Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers
Compte rendu de la réunion du 19 décembre 2007 – 9 h 15 à 11 h 45
Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.
Dans le but de faciliter le travail de repérage de notices de bonne qualité pour les monographies électroniques de SpringerLink, Marcel a demandé à Jean Noreau d’identifier une bibliothèque source fiable. Ces informations seront transmises à la recherche bibliographique afin de procéder par échantillonnage à l’évaluation du temps nécessaire au versement de ces notices. Il serait également possible d’aller chercher toutes les notices SpringerLink publiées en 2007 par l’intermédiaire du numéro de contrôle d’OCLC. Marcel a communiqué avec Springer afin d’avoir cette liste de numéros de contrôle. Cette liste devrait être disponible pour les titres publiés en 2007 dès la fin de l’année ou au début de l’année prochaine. Par la suite, ces notices Marc devraient être disponibles mensuellement et accompagneraient les mises à jour.
Nous avons réalisé qu’il est impossible d’utiliser les fonctions d’insertion de Word pour inscrire les lettres de l’alphabet grec. Nous allons donc attendre la réponse de Louise Pelletier à ce sujet.
Robert enverra un courriel aux conseillers et aux bureaux d’aide à la recherche pour les informer de notre changement de politique. Il leur demandera par la même occasion s’ils ont des auteurs russes dont ils voudraient qu’on modifie le nom en vertu de la nouvelle politique. Il demandera également aux conseillers de nous suggérer des ouvrages de référence dans leur discipline respective. Robert dressera aussi une liste de diacritiques russes avec leur équivalent français afin de faciliter la tâche du personnel de la Section du catalogage lorsqu’il retrouve des formes translittérées LC ou ISO qu’il faut modifier pour des formes françaises.
Considérant le fait que la couleur des languettes ne revêt aucune importance pour les catalogueurs, nous avons décidé que les languettes BI-155 (catalogage original, documents audiovisuels et musicaux) seraient utilisées jusqu’à écoulement des stocks disponibles, mais ne seraient pas réimprimées. Seules les languettes vertes B1-110 (catalogage original) et les languettes blanches B1-159 (catalogage dérivé) seront désormais utilisées et ce, peu importe la discipline.
Pour ce qui est de l’inscription sur les languettes des numéros de contrôle, Robert fera un sondage auprès des conseillers pour leur demander s’ils auraient objection à ce que les techniciens n’ajoutent plus les numéros de notices sur les languettes de catalogage pour les volumes qui leur sont destinés aux fins d’analyse. Étant donné que ces numéros sont constitués la plupart du temps en catalogage dérivé du numéro ISBN à 13 chiffres précédé de la lettre i, il est devenu fastidieux de les inscrire et une recherche par auteur ou par titre serait peut-être plus simple.
Marcel propose une réunion spéciale sur ce sujet après la période des fêtes, histoire de mettre par écrit nos réflexions à ce sujet, de dresser la liste des éléments à retenir, de les prioriser. Il y aurait également lieu de dresser la liste des documents qui pourraient composer le manuel de formation d’un nouvel employé.
Une nouvelle formation à la rédaction des procédures sera offerte les 30 avril et 14 mai prochain. D’autres personnes dans les équipes seront sollicitées afin de participer à cette formation qui leur permettra de rédiger ou de participer à la rédaction de procédures dans leurs domaines respectifs de traitement.
Marcel a communiqué avec Pierre Carrier pour lui suggérer d’étendre la procédure actuelle de traitement des grands formats en cours au 4e étage, à l’ensemble de la Bibliothèque. Il a communiqué également avec Martine Lemieux afin de faire afficher correctement la note spécifique qui accompagne les exemplaires concernés. Cette note se retrouve sous l’onglet « Cote/document » dans les « Informations supplémentaires » sous l’item PUBLIC, et est également employée à d’autres fins, notamment dans le catalogage des documents vidéos. Une réponse est attendue bientôt.
Une nouvelle localisation Vachon-Bibliothèque scientifique-Collection Habashi a été créée et les documents nous parviendront sous peu. Marcel a demandé à ce que les documents nous soient envoyés regroupés de façon à simplifier le traitement. Il faudra prendre note d’ajouter un 349 Collection Habashi ainsi que la note 590 requise par ce traitement particulier, soit « Ce document fait partie de la collection historique en métallurgie extractive et chimie industrielle de la Bibliothèque de l’Université Laval ».
Louise Pelletier a identifié que cette situation se produit lors de la réception d’un deuxième exemplaire par la Section des acquisitions. Dès la réception, le nouvel exemplaire reçu est considéré comme disponible ce qui lance immédiatement l’envoi de l’avis de disponibilité à l’usager. Les acquisitions devront donc vérifier s’il y a une réservation dans ces cas et faire traiter ces documents en urgence.
Le retour d’Andrée Desbiens est prévu pour le 13 janvier et Daniel Tremblay entrera en fonction dans cette équipe le 21 janvier.
On souhaite la bienvenue à Emilie Breault qui est en affection temporaire en remplacement du congé d’Andrée Desbiens.
Un lot de 5,200 notices bibliographiques provenant de l’UQAM a été versé pour cet ensemble de monographies électroniques. Ces notices sont d’excellente qualité bibliographique et il ne reste qu’à valider les autorités et à transformer les descripteurs RASUQAM (Répertoire des Autorités-Sujet de l’UQAM) en vedettes matière correspondants au RVM. Ces notices ont été masquées jusqu’à ce que des hyperliens soient ajoutés par machine dans la zone 856.
Sébastien Nadeau a entrepris de corriger les signes diacritiques pour les auteurs prolifiques, surtout dans les notices de musique, tant pour les notices bibliographiques que pour les autorités. À la suite de ces corrections globales, une liste de 1500 autorités à corriger a été extraite. Celles-ci pourraient être réparties dans les différentes équipes pour corrections. Dans certains cas un rechargement des notices correspondantes pourrait répondre au besoin. Une évaluation du travail à effectuer sera faite au début de l’année prochaine.
Généralement utilisée pour signaler un titre dans une autre langue, particulièrement pour les œuvres cinématographiques, cette sous-zone doit seulement s’afficher en note et ne doit pas être indexée. Nous avons cependant constaté que le libellé est indexé (par exemple Titre anglais ou En tête du titre) alors qu’il ne devrait pas l’être. Marcel procédera aux vérifications et exécutera les corrections nécessaires.
Les collections de monographies papier publiées en version électronique n’ont habituellement pas de mentions relatives à la collection en ligne. Nous cataloguons ces documents en indiquant en 490 1 la mention de la collection papier telle qu’elle apparaît dans le document et nous rappelons en 830 la mention de cette collection avec l’ajout de la précision (En ligne). Nous devons donc créer une autorité pour cette collection en suivant la Politique de traitement des collections. Certaines exceptions sont prévues pour les documents de SourceOCDE et des PG Québec. Marielle mettra à jour cette politique pour tenir compte de ces indications.
Nous avons reçu un fichier de plus de 900 notices de thèses papier de l’Université Laval qui ont récemment été numérisées. Jean Noreau établira une procédure pour les comparer avec les notices bibliographiques de la thèse papier que nous possédons déjà et les répartira entre les différentes équipes pour y faire ajouter les zones supplémentaires nécessaires.
Nicole Turmel ayant constaté que le traitement des DVD était plus long que celui des VHS, notamment à cause des multiples langues disponibles, Marcel fera une nouvelle pondération des statistiques pour tenir compte de cette réalité.
On a constaté que l’équipe de la Recherche bibliographique continue dans certains cas à verser des notices d’autorité avec date de mort pour les auteurs dont on possède déjà une notice d'autorité, mais sans date de mort. Ceci entraîne le dédoublement des autorités et oblige les techniciens à supprimer les autorités téléchargées en double. Marcel communiquera avec l’équipe de la recherche bibliographique pour leur demander de cesser cette pratique. Marcel rappelle qu’un fichier comportant des milliers d’autorités auxquelles ont été ajoutées des dates de décès est prêt à être téléchargé dans Unicorn. Un rappel sera effectué à Sébastien à cet effet.
Cette politique vise à faciliter la prise de décision à l’effet d’indexer ou de ne pas indexer ces périodiques selon des critères préétablis tenant compte de l’importance des titres pour la recherche et l’enseignement. Elle a été acceptée par les conseillers de la BS et présentée à ceux de la BSHS.
Les conseillers qui ne jugent pas nécessaire d’indexer ou de classifier ces périodiques, en fonction des critères de cette politique, n’auront qu’à inscrire leurs initiales dans la notice bibliographique, signalant implicitement par le fait même qu’ils ont pris la décision de ne pas indexer ces documents.
Marcel établira également des critères en vue de faire un traitement descriptif plus sommaire pour certains types de périodiques électroniques.
Les conseillers pourront verser directement les notices bibliographiques des documents retenus dans un panier servant à la commande et ces notices seront ensuite versées dans Ariane. Ces notices auront la mention « Notice en cours de traitement (Memento) » et seront ensuite, dès leur réception, recherchées à nouveau par l’équipe de la Recherche bibliographique en vue de retrouver des notices plus complètes avec cote et/ou vedettes matière.
Marcel a élaboré avec Chantal Saint-Louis un projet de politique d’ajout de résumés pour les documents en langue française qui sera soumis à un prochain comité de gestion et éventuellement au Comité de coordination. Ce document prévoit les sources d’ajout et permet d’évaluer le temps requis pour le faire. Les types de documents ciblés sont également pris en compte. C’est ainsi que les notices bibliographiques des volumes français pourraient être enrichies par l’ajout de résumés trouvés dans Amazon.fr, dans la mesure où ceux-ci sont identiques à ceux trouvés sur la page 4 de la couverture du document à cataloguer.
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Rédaction du compte rendu: Marcel Plourde, 19 décembre 2007 |