit sécuritaire et qu’elle manque présentement de place pour les conserver dans ses classeurs. Marcel lui offre de les placer dans une étagère dans son propre bureau.
Il importe de distinguer les thèses déposées à l’origine sur support électronique (« born digital ») et les thèses numérisées. Les thèses déposées à l’origine sur support électroniques sont disponibles uniquement en version électronique (en deux formats : html et pdf) et n’ont pas de version papier. Les thèses numérisées ont d’abord été déposées en version papier et ont été ensuite numérisées (en un seul format : pdf).
Pour toutes ces thèses électroniques, qu’elles aient été déposées à l’origine sur support électronique ou bien qu’elles aient été numérisées, nous inscrirons désormais Accès via Archimède, plutôt qu’Accès direct ainsi qu’un type de document 349 Archimède Thèse. Jean Noreau fera le nécessaire pour récupérer les premières thèses où nous avons inscrit Accès direct (années 2005 et 2006). De plus amples informations sur le traitement des thèses électroniques sont disponibles dans l’Intranet http://intranet.bibl.ulaval.ca/politiq/retrait/theses_electroniques.html
Dans le cas des thèses numérisées, certaines le sont si rapidement qu’elles nous arrivent parfois avant la version papier qui est reliée à Drummondville. Nous faisons une seule notice pour ces thèses numérisées disponibles sur deux supports (papier et électronique), en considérant que cette notice correspond à la version papier et donne un accès à la version électronique.
Marcel profite de l’occasion pour rappeler l’importance de traiter en priorité les thèses, peu importe leur support. Il signale également que les conseillers ont été sensibilisés à cette réalité.
Guy Julien effectuera dorénavant l’analyse documentaire de tous les documents commandés par Dominique Caron, Nancy Drolet, Marie-Claude Mailhot, et partiellement pour les documents commandés pour Chantal Beauregard. Ces documents nécessitant une cote et/ou vedette-matière continueront cependant d’être remis sur les tablettes identifiées aux noms de ces conseillères.
Sylvie a rédigé une procédure sur le traitement des documents électroniques qui sont en format PDF et qui sont archivés sur le site de la Bibliothèque. Cette politique sera placée dans l’Intranet
Marielle, Suzanne et Daniel Tremblay ont suivi cette formation où on leur a notamment expliqué comment hiérarchiser les tâches, expliquer le contexte de travail et montrer la tâche selon les différents styles d’apprentissage.
Marielle, Suzanne, Daniel Tremblay et Robert établiront un plan de travail et un calendrier en vue de rédiger un manuel de formation des nouveaux employés. Il serait également important d’aménager un poste de formation convenable dans la salle 0270, avec un ordinateur performant et une table de travail appropriée. L’utilisation de cette salle permettrait de donner des formations dans un contexte plus favorable à l’apprentissage, et ce, sans déranger les autres personnes de la Section. Marielle mentionne qu’il serait intéressant de pouvoir bénéficier d’un tableau mural pour accompagner ces formations.
Les chefs d’équipe ainsi que Marcel et Robert ayant suivi cette intéressante formation, nous pouvons maintenant regarder et adapter le canevas suggéré par la formatrice en vue de rédiger nos procédures.
Dans un premier temps, nous dresserons la liste des procédures que tous et chacun possèdent pour s’assurer qu’elles soient éventuellement versées dans l’Intranet et disponibles pour tous.
Nous fixerons des dates de réunion en vue de planifier la rédaction des procédures et nous tenterons d’adopter une typographie normalisée.
Robert se chargera de coordonner ces activités.
Marcel rappelle que lors du versement d’une autorité, le numéro de contrôle de l’autorité versée est comparé avec les numéros de contrôle des autorités présentes dans le système afin de mettre nos autorités à jour le cas échéant. Il est donc conseillé de modifier le numéro de contrôle des autorités versées et d’ajouter la lettre L devant le numéro de contrôle d’une notice d’autorité provenant à l’origine de la LC pour éviter que cette notice soit éventuellement écrasée par mégarde lors d’un nouveau chargement. Cette procédure est valable surtout pour les autorités qui ont demandé des modifications importantes de notre part.
Certaines notices bibliographiques dérivées en anglais ont des indications concernant la bibliographie, la discographie ou la filmographie inscrites dans une seule zone 504. On conseille plutôt de séparer ces informations dans autant de zones 504 que nécessaire, car cette zone est répétable. Cette situation semble se présenter plus souvent dans le cas de notices bibliographiques touchant la musique et s’inscrit de la façon suivante :
Bibliogr. : (p. 207-213), discography p. 201-205.
On retrouve sur certaines notices de documents électroniques provenant de SourceOCDE, l’inscription de plusieurs zones 300, qui correspondent aux différents volumes, ainsi que la grosseur de leur fichier respectif.
Exemple : 196 p. : fichier PDF (4,58 Mo) (v. 1)
200 p. : fichier PDF (5,63 Mo) (v. 2)
Bien que cette zone 300 soit répétable, nous convenons de continuer de faire une seule zone 300 de cette façon.
Exemple : 2 v. (196, 200 p.) : fichiers PDF (4,58, 5,63 Mo)
Sylvie signale l’existence de codes de fonds budgétaires pour les dons et qui sont identifiés par plus de trois lettres. Marcel ajoutera dans la configuration d’Unicorn ces nouveaux codes de fonds, de façon à ce que les catalogueurs puissent les utiliser dans la catégorie 2 de l’onglet Cote/Document. Ils peuvent servir à repérer les nouveautés du mois de chaque conseiller. La liste des sous-codes de ces fonds budgétaires est disponible dans l’Intranet.
Sylvie rappelle l’importance de coder les champs fixes pour les genres de textes (surtout dans le domaine de la fiction) et les biographies. Ces codes pourront servir lorsque le logiciel SolR sera implanté dans la version web d’Ariane.
La LC n’utilise plus les codes de sous-zones |n pour les versets et chapitres de la Bible. Marielle demande s’il est possible de les enlever en bloc. Marcel s’informera auprès de Sébastien, tout en s’assurant que cela se fasse uniquement pour la Bible et non pour les autres titres uniformes, notamment en musique.
Environ 10400 notices de documents de langue anglaise traités entre le 1er mai 2007 et le 1er mai 2008 ont été enrichies de tables des matières et/ou de résumés. Nous verrons à ce que cette opération soit effectuée sur une base mensuelle au cours de la prochaine année.
Marcel mentionne que les achats effectués en fin d’année dans le cadre du consortium d’achat RCDR (Réseau canadien de documentation pour la recherche) ont permis d’acquérir des milliers de nouveaux titres qui seront intégrés dans la chaine de traitement documentaire au cours des prochains mois. Dans plusieurs de ces cas, des notices MARC de bonne qualité seront fournies avec les ensembles de titres acquis. Le traitement machine que nous pouvons effectuer limitera au maximum le travail à effectuer sur le descriptif de ces documents, notre énergie étant plutôt consacrée à la normalisation et la validation des accès. Une priorisation des ensembles à traiter devra être établie.
SWETS (Large 2008 ALJC collection of 696 Journals from 52 publishers)
Ingram Digital Group / Oxford University Press e-books (5038 e-books up to 2007)
Ingram Digital Group / Cambridge University Press e-books (2431 e-books up to 2007)¸
Ingram Digital Group / 1000 e-books over the next 3years from CUP/OUP/T&F
Ingram Digital Group for the Taylor & Francis HSS e-books (11 600 titres)
Canadian Publishers Collection (7577 titles from 44 Canadian publishers)
Gibson Library Connection / Intelex Past Masters (all 117 databases)
JSTOR (All collections including the newest Arts & Sciences VI collection)
Adam Matthew for 8 collections:
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China: Trade, Politics and Culture, 1793-1980 (74 notices)
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Defining Gender, 1450-1910, Online (425 notices)
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Eighteenth Century Journals I
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Eighteenth Century Journals II (170 notices)
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Empire Online (758 notices)
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Mass Observation Online (40 titres)
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Medieval Travel Writing (nombre indéterminé)
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Slavery, Abolition and Social Justice, 1490-2007(nombre à déterminer)
Gibson/Alexander Street Press for Classical scores (env. 8000)
Gibson/Alexander Street Press for theatre in video (env. 200)
Micromedia/ProQuest for Periodical Archives Online (nombre à determiner)
En plus de ces ensembles, il faut mentionner
ICPSR (6678 titres)
OVID (340 titres)
En relation avec le point précédent, Marcel aimerait que l’on effectue la 1re semaine de juin un relevé des documents en attente de catalogage, incluant bien sûr les documents électroniques ainsi que les documents qui ont été acquis lors des derniers achats de RCDR. Il faudra également procéder à un échantillonnage du temps nécessaire à traiter ces documents. Ceci permettrait d’évaluer les besoins de traitement et éventuellement de justifier l’engagement d’un employé surnuméraire qui pourrait être dédié spécifiquement au traitement de ces ressources.
Solange Cousin, de la Didacthèque, changera les cotes d’environ 500 documents de la littérature de jeunesse en langue anglaise et ajoutera la zone 520 Littérature de jeunesse en langue anglaise, si elle n’était pas déjà inscrite. Rappelons que cette opération est effectuée suite à une demande d’une professeure qui voulait que ces documents soient regroupés par auteurs plutôt que par collections comme c’était le cas auparavant.
On conseille de faire une seule notice pour les monographies électroniques qui font l’objet de plus d’une commande, à la condition que la description bibliographique soit identique pour les deux documents. Il suffit de doubler les zones nécessaires, comme les zones 349, 500, 740 et 856.
Environ 1200 titres de périodiques ont la classification LCPER (plutôt que LC) dans l’onglet Cote/Document, ce qui cause certains problèmes d’affichage. Marcel demandera à Sébastien de faire les corrections nécessaires.
Une modification globale réalisée par Sébastien au catalogue a permis de procéder à la correction de plus de 4500 notices bibliographiques provenant à l’origine de Multilis et qui avaient une mention de « degré » mal codée dans la zone 255.
On a constaté que la zone 506 (Accès réservé aux membres des établissements autorisés) s’ajoute automatiquement dans les notices bibliographiques même dans les cas où elle ne s’applique pas et que la zone 504 (Bibliogr.) se double. Ces anomalies se présentent dans les notices que nous ajoutons en original ou que nous copions à partir d’une autre notice. Marcel a tenté jusqu’ici sans succès de faire disparaître ce comportement automatique et non désiré. D’autres tentatives seront mises de l’avant.
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Rédaction du compte rendu: Marcel Plourde – 23 mai 2008 |