L’ordre du jour est adopté.

Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.

Jusqu’à présent, Marcel a rencontré les membres de toutes les équipes, sauf celle de Sciences sociales. Une approche différente a été adoptée cette année puisque la rencontre a été orientée par les objectifs professionnels des membres de la section et sur les besoins de formations nécessaires pour les combler.

En accord avec les chefs d’équipe, Marcel se propose de tenir une réunion avec l’ensemble de la Section d’ici la fin du mois de juin. Cette rencontre serait une belle occasion de faire le bilan de l’année écoulée, de présenter les derniers développements dans le domaine du catalogage, de faire une démonstration de la nouvelle interface de catalogage GL3.1, et de faire une visite des différentes interfaces de troisième génération qui sont présentement en développement.

Une des attentes qui a été fixée aux chefs d’équipes lors des rencontres individuelles est de suivre à l’automne prochain une formation portant sur la rédaction des procédures. Marcel propose que non seulement les chefs d’équipes suivent cette formation, mais que Robert et lui-même y assistent.

Louise Allard a complété la justification des postes de la Division. En conséquence, le poste de Louise Dumais a été affiché et le poste cyclique de technicien à la Section du catalogage sera transformé en poste cyclique de commis à la Section de la recherche bibliographique. Il faut noter qu’un poste supplémentaire de technicien a été créé il y a quelques mois dans l’Équipe de Musique/Art/Histoire/Géographie/Films.

Nous allons poursuivre l’enrichissement des notices bibliographiques par l’ajout des résumés, tables de matières, et affiliation d’auteurs, un service fourni par Blackwell. Un budget de 15,000$ a été alloué pour l’enrichissement des notices cataloguées entre mai 2006 et mai 2007. Par la suite, on projette de faire cette opération sur une base mensuelle.

Suite à l’enrichissement des notices par l’entremise de Blackwell, certaines notices comportent deux zones 520 (résumé) identiques. On suggère d’en détruire une, de préférence celle avec l’indicateur 8. L’indicateur 1 du résumé conservé, n’aura pas besoin d’être corrigé pour un blanc tel que nous le faisons en original.

Marielle fait remarquer que le nombre sans cesse grandissant de thèses dans cette collection rend maintenant plus fastidieuse la navigation par auteur puisqu’on doit faire défiler toute la liste alphabétique avant d’arriver au nom de l’auteur recherché et qu’il serait souhaitable qu’un index soit ajouté. Marcel demandera à Rida d’ajouter un index A-Z de façon à ce qu’on puisse cliquer directement sur la première lettre du nom de l’auteur. On demandera par la même occasion d’ajouter, lors du transfert des métadonnées en format MARC, la collation dans la zone 300 de la notice et de supprimer la zone 516.

Cette procédure n’est pas souvent utilisée par la majorité des équipes parce qu’il n’y a pas assez de livres pour justifier une telle attente. L’équipe de musique l’a récemment utilisé avec un taux de succès de 50% pour des documents, dont certains dataient de juillet 2006.

Nous avons reçu un don de 1500 essais de maîtrise de l’École de psychologie que nous intégrerons prochainement au catalogue. Marcel demande à Marielle et Sylvie d’évaluer le temps de traitement nécessaire si on utilisait une « matrice » pour ces documents. Marcel vérifiera de son côté s’il serait possible de verser en lot les données bibliographiques de ces essais qui sont stockées dans un fichier électronique de l’École de psychologie.

La barre «|z» dans la cote est indispensable pour que les cotes s’affichent dans un ordre correct dans les onglets cotes/exemplaires. Plusieurs notices antérieures à la migration à Unicorn n’ont pas de |z ce qui génère un classement aléatoire des cotes, rendant difficile la vérification des états de collections, principalement pour les PES. Andrée demande s’il serait possible de programmer Ariane de façon à créer automatiquement un ordre dans la numérotation des périodiques sans qu’il soit nécessaire d’ajouter la barre z ou serait-il possible d’utiliser un programme qui ajouterait systématiquement les |z dans les notices bibliographiques par reconnaissance du générique de la cote. Marcel s’informera auprès de Martine Lemieux et de Louise Pelletier pour évaluer la faisabilité de ces deux possibilités.

Louise Pelletier a trouvé la façon de supprimer une zone 006 superflue : il suffit de remplacer le code inscrit dans la première sous-zone du 006 (Type de code) par le mot NONE (écrit en majuscules). En faisant OK, la zone 006 n'apparaîtra plus dans la notice. Nous contacterons Louise afin de voir s’il est possible de supprimer globalement les 006 excédentaires qui ont été créés depuis la migration à Unicorn.

Suite à une demande d’un professeur, nous ajouterons un accès à son nom dans les notices d’œuvres pour lesquelles il a contribué dans une certaine mesure, par exemple une encyclopédie.

Il est suggéré de faire une entrée secondaire (zone 700) à son nom, justifiée par une note (zone 500) rédigée de la façon suivante : [Nom du professeur], professeur à l’Université Laval, a contribué à cet ouvrage.

Cette procédure d’inscription devrait être faite seulement sur demande et non de façon systématique.

Comme par le passé, Marcel dressera une liste d’autorités non établies et les remettra aux personnes concernées afin qu’elles créent les autorités nécessaires.

Afin d’alléger le travail, le personnel de la Recherche bibliographique n’écrira plus le numéro de contrôle bibliographique sur les impressions de notices dérivées pour les monographies. Ces numéros seront cependant inscrits pour les notices de films et de partitions.