Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers
Compte rendu de la réunion du 19 septembre 2007 – local 1380B
Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.
Le traitement complet des 1500 essais de maîtrise de l’École de psychologie s’est déroulé au cours de l’été et a été achevé grâce à la collaboration des équipes de Sciences et philosophie et de Sciences sociales. Robert s’est chargé quant à lui de faire l’indexation de l’ensemble des documents concernés en harmonisant les descripteurs disponibles sur les notices brèves avec les vedettes du RVM. Les documents ont été démasqués et envoyés à leur emplacement définitif au 5e étage.
Nous avions versé au mois de juin tout près de 5000 notices brèves de monographies électroniques de l’ensemble Springer dans l’attente du versement de notices complètes par la recherche bibliographique. Nous avions, à cette étape, identifié des problèmes de vérification des notices causées possiblement par une défaillance des listes d’origines. Springer nous a fourni de nouvelles listes très complètes à jour à la fin août 2007 comportant tout près de 2000 titres supplémentaires. Les listes ont été confiées à Pierre Lemieux aux fins de comparaison avec la banque de données. Toutes les nouvelles notices papier identifiées seront converties en notices électroniques et versées. Les notices temporaires crées au mois de juin seront supprimées et de nouvelles notices temporaires seront créées dans l’attente du chargement de notices complètes. Nous allons de plus identifier les possibilités d’utiliser les notices MARC fournies sur le site FTP de Springerlink. La qualité des notices sera une des conditions, mais également les facilités de repérage et de versement.
Les 1200 essais de maîtrise en éducation ont été introduits dans la chaîne de traitement et seront complétés par les équipes de Sciences et philosophie et de Sciences sociales. Les notices bibliographiques constituées à partir du fichier Excel obtenu comprennent une indexation qui sera versée dans des champs 653, qui sont non repérables et ne s’affichent pas pour le public. Ils seront utilisés éventuellement si les ressources disponibles permettent d’entreprendre l’indexation de cette partie de la collection.
Nous avons été informés que Madone Blier prendra bientôt sa retraite, officiellement prévue pour le 19 novembre. Elle nous quittera cependant à compter du 26 octobre. Le poste sera dans un premier temps comblé par une affectation temporaire, afin de donner le temps de faire l’analyse complète de la charge de travail de l’Équipe des PES et de justifier le maintien de l’ensemble des postes de l’équipe.
L’équipe a commencé depuis le début de juin à appliquer la nouvelle politique de la Crepuq concernant le traitement des périodiques électroniques accessibles à distance permettant l’utilisation de la date de départ de la version papier lorsque la date de départ de la version électronique n’est pas disponible. On évaluera la possibilité de mettre sur pied un projet de mise à niveau des notices créées avant l’adoption de cette nouvelle politique. On fera également un essai, dans la banque test d’Ariane, d’hyperliens gérés par SFX et logés dans la zone 856.
L’opération d’élagage physique des titres de périodiques papier correspondant aux collections de JSTOR a été mise en veilleuse pendant l’été parce que les rayonneurs étaient prioritairement occupés au déplacement des collections. L’opération reprend donc pour l’équipe des PES à raison d’une journée par semaine. Il est difficile d’évaluer le temps nécessaire à la fin de ces travaux puisque les opérations sont multiples et diverses selon les titres traités : élimination simple de notices, élagage partiel des cotes ou des exemplaires, création ou modification de fonds MARC rendus nécessaires par l’élaboration d’une politique de conservation. Il faut mentionner également les complications entraînées par l’absence de |z qui rend le classement des cotes incohérent, rendant plus difficile l’identification des cotes ou exemplaires à éliminer
Le traitement de plus de 100 caisses de périodiques provenant de l’École d’architecture destinées à être transférées à la Bibliothèque générale ou à être élaguées s’est déroulé dans les échéanciers prévus. L’équipe du traitement des PES s’est réparti ce travail tout au cours de l’été.
L’inventaire de la très grande majorité du matériel d’orchestre (partitions et parties) a été réalisé au cours de l’été par une étudiante. Les bordereaux sommaires de saisie remplis à cette occasion seront expédiés à la Section du catalogage pour traitement après les recherches bibliographiques d’usage. Une procédure de traitement sommaire a été mise sur pied avec la collaboration de Mélissa Gravel pour les titres originaux.
À cause de la nouvelle chaîne de travail pour le traitement des disques, les recherches de notices d’autorité sont maintenant effectuées dans l’équipe plutôt qu’à la Recherche bibliographique.
L’équipe donnera un coup de main à Guy Julien dans la correction des vedettes-matière qui comportent maintenant la nouvelle subdivision de forme « Normes ».
Il arrive que des documents publiés en plusieurs volumes aient eu leur table des matières versée par Blackwell pour seulement le premier volume. Marcel vérifiera auprès du représentant de Blackwell quelle est la politique suivie par Blackwell dans le cas des titres à volumes multiples. Jusqu’à ce que des indications plus précises soient données aux catalogueurs, les notices bibliographiques seront modifiées pour prendre note de l’ajout des volumes supplémentaire, et les notices ainsi modifiées seront gardées en note en attente de la réponse du représentant de Blackwell.
Un courriel sera expédié à Judith Blais pour l’informer des cas où les volumes doivent être retournés à la Section du catalogage pour modification des notices bibliographiques.
On rappelle par la même occasion qu’il est nécessaire d’enlever le |dOrLoB-B de la zone 040, le 349 et les 970 lorsqu’on copie une notice papier comportant déjà une table des matières, un résumé, ou une affiliation d’auteur fourni par Blackwell et ce, lorsque nous générons une notice pour la version électronique d’un document. Le contrat qui nous lie à Blackwell nous empêche de copier ces informations, car nous devons payer pour chaque notice que nous enrichissons.
Nous rappelons que les membres de l’équipe des commandes permanentes de la Section des acquisitions font principalement leurs recherches dans les notices bibliographiques et non dans les notices d’autorités. Afin de faciliter le travail du personnel des Acquisitions dans leurs recherches de commandes permanentes, on demande aux catalogueurs d’ajouter au besoin aux notices bibliographiques de collections une zone 246 pour un titre de collection tel que présenté dans le volume, même si nous avons établi cette forme en renvoi dans notre notice d’autorité.
Exemple :
245 Problèmes sociaux & interventions sociales 246 Collection Problèmes sociaux & interventions sociales
La question a été soulevée concernant le choix de la date à inscrire dans les cotes de congrès, entre la date de publication des actes du congrès et la date réelle à laquelle s’est tenue cette manifestation. Après discussion, nous nous entendons pour inscrire à la fin de la cote la date effective du congrès plutôt que la date de publication du volume, lorsque le nom de ce congrès est inscrit dans la zone 111. La date de publication sera inscrite uniquement lorsque le congrès est mentionné en zone 711, par exemple pour une communication présentée lors du congrès ou pour des congrès qui ne sont pas nommés.
Cette pratique, ainsi que la façon de créer des autorités de collections, sera mise dans les Outils, politiques et procédures documentaires (Catalogage) de l’Intranet.
On nous a signalé des problèmes d’affichage des dates de publications des monographies comportant des dates ouvertes. Martine Lemieux a modifié l’affichage Web de façon à ce que le tiret soit affiché après la date pour indiquer que c’est une date ouverte pour les monographies codées m. Il faut s’assurer que la deuxième date inscrite dans la zone 008 soit 9999. Il n’y a pas de problème d’affichage pour les mises à jour qui sont codées c.
Nous avons remarqué que certaines notices dérivées de LC présentaient les titres originaux des traductions dans les zones 730 alors que les règles de codage prescrivent plutôt d’utiliser les 240. Il s’agit de cas isolés et nous rappelons qu’il faut dans ces cas utiliser la zone 240 au lieu de la zone 730.
On rappelle de ne pas utiliser les accents lorsqu’on fait une recherche d’autorités dans Impact, sinon la recherche s’avère infructueuse.
Il est suggéré d’utiliser la forme française plutôt qu’anglaise des organismes gouvernementaux des autres provinces canadiennes lorsqu’elle est disponible dans Amicus. Il faudrait cependant limiter le nombre de corrections s’il y en a trop à faire de façon rétrospective.
Le passage à la version GL3.1 d’Unicorn a permis de gérer parfaitement l’ensemble des diacritiques présents dans les notices bibliographiques. Cependant, plusieurs notices bibliographiques contiennent des diacritiques qui sont mal codés et qui devront être corrigés. Un programme de correction automatique des autorités créé par Sébastien Nadeau est presque au point et devrait permettre de corriger une grande partie des autorités corrompues. Cependant, certaines notices bibliographiques ainsi que certaines autorités devront être corrigées à la pièce pour certains cas où l’identification de la bonne forme du diacritique est problématique.
Le passage à la version GL3.1 d’Unicorn s’est déroulé comme prévu pour la Section du catalogage lundi le 6 août. Il avait été précédé par une formation générale de l’ensemble du personnel qui avait eu lieu le 17 juillet. Nous tenons à souligner le support très apprécié de Daniel Tremblay qui a rédigé pour les besoins de l’ensemble du personnel des procédures sur différentes fonctions disponibles dans cette nouvelle version. Nous l’en remercions. De façon générale la transition s’est déroulée de façon harmonieuse.
Plusieurs personnes ont constaté des problèmes de lenteur avec la version GL3.1 depuis son implantation en août dernier. Le problème a été souligné au Groupe Soutien et développement. Différentes hypothèses ont été soulevées nécessitant dans certains cas un bon nettoyage des disques durs des postes individuels des catalogueurs. Un suivi sera effectué par le Groupe soutien et développement. Pour également pallier la lenteur des ordinateurs, il semble qu’il serait préférable d’ouvrir une session d’Internet avec plusieurs onglets dans celle-ci plutôt que d’ouvrir plusieurs sessions d’Internet simultanées. On conseille également de ne pas ouvrir plus de deux sessions d’Unicorn, puisque la nouvelle interface Java demande énormément de puissance des ordinateurs.
On a soulevé un problème dans l’expert de vérification de cotes qui inscrit « exacte cote » suivie de la cote à vérifier plutôt que la cote à vérifier uniquement. On a également mentionné certains problèmes lors de la copie d’une notice d’autorité, alors que l’autorité à copier ne se transfert que partiellement dans la nouvelle autorité. Ces deux problèmes ont été transmis à Louise Pelletier.
Danielle Vaillancourt s’interroge sur la pertinence de notre vieille pratique d’inscrire les numéros de notices sur les languettes BI-110 et BI-159. Cette pratique semble maintenant inutile depuis qu’on peut repérer une notice par le numéro de code à barres apposé sur le volume, en se servant notamment du crayon optique. Elle est surtout devenue fastidieuse depuis que les numéros de notices, créés à partir des ISBN, comportent maintenant 13 chiffres.
On convient donc de ne plus inscrire ces numéros sur les languettes, sauf pour les documents destinés à être analysés par les conseillers, car plusieurs de ceux-ci ont l’habitude de chercher par numéro de notice. Une consultation sera cependant menée auprès des conseillers pour savoir s’ils consentiraient à chercher maintenant par auteur, par titre ou par numéro de codes à barres, plutôt que par numéro de notice.
On convient d’utiliser la zone 500 pour y indiquer que le volume que nous cataloguons est une traduction. À noter, qu’en conformité avec les nouvelles tendances en catalogage, on suggère de ne plus utiliser d’abréviation.
Exemple :
Traduction de : [Titre original]
Traduit de l’allemand [dans le cas où le titre original est inconnu]
La zone 546 devrait être réservée uniquement pour indiquer la ou les langues du document que nous cataloguons ou pour indiquer la langue des résumés.
Le plan en couleur des étages 00 et 3 envoyé par courriel le 8 juin dernier par Pierre Carrier sera imprimé et distribué dans chaque équipe.
Il n’y a pas de problème à laisser les barres verticales déjà présentes dans la zone 006 des notices. Il est donc inutile de les remplacer par un blanc.
Le bogue empêchant de détruire certaines notices dont tous les documents ont été élagués, mais qui indiquent qu’elles sont rattachées à une commande qui était présent dans Client C est encore présent dans la version GL3.1. Louise Pelletier est au courant de cette situation et un appel de service est ouvert chez SIRSI à ce sujet.
Toutes les zones 535 de notes locales ont été modifiées en zones 590. Un inventaire des différentes situations devra être effectué afin d’identifier les notes qui devront être mises à jour.
Les zones 130, 245 et 776 présentes dans une notice de périodique sont affichées autant de fois qu’elles sont utilisées, ce qui double ou triple l’affichage d’un même titre. La raison est que ces zones sont indexées dans GL3.1, comme elles le sont dans ArianeWeb et comme elles l’étaient également dans la version précédente de Workflows.
Il arrive à l’occasion qu’on retrouve dans des notices bibliographiques des ISBN10, et qu’on ne puisse retrouver cette information dans le volume à cataloguer. Nous demandons aux catalogueurs de laisser les ISBN à 10 chiffres qui sont déjà présents dans une notice bibliographique dérivée même si on ne les retrouve pas dans le document à cataloguer.
Un premier lot d’environ 800 thèses papier de l’Université Laval déposées depuis le mois de juin 2006 a été numérisé à la Bibliothèque et les notices bibliographiques correspondantes nous seront expédiées dans les prochains jours. Nous continuerons de mettre en application notre politique consistant à conserver une seule notice bibliographique pour les thèses, peu importe les versions disponibles. Les notices bibliographiques papier seront modifiées par l’ajout d’un 530 Publié aussi en version électronique, par l’ajout d’un 349 Thèse. Archimède et du 856 correspondant.
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Rédaction du compte rendu: Marcel Plourde,25/10/2007 |
