Chefs d'équipe et bibliothécaires-conseillers
Compte rendu de la réunion du 19 septembre 2006
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MEMBRES |
ORDRE DU JOUR, TEL QU'ADOPTÉ |
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présents: Robert Blanchet Jocelyne Campagna Andrée Desbiens Marcel Plourde Sylvie Robichaud Marielle Roy |
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Le compte rendu est adopté avec de légères modifications.
Les listes produites par Louise Pelletier des documents devant être éliminés, mais comportant encore des exemplaires, sont présentement en voie d’être vérifiées dans les équipes. Comme ces documents sont masqués il n’y a pas d’urgence à effectuer cette tâche, qui pourra être conservée pour les moments où le système est en panne.
La politique de gestion des cédéroms de la BS sera présentée par Michel Plante lors de la prochaine réunion des conseillers de la BSHS dans le but d’harmoniser le plus possible les deux politiques. La politique de la BSHS lui a été également transférée à titre de rappel.
On souhaite la bienvenue à Andrée Desbiens qui remplace Annie D’Anjou comme chef d’équipe depuis le 18 septembre. Andrée et Marcel ont convenu d’attendre deux mois avant de combler le poste d’Annie afin de permettre à Andrée d’apprivoiser ses nouvelles fonctions. On souligne que l’équipe a travaillé au cours de l’été à un projet d’harmonisation des cotes des documents parlementaires québécois. Ce sont ainsi plus de 45 chariots de documents dont les indices de classification ont été harmonisés et normalisés.
Jocelyne nous informe du départ en octobre prochain de Suzanne Brouillard en congé différé pour une période de sept mois. Elle sera remplacée par Mélissa Gravel. Une rencontre de toute l’équipe des techniciens avec Suzanne, Mélissa et Isabelle aura lieu prochainement afin de discuter des méthodes et procédures dans le traitement de la documentation en musique, autant pour les documents en attente d’analyse depuis plusieurs mois que pour les nouveaux arrivages. Cette rencontre permettra de présenter Mélissa à l’équipe de Musique, de faciliter son intégration, et de lui permettre de comprendre la chaîne documentaire. Dominique Dubé s’est jointe à l’équipe du catalogage depuis le début de septembre. Elle partage son temps entre le traitement des partitions musicales et le traitement des monographies dans l’Équipe de Sciences/Philosophie/Psychologie/Religion. Mentionnons également que Diane Clément, après avoir assuré la fin du congé de maladie de Marielle Roy, s’est jointe à l’équipe de Musique où elle traite présentement les disques de jazz ainsi que des monographies en musique.
On souhaite la bienvenue également à Marielle Roy comme nouvelle chef d’équipe.
Suite à une interrogation de Véronique Paré, on confirme la poursuite de notre pratique de créer des notices bibliographiques collections complètes pour les collections qui font l’objet de commandes permanentes (cotes sujet ou cotes collection) afin de faciliter le travail du personnel des Acquisitions. Marcel vérifiera auprès de Véronique si cela correspond à ses attentes.
Pour faire suite à la conversion des « caractéristiques locales » de la zone 901 à la zone 349, Jocelyne demande à Robert d’intégrer ces nouvelles appellations « caractéristiques locales » dans la liste « Type de documents » de l’intranet. Les caractéristiques locales ont été renommées comme suit :
Car. Loc. Type de document (349)
A Traitement sommaire A
C Traitement sommaire (disque compact) C
D Traitement sommaire (don) D
E Traitement rétrospectif E
K Docline
M Titre uniforme à confirmer M
V Notice sans vedette-matière V
Dans la même foulée, on rappelle à l’ensemble du personnel qu’il ne faut plus mettre de fonds budgétaires dans la zone 349, lorsque nous cataloguons des dons, et que ces informations doivent être consignées dans la «Catégorie 2» des exemplaires correspondants.
Suite aux travaux que Marcel a réalisés sur les index au cours de l’été, Jocelyne signale que chacun des éléments inscrits dans les diverses sous-zones des mentions d’auteur (1XX, 7XX) est maintenant repérable en mode recherche. Jusqu’à ce moment, seules les mentions inscrites en |a des 7XX étaient accessibles.
Nous allons reprendre le travail d’ajout des noms des directeurs de thèses et des hyperliens pointant vers PQDT commencé par Christophe. Sylvie a fait imprimer une liste des titres de la Faculté des sciences sociales disponibles sur le site de la Faculté des études supérieures. Puisque cette liste concerne les disciplines des différentes équipes, elle les distribuera au prorata des catalogueurs, en excluant l’équipe des PES. Le travail sera exécuté à raison d’une quinzaine de minutes par jour de travail. La procédure d’inscription des directeurs de thèses et d’ajout des hyperliens vers ProQuest que l’on retrouve dans le compte rendu de la réunion 107 des chefs d’équipes sera révisée et versée sur l’Intranet, dans la section Outils, politiques et procédures documentaires (Catalogage).
Sylvie rappelle qu’il y a eu des changements dans le format MARC 21 et qu’il est nécessaire d’utiliser le nouveau codage du 246, surtout le 1er indicateur 1, indiquant l’affichage d’une note et la création d’une vedette secondaire. On remarque aussi que le 2e indicateur permet des constantes d’affichage variées qui ne s’affichent malheureusement pas dans Ariane Web. Nous ferons la liste de ces constantes et des indicateurs spécifiques que nous transmettrons à Martine Lemieux. Par la même occasion, Marcel demande de vérifier s’il y a d’autres constantes d’affichage qui ne sont pas gérées correctement dans Ariane Web afin de regrouper le suivi à faire auprès de Martine.
On s’interroge s’il faut dorénavant ajouter des 246 pour les titres parallèles, un peu comme le fait Bibliothèques et Archives Canada. C’est une pratique qui n’était pas nécessaire dans Multilis, mais qui l’est maintenant lorsqu’on utilise la recherche index afin de repérer les titres inscrits à la suite du premier titre. Comme les pratiques ne sont pas harmonisées entre les équipes, on commencera par identifier les besoins en consultant le Bureau d’aide à la recherche avant d’ajuster les pratiques entre les équipes.
La pratique était déjà prévue depuis 1998 de faire des titres supplémentaires pour les mots à graphie différente (p. exemple Labor et Labour) entre l’anglais d’Angleterre et l’anglais des États-Unis, mais était restreinte aux encyclopédies et périodiques. On compte maintenant l’étendre aux monographies puisque cette graphie différente peut avoir une grande implication sur la recherche. La liste sera rendue disponible sur l’Intranet, à la rubrique Mots à orthographe variable - Ajout d'un accès 246 3b et mise à jour par l’addition de nouveaux termes identifiés.
Ces titres supplémentaires seront consignés en 246 avec le 1er indicateur 3 et le 2e indicateur laissé en blanc.
Le compte rendu du Comité de gestion du 14 juin 2006 fait mention de l’abolition des codes de fonds budgétaires GBE, GEA, GEI, GFM et GSG. Ces codes peuvent cependant encore apparaître dans les notices de volumes qui ont été commandés lorsque ces fonds étaient encore en vigueur.
Sylvie nous informe qu’un nouveau fonds CDFLL a été créé pour la littérature de jeunesse du Centre de documentation de la Faculté des Lettres, situé au pavillon de Koninck, afin de distinguer cette littérature enfantine, des autres documents disponibles au Centre.
Louise Pelletier procédera dans les prochaines semaines au versement de nos notices chez OCLC. Par la suite, ce sont les catalogues d’AG-Canada et Amicus qui seront rechargés. Jusqu’à ce moment, on peut se contenter de supprimer les exemplaires et la notice bibliographique du catalogue Ariane. Une nouvelle politique sera élaborée ultérieurement, une fois que ces exportations seront effectuées, puisqu’il sera nécessaire que ces trois catalogues collectifs soient maintenus à jour non seulement de nos nouvelles acquisitions, mais également des documents supprimés.
Andrée Desbiens a rencontré Diane Bourque concernant l’élagage de certains numéros de périodiques qui ont une mention de fonds et une zone 850.
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Rédaction du compte rendu: Marcel Plourde, 06/12/20066 |