L’ordre du jour est adopté.

Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.

Le réaménagement à l’intérieur des locaux de la Division aura lieu selon toute vraisemblance en décembre, si tout va comme prévu. Le déménagement sera fait par phases et l’ordre en sera le suivant : équipe de la préparation matérielle ; équipes de l’inventaire et de la recherche bibliographique, section du RVM, bureaux des chefs de sections, équipes de Sciences sociales et de Sciences ; équipes des PES et Art et musique.

Marcel vérifiera auprès de Louise Allard la possibilité d’obtenir des téléphones sans fil utilisant le protocole IP, puisqu’ils avaient été prévus dans le budget d’investissement de l’année 2006/2007. Il y a lieu également de s’interroger sur la pertinence de conserver les vieilles fiches qui sont dans les tiroirs près de l’équipe du RVM. Ces fiches correspondent aux projets Tempo et Cara et aux notices d’autorité non automatisées. Robert fera le point sur la situation.

Nous avions convenu lors de la réunion 113 de ne pas remplir la formule BI-40 et de ne pas compléter les notices brèves de collections créées par les acquisitions. Cette décision a été renversée lors de la réunion 117 du 19 septembre 2006. De plus nous créerons une notice bibliographique de collection pour toutes les nouvelles collections publiées dans le cadre de la commande permanente des PUF, même s’il s’agit de collections mineures. Des notices d’autorité seront également créées pour ces collections. Cette décision fait suite à la demande de la Section des acquisitions d’avoir des notices bibliographiques complètes pour les collections de façon à faciliter le travail de la réception des commandes permanentes.

La notice a1580981 peut être consultée à titre d’exemple.

Sans que l’on sache trop pourquoi, l’ordre des auteurs utilisés en zone 700, dans les notices provenant de nos fournisseurs, est modifié une fois la notice versée dans Workflows. Cette situation se produit même lorsque la vedette principale est prise à un 100. Marcel vérifiera auprès de Louise Pelletier pour tenter d’en connaître la raison. Dans les cas d’auteurs multiples où la vedette principale est prise au titre, on suggère de remettre le 1er auteur à sa place prévue afin que son nom apparaisse à côté du titre lors de l’affichage.

À la demande des conseillères Mélissa Gravel (Musique) et Marianne Demers-Desmarais (Arts et architecture) nous conservons désormais les jaquettes des volumes destinés à être exposés sur le présentoir des nouveautés du Secteur Art et Musique de la Bibliothèque générale.

Donc, tous les volumes achetés sur les fonds budgétaires HMU, HAA et HGR font l’objet de cette entente. Règle générale, cette entente concerne toutes les cotes ML, MT, et celles de la classe N en entier, de même que les cotes TR (photographie), certaines cotes des classes SB (jardins et architecture du paysage) et Z (typographie et imprimerie)

Ce qui signifie que lors du catalogage des nouveaux volumes localisés au Secteur Art et Musique (AV), à la Bibliothèque Générale (G) et à Gabrielle-Roy (HGR) et répondant aux critères mentionnés plus haut, les techniciens devront laisser les jaquettes à l’intérieur des documents. La jaquette sera alors aplatie et glissée dans le volume de façon à ne pas nuire à la pose de l’étiquette de cote ni à la lecture des codes à barres par le crayon lecteur.

Les volumes destinés à l’École d’architecture, de même que ceux pour l’École des arts visuels sont moins touchés par cette procédure, mais nous avons convenu d’agir de la même façon, c’est-à-dire en laissant la jaquette pliée à l’intérieur du volume. Les cotes ci-haut mentionnées demeurent donc notre seul critère de sélection.

Ce sont les gens du Secteur Art et Musique qui s’occuperont de replacer la jaquette sur le volume pour la période d’exposition et de l’enlever au terme de cette « exposition ». Ils en disposeront comme bon leur semblera.

L’entente a été prise en collaboration avec les personnes travaillant à la préparation matérielle, les catalogueurs et les conseillères du Secteur Art et Musique.

Voici le bilan de l’exportation des notices vers AGCanada et OCLC. Jusqu’à maintenant, 1 440 057 notices ont été exportées vers nos fournisseurs entre le 16 et le 20 novembre. Les critères d’exportation sont les suivants :

Toutes les notices dont la date de création est le 18 juin 2003 (ou avant s'il y en a), date de migration des notices de multiLIS à Unicorn

Toutes les notices dont la date de création est située entre le 19 juin 2003 et le 1er octobre 2006 et comportant une date de catalogage.

Aucune notice masquée n’a été exportée.

Aucune notice n’ayant SDM en 040 n’a été exportée

Le fait de ne plus pouvoir éliminer nous-mêmes les notices bibliographiques peut causer à l’occasion certains problèmes ou irritants, particulièrement pour les équipes de publications en séries et de musique qui ont souvent à retoucher les notices. Le problème résulte dans le fait que le masque n’est pas apparent au premier niveau. Pour les cas jugés nécessaires, on suggère d’écrire une mention dans une note 591 tant que la notice n’aura pas été éliminée. Cette mention pourrait être suivie des initiales du cataloguer et de la date. La mention suggérée est la suivante :

Notice masquée pour élimination (lcl 16-11-2006).

L’équipe des PES s’interroge sur la nécessité d’une telle note. En fait, cette note a été demandée à maintes reprises par le Bureau d’aide à la recherche et sert particulièrement pour demander un document en urgence.

L’utilisation des 850 pour coder les mentions de fonds des périodiques et des monographies est une exigence de BAC pour l’exportation de nos données vers Amicus. Nous constatons cependant que seule une minorité de nos notices répondent à cette demande et nous nous questionnons sur la nécessité de continuer à coder cette zone. Une rencontre particulière devra avoir lieu avec Louise Pelletier pour régler cette question.

Jean Noreau, responsable du suivi des banques de données, a constaté que la collection « Classiques des sciences sociales » n’a pas été mise à jour depuis longtemps. Sylvie propose que les membres de son équipe cataloguent les documents manquants, soit une possibilité théorique d’un millier de documents. Robert en fera une sélection, car plusieurs de ces documents sont en fait des articles ou des chapitres de livres. Marcel suggère que chaque personne de l’équipe catalogue environ 5 à 10 documents de cette collection par semaine de façon à ce que l’on soit peu à peu à jour. Robert vérifiera également si la demande d’injonction des PUF qui nous avait incités à ne pas traiter plusieurs documents est encore devant les tribunaux. Si ce n’est plus le cas, nous traiterons rétrospectivement les documents qui avaient été laissés de côté. Nous décidons de plus, d’ajouter le numéro d’ordre des nouvelles monographies traitées dans la zone collection, et ajouterons rétrospectivement cette information dans les documents déjà traités.

État de la situation

La liste F320 du Subject Cataloging Manual : Classification préconise de classifier un document à la cote prévue par date de publication même si des éditions antérieures sont déjà classées à une autre cote. Après consultation auprès de Guy Julien et Michel Plante, nous convenons de ne pas suivre cette politique, mais plutôt de continuer notre pratique de regrouper toutes les éditions d’une oeuvre à la même cote. Généralement, c’est la cote des éditions antérieures qui est utilisée, à moins que cette cote soit devenue périmée (p. ex. cote JX), dans lequel cas nous en profiterons pour reclassifier les anciennes éditions à la nouvelle cote. Exemple : FC 2917.5 (1950-2000) FC 2917.6 (2001- )

Des conseillers ont manifesté le désir de classifier dans les cotes de leur discipline des documents qu’ils ont commandés même si la cote prévue par la LC n’est pas dans la table habituellement utilisée pour cette discipline. Ils demandent par conséquent qu’on leur remette ces volumes avant d’inscrire la cote dans le document.

Nous croyons cependant que c’est le propre de la classification LC d’éparpiller les sujets dans différentes tables de classification en fonction de différents aspects et qu’il serait astreignant de commencer à douter de chaque cote suggérée en regard du fonds budgétaire de la commande. Ces conseillers n’auront qu’à nous remettre les documents avec une nouvelle cote s’ils constatent que la cote attribuée à l’origine n’est pas celle qu’ils auraient choisie. Il faudrait cependant réduire ces changements au minimum sinon l’utilité du catalogage dérivé perdra tout son sens.

Nous serons en mesure d’être informés régulièrement des nouvelles thèses électroniques ajoutées à PQDT grâce aux alertes que nous avons configurées. Sylvie a présentement restreint ces alertes pour les thèses publiées entre 1997 et 2004, puisque ce sont ces thèses de Laval pour lesquelles le travail d’ajout rétrospectif de liens avec ProQuest et de directeurs a été effectué.