Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers Section du catalogage
Compte rendu de la réunion du 24 avril 2008
Local 0270 à 9 h
Le procès-verbal est adopté avec de légères modifications.
Une rencontre de Robert Blanchet, Sylvie Robichaud, Julie Gauthier et Chantal St-louis a permis de faire le point sur ce dossier. Julie et Chantal ont exprimé les besoins de l’aide à la recherche et de la référence et l’importance que revêt pour elles la recherche index sur les œuvres littéraires, ce qui justifierait selon elles la création de champs 740 pour le titre de chaque volume de ces œuvres. Jusqu’à maintenant des entrées supplémentaires ne sont créées que dans le cas où les termes utilisés sont trop généraux pour être repérés en recherche mot clé. Dans un premier temps, nous nous sommes entendus pour que l’indexation soit modifiée dans le cas des champs 800 auteur-titre de façon à ce que la partie titre des collections d’auteurs soit indexée dans l’index titre ce qui permettrait de repérer à la recherche titre les grandes séries romanesques. La possibilité d’utiliser le codage enrichi des dépouillements afin de générer automatiquement des entrées Titres à la recherche index a été également explorée ce qui permettrait d’éviter de dédoubler l’information. La nécessité d’uniformiser les pratiques est néanmoins souhaitable afin de procurer une recherche efficace et positive.
Un fichier comportant 2667 notices d’autorités correspondant aux autorités auxquelles ont été ajoutées des dates de mort et comportant des renvois a été extrait d’Unicorn. Marcel rédigera une courte procédure et des listes seront réparties dans les équipes traitant les monographies afin que les corrections nécessaires soient effectuées dans les renvois (ajout de la date de mort dans les renvois et/ou suppression des renvois identiques aux formes acceptées). Ces corrections devraient être terminées avant 15 juin. Cette procédure s’inscrira par la suite dans la routine mensuelle de correction des vedettes d’autorités.
Suzanne mentionne que l’initiation de Daniel Tremblay au traitement des périodiques papier et à cette chaîne de travail spécifique a débuté.
La rencontre du 1er avril entre Jocelyne, Marcel, Louise Ranger, Annie D’Anjou, Nicole Turmel et Herman Gamache a permis de réviser une partie de la politique de catalogage des DVD. La suite de cette opération aura lieu lors d’une prochaine rencontre dont la date reste à déterminer.
L’impression des étiquettes de cotes pour les partitions de matériel d’orchestre qui sont traitées sommairement suite à l’inventaire de l’été dernier se fera au fur et à mesure de leur catalogage. Ces étiquettes pourront être apposées sur les partitions par l’équipe du secteur d’Art et musique.
François-Loïc Kimpton, présentement en affectation temporaire dans l’équipe, nous quittera pour occuper un emploi permanent dans un ministère fédéral le 5 mai prochain. Nous lui souhaitons la meilleure des chances dans son nouvel emploi, tout en espérant tout de même qu’il puisse revenir avec nous si jamais cet emploi ne lui plaisait pas.
Certains conseillers de la BSHS ont exprimé le souhait que les résumés des thèses papier soient inscrits dans les notices bibliographiques afin de faciliter la recherche mot clé. Étant donné le travail important de copie que cela impliquerait, nous attendrons plutôt que les versions numérisées de ces thèses soient disponibles afin d’y ajouter leur adresse URL. À la limite, il serait aussi possible de copier/coller le résumé disponible dans la version électronique pour l’inscrire dans la notice bibliographique, ce qui permettrait un repérage par mot clé lors d’une recherche dans Ariane. Une évaluation très précise de la charge de travail additionnelle devra être réalisée avant de procéder à la modification de notre chaîne de traitement.
Les instructions de reliure transcrites manuellement par l’équipe des PES sur des cartes destinées à l’équipe de la reliure sont maintenant inscrites dans Worfklows, dans la notice de contrôle des périodiques. Suzanne vérifiera auprès de Mélissa Gravel s’il est désormais superflu de doubler cette information sur la carte de reliure. Il y a aussi des documents à relier qui n’ont pas de mention de fonds, Suzanne verra avec Mélissa qu’elle pourrait être la procédure à utiliser.
Marielle a constaté qu’il n’est pas toujours facile de trouver, dans la liste alphabétique des Outils, politiques et procédures documentaires (Catalogage), les dites politiques ou procédures.
Référence : http://intranet.bibl.ulaval.ca/politiq/retrait/polproc.html .
Elle vérifiera si la liste thématique des Outils, politiques et procédures documentaires (Catalogage) répond aux besoins ou s’il n’y aurait pas d’autres agencements possibles. On étudiera également la possibilité de créer une rubrique où seraient logées les politiques et procédures propres à chaque équipe.
Référence : http://intranet.bibl.ulaval.ca/politiq/retrait/polproc_thematique.html
Marcel mentionne que l’un des objectifs de la prochaine année sera la rédaction d’un manuel de procédures pour la formation des nouveaux techniciens, peut-être inspiré sur le modèle de Mandibul qui est destiné aux conseillers qui font de l’indexation. Toujours comme le Mandibul, il pourrait y avoir un manuel général et des manuels spécifiques à chaque équipe.
Quelques chefs d’équipe suivront bientôt une formation sur la façon d’initier les nouveaux employés, ce qui pourrait nous inspirer dans la planification de ce guide.
Puisque les chefs d’équipe participent activement à l’évaluation des nouveaux employés ainsi qu’à celle des stagiaires en techniques de la documentation provenant du Cégep F.-X.-Garneau, il est nécessaire qu’ils y apposent leur signature afin que leur participation soit reconnue. Cette participation sera dorénavant consignée sur les formulaires d’évaluation du nouveau personnel technique, et on demandera que les formulaires d’évaluation des stagiaires soient modifiés de façon à ce que les chefs d’équipes puissent signer conjointement avec le chef de section.
Marielle rappelle également l’importance d’apposer nos signatures pour les documents que nous rédigeons ou dont nous supervisons la rédaction, notamment dans le cas des procédures qui sont déposées dans l’Intranet. Marcel appuie cette proposition puisque les techniciens sont les principaux maîtres d’œuvre des procédures utilisées dans la section.
Jean Noreau signale que l’emploi du mot fichier au pluriel est accepté dans le cas de monographies électroniques divisées en plusieurs chapitres ayant un fichier PDF pour chacun. L’exemple des monographies SpringerLink est un bel exemple.
Il existe plusieurs sources possibles de traductions de notes, disséminées un peu partout dans la Section. Marielle en fera l’inventaire ce qui permettra de consigner les traductions les plus courantes et de les placer dans l’Intranet.
Les nouvelles vedettes matière créées dans Aleph sont versées mensuellement dans le RVM Web. Il est donc possible que la liste mensuelle des autorités non établies remise à chaque personne comporte des vedettes matière qui n’ont pas encore été versées dans le RVM Web.
Marielle suggère de réduire le format du bordereau BI-159, ce qui permettrait de générer le double de bordereaux par feuille de papier, une solution à la fois écologique et économique. Nous vérifierons auprès de Louise Bonneau le nombre de bordereaux restants afin de prendre note de cette demande lors de la prochaine réimpression.
Marcel a déjà rencontré individuellement les membres des équipes :
-
Sciences/Philosophie/Psychologie/Religion
-
Musique/Art/Histoire/Géographie/Films.
La réunion collective de la Section aura lieu le jeudi 12 juin prochain.
Il importe de porter attention aux zones fixes qui sont décalées dans les notices bibliographiques provenant de Memento. Les autres zones doivent aussi être vérifiées, notamment la zone 020 qui comprend parfois le prix plutôt que le numéro ISBN. On peut cependant laisser sur la notice l’information qui ne nuit pas, par exemple la dimension du volume.
-
La correction des renvois des autorités pour ajouter les dates de décès.
-
Inclusion dans la chaîne de travail d’environ 6000 notices d’un ensemble de documents statistiques électroniques d’ICPSR (Inter-university Consortium for Political and Social Research) qui ont été acquis par le Centre Géo/Stat. Marcel tentera d’effectuer un traitement machine maximal du catalogage descriptif pour ne laisser au personnel qu’un travail de validation des points d’accès.