Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers
Compte rendu de la réunion du 24 mai 2007
Le travail d’enrichissement des notices bibliographiques par l’ajout de tables de matières et de résumés est complété. Ce sont tout près de 14 500 notices bibliographiques qui ont été ainsi traitées.
Le fichier Word contenant les informations relatives aux essais de maîtrise en psychologie a pu être converti en fichier MARC et versé dans le catalogue ce qui accélérera considérablement le traitement documentaire. L’équipe de Sciences et théologie sera assistée dans cette tâche par l’équipe de Sciences sociales. Cette assistance réciproque se poursuivra lorsque l’équipe de Sciences sociales entreprendra le traitement des essais de maîtrise en éducation. Les techniciens ne procéderont pas à la validation des vedettes matière car elles sont souvent trop générales. Robert effectuera une indexation de base à partir des descripteurs fournis dans les notices bibliographiques.
Trente-cinq caisses de périodiques provenant de l’École d’Architecture ont été reçues, pour un total de 100 caisses depuis le début de l’opération d’élagage ou de transfert. Cette opération a permis de constater des problèmes au niveau de l’inventaire des numéros déjà disponibles à la Bibliothèque des sciences humaines et sociales. Certains numéros de périodiques ont des codes à barres, mais ne sont pas enregistrés dans Ariane, alors que d’autres n’en ont aucun. Andrée a établi une procédure afin de faciliter l’inventaire et l’inscription de ces numéros dans Ariane. Cette opération serait réalisée au besoin par Odette Mercier de l’Inventaire.
L’élimination ou la correction de 1 900 notices bibliographiques suite à l’abandon de ProQuest Research Library est maintenant terminée, grâce notamment à la collaboration des autres équipes de la Section. Les notices bibliographiques de Business Periodicals on Disc (BPO) ont également été enlevées du catalogue suite au retrait de cette collection de cédéroms.
Andrée a rencontré Chantal St-Louis pour établir la procédure d’élagage des numéros de périodiques imprimés qui sont disponibles dans JSTOR. Andrée participera de plus à la journée de réflexion des conseillers à la documentation portant sur l’élagage des collections.
Une procédure de choix des périodiques gouvernementaux québécois accessibles en ligne (PG Québec) a été établie de concert avec Alain Gendron. Cette procédure permettra de baliser le traitement des titres de périodiques qui sont téléchargés à partir du site de BaNQ.
L’équipe a terminé le catalogage d’une collection importante de microfiches de statistiques par pays dont l’indexation sera complétée par Gaston Quirion.
Nicole Turmel a complété le traitement de 266 notices de plans d’assurance incendie datant du début et du milieu du XXe siècle et qui sont conservés au Centre géo/stat.
Quatre membres de l’équipe ont assisté le 10 mai à Montréal à une journée de formation sur le catalogage des enregistrements sonores donnée dans le cadre du congrès annuel de l'Association canadienne des bibliothèques, archives et centres de documentation musicaux. Jocelyne a conservé plusieurs documents remis lors de cette journée et qui seront très utiles pour le traitement documentaire. Elle tiendra une réunion avec Denise Dolbec en ce qui concerne les informations transmises lors de cette journée au sujet de l’indexation en musique. Devant l’intérêt manifesté, Marcel a communiqué avec les membres du Groupe de travail sur le traitement de la documentation de la CREPUQ afin de voir s’il serait possible d’organiser une formation complémentaire l’hiver prochain.
Suzanne Brouillard est revenue de son congé et a repris ses tâches de conseillère à la documentation. Nous lui souhaitons la bienvenue et nous remercions sa remplaçante, Mélissa Gravel, pour son implication assidue dans l’indexation des documents en musique et pour son excellente collaboration avec les membres de l’équipe.
Jocelyne mentionne qu’un projet d’inventaire du matériel d’orchestre (partitions et parties) qui n’est pas encore disponible dans Unicorn sera en cours pendant les prochaines semaines. Ce projet Jeunesse Canada au travail permettra de faire l’élagage de la collection, de saisir les informations pertinentes sur des bordereaux aux fins de recherches bibliographiques et de versement de notices bibliographiques dérivées, et procéder au traitement sommaire de ces documents grâce à la collaboration de l’équipe. Marcel mentionne également qu’un projet de traitement des CD audio de musique classique traités sommairement dans Edibase sera mis sur pied et proposé à la Fondation de l’Université.
Deux nouvelles cibles francophones ont été priorisées pour la dérivation de notices bibliographiques de musique classique, l’Université de Montréal et l’Université de Sherbrooke. LC sera utilisée comme source de dérivation en troisième lieu.
Diane Clément termine le 31 mai prochain le traitement d’une collection de vidéos en musique.
L’équipe a complété les notices de thèses de l’année 2005 de l’Université Laval disponibles dans ProQuest Dissertations and Theses.
Sylvie Caron arrivera dans l’équipe le 4 juin prochain, en remplacement de Louise Dumais.
Il reste à compléter quelques notices de thèses de l’année 2005 de l’Université Laval disponibles dans ProQuest Dissertations and Theses. Marcel conseille d’y consacrer environ une demi-heure par jour afin que cette tâche soit terminée le plus rapidement possible.
L’équipe, avec celle de Sciences sociales, a participé au déballage de 1 500 essais de maîtrise en psychologie. James Lambert nous a informés qu’il n’était pas dans ses intentions de conserver des exemplaires supplémentaires de ces essais à la Section des thèses et livres rares. Ces documents seront conservés à la Réserve du 1er cycle jusqu’à ce que l’espace nécessaire au 5e étage soit disponible.
Le Cataloger's desktop contient maintenant plus de 40 ressources canadiennes ou en langue française relatives au traitement documentaire. Ces ressources ont été ajoutées suite à des recommandations de Bibliothèques et Archives Canada. Toutes autres suggestions d’ajout sont les bienvenues et peuvent être acheminées au Cataloging Distribution Service de la LC. Il est à noter que la plupart de ces ressources étaient déjà signalées dans les Outils, politiques et procédures documentaires (Catalogage) de notre Intranet.
Lors des rencontres individuelles tenues avec Marcel, quelques personnes ont exprimé le souhait de cataloguer des documents en dehors des disciplines attribuées à l’équipe où elles sont rattachées. On convient que cela ne pourrait être fait de façon systématique, mais plutôt lorsqu’il y a des surplus dans une discipline donnée. Dans ce cas précis, on pourra prendre en compte des demandes qui ont été formulées.
Les chefs d’équipe qui ont été rencontrés avant les rencontres individuelles souhaitent également être rencontrés après celles-ci de façon à voir une rétroaction sur les activités de l’équipe et les réflexions des équipiers.
Une invitation a été lancée à l’ensemble des membres de l’équipe pour participer à une rencontre annuelle. Celle-ci se tiendra le mercredi 20 juin à compter de 9 h à la salle 3144. Un courriel de rappel sera envoyé aux employés afin de leur demander s’ils désirent apporter des points de discussion lors de cette réunion.
Nicole Turmel a constaté lors du catalogage des plans d’assurance incendie que plusieurs noms de villes fusionnées causent problème au niveau des autorités RVM et sont encore utilisés dans la partie Sujets du catalogue. Selon Dany Chiasson, une corvée aura lieu plus tard vers la fin de l’été afin de régulariser la situation de ces autorités. Une rencontre devra avoir lieu avec l’équipe du RVM afin de mettre au point une procédure afin que ces changements, parfois quantitativement importants, soient faits. Il est bon de rappeler aux catalogueurs de toujours consulter les autorités RVM au nom des villes qu’ils ont à utiliser dans leurs notices bibliographiques, afin de comparer leurs formes avec celle de l’autorité dans la partie Sujets du catalogue WorkFlows.
Voici un extrait d’un courriel envoyé le 3 mai par Pierre Carrier:
« Dorénavant, la localisation « Rayonnage compact » ne sera plus précisée au catalogue en ce qui concerne les documents qui appartiennent à la Bibliothèque générale, sauf pour les exceptions qui suivent : la localisation « Rayonnage compact » sera précisée pour les documents transférés de la Bibliothèque scientifique et pour les documents de la Bibliothèque générale dont les cotes sont différentes des cotes U, V, W et Z. Ce nouveau mode de fonctionnement fera en sorte que les 33 863 documents devant être transférés du 3e étage vers le Rayonnage compact n’auront pas à passer par la préparation matérielle pour un changement de localisation au catalogue.
Seuls les panneaux signalétiques seront modifiés pour indiquer aux usagers la nouvelle localisation pour les cotes visées par le réaménagement (Étage 00 : Rayonnage compact + cotes U, V, W et Z ; Étage 3 : L, P, Q, S et T) »
Suite à ces changements, une correction dans l’Intranet sera apportée pour la page Cotes selon les localisations.
Lorsqu’il avait été question d’intégrer les dons dans la chaîne documentaire, nous avions envisagé la possibilité que des notices brèves soient créées pour les documents originaux et que des exemplaires soient ajoutés pour ces documents ainsi que pour les documents dérivés pour lesquels une notice bibliographique est versée et que ces documents soient prêtés au catalogage. Ceci avait pour but de mieux identifier ces documents ainsi que leur emplacement dans la chaîne documentaire. La charge de travail actuelle de l’équipe de la recherche bibliographique ne permet pas la création de ces exemplaires, ni la création de notices brèves dans le cas des originaux.
Plusieurs conseillers ont procédé à l’achat de documents électroniques dans la collection NetLibrary. Des notices MARC de très bonne qualité sont maintenant fournies au moment de l’achat et envoyées par courriel. Jean Noreau reçoit ces notices bibliographiques et en effectue le traitement préliminaire avec MarcEdit avant de les répartir par équipe.
Des notices brèves de plus de 5000 monographies électroniques en anglais et en allemand de l’ensemble Springer ont été versées dans le catalogue. Ces notices provisoires portant le type de document SpringerLink mono 1 ont des hyperliens fonctionnels et permettront de répondre aux besoins des clients tant que les notices bibliographiques plus complètes n’auront pas été versées. 1082 titres seront acheminés à l’équipe de Sciences sociales et tout près de 3500 à l’équipe de Sciences et théologie, et 4 à l’équipe d’Art et musique. Les notices complètes seront recherchées par l’équipe de la recherche bibliographique à compter du début du mois de juin et le traitement sera effectué lorsque l’ensemble des notices auront été versées.
De plus en plus de conseillers demandent, pour diverses raisons, de conserver les jaquettes des volumes. Marcel demandera à Michel Dagenais et Gérard Nobréga de s’informer auprès de conseillers et faire une demande globale à cet effet plutôt que de devoir appliquer à la pièce les desiderata de tous et chacun.
On se demande quelle formulation utiliser pour les thèses numérisées dans Proquest Dissertations and Theses : « Publié aussi en version électronique », « Disponible aussi en version électronique », ou « Présenté aussi en version électronique ». Dans un but d’uniformité nous utiliserons la mention «Publié aussi en version électronique».
Sylvie ajoutera les exemples suivants de collation pour les cédéroms dans la page Catalogage des monographies sur cédérom, DVD-ROM ou sur disquettes :
EXEMPLES DE CÉDÉROM (avec pagination ou non)
324 p. sur 1 cédérom :|bfichier Word ;|c12 cm
126 p. sur 1 cédérom :|bfichiers PDF (1,15 Mo) et Word ;|c12 cm
79 p. sur 1 cédérom :|bfichier Word compressé ;|c12 cm
1 texte électronique sur 2 cédéroms :|bfichier HTML ;|c12 cm
On a constaté que la Règle de conservation des documents sur cédérom à la Bibliothèque scientifique de la Bibliothèque scientifique n’était pas appliquée pour les cédéroms d’accompagnement. Marielle s’informera auprès de Louise Delisle afin de changer s’il y a lieu la politique qui a été déjà approuvée par les conseillers. À propos de cette politique, Marcel demandera à Michel Plante ce qu’il advient des discussions au sujet de la politique de conservation des cédéroms à la Bibliothèque des sciences humaines et sociales.
Andrée Desbiens a identifié un problème d’affichage lors de l’utilisation des signes < et de >, communément appelés chevrons. ll faut laisser un espace entre le chevron et la première lettre, sinon ce qui suit le chevron ne s’affiche pas dans Ariane Web.
Il est possible qu’une technicienne de la Bibliothèque Nationale d’Haïti vienne faire une visite dans la section du catalogage le lundi 28 mai de 9 h à 11 h. Cette dame qui suit présentement une formation au RVM sera accueillie par Marcel qui lui présentera le fonctionnement global de la Section, et sera ensuite prise en charge par les chefs d’équipes.