L’Ordre du jour est adopté.

Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.

Nous avons eu récemment une demande à l’effet de corriger une notice bibliographique qui avait été attribuée par erreur à un autre auteur. Comme il s’agit d’un élément fondamental de la description de la notice, nous avons décidé de recharger cette notice chez OCLC et AGCanada, en modifiant sa date de catalogage ce qui entraîne un nouveau chargement. Marcel mentionne que seules les erreurs graves de catalogage bénéficieront de ce traitement. Dans le cas des noms de personnes, il faudra que l’erreur touche le nom de famille ou le prénom, et non seulement l’ajout de dates de naissance ou de mort.

Marcel mentionne l’intérêt qu’il y aurait à développer un programme de formation commun qui s’adresserait à tous les nouveaux employés de la Section. Ce programme se baserait sur les compétences détenues à l’arrivée par les nouveaux employés, sur les compétences nécessaires à l’exécution des tâches, c’est-à-dire le niveau que l’employé doit atteindre, ainsi que sur les meilleurs moyens d’atteindre cet objectif et de développer l’autonomie, la compétence, et la performance chez les nouveaux employés.

Marcel rappelle qu’une formation à la rédaction des procédures sera suivie par les chefs d’équipes et Robert la semaine prochaine. En l’absence d’Andrée Desbiens, c’est Suzanne Jean qui suivra la formation comme chef d’équipe des PES. On souligne l’importance que pourrait revêtir cette formation pour l’ensemble du personnel. Marcel enverra donc un courriel pour sensibiliser le personnel à cette situaton et pour inviter certaines personnes à s’inscrire à cette formation lorsqu’elle se donnera à nouveau.

Nous avons appris que la Bibliothèque scientifique désire se donner une procédure pour le traitement des volumes grands formats, c’est-à-dire de volumes ayant 36cm de hauteur et plus. Une procédure spécifique sera donc rédigée à cet effet par Marielle. Nous rappelons qu’une procédure semblable (réunion 4.31 des chefs d’équipes) existe déjà pour les volumes dépassant 40cm et plus dans un sens ou dans l’autre et qui sont localisés au 4^e étage de la BSHS, mais on mentionne que pour les autres étages les volumes dépassant 40cm sont souvent déposés couchés sur les têtes de rayonnages et on se demande si une procédure spécifique ne devrait pas être mise de l’avant. Marcel communiquera avec Pierre Carrier afin de voir s’il n’y aurait pas lieu de mettre d’étendre la politique existante aux autres étages de la BSHS et verra avec Martine Lemieux s’il est possible de faire afficher correctement la note spécifique qui accompagne les exemplaires concernés (note PUBLIC dans la zone cote/document.), conjointement à la zone 351 à cet effet.

Nous avons reçu au cours des dernières semaines des réponses rédigées par les membres du RVM à des demandes de traduction de vedettes ou de nouvelles vedettes matière, indiquant que des volumes, déjà localisés sur les rayons de la bibliothèque sur ce même sujet demanderaient à être réindexés pour correspondre aux changements proposés. Les chefs d’équipes verront avec Robert si le travail peut être fait à l’interne.

On rappelle que le fait d’inscrire la mention « Cote » dans les 090 pour les documents envoyés aux conseillers était utile du temps où les documents n’étaient pas prêtés à des usagers spécifiques, c’est-à-dire d’un service à un autre, et qu’il s’agissait de la seule façon d’identifier la localisation d’un document qui était encore au catalogage. Nous considérons donc qu’il n’est plus nécessaire d’inscrire cette mention. Nous laissons telles quelles les mentions générées de façon automatique par le système en attente de l’inscription d’une cote définitive.

Nicole Turmel nous a fait remarquer que plusieurs tables de matières énumérées en 505, et qui ne sont pas de véritables dépouillements, ont très souvent le codage 0 une fois que le catalogage est terminé. Nous rappelons qu’il est important de modifier le codage du 505 pour 8 afin que les véritables tables de matières soient indexées dans le bon index de recherche

Marcel mentionne qu’une localisation particulière sera créée à la Bibliothèque scientifique pour une collection historique en métallurgie. La collection Habashi comprendra dès le départ environ 200 documents donnés en don par un professeur et nécessitera l’utilisation d’une localisation d’appartenance, d’un type de document particulier et une inscription en note 590 à l’effet que le document fait partie de la collection historique en métallurgie extractive de la BUL. Voici quelles seront les informations inscrites dans les notices bibliographiques.

349 Collection Habachi

590 Ce document fait partie de la collection historique en métallurgie extractive et en chimie industrielle de la Bibliothèque de l’Université Laval.

Après consultation auprès du personnel de l’équipe des PES, de celui du Prêt entre bibliothèques, et de Louise Pelletier, nous sommes venus à la conclusion qu’il n’était plus nécessaire de coder comme nous le faisions jusqu’à maintenant les zones 850 indiquant les états de collection dans les notices bibliographiques des PES. Le codage de cette zone est donc dorénavant abandonné et les zones 850 présentes sur les notices seront supprimées.

On nous a souligné qu’il pourrait être intéressant de récupérer les languettes de catalogage afin de les réutiliser. Marcel mentionne que cette intention est louable sur le plan environnemental, mais se questionne sur la manipulation de papier que cela pourrait entraîner. On pense cependant que ce papier pourrait être récupéré sous la forme de tablettes utilisables tant par le personnel que par les étudiants. Marcel verra avec la section de la reliure la possibilité de faire couper et relier ces feuillets.

Il importe de rappeler la pratique à suivre pour la validation des collections. Cette pratique permet de normaliser ces entrées, de vérifier la présence d’autorités de collections et de cotes collections, et de contribuer à la qualité du catalogue. Il faut donc continuer à vérifier la forme des collections présentes dans les notices bibliographiques afin d’identifier si une autorité a déjà été établie afin et de s’y conformer.

Marcel rappelle qu’il est nécessaire de continuer à lui signaler les problèmes de lenteur excessive du système ainsi que les pannes afin que cette problématique soit signalée à l’unité de soutien et développement.

On nous signale que dans certains cas, des documents sont en attente d’analyse depuis une longue période, dans certains cas plusieurs mois, quand il ne s’agit pas d’années. Marcel rappelle que l’analyse documentaire est la responsabilité des conseillers, mais qu’il est néanmoins de notre devoir de les sensibiliser à cette situation. Un survol des différentes collections sera effectué afin d’identifier les cas les plus problématiques et la situation sera signalée aux personnes concernées.

La question du transfert de documents entre équipes est une question qui se pose régulièrement, que ce soit dans le but de diminuer l’arrérage dans certaines équipes ou d’enrichir la tâche de certaines personnes ayant des intérêts particuliers. Marcel rappelle qu’il ne voit pas à premier abord de raisons à s’opposer à ces transferts, mais qu’on doit être conscient que le tout doit s’effectuer en tenant compte également de l’intérêt du service et des équipes. Nous verrons avec les équipes concernées ce qui peut être fait pour répondre aux besoins exprimés.

On nous signale des cas de réservation de documents sur des volumes présents dans la Division du traitement. Après vérification, il appert que nous n’avons pas de possibilités d’agir sur cette situation et qu’une investigation est déjà en cours par Louise Pelletier, au pilotage d’Ariane.

Marcel informe l’équipe que MultiLIS sera abandonné au début de la prochaine année comme logiciel supportant le RVM au profit d’Aleph. A partir de ce moment, le RVM ne sera plus disponible par MultiLIS et le personnel devra utiliser RVM Web rendu disponible par BAC pour faire les recherches de vedettes matière jusqu’à ce qu’une nouvelle interface de recherche dans le RVM en temps réel ne soit développée. Mentionnons que MultiLius ne sera pas touché par ce changement.