Nous nous étions entendus que le travail ne devait pas être circonscrit uniquement aux constantes d’affichages du 246, mais également à tous les autres champs du MARC où des constantes d’affichage sont paramétrées par des indicateurs spécifiques. Marcel a donc dans un premier temps dépouillé le MARC pour identifier tous les champs susceptibles d’être touchés. Une fois que la liste sera terminée, elle sera transmise à Martine pour vérification de ce qui se fait dans Web2.

Marcel a envoyé un rappel à ce sujet. II est plausible de penser que ce sujet sera abordé lors d’une prochaine réunion du Comité Unicorn Interface et recherche, puisqu’il n’y a pas eu de réunion depuis le 15 novembre dernier.

Le réaménagement est complété. Les derniers paravents ont été livrés et ont été installés dans la section des conseillers à la documentation. Marcel fera un rappel à Louise Allard concernant les problèmes de ventilation qui ont été soulevés, le nettoyage des paravents, ainsi que la demande concernant la possibilité d’avoir des stations d’accueil ainsi que des casques d’écoute pour les appareils téléphoniques IP.

Nous avons considéré que le fait d’avoir une différence de terminologie entre les notices bibliographiques et les notices d’autorités pour indiquer qu’une collection était traitée à une cote sujet avait finalement une importance toute relative. Nous revenons donc sur la décision prise lors de la dernière réunion, et nous nous entendons pour que les notices bibliographiques portent la mention COTES VARIÉES en 090, et que les notices d’autorités portent la mention COTE SUJET en 053 4.

Louise Pelletier a fait parvenir le 13 février dernier un courriel pour faire le point sur l’exportation et l’élimination des notices masquées dans Unicorn. En résumé nous sommes à jour en date du 1er février pour l’exportation vers AGCanada et OCLC. Pour ce qui est d’Amicus, le signalement de nos notices remonte à juin 2003. Les notices masquées depuis le mois d’octobre ont été éliminées. Ces deux opérations seront dorénavant faites sur une base mensuelle.

Robert a identifié sur les portails les titres des ouvrages de référence qui pouvaient être intéressants pour les besoins des catalogueurs et a ajouté une section Ouvrages de référence dans la page Outils, politiques et procédures documentaires. Un site intitulé Lexilogos est particulièrement intéressant puisqu’il recense des dictionnaires ou encyclopédies en ligne. Concernant nos besoins en encyclopédies, les chefs d’équipes évalueront les encyclopédies en ligne disponibles, tels que Wikipédia, Universalis en ligne, Britannica online, en complément au Grand dictionnaire encyclopédique Larousse.

La procédure convenue pour l’acheminement des volumes commandés sur un fonds budgétaire général (p. ex. GPG, GPF) dans le cas où ceux-ci sont redistribués à d’autres conseillers a été envoyée à Michel Plante et Guy Julien. Pour faciliter la tâche de Michel et de Guy, il pourrait être possible pour les chefs d’équipes de modifier les notices bibliographiques en fonction de la nouvelle destination d’un document en indiquant à la suite des initiales du technicien, dans la zone 099, le fonds budgétaire particulier où le livre est maintenant acheminé.

Après discussion, nous avons convenu que le microfilmage de documents détériorés, ou leur conservation sous une autre forme, ne relevait pas du catalogage mais de la Section de la recherche bibliographique. Marcel communiquera donc avec Rose-Marie Racine-April afin de lui transférer le dossier. Tous les documents que Luc Ferland a en sa possession seront acheminés à Rose-Marie, qui transférera en plus l’expertise et la documentation qu’il possède à ce sujet.

Marcel souligne qu’il semble y avoir un problème avec le traitement des notices reliées dans Workflows. Cette fonctionnalité serait importante pour le traitement de l’ensemble Memoirs of the American Mathematical Society dont les divers numéros ont été reliés ensemble. Nous espérons que la participation de Louise Pelletier à la SuperConference de Sirsi/Dynix permettra d’apporter une solution à ce problème. Comme nous hésitons à dérelier cette série, nous tenterons d’identifier une solution de traitement, qui pourrait être entre autres de traiter le premier numéro d’un volume, d’indiquer sur la notice les ISBN des autres parties, de faire une note de dépouillement, ou une note Avec, de faire une indexation de chacune des parties, et de faire des 700 auteur/titre ou des 740 pour les autres parties constituantes.

Les deux ensembles de monographies électroniques sont en voie d’intégration dans la chaîne de traitement documentaire. Il s’agit en premier lieu de la collection Oxford Scholarship Online qui regroupe tout près de 1200 titres. Le Catalogue Ariane comprenait déjà 266 titres papier de l’ensemble Oxford. Les notices correspondantes ont été extraites et copiées pour créer des notices de monographies électroniques. Les 860 titres restants ont été regroupés en collections (Économie et finance, Religion, Philosophie, Science politique) dont les notices bibliographiques seront recherchées aussitôt que l’équipe de la Recherche bibliographique en aura la possibilité. Les notices bibliographiques seront modifiées par Jean Noreau en fonction de tables de conversions gérées par MarcEdit avant d’être chargées dans Workflows et confiées aux équipes de Sciences et de Sciences sociales en fonction de leurs disciplines respectives. Pour ce qui est de l’ensemble de Springer, il contient 6800 titres dont près 1500 sont en allemand. Une liste a été fournie par Pierre Lasou mais elle ne contient que les ISBN 13 chiffres, ce qui empêche l’utilisateur du logiciel de comparaison de fichiers tabulaires. Une nouvelle liste a donc été demandée. Aussitôt qu’elle sera disponible, nous procéderons comme pour les titres d’Oxford, en repêchant en premier lieu tous les titres disponibles en papier dans Ariane aux fins de conversion. Pour ce qui est des 1500 titres en allemand, on tentera de repêcher le maximum de notices bibliographiques, et on pourra créer des notices brèves pour les titres qui n’auront pas été repêchés. Cependant, nous tenterons de limiter les opérations de catalogage au minimum.

Le site de Statistique Canada regroupant les publications internet gratuites a été complètement remanié et comporte une liste unique et une structure d’adresse homogène. Cette liste comporte environ 500 titres de publications en séries, de monographies, ou de collections de monographies. Les 230 titres de périodiques que nous avions déjà ont été extraits d’Unicorn et uniformisés. Le travail qui reste à faire est d’harmoniser le catalogage des notices électroniques avec les notices papier et de traiter les pes électroniques qui n’avaient pas été encore traitées. Ce travail est très complexe puisqu’il y a souvent des divergences importantes entre les titres papier et les titres électroniques, et que les changements de titre sont nombreux. Les titres restants constituent des monographies ou des collections de monographies qui seront transférées à l’équipe de Sciences sociales. Plusieurs centaines de titres risquent d’être touchés par cette opération. Dans le but de faciliter la gestion ultérieure de ces ensembles, les types de documents Statcan pes et Statcan mono seront créés.

À la demande de la Section des collections spéciales, nous avons mis de l’avant une nouvelle façon de gérer les disques en coffrets, afin de mieux correspondre à la politique de prêt des disques qui prévoit que trois disques seulement peuvent être prêtés pour une durée de trois jours. En effet, de nombreux coffrets comportent plus de 3 disques, obligeant les préposés au prêt à outrepasser systématiquement pour pouvoir prêter un coffret en entier. Ainsi, les disques en coffrets ne seront plus prêtés à l’unité, mais c’est le coffret qui deviendra l’élément prêté. Des cotes et exemplaires seront créés pour les coffrets, un nouveau type de document sera créé pour les exemplaires des disques composant les coffrets pour lesquels aucune concordance de prêt ne sera prévue, et ceux-ci seront masqués. Ceci nous permettra de conserver les exemplaires individuels pour des fins d’inventaires, et de répondre aux besoins des usagers du secteur Art et musique pour les considérations de circulation. Ce sont tout près de 600 coffrets qui seront ainsi repris de façon rétrospective.

L’équipe a également un projet de catalogage d’environ 270 plans d’assurance incendie de diverses municipalités du Québec. Une liste complète des titres demandés a été transmise à la Section de la recherche bibliographique où ils seront récupérés sur IRIS.

Marcel a terminé la justification du poste de Louise Dumais et du poste cyclique. Ces deux postes vacants seront ouverts en dotation aussitôt que nous aurons reçu l’approbation de la Direction.

Le chargement des deux fichiers de notices MARC de publications gouvernementales québécoises à partir du site Extranet de la Bibliothèque nationale du Québec a généré dans Unicorn des notices bibliographiques dont nous questionnons l’utilité. Exemple : une série de rapports d’évaluation des différents programmes de tous les Cégeps de la province de Québec, dont les documents papier ont été créés à l’origine en 2001. Avant d’entreprendre le traitement, nous demanderons à Alain Gendron d’évaluer la pertinence de traiter certaines séries de monographies.