Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers
Compte rendu de la réunion du 21 mars 2007
Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.
Marcel n’a pas eu la possibilité de poursuivre le travail sur les constantes d’affichages de certains champs, incluant le 246. Cette tâche sera effectuée dans les prochaines semaines.
Nous avons procédé au cours de la semaine dernière à une inspection préventive en matière de santé et sécurité au travail. Cette inspection prévue l’automne dernier avait été reportée après le réaménagement. Elle a confirmé que notre nouvel aménagement est conforme et sécuritaire.
Marcel rappelle qu’il est important de suivre la procédure en place lorsque nous désirons masquer des notices aux fins de suppression. Il est primordial de vérifier qu’il n’y a pas une commande de rattachée à la notice que nous désirons faire supprimer. Si c’est le cas, il est nécessaire de la faire transférer par Louise Francoeur sur la notice à conserver, sinon la notice ne pourra être supprimée par Louise Pelletier.
L’ensemble Oxford est présentement à l’étape de la recherche bibliographique et sera versé et réparti entre les équipes aussitôt que les tables de conversions auront été préparées. Les 1660 notices Ariane de l’ensemble Springer sont présentement en traitement chez Jean Noreau. Elles seront versées aussitôt que les hyperliens seront complétés. Les 5000 notices résiduelles seront transférées à la recherche bibliographique lorsque la recherche des titres d’Oxford sera complétée.
L’ensemble Oxford est présentement à l’étape de la recherche bibliographique et sera versé et réparti entre les équipes aussitôt que les tables de conversions auront été préparées. Les 1660 notices Ariane de l’ensemble Springer sont présentement en traitement chez Jean Noreau. Elles seront versées aussitôt que les hyperliens seront complétés. Les 5000 notices résiduelles seront transférées à la recherche bibliographique lorsque la recherche des titres d’Oxford sera complétée.
Le renouvellement des ententes avec Ebsco et Proquest a conduit à l’abandon d’une partie des ensembles dont nous disposions. C’est ainsi que l’ensemble ProQuest Research Library a été abandonné au profit d’Ebsco Academic et que l’équipe des PES devra revoir le traitement de 1987 titres qui faisaient partie de cet ensemble. Il faudra détruire les notices des titres qui étaient exclusifs à cet ensemble ou enlever les mentions relatives à ProQuest pour les titres faisant aussi partie d’autres ensembles.
Marcel profite de l’occasion pour signaler qu’un sous-groupe du Groupe de Travail sur le Traitement de la Documentation de la CREPUQ a évalué le traitement fait par les bibliothèques participant au projet TRAP et qu’il ressort de cette évaluation que les notices de Laval respectent très bien la politique commune de traitement des périodiques électroniques.
Cette évaluation a conduit à une interprétation différente de la règle établissant les dates de publications des périodiques électroniques. C’est ainsi que la date de départ d’un périodique électronique sera désormais la date du premier numéro disponible sur le site de l’éditeur ou de l’agrégateur, et non la date du premier numéro auquel l’organisme de catalogage a accès. Cette façon de faire impliquera que beaucoup moins de notices bibliographiques seront appauvries lors du traitement original, et que les mises à jour seront beaucoup moins nombreuses dans le cas d’achats rétrospectifs.
L’équipe a complété le traitement de 361 coffrets de disques, sur les quelque 600 qui devaient être repris de façon rétrospective, afin d’y mettre des codes à barres en vue de faciliter le prêt.
Une réunion regroupant les intervenants du traitement des documents musicaux l’automne dernier avait conduit à une redéfinition de la chaîne de traitement des disques. C’est ainsi que nous avions convenu que la chaîne de traitement serait modifiée et que les cas plus complexes, sélectionnés selon certains critères, seraient dorénavant évalués par la conseillère avant que le traitement descriptif ne soit entrepris, afin que celle-ci indique, avant traitement, ses préférences en ce qui concerne les points d’accès nécessaires pour ces disques. Nous allons donc mettre de l’avant cette nouvelle chaîne de traitement, afin d’évaluer sa pertinence ainsi que les impacts qu’elle aura sur la productivité de l’équipe chargée du traitement de ces documents.
Marcel a terminé la justification du poste de Louise Dumais et du poste cyclique. Louise Allard complète actuellement cette démarche en tentant de dresser un portrait global et à long terme de la situation des ressources humaines de la Division.
Alain Gendron et Yolande Taillon ayant jugé pertinent de signaler dans notre catalogue l’existence de rapports d’évaluation de différents programmes de tous les cégeps, l’équipe a entrepris le traitement de ces quelque 340 notices de monographies électroniques.
Une réunion de travail concernant l’indexation des documents de littérature de jeunesse a eu lieu le 27 février dernier. Sylvie, Lili Baillargeon, France Bilodeau, Marie-Claude Corriveau, Julie Gauthier, Jo-Ann Bélair, Michel Plante, Marcel et Robert ont assisté à cette réunion. Elle visait à régler la problématique concernant l'utilisation des vedettes matière de notre Répertoire de vedettes matière versus celles de jeunesse disponibles dans SDM (Services documentaires Multimedia), codées "6" ou "7", qui sont parfois doublées et attribuées selon l'âge du public ciblé par le document.
Suite au remaniement du site de Statistique Canada, Sylvie a débuté le dépouillement d’une liste de leurs documents électroniques en vue d’en adapter le traitement selon diverses situations. Rappelons que l’ensemble des publications de Statistique Canada est maintenant disponible en ligne à partir de leur site et bénéficie d’une structure d’adresse uniformisée.
À la demande du groupe GARE, nous avions entrepris d’ajouter des cotes pour les périodiques faisant partie de Proquest afin de générer des listes par discipline. Entre-temps la Bibliothèque a commencé à utiliser la liste thématique de SFX qui génère de telles listes. Nous avions donc mis temporairement de côté cette tâche et demandé au groupe GARE s’il était toujours pertinent d’attribuer des cotes pour les périodiques électroniques. Nous n’avons cependant pas encore reçu de réponse de GARE. Nous nous questionnons cependant sur l’utilité d’indexer certains titres de cet ensemble dont la valeur est relative.
La zone 535 a dans le passé servi à mettre des notes à usage local dans les notices bibliographiques. Elle a surtout été utilisée pour y inscrire l’état de collections des publications en série, mais n’est plus mise à jour depuis plusieurs années. Cette zone a également été utilisée par les équipes de monographies, notamment pour y indiquer que chaque volume d’une collection était catalogué séparément.
Marcel déposera sur le site F/ Public une liste de toutes les notices ayant une zone 535 et verra avec une des chefs d’équipe si ces notes sont toujours pertinentes et dans quelle zone elles devraient être inscrites, car la zone 535 n’est plus valide.
Nicole Turmel a constaté que nous avions des pratiques divergentes avec d’autres bibliothèques, notamment la LC en ce qui concerne certaines zones de notices des atlas. Les principales différences sont le Format de notice « Carte géographique » plutôt que « Monographie » et le type de notice e (document cartographique) plutôt que a (matériel textuel). Des zones 007, 034 et 255 sont également ajoutées dans ces notices en conformité avec le format MARC 21.
Nous proposons de suivre désormais la LC et Marcel verra s’il est possible de corriger rétroactivement nos anciennes notices. Marcel contactera Louise Pelletier pour s’informer de l’importance de l’uniformité dans les formats en vue de futures extractions.
Reste cependant le problème des atlas « hybrides » qui contiennent autant de textes que de cartes, et qui généralement sont commandés par d’autres conseillers que Stéfano Biondo. Doivent-ils être catalogués comme monographies ou comme atlas ? Pour ces cas, Hélène Genest avait demandé qu’ils lui soient remis lorsqu’ils étaient commandés pour la Cartothèque (maintenant Centre Geo/Stat) afin qu’ils soient classifiés à la cote G des atlas plutôt qu’à la cote sujet. Une solution pourrait être que les documents commandés pour le Centre Geo/Stat reçoivent le format de catalogage des atlas et que ceux commandés pour d’autres secteurs de la Bibliothèque aient le format de catalogage Monographie.
Le personnel de la Recherche bibliographique verse parfois des nouvelles autorités avec dates de naissance et de mort pour des auteurs pour lesquels nous avions déjà des autorités avec seulement la date de naissance. Cette situation résulte du fait que LC a modifié au cours des derniers mois des centaines d’autorités de personnes afin d’ajouter si nécessaire les dates de décès. Comme un fichier de ces notices existe sur le site d’OCLC, Marcel dressera un fichier test et verra avec Louise Pelletier si un programme créé par Sébastien Nadeau pour modifier globalement les autorités ne pourrait pas être utilisé pour modifier en bloc les notices d’autorité, notamment celles qui comportent de nombreux renvois ou celles de titres uniformes constitués du nom de l’auteur suivi du titre.
La corvée de vérification des autorités a permis l’utilisation du module Impact de AGent (AG Canada) par les techniciens de la Section du catalogage et par conséquent de découvrir son utilité pour trouver des autorités ou des notices bibliographiques. En conséquence, ces techniciens et les autres de la Section se demandent s’il est possible de continuer à utiliser ce moteur de recherche et ce sans enlever les tâches réservées au personnel de la Recherche bibliographique. Si tel est le cas, il faudrait cependant l’utiliser avec parcimonie et surtout éviter de verser à la pièce des notices d'autorité, mais plutôt les ajouter au panier de la Recherche bibliographique. Marcel vérifiera aussi auprès de Louise Pelletier s’il y a un nombre d’utilisateurs limité pour ce module.
Des statistiques globales sont prises pour ces documents plutôt que de mettre des bordereaux BI-159 pour chacun de ces documents. Ceci a entraîné cependant une certaine imprécision au niveau des prises de statistiques, notamment en ce qui concerne les titres et les unités physiques, et Marcel vérifiera auprès de Louiselle et de Louise Allard si cela peut être corrigé.
Nous avons remarqué que certaines notices bibliographiques téléchargées ont une table des matières « enrichie » où chaque chapitre fait l’objet d’une zone 505 distincte et codée avec les indicateurs 00. Nous convenons de garder ces zones intégralement, en utilisant les indicateurs 80, plutôt que de les modifier pour les insérer dans une seule zone 505.
Ces signets sont insérés dans les volumes lorsqu’ils ont été commandés par un conseiller pour un demandeur, généralement un professeur. Les volumes ayant ces signets sont traités en priorité, à toutes les étapes : Acquisitions; Recherche bibliographique ; Catalogage.
Marcel enverra un courriel aux conseillers pour leur rappeler cette priorité qui devrait aussi s’appliquer dans le cas des volumes qui sont sur leurs tablettes en attente d’analyse documentaire.
La corvée consistant à ajouter les liens de PQDT ainsi que les noms des directeurs de thèses est presque terminée. Il ne reste plus que quelques disciplines à couvrir pour la période 1997 à 2004 par les équipes de Sciences et Art et Musique. Par la suite, l’équipe de Sciences sociales se chargera d’ajouter les liens d’environ 130 thèses pour la période de 1990 à 1996. Lorsque cette partie du travail sera complétée, Sylvie fera imprimer une liste des titres pour l’année 2005 qui sera distribuée dans toutes les équipes et configurera une alerte globale auprès de ProQuest pour la période 1990 à 2005.