Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers Section du catalogage
Compte rendu de la réunion du 19 mars 2008, local 0270
Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.
La correction des notices d’autorités comportant des problèmes de signes diacritiques est terminée et des listes cumulatives des notices bibliographiques comportant des problèmes de validation de vedettes cataloguées depuis le passage à Unicorn, c’est-à-dire depuis juin 2003, ont été produites et remises aux catalogueurs en fonction de leurs initiales. L’échéance a été fixée pour la fin du mois de mars. Par la suite des listes mensuelles seront produites.
Il semble que les conseillers n’ont pas été informés de la nouvelle chaine de traitement des documents PDF et qu’ils envoient directement au catalogage des documents à cataloguer, sans passer par la Recherche bibliographique. Marcel demandera à Mélissa de s’assurer que la procédure a été bien comprise par les conseillers. Il y aurait lieu également de s’assurer que les documents mis sur le site d’archivage correspondent bien aux critères de conservation que nous nous sommes donnés, ce qui implique que les documents présentés sur les sites ministériels ne seraient pas considérés.
Marcel a communiqué avec Julie Gauthier et Chantal St-Louis concernant le traitement des œuvres en plusieurs volumes. Nous nous sommes entendus que nous utiliserons dorénavant le dépouillement en 505 sur une notice plutôt que de rédiger des notices multiples comportant des 800 auteur/titre. La consultation de Julie Gauthier, Chantal St-Louis et Marie-Claude Corriveau a permis d’établir la nécessité de créer des zones 740 pour les documents en plusieurs tomes puisque cela permettra de trouver les titres via la recherche index. Ce type de recherche est très utilisé par les conseillers et par les techniciens de l’aide à la recherche.
Plus de 11 600 autorités ont été modifiées par l’ajout des dates de décès. Les modifications se feront maintenant de façon régulière par le rapport de modification globale des autorités exécuté par Louise Pelletier, en même temps que le chargement des suppléments du RVM. Marcel va contacter Pierre Lemieux afin de se procurer une liste des autorités qui ont été modifiées et qui ont des formes rejetée afin d’y ajouter si nécessaire les dates de décès dans les formes rejetées.
L’information provenant de cette équipe est fournie au point 12 du présent compte-rendu.
Une rencontre aura lieu le 1er avril entre Jocelyne, Marcel, Louise Ranger, Annie D’Anjou, Nicole Turmel et Herman Gamache afin de discuter de la révision de la politique de catalogage des DVD.
Liliane Caron a entrepris le traitement sommaire des partitions inventoriées l’été dernier par Ariane Légaré-Julien et effectuera le catalogage de photocopies de partitions sur microfilms qui avaient été prêtées avant traitement.
On constate un arrivage important de volumes, particulièrement en Histoire et en Arts, Architecture.
On constate également un arrivage plus important de volumes.
Comme pour les autres équipes, on constate un arrivage important de volumes au point que 50 tablettes sont maintenant nécessaires pour les stocker. L’équipe de la Recherche bibliographique a commencé à utiliser Bookwhere qui accélère les recherches et c’est probablement une des causes de cette augmentation de l’arrivage de volumes dans les différentes équipes.
Le projet de traitement des monographies électroniques de Statistique Canada se poursuit, notamment pour des séries qui comportent plusieurs volumes. Ayant constaté que plusieurs de ces documents étaient également archivés dans Dépôt Canada, Luc Ferland et Sylvie ont convenu d’attendre le versement des notices bibliographiques de Dépôt Canada avant de les cataloguer. Sylvie rappelle également que Gaston Quirion ne désire faire cataloguer que les versions françaises de ces documents pourvu qu’un accès aux titres anglais soit fourni dans les notices bibliographiques.
Jocelyne fait état d’un courriel de Suzanne Brouillard qui désire avoir un index spécifique dans Ariane Web pour chercher les titres uniformes. Le comité d’interface Ariane a recommandé que cet index soit dans la recherche avancée alors que Suzanne préfère qu’il soit disponible en recherche simple. En parallèle, le comité chargé de l’implantation de SolR se penche aussi sur la question.
Plusieurs personnes ont constaté que l’affichage des champs MARC ne suit pas l’ordre numérique, particulièrement pour les champs 650 qui sont dispersés un peu partout dans la notice. Marcel enverra un courriel à Louise Pelletier pour l’informer de la situation.
La procédure pour l’ajout, la modification ou le retrait d’ouvrages de référence électroniques ou de thèmes dans la liste thématique des ouvrages de référence électroniques http://intranet.bibl.ulaval.ca/politiq/ouvrefthemes.html est disponible dans les Outils, politiques et procédures documentaires (Catalogage)
On y précise qu’un technicien travaillant sur une notice d'un document s'apparentant, selon son jugement, à un ouvrage de référence électronique devrait signaler ce document à Guy Julien ou Michel Plante.
L’appellation diffère selon les endroits de l’Intranet où elle est consignée. On convient de l’appellation suivante : Équipe de Sciences sociales/Droit/Éducation/Littérature.
Sylvie a élaboré une procédure qui sera déposée dans les Outils, politiques et procédures documentaires de l’Intranet. Dans la liste thématique, elle sera placée sous la rubrique Traitement des documents particuliers (Littérature).
Plusieurs notices de publications gouvernementales sous format papier contiennent sur la même notice le rapport complet, le résumé, etc. Lorsque nous devons traiter la version électronique de ces documents, nous nous entendons pour arrimer ce traitement avec ce qui a été fait pour la version papier. En cas d’absence de catalogage de la version papier dans Ariane, toutes les notices bibliographiques dérivées pour les documents seront conservées.
Nous avons déjà donné comme directive, pour les notices de BAC qui comportent à la fois des vedettes matière anglaises et françaises, de conserver les vedettes françaises attribuées par BAC et de rayer les vedettes matière anglaises si ces dernières n’ont pas été traduites par le programme de traduction automatique. Brigitte Demers a constaté récemment qu’une notice bibliographique provenant de BAC comportait des vedettes matière françaises qui avaient été mal traduites par BAC. On se demande si c’est un cas isolé et on conseille donc aux gens de porter attention à la traduction effectuée chez BAC.
Le projet TRAP prévoit que chaque institution archive les listes de mises à jour dont elle est responsable et les rende accessibles sur le site Web de sa bibliothèque. Suzanne a constaté que cela n’a pas été fait pour la bibliothèque de l’Université Laval et vérifiera auprès de Denise Bonnelly comment intégrer ces archives au site web. Il y aura lieu d’intégrer cette procédure dans une procédure écrite couvrant l’ensemble du traitement des périodiques.
Ce Groupe de travail sur les ressources électroniques est composé de Pierre Lasou, Véronique Paré, Suzanne Richard, Marcel Plourde, auquel s’est adjointe Andrée Desbiens. Il reverra la chaîne de travail pour la gestion des ressources électroniques, notamment en prévision de la retraite prochaine de Suzanne Richard.
Daniel devant être initié au travail de chef d’équipe d’ici l’été prochain, il aura moins de temps à consacrer à la mise à jour de Proquest dans le cadre du projet TRAP. Marcel rencontrera l’équipe à ce sujet.
Un rapport de Workflows a été produit à partir de la zone 349 (Type de document constitué du nom de chacune des banques) afin de connaître le nombre de périodiques électroniques à traiter. Selon ce rapport, il y aurait 4788 titres à traiter. Marcel croit que ce chiffre est à réévaluer, compte tenu du ménage à faire pour les titres d’EBSCO et du fait que dans certains cas des notices complètes sont déjà présentes et qu’il s’agit parfois d’ajouter seulement les spécifications d’un nouvel ensemble. Il souligne également que la charge de travail pour traiter les périodiques électroniques sera à évaluer, notamment lorsque SFX sera utilisé pour gérer les hyperliens.
Les titres de périodiques électroniques fournis par les autres institutions de la Crépuq devraient normalement être recherchés par l’équipe de la Recherche bibliographique plutôt que par l’équipe des PES. Marcel rencontrera les gens de cette dernière équipe pour en discuter.
Suzanne mentionne que plusieurs nouvelles banques sont à traiter, notamment Taylor and Francis. Marcel rappelle que la priorité doit être accordée aux ensembles dont nous sommes responsables en regard du projet TRAP.
Suzanne rappelle que nous nous sommes entendus pour ne plus saisir d’information dans le champ 850 des notices bibliographiques et demande à Marcel s’il peut les enlever en bloc. Marcel vérifiera s’il lui est possible de le faire localement, sinon il transmettra la demande à Louise Pelletier.
Étant donné que plusieurs membres de l’équipe du RVM doivent terminer la rédaction d’un Guide sur le RVM, il reste moins de temps pour répondre aux demandes courantes. Donc un certain nombre de demandes se sont accumulées. Jo-Anne Bélair a rédigé une procédure afin que les documents puissent être envoyés sur les rayons en attendant que les vedettes matière demandées soient créées et Marcel lui demandera si cette procédure a été mise en application.
Les bibliographies étaient anciennement localisées de façon systématique à la Référence. On demande maintenant au conseiller responsable de leur acquisition de choisir la localisation, soit à la Référence ou à l’étage 00 où celles-ci peuvent être empruntées.
Marcel a dressé un état de la situation du traitement des thèses, essais et mémoires de maîtrise et de doctorat dans les bibliothèques québécoises et nord-américaines que Louise Allard a soumis au Comité de coordination. Voici quelle en est la conclusion :
L’analyse documentaire des thèses demeure donc une pratique courante dans la très grande majorité des bibliothèques universitaires nord-américaines qui ne peut être palliée, dans le cas de la BUL, par l’utilisation de bases de données externes ou d’abstracts tels que PQDT ou DAI. Elle concourt à la mise à niveau des conseillers disciplinaires dans les domaines de recherches de leurs usagers, et à l’évolution terminologique du RVM, contribuant ainsi à la renommée internationale de la Bibliothèque. De plus, elle permettra de mettre en valeur la production intellectuelle de l’Université par l’intermédiaire d’une nouvelle interface de recherche utilisant les facettes documentaires. Enfin, elle s’inscrit directement dans les orientations de développement de l’Université et dans ses objectifs d’accueils de nouvelles clientèles et de représentation accrue au sein des milieux de recherche régionaux, nationaux et internationaux.
Pour toutes les raisons précédemment énoncées, nous recommanderons que l’indexation des thèses et essais de maîtrise et de doctorat fasse l’objet d’une priorité de traitement équivalente aux monographies, et que cette recommandation soit éventuellement traduite dans une politique d’analyse matière des documents.
Ce rapport ainsi que les recommandations qui le terminent seront soumis aux conseillers de la BS et de la BSHS lors de leurs prochaines réunions.
Le Centre de documentation de la Faculté des Lettres (CDFL) situé au Pavillon De Koninck doit fermer en septembre prochain. Aucun document courant n’est désormais envoyé à ce Centre.
Les conseillers peuvent commander en ligne les monographies de cette collection électronique. Des notices MARC de bonne qualité sont fournies par l’éditeur avec chaque achat. Une table de conversion spécifique sera élaborée et un type de document MyiLibrary sera créé.
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Rédaction du compte rendu: Marcel Plourde, 19 mars 2008 |