Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers
Compte rendu de la réunion du 25 octobre 2006
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MEMBRES |
ORDRE DU JOUR, TEL QU'ADOPTÉ |
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présents: Robert Blanchet Jocelyne Campagna Andrée Desbiens Marcel Plourde Sylvie Robichaud Marielle Roy |
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Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.
La rencontre de l’équipe des techniciens et de Suzanne Brouillard, Mélissa Gravel auxquels s’étaient joint Isabelle Archambault et Marcel s’est tenue le 24 octobre dernier. Cette rencontre a permis d’une part de mieux comprendre la chaîne de décision dans le cas de l’attribution des vedettes de titres uniformes pour les situations difficiles, de préciser quelles seraient les priorités ainsi que les objectifs de traitement au cours des prochains mois, et de préciser notre politique en regard des partitions reçues en dons selon la nature du document.
Sylvie a consulté France Morin du Bureau de l’aide à la recherche pour s’informer des pratiques utilisées par les étudiants et le personnel dans le cas de recherche des différentes formes des titres. Cette discussion a permis de constater que la recherche Index est très rarement utilisée pour retrouver un titre, les étudiants se contentant de rechercher, via la Recherche simple, par la clé d’index Tous les champs, ou dans la clé d’index Titre lorsque le résultat est trop nombreux. C’est d’ailleurs le conseil qui est donné par le personnel du Bureau d’aide à la recherche, tant au comptoir que dans les formations. Devant l’utilité restreinte des 246 pour les parties de titres, nous convenons dans un premier temps de continuer notre pratique existante de ne pas ajouter de 246 pour les titres parallèles, mais de ne pas appauvrir les dossiers dérivés qui présentent un 246. En second lieu, nous nous entendons pour continuer d’ajouter des 246 pour les titres parallèles si ceux-ci sont séparés du titre propre par une mention de responsabilité, ce qui les rend alors ininterrogeables.
En premier lieu Marcel mentionne que deux postes de techniciens ont été affichés récemment, soit un pour l’équipe de Musique/Art/Histoire/Géographie/Films et l’autre pour l’équipe des Publications en Série. Deux autres postes seront soumis à l’affichage au cours des prochains mois, en premier lieu le poste cyclique de Suzanne Jean occupé présentement par Dominique Dubé, et le poste de Louise Dumais qui nous quittera au début janvier.
Andrée a effectué une visite de la Bibliothèque scientifique, ce qui lui a permis de mieux connaître le personnel et les lieux. L’équipe a tenu une réunion avec Pierre Lasou concernant SFX et les possibilités d’utiliser ce système pour gérer les hyperliens dans Unicorn. Comme SFX permet en premier lieu de gérer des hyperliens, il sera utilisé en test afin de savoir s’il peut être mis à contribution pour gérer les hyperliens dans PubMed, ce qui nous permettrait de nous dispenser du pointage des titres dans Linkout
Diane Clément a terminé son contrat dans l’équipe et obtenu un contrat à la Section des acquisitions afin de contribuer à la vérification des rappels de monographies. Suite au départ prochain de Jean Coulombe pour le SEUL, Dominique Dubé a été affectée 2 jours par semaine aux dons. Elle continuera cependant de partager les autres journées entre les équipes d’Art et musique et Sciences et philosophie. Jocelyne signale que le retour, après analyse documentaire, de documents de musique en arrérage (parfois plus de 4 ans) pose divers problèmes. Soulignons entre autres une vision un peu différente des auteurs-titres uniformes parfois déjà établis par les techniciens, demandant ainsi des corrections sur les notices bibliographiques et d’autorité, le changement dans la façon d’entrer les données dans le système (checkout, etc.), l’interprétation différente de diverses notes déjà établies et à corriger, etc. Une nouvelle rencontre sera donc tenue avec la conseillère à la documentation afin d’une part de faire le suivi de la dernière réunion, et de proposer des solutions face aux nouveaux problèmes qui se présentent. Jocelyne signale de plus l’arrivage pour catalogage de 328 volumes localisés à l’École des Arts visuels.
La diminution de l’arrérage des documents dans l’équipe de Sciences permet de nouveau à Daniel Beaudoin de cataloguer des disques de rock. C’est ainsi qu’environ une quinzaine de disques lui seront expédiés chaque semaine. Marielle nous signale que les thèses en sciences en attente d’analyse documentaire occupent un espace assez important. Nous verrons avec Guy Julien si quelque chose pourrait être fait pour diminuer ces arrérages.
Nous avons appris que le congé de maladie de Doris Simard a été prolongé d’environ deux mois et demi. Pour l'instant, nous n’envisageons pas son remplacement puisque la situation de l’accumulation de documents ne le justifie pas. Nous allons cependant réserver ces crédits et les utiliser au moment jugé opportun.
Nous allons recevoir au cours des prochains mois deux stagiaires de Garneau. Sylvie prendra en charge la première stagiaire les 24, 27, 28 et 29 novembre. Marielle s’occupera de la deuxième les 12, 15, 16 et 17 janvier. De plus, Marielle rédigera une courte procédure concernant les stages, en s’inspirant notamment du stage que donnera Sylvie. Il est entendu que les stagiaires visiteront l’équipe d’Art et musique et l’équipe des PES pour les spécificités du traitement de ces collections, mais que la base du catalogage, de l’utilisation d’Unicorn et de la validation des autorités sera du ressort des équipes traitant les monographies.
Marcel fait remarquer qu’il a souvent tendance à concentrer ses demandes sur les mêmes chefs d’équipes lorsqu’il a des besoins particuliers. Il tentera dans l’avenir de faire une meilleure répartition des tâches entre les chefs d’équipe quand il s’agira de confier des dossiers ponctuels ou communs à toutes les équipes.
Nous avions discuté lors d’une réunion précédente de la possibilité d’ajouter dans les notices bibliographiques des résumés repêchés sur Amazon.fr. Ceci nous permettrait d’offrir aux usagers un service partiellement équivalent à ce que nous obtenons par l’entremise de Blackwell. Nicole Turmel avait d’ailleurs initié le mouvement pour certains documents ayant des titres non significatifs où l’ajout d’un contenu pouvait paraître intéressant. Marcel communiquera avec le Bureau d’aide à la recherche pour obtenir leur avis sur la pertinence d’ajouter dans les notices bibliographiques des résumés trouvés sur Amazon. Cette demande vaut uniquement pour les livres français, car les livres anglais ont généralement des résumés que nous achetons par l’entremise de Blackwell. Nous nous entendons qu’il pourrait être intéressant d’ajouter cette information, et que cet ajout pourrait être modulé en fonction des disciplines. De plus, elle est disponible en quelques secondes et très facile à trouver.
Plusieurs livres en droit ont des éditions publiées régulièrement. Quelques titres ont déjà été traités en PES mais la plupart ont été traités en monographies. Bien qu’une demande ait été faite récemment de les traiter en PES, nous pensons que nous devons nous conformer à une demande faite antérieurement de traiter en monographie les ouvrages à éditions successives. La décision est consignée dans le compte rendu de la réunion des chefs d’équipe du 7 octobre 1997 http://intranet.bibl.ulaval.ca/politiq/retrait/1997-1998/pv4eno17.html#_Toc134500506 dont voici un extrait :
« Cependant la Bibliothèque du Congrès catalogue presque toujours ces volumes comme des monographies. De plus, les conseillers à la documentation trouvaient plusieurs inconvénients à ce genre de catalogage [en publication en série]. Tout d'abord, une interrogation d'Ariane par le ISBN ne donnait aucun résultat parce que ce numéro n'était pas ajouté au moment de l'inscription de nouvelles éditions. De plus, comme la notice indique l'année de départ, les étudiants croyaient à tort que nous n'avions que la première édition. Enfin les notices de publications en série ne fournissent généralement pas de vedettes secondaires aux noms des éditeurs, ce qui privait la recherche d'un point d'accès important.
Aussi à l'avenir, un nouveau titre de ce genre de manuels à éditions successives sera traité comme une monographie. »
Nous profitons de ce point porté à l’ordre du jour pour remercier Martine Lemieux du fait que les titres antérieurs et postérieurs de périodiques (zones 780 et 785) sont maintenant affichés dans ArianeWeb avec les libellés correspondants. On signale cependant qu’il y a peu d’intérêt à faire afficher les sous-zones |x (ISSN) et |w (Source). Un exemple de cet affichage se trouve dans la notice a1442528, Journal of macromolecular science.
On aimerait aussi que les titres affichés soient également cliquables afin de relancer la recherche.
Par contre, on trouve inutile que les titres affichés dans la zone 246 soient cliquables parce que cette opération nous amène à la notice actuellement affichée.
On s’interroge également sur la nécessité d’afficher la zone 349 (Type de document), surtout dans le cas de codes à usage interne. Marcel demandera à Chantal St-Louis de vérifier si l’affichage de cette information est superflu.
Andrée souligne qu’il pourrait être intéressant d’être en mesure d’interroger une partie précise d’un hyperlien localisé dans le |u du 856. Marcel fera un essai dans la banque test en configurant cet indicateur de sous-zone pour la recherche mot clé, mais il doute cependant qu’une partie précise du |u (soit l’adresse URL) soit repérable même si la zone est indexée.
La question se pose de savoir si nous pouvons conserver les éléments provenant de l’enrichissement de Blackwell lorsque nous copions une notice bibliographique. Marcel signale que nous avons un droit de propriété limité et d’utilisation non exclusive sur ces éléments, et que ceux-ci ont été achetés spécifiquement pour cette notice bibliographique. On en déduit qu’il est interdit de conserver ces informations lorsque nous copions une notice bibliographique. Si nous copions une notice qui comporte des éléments d’information fournis par Blackwell, il faut s’assurer de modifier le 040 en enlevant le |dOrLoB-B et d’enlever les zones 520 (Résumé) ; 910 (Informations biographiques) et 970 (Table des matières).
Après vérification dans la dernière édition du format MARC 21, nous interprétons de la façon suivante les renseignements de nature historique à inscrire dans les notices d’autorité :
Zone 665 : à utiliser pour y inscrire les renseignements justifiant les renvois VOIR AUSSI inscrits dans les zones 5XX.
Zone 667 : à utiliser pour des notes locales à Laval non destinées au public.
Zone 678 : à utiliser lorsque nous ne faisons pas de renvois VOIR AUSSI dans les zones 5XX ou pour inscrire des notes historiques se rapportant à la forme acceptée en zone 1XX
À noter que la LC, dans son Cataloging Service Bulletin no 109, a décidé de ne plus utiliser la zone 665 mais de plutôt mettre cette information en zone 670. Nous ne suivrons pas leur pratique en original mais laisserons quand même cette information en zone 670 lorsque nous dériverons une de leurs notices d’autorité.
On nous souligne que les thèses arrivent à la Section du catalogage munies de sceaux, mais sans que les codes à barres soient apposés, et qu’il serait souhaitable que la préparation matérielle soit complète à cet effet lorsque les thèses arrivent dans le Secteur. Marcel s’informera où sont reçues les thèses et où sont apposés les sceaux, et fera une demande spécifique afin que les codes à barres soient apposés sur les mémoires et thèses avant qu’ils soient envoyés à la Section du catalogage, comme c’est déjà la pratique pour les essais de maîtrise.
On a constaté que certaines notices bibliographiques de thèses électroniques de Laval ont une date de publication différente de la date inscrite sur la page titre. Marcel vérifiera d’où provient l’information relative à ces dates inscrites automatiquement en zones 008 et 260. Entre temps, il n’ajoutera plus automatiquement la date de la thèse en zone 502.
Certaines monographies électroniques, particulièrement celles de JSTOR, ont des versions papier dont les notices sont provisoires (Cara ou Tempo). Nous convenons de ne pas travailler les notices Cara ou Tempo de la version papier, car il est possible que les documents en format papier soient élagués. Rappelons que les notices Cara et Tempo ont été créées pour des documents publiés avant 1975.
Nous demanderons au Comité sur l’élagage d’étudier cette problématique.
On rappelle qu’il faut inscrire des parenthèses dans la zone 349 de la façon suivante : Thèse (de maîtrise). Marcel récupérera les notices fautives et les chefs d’équipe vérifieront leurs matrices de thèse.
Le compte rendu de la 62e réunion des chefs d’équipe du 15 février 2001 préconise pour les titres en chiffres romains de :
« Toujours faire une entrée secondaire (246) au titre en chiffres arabes. Pour ce qui est de faire également un rappel du titre en lettres, la décision est laissée au bon jugement du catalogueur. Il faut toujours se mettre à la place de l'usager et penser à ses besoins. »
Cette directive émise en 2001 précisait qu’il fallait restreindre cette pratique aux 5 premiers mots du titre. Mais avec la recherche par mot clé qui est de plus en plus utilisée, cette restriction n’a plus de raison d’être.
Des exemples de l’utilisation de 246 supplémentaires sont bien illustrés dans ce rapport de réunion
http://intranet.bibl.ulaval.ca/politiq/retrait/2000-2001/pv4eno62.html#_Toc133719119
On rapporte que quelques notices bibliographiques ont été importées avec la mention « Machine generated contents note » inscrite au début de la zone 505. Marcel vérifiera auprès de Louise Pelletier si la traduction de cette mention est prévue dans les tables de conversion et s’il est possible de traduire automatiquement le |zTable of contents et placer le résultat de la traduction dans la sous-zone |3 de la zone 856.