Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers Section du catalogage
Compte rendu de la réunion du 23 janvier 2008
Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.
Le lot des monographies électroniques de l’ensemble SpringerLink comprend maintenant tout près de 7000 titres pour lesquels des notices brèves de bonne qualité sont versées dans le catalogue. La Bibliothèque a poursuivi son abonnement pour l’année 2008 et nous verserons mensuellement les suppléments qui s’ajouteront au cours de l’année. Un lot de 1700 notices bibliographiques est déjà disponible pour ces titres chez OCLC et sera versé au cours des prochaines semaines. Ces notices seront alors intégrées au traitement dans les équipes concernées. Marcel a fait parvenir aux chefs d’équipes le nombre de nouveaux titres à ajouter dans chacune des équipes en fonction des disciplines couvertes.
Robert a envoyé un courriel aux conseillers et au personnel des bureaux d’aide à la recherche pour les informer de notre changement de politique. Il leur a demandé par la même occasion s’il y avait des auteurs russes dont ils voulaient qu’on modifie le nom en vertu de la nouvelle politique. Il a reçu, jusqu’à présent, deux demandes de modification. Nous convenons d’attendre des demandes spécifiques plutôt que de faire des changements de notre propre initiative étant donné la charge de travail que cela implique parfois. Il arrive en effet que les formes des noms russes varient selon les ouvrages de référence, qu’il y ait plusieurs titres uniformes à modifier ou qu’on doive faire des corrections à la pièce dans les notices bibliographiques, car les changements ne sont pas nécessairement tous faits automatiquement suite à la modification de la notice d’autorité.
Robert a fait un sondage auprès des conseillers pour leur demander s’ils avaient objection à ce que les techniciens n’ajoutent plus les numéros de notices sur les languettes de catalogage pour les volumes qui leur sont destinés aux fins d’analyse. Sur les 25 conseillers de la liste de courriel Indexation , 15 personnes ont répondu au sondage. Parmi celles-ci, seulement deux personnes ont répondu qu’elles avaient objection à ce qu’on n’ajoute plus les numéros de notices.
Nous convenons donc de ne plus ajouter ces numéros. De toute façon, les numéros de notices bibliographiques dérivées étant constitués du numéro ISBN à 13 chiffres précédé de la lettre i, on peut retranscrire l'ISBN en le faisant précéder d'un i si on n'arrive pas à trouver un document par titre ou par auteur. De plus, on peut faire une recherche par le numéro du code à barres apposé sur le document.
Le traitement des notices d’IEEE Xplore se poursuit comme prévu. Ces notices bibliographiques sont présentement masquées dans l’attente d’une adresse URL. Un lot de 983 notices supplémentaires repêchées de McMaster University ont été versées au catalogue et seront intégrées dans la chaîne de traitement de l’Équipe de sciences.
Une nouvelle liste de 1300 vedettes autorité comportant des erreurs de signes diacritiques (1XX ou 4XX) a été extraite. Cette liste va être partagée entre les équipes et une procédure de correction sera rédigée.
Nous avons réalisé que les problèmes de repérage signalés étaient des problèmes de catalogage ou de codage plutôt que des problèmes d’indexation tel que nous l’avions pensé en premier lieu. En fait, les 246 erronés comportaient un |a plutôt qu’un |i au début de la zone. Les corrections nécessaires seront effectuées au cours de prochains jours.
Les chefs d’équipe ont démontré de l’intérêt pour une démonstration de Memento. Marcel communiquera avec Mélissa afin d’organiser une présentation à leur intention.
Des listes de notices de thèses à modifier ont été réparties dans les équipes et le travail d’ajout d’hyperliens est pratiquement terminé.
Nous convenons de faire une autorité de collection et préciser (En ligne) seulement pour les notices des documents électroniques traités séparément et distinctement des notices papier à la demande des conseillers, exemple JSTOR, ainsi que pour toutes les collections disponibles dans Dépôt Canada électronique, puisqu’elles sont toutes déjà précisées ainsi. Donc les autres collections signalées dans PG Québec et autres projets ne nécessiteront pas de mention (En ligne), ni de notice autorité. En créant une nouvelle autorité à une collection de nouveaux documents électroniques « . …. (En ligne) », il ne faut pas oublier de faire un 530 (Voir aussi) au titre de la collection des documents papier, et vice et versa.
Andrée Desbiens, Suzanne Jean et Marcel Plourde ont tenu une réunion pour faire le point sur le traitement des ensembles électroniques. Les nouveaux ensembles ont été vérifiés et les notices des nouveaux titres ont été versées au catalogue ou sont en voie de l’être. Elles seront acheminées à la recherche bibliographique lorsque les disponibilités le permettront.
Suzanne signale qu’elle attend une liste de périodiques en Science politique classés dans la cote J avant de pouvoir les transférer de la salle Argus vers la Bibliothèque de Droit/Science politique.
Liliane Caron est en congé et sera de retour au travail le 29 février.
On souhaite la bienvenue à François-Loic Kimpton qui est en affectation temporaire sur le poste de Daniel Tremblay qui a été lui-même affecté dans l’Équipe des PES en remplacement de Louise Claveau.
Une importante collection en sciences actuellement traitée en publication en série, « Macromolecular symposia », verra ses numéros éventuellement recatalogués séparément lorsque seront réglés les problèmes d’affichage, dans ArianeWeb, des numéros « reliés avec ».
Dans le but de procéder à la révision du Calendrier de conservation de l’Université, la liste des différents formulaires utilisés par la Section du catalogage a été révisée afin d’identifier ceux que nous n'utilisons plus.
Après une suspension de plusieurs mois, nous reprendrons le traitement des documents électroniques fédéraux qui sont archivés par le Programme des services de dépôt du Canada ou par BAC (Bibliothèques et Archives Canada). Ces documents nous sont offerts par l’équivalent électronique de la «liste rose» et offrent les notices MARC correspondantes. Tout près de 4000 documents sont ainsi offerts depuis juin 2006. Jean Noreau a entrepris de configurer une table de conversion qui permettra d’harmoniser le traitement des notices avec nos politiques. Il ne restera essentiellement qu’à valider les autorités et à ajouter le nombre de pages dans la zone 300, étape qui pourra se faire facilement lors de la vérification de l’URL.
Le traitement de ces documents sera partagé entre les équipes de sciences et de sciences sociales et ils auront comme type de document : Dépôt Canada électronique 1, 2 ou 9 (dans ce dernier cas, pour les documents de moins de 9 pages qui seront soumis à Alain Gendron) ainsi que Dépôt Canada électronique pes 1.
La majeure partie de ces documents, incluant leur version papier, n’ont pas de cotes LC. Leur nombre étant très élevé, ils ne seront pas remis aux conseillers pour leur donner un indice de classification qui leur aurait permis d’apparaître dans la liste des nouveautés par discipline. Après quelques recherches dans Agent ou OCLC par le titre français ou anglais, si les cotes ne sont pas trouvées, elles seront éventuellement ajoutées, lorsque nous obtiendrons et cataloguerons la version papier.
La procédure de traitement de ces documents élaborée par Jean et Sylvie donne l’occasion de remettre en question une vieille pratique d’enlever, sur les notices bibliographiques, les noms des organismes éditeurs s’ils sont déjà mentionnés sur une notice bibliographique de collection ou sur la notice autorité en organisme auteur, suivi du titre de la collection en renvoi 410.
Cette pratique risque en effet de ne pas permettre de retrouver des documents lorsqu’on fait une recherche par le nom de l’organisme. Nous laisserons dorénavant les noms de ces organismes sur les notices bibliographiques, que ce soit pour des documents électroniques ou pour ceux en version papier. Les zones 410 présentes dans les notices d’autorités ne seront ni modifiées ni supprimées.
Nous évaluerons la possibilité d’ajouter rétrospectivement ces informations en utilisant pour ce faire les fiches de collections des publications fédérales.
La politique révisée sera mise sur l’Intranet.
La Bibliothèque acquerra d’ici quelques semaines une nouvelle interface de recherche Z39.50, BookWhere, qui est plus récente, rapide et performante que notre interface actuelle DraFind. Elle permet en outre de récupérer des notices en lot plutôt qu’à la pièce.
Conformément aux courriels déjà envoyés, nous confirmons l’entrée en fonction d'Aleph le 1er février prochain comme logiciel servant au RVM. Le RVM supporté par Multilis ne sera plus mis à jour et il faudra donc consulter la version Web du RVM, disponible sur le site de BAC. Une version Web locale sera éventuellement développée afin de rapatrier à la Bibliothèque la mise en ligne Web de notre produit actuellement disponible chez BAC
Après une étude de diverses notices dérivées, Guy Julien a conclu qu’il serait utile que la traduction du MeSH puisse être faite automatiquement, mais à la condition que la mention MeSH soit clairement indiquée à la suite de la traduction étant donné que les vedettes du MeSH doublent parfois celles de la LC déjà présentes sur la notice. Une demande sera faite à Louise Pelletier de faire indiquer la provenance de ces traductions le cas échéant.
A la demande des membres de certaines équipes, Marcel fait le relevé des différentes tâches qui devront être exécutées au cours des prochains mois. Marcel souligne qu’il est dans certains cas difficile de prévoir exactement les tâches à effectuer, mais il ne voit pas d’objections à ce que ce point soit ajouté statutairement à chaque réunion à titre d’informations.
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correction des signes diacritiques dans les autorités (1300 formes à corriger)
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correction des vedettes non validées suite à la correction des diacritiques (indéterminé)
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traitement des collections IEEE mono (environ 5200 titres) (en cours)
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traitement des PG Canada électronique (environ 4,000 titres) (à venir)
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traitement des PG Québec Ressources intégratrices (nombre indéterminé)
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traitement de SpringerLink mono (7,000 titres) (à venir)
Marcel vérifiera auprès de Louise Pelletier la possibilité d’utiliser un vérificateur automatique, tel que Linkbot, pour vérifier la validité des liens électroniques plutôt que les faire vérifier à la pièce par les catalogueurs au moment du catalogage.
On conseille de laisser les résumés en anglais présents dans une notice dérivée, mais de ne pas les traduire. Il suffit d’ajouter des guillemets au résumé, suivi de la mention suivante : -- [source inconnue].
Marcel rappelle que les titres des PUL doivent être traités en priorités par les équipes de catalogage. Les chefs d’équipes confirment que c’est la pratique depuis quelques années.
Suite à une demande de Normand Pelletier, nous ajouterons un second 730 avec la mention Essai ou Thèse, suivie du nom d’un des départements de la Faculté des sciences de l’administration. Un traitement rétrospectif pourrait être éventuellement fait si Normand obtient une liste des essais et des thèses par département.
Marcel suggère la formule de politesse suivante en décrochant le combiné : « Catalogage » ou «Traitement documentaire» en précisant ensuite le nom de la personne qui répond.
Dominique Lapierre et Robert Blanchet ont constaté récemment que plusieurs documents commandés sur le fonds budgétaire Droit (HDR) par Christine Lachance ou Dominique ont eu des cotes hors K attribuées par d’autres bibliothèques alors qu’une cote K aurait été plus appropriée. On demande donc de remettre ces documents sur la tablette des conflits de vedette-matière et Robert acheminera à Dominique les documents qu’il juge susceptibles d’obtenir une possible reclassification à la cote K.
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Rédaction du compte rendu: Marcel Plourde – 23 janvier 2008 |