Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers
Compte rendu de la réunion du 22 janvier 2007
Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.
Nous nous étions entendus sur le fait que cet exercice était plus englobant et ne touchait pas uniquement l’utilisation des indicateurs dans le 246, mais également le désir d’afficher ou ne pas afficher certaines informations indexées. Sylvie et Jocelyne ont indiqué quels étaient les champs pour lesquels il y avait des besoins spécifiques. Marcel complétera la liste avec l’aide d’Andrée pour les informations touchant les périodiques, dressera la liste cumulative des situations potentielles et rencontrera Martine Lemieux à ce sujet.
Nous avons accueilli pendant trois jours et demi Laury-Ann Valcourt-Belzile, stagiaire du Cegep F.-X. Garneau. C’est Marielle qui a principalement supervisé cette stagiaire avec la collaboration des autres chefs d’équipes. Pierre Carrier nous a informés que le séjour de deux jours au comptoir de prêt serait aboli dans le cadre des prochains stages, et nous a demandé si la Section du catalogage serait en mesure d’accueillir les stagiaires une journée de plus à compter de l’automne prochain, alors que le Bureau de l’aide à la recherche supporterait la deuxième journée. Il serait possible de profiter d’une journée supplémentaire et de compter sur l’acquis du ou de la stagiaire pour lui faire faire du travail de façon plus autonome, ce qui ne surchargerait pas inutilement les responsables du stage dans la Section.
Marcel avait fait une demande à Chantal St-Louis qui devait consulter le Groupe de travail Unicorn Interface et recherche. Comme nous n’avons reçu aucun élément de réponse, un rappel a été adressé.
Le réaménagement s’est fait tel que prévu en décembre et en janvier. Quelques opérations demeurent à compléter, telles que le nettoyage des paravents et leur fixation ainsi que le balancement de la ventilation. Les téléphones IP ont été livrés et le personnel a eu les formations nécessaires, mais Sylvie mentionne que ces téléphones, bien que très intéressants, sont difficiles à utiliser lorsque nous avons à travailler à l’écran à cause de leur petite taille qui ne permet pas de les appuyer sur l’épaule. Marcel verra avec Louise Allard s’il serait possible d’utiliser des casques d’écoute pour ces besoins particuliers, et conseillera l’achat de stations d’accueil pour faciliter la conservation sécuritaire de ces appareils.
Marielle mentionne qu’elle a identifié les noms de fournisseurs qui permettraient de recouvrir les paravents à bon compte. Cette information sera transmise à Louise Allard.
Suite au réaménagement, plusieurs fichiers de fiches bibliographiques ou d’autorités ont été relocalisés dans la section ou envoyés dans des espaces d’entreposage dans les étages inférieurs. La liste suivante a été réalisée par Jocelyne et Sylvie et indique ces nouvelles localisations.
FICHIER LOCALISÉ AU SOUS-SOL :
Fiches bibliographiques : Traitement sommaire A (HM 261 à Z) (originaux dont la recherche a été faite dans Ariane) (sauf les cotes C, D, E, F, G, M, N)
Fiches topos : 2 tiroirs (AE-Z694 et Z695) des ouvrages de référence localisés « Bureaux »
FICHIER LOCALISÉ DANS L’ÉQUIPE DES SCIENCES SOCIALES :
Autorités de collections et d’auteurs
Traduction de notes : Bernard Guay
Notes et Manuel de catalogage - Index
Comptes rendus de réunions - Index
Fiches bibliographiques : Traitement sommaire A (H, J, L, P) (originaux dont la recherche n’a pas été faite dans Ariane ??)
Fiches bibliographiques de collections de la cote P
Fiches bibliographiques de microformes : Traitement rétrospectif E
Fiches collections de l’équipe des Sciences: Traitement sommaire A
FICHIER LOCALISÉ DANS L’ÉQUIPE DE MUSIQUE
Fiches bibliographiques : Traitement sommaire A (cotes C, D, E, F, G, ML, MT, N) (originaux dont la recherche a été faite dans Ariane)
Microformes (cotes D, E, F, G, N)
Fiches topos Disques 33 1/3, 45, 78 t.p.m.
Fiches topos (cotes à partir de BQT 4621 jusqu’à BQT 4690) (cotes concernant la musique liturgique)
Traduction de notes (500) propres à la musique
Fiches bibliographiques de collection (cotes collection C, D, E, F, G, N)
Autorités de collection, classées par ordre alphabétique (cotes collection C, D, E, F, G)
Nous avons réalisé que les notices bibliographiques ainsi que les notices d’autorités que nous créons pour ces collections portent la mention Cotes sujet en 053, alors que c’est la mention Cotes variées qui apparaît sur les formulaires BI-40 que nous retournons à la Section des acquisitions. Comme nous trouvons préférable de n’utiliser qu’une seule formulation dans nos deux types de notices, Marcel communiquera avec Véronique pour voir s’il y une objection à ce qu’il y ait une différence de terminologie entre les BI-40 et les notices bibliographiques ou de collections.
Nous n’avons pas été en mesure d’identifier de raisons pour lesquelles l’ordre des 700 était modifié lors du chargement de notices bibliographiques. Nous allons continuer à surveiller la situation et à modifier l’ordre des 700 lorsque nécessaire, ce qui semble finalement assez peu fréquent finalement.
Aucun fichier de notices destinées à l’élimination et masquées selon notre nouvelle procédure n’a encore été expédié à OCLC, AGCanada, et BAQ depuis les exportations massives qui ont eu lieu en octobre dernier. Cette situation explique la présence de ces notices dans Ariane. Une demande sera faite à Louise Pelletier pour connaître le calendrier qu’elle compte adopter pour exécuter ce travail.
Marcel a consulté Louise Pelletier sur la nécessité de continuer à maintenir les 850 dans nos notices bibliographiques. Voici les résultats de cette consultation : l'utilisation du 850 est une exigence de BAC uniquement. Nos notices de monographies ne contiennent pas de zone 850 (ou ne devraient pas en contenir) et il est relativement facile de générer une telle zone lors de l'exportation vers BAC pour identifier la bibliothèque de provenance (QQLA ou QQLAS). Par contre, pour les périodiques, la réalité est tout autre. Une analyse faite en mars 2006 révélait qu'environ 40% de nos notices de périodiques (32 000 sur 81 000 notices de périodiques) contenaient une zone 850. De ce nombre, seulement 18% contiennent un 850 avec QQLA (ou QQLAS) suivi d'un état de collection et seulement 22% ne contiennent que QQLA ou QQLAS. Selon Louise, cette information ne serait pas suffisante pour justifier son maintien. Avant de prendre une décision finale Louise attendra des nouvelles du répondant de BAC à qui elle a écrit la semaine dernière.
Robert a procédé à une sélection des nouveaux titres qui se sont ajoutés à la collection des Classiques des sciences sociales. C’est ainsi que tout près de 400 nouveaux titres de monographies électroniques ont été introduits dans la chaîne de traitement documentaire. Nous n’utiliserons pas les notices bibliographiques rédigées par l’équipe de l’Université du Québec à Chicoutimi puisque nous privilégions le repêchage des notices de titres papier que nous avons déjà et leur copie et conversion en titres électroniques. Les titres que nous ne possédons pas seront traités à partir de matrices contenant les zones communes de traitement.
État de la situation
Andrée souligne en premier lieu que Daniel Renaud est revenu de son congé de maladie. Elle mentionne que plusieurs gros projets sont en vue dont le traitement des publications en série de Statistique Canada, dossier qu’elle a commencé à travailler avec Gaston Quirion. Une opération préliminaire d’élagage est en cours pour les PES électroniques provenant des fichiers MARC téléchargés de BANQ. C’est ainsi qu’Andrée a convenu avec Alain Gendron de faire une meilleure sélection et de ne pas cataloguer certaines publications en série électroniques provenant du programme de dépôt du Québec étant donné leur peu d’intérêt et de substance.
Deux postes de techniciens ne sont pas encore comblés, ce qui occasionne certaines perturbations au sein de cette équipe où le nombre de documents électroniques est croissant alors que tout près de 2000 titres de monographies appartenant à des collections se sont ajoutés à la charge de travail. La situation serait plus préoccupante nonobstant les problèmes d’arrérages que connaît la Section de la recherche bibliographique depuis plusieurs mois. Marcel indique que la nouvelle politique mise de l’avant par le Comité de coordination précise que tous les postes qui sont libérés doivent être justifiés avant d’être comblés. Ce sera une des principales activités de Marcel dans les prochains jours.
Suite au déménagement de la Section du RVM, certains ouvrages de référence, notamment le Grand Dictionnaire Encyclopédique Larousse, localisés dans cette Section ne sont plus accessibles aussi facilement pour les techniciens de la Section du catalogage.
Nous convenons de faire l’inventaire des ouvrages de référence que chaque équipe possède et d’évaluer nos besoins en ouvrages récents, notamment pour ceux susceptibles d’être les plus souvent utilisés comme les dictionnaires français et anglais.
Robert fera une recherche pour repérer des dictionnaires ou encyclopédies en ligne, notamment en consultant le portail de Marie-Claude Corriveau. Les ressources électroniques pertinentes pourraient faire l’objet de liens sur la page de nos Outils, politiques et procédures documentaires.
Une procédure avait déjà été convenue avec Michel Plante en janvier 2005 concernant les volumes commandés sur un fonds budgétaire général (p. ex. GPG, GPF) si Michel les redistribuait sur les tablettes des conseillers concernés par les sujets traités dans ces volumes.
Cette procédure prévoit que Michel (ou Guy) inscrive le fonds budgétaire particulier pour un conseiller dans la zone 099, après les initiales du technicien ou de la technicienne, parce que c’est une zone qui est généralement consultée lors de la recherche de volumes demandés en urgence. Il est préférable d’inscrire le fonds budgétaire plutôt que le nom du conseiller, car certains conseillers ont plusieurs fonds budgétaires répartis sur des tablettes différentes et que certains changent parfois de discipline.
Certains conseillers font occasionnellement imprimer des documents à partir de sites Web en nous demandant d’en effectuer le catalogage. La directive à cet effet adoptée lors de la réunion no 64 du 26 avril 2001sera mise à jour. Les principaux changements sont l’inscription de la note « Impression à partir d’un site web » dans la zone 590 plutôt que 535 et l’ajout de la mention Internet dans l’onglet cote/exemplaire. Cette directive revue et corrigée sera ajoutée sur l’Intranet.
Certaines annotations ont été faites dans nos manuels de catalogage RCAA2. Les RCAA2 françaises en ligne ne permettent malheureusement pas, comme c’est possible dans ClassWeb ou Cataloger’s Desktop, d’y mettre ces notes pour l’interprétation particulière faite à Laval. La solution serait de créer une section dans les Outils, politiques et procédures documentaires, sous la rubrique des RCAA2/Web, en y inscrivant notamment certaines interprétations que Marcel avait commencé à rédiger.
Sylvie mettra à jour la liste des codes utilisés pour les publications officielles et celle-ci sera déposée dans les Outils, politiques et procédures documentaires.
Nous continuons à recevoir régulièrement des documents retirés des collections parce qu’ils sont en trop mauvais état. Marcel vérifiera si la pratique de microfilmer les ouvrages trop détériorés est toujours en vigueur et doit être maintenue, mais nous croyons néanmoins qu’elle pourrait plutôt être abandonnée au profit de la numérisation de ces documents, auquel cas le catalogage de ces documents pourrait être effectué par les différentes équipes de la section au lieu d’être concentré dans l’équipe de Sciences sociales.
Des conseillers en sciences ont demandé le catalogage rétrospectif des documents d’une dizaine de collections qui avaient été traitées en périodiques plutôt que chaque numéro individuellement. Une de ces collections compte tout près de 700 titres et l’ensemble est d’environ 2000 titres. Nous nous assurons que seront repris seulement les titres qui n’ont pas d’équivalent numérique. Il y aura lieu de sensibiliser les conseillers aux conséquences pratiques des décisions prises en matière d’analyse documentaire. Marcel leur fera parvenir par l’intermédiaire de Guy Julien et Michel Plante notre politique de traitement des collections afin qu’elle soit diffusée parmi les conseillers.
Deux gros ensembles de monographies électroniques ont été acquis par la Bibliothèque : Oxford Scholarship Online, qui compte environ 1200 titres en sciences humaines et sociales répartis dans quatre collections (économie, politique, philosophie et religion) ainsi que Springer qui a plus de 3000 monographies et des publications en série. Nous avons reçu la liste des titres disponibles chez Oxford et nous pourrons en entreprendre le traitement. La première étape de recherche tentera d’identifier les notices bibliographiques que nous pouvons dériver d’Ariane, afin de créer de nouvelles notices pour les titres électroniques. Les titres résiduels seront recherchés dans les banques de données sources et modifiés avec des tables de conversions. Aussitôt que nous aurons la liste des titres de Springer, nous adopterons la même procédure pour cet ensemble de près de 3000 titres.
Suite à certains problèmes vécus récemment pour recevoir des documents de la Bibliothèque scientifique réservés par le personnel de la Section, la procédure suivante est mise de l’avant et devra être dorénavant suivie. La réservation de documents doit être faite au nom de l’usager Catalogage, et non au nom personnel de l’employé désirant recevoir le document. Les documents ainsi réservés nous sont expédiés de la Bibliothèque scientifique par l’intermédiaire de Carl Thibault qui les livrera à notre secrétariat. Il est important de remplir une note contenant les informations suivantes : cote du livre, le titre ainsi que le nom du demandeur et de la glisser dans l’enveloppe destinée à cette fin au secrétariat. Louiselle sera informée qu’elle recevra plus de documents à distribuer, et que les informations concernant les destinataires se retrouveront dans cette enveloppe.
Le réaménagement des locaux a entraîné le déménagement de certaines imprimantes. Les employés doivent s’assurer d’utiliser l’imprimante la plus appropriée, ou la plus près des emplacements de travail. Une liste des numéros des imprimantes ainsi que leur localisation sera dressée pour ceux et celles qui désirent également utiliser, pour diverses raisons, d’autres imprimantes.
La façon de citer dans les autorités l’encyclopédie électronique Wikipédia sera ajoutée dans le document « Citation des sources » de l’Intranet. Afin d’éviter toute confusion entre les versions françaises et anglaises qui sont différentes (la version anglaise compte quatre fois plus d’articles), on suggère d’adopter la forme de citation suivante dans la zone 670:
Wikipédia (français)
Wikipedia (anglais)
Un rappel sera fait, surtout pour les nouveaux conseillers, afin qu’ils signent la formule BI-95 des dons, y indiquent leur fonds budgétaire et, au besoin, leur désir de conserver les exemplaires supplémentaires.
Certaines bibliothèques ont erronément inscrit sur leurs notices bibliographiques le chiffre 13 devant l’ISBN à 13 chiffres. On rappelle que les ISBN à 13 chiffres débutent par 978 ou 979.
Plusieurs documents concernant la santé sont reçus dans le cadre des programmes de dépôt du Canada ou du Québec. Plusieurs de ces documents comportent un aspect social, administratif ou politique.
Étant donné l’espace restreint à la Bibliothèque scientifique, il a été convenu, à l’origine par Richard Laverdière et Denise Lebel et ensuite par Guy Julien, que seuls les documents comportant un aspect médical important ou traitant plus étroitement de la situation dans la région de Québec ou de son prolongement vers l’Est seraient localisés à la Bibliothèque Scientifique.
Les autres documents seront localisés à la Bibliothèque des Sciences Humaines et Sociales.
En cas de doute, on peut les remettre sur la tablette « GPG- À classer ».
Une demande a été adressée par Dominique Lapierre de façon à ce que les documents portant sur la philosophie du droit et localisés dans l’intervalle de cote K201 à K485 puissent circuler et être emprunter par les usagers comme les autres monographies de la BSHS. Tous ces ouvrages recevront donc le type de document Monographie dans les onglets cote/exemplaire et seront estampillés à la dernière page avec le sceau PAR EXCEPTION, CE VOLUME EN «K» EST EMPRUNTABLE SANS AUTORISATION SPÉCIALE, tel que nous le faisons habituellement pour les livres de n’importe quelle cote du K commandés par d’autres conseillers que ceux du secteur Droit. L’ensemble des documents appartenant à cet intervalle de cotes a d’ailleurs été modifié par Louise Pelletier pour répondre à cette demande. La liste des localisations d’appartenance sera modifiée pour tenir compte de ces changements.
|
Rédaction du compte rendu: Marcel Plourde , 28/03/2007 |